«Это не только фундамент, это — свобода». Как использовать модели планирования в компании

О важности планирования в бизнесе говорится много. Тем не менее, многие предприниматели до сих пор не уделяют ему должного внимания, предпочитая действовать «по ситуации». Почему это тормозит развитие бизнеса и что дает компаниям внедрение модели планирования — своим мнением делится Алена Шипош, управляющий партнер компании «Высоцкий Консалтинг».

— В силу нашего менталитета, мы привыкли обвинять внешнюю среду в том, что у нас за окном плохая погода. Но вместо того, чтобы ругать клиентов и экономическую ситуацию — можно обучить своих продавцов работать лучше, вместо жалоб на систему налогообложения, нанять квалифицированного бухгалтера, а вместо того чтобы стоять и ждать, когда сгустятся тучи — спланировать свои действия и взять с собой зонт.

Конечно же, в бизнесе все не так просто: погода более непредсказуемая, а инструменты административного управления гораздо сложнее, чем зонтик. Но каждый бизнес требует внимания руководителя.

Если бы перспективы развития компании высчитывались по математической формуле, это была бы пропорция, в которой загруженность руководителя оперативной деятельностью была бы обратно пропорциональна перспективам роста компании.

Когда владелец сам начинает нанимать сотрудников, организовывать маркетинговую компанию, подводить бухгалтерию и т.д., он отходит от своей основной функции — стратегического планирования. И это плохо. Для многих прозвучит неубедительно, поэтому я решила описать модель планирования, а также обратить внимание на то, что получает владелец бизнеса после ее внедрения.

О моделях планирования

Оперативное планирование. У ваших сотрудников должен быть план на неделю, на основании которого должен составляться план на день, а также вестись хронометраж. Кроме того, нужно маркировать выполненные задачи — для того, чтобы руководитель мог контролировать выполнение плана.

Многие пользуются записными книжками, кто-то предпочитает автоматизированные программы, но именно детальное планирование каждого дня в начале недели позволяет реально управлять достижением результата.

Например, у нас в компании каждый сотрудник 2 часа в неделю выделяет на планирование своей оперативной деятельности, передает план руководителю, который в свою очередь на совещании представляет и согласовывает планы каждого сотрудника отдела с планами компании.

Финансовое планирование позволяет владельцу бизнеса избавиться от необходимости управлять корпоративными финансами, в то же время бизнесмен имеет полный контроль над тем, что происходит и, при необходимости, видит, откуда приходят и куда уходят деньги компании.

Я рекомендую делать это следующим образом:

• Первый этап — деньги выделяются на регулярные расходы
• На втором этапе руководители распределяют бюджет между своими отделами
• На третьем этапе исполнительный директор вместе с заместителями одобряют план выделения средств

Таким образом владелец полностью освобождается от оперативной деятельности и управления финансами в компании. Функции владельца нашей компании в управлении финансами сводятся к получению дивидендов.

Тактическое планирование — планирование в рамках отчетного года. Мы считаем, что необходимо составлять программу как минимум на год. Владелец в первую очередь должен видеть, куда движется его компания. Как это может выглядеть:

• Программа состоит из задач каждого отдела на календарный год
• Каждая задача подкрепляется проектом с пошаговыми действиями
• Программа каждого отделения должна согласовываться с общим вектором развития компании, который задает именно владелец бизнеса

Такой подход позволяет руководителю управлять и контролировать эффективность выполнения работы.

Стратегическое планирование — планирование на длительные промежутки времени: два года, три года, пять лет. И да, это возможно даже в условиях нестабильной экономики. Более того, именно в таких условиях это более всего необходимо.

Если через 2 года случится масштабный экономический кризис — вы либо будете жаловаться, либо у вас уже будет филиал на рынке с контрциклическими колебаниями.

Эффект от планирования

Планирование дает не только контроль и фундамент для развития. Оно дает свободу. Освобождаясь от оперативной деятельности, владелец бизнеса тем самым избавляет своих сотрудников от постоянно контролирующего, всевидящего ока. Кредит доверия в совокупности с поощрением инициативы творит настоящие чудеса.

Сотрудники сами отслеживают свою эффективность и сами стремятся ее повысить. Они вовлечены в достижение цели всей компании, а не одного рабочего дня, и точно не одной задачи. С помощью внедрения планирования, вы растите не роботов, а мотивированных и креативных руководителей.

Для многих это покажется сказкой, мистикой — но это абсолютная реальность в мире международного бизнеса. Мы видим это на примере своей компании и примере тех компаний, с которыми работаем.

Для владельца бизнеса, у которого освобождается масса времени для стратегического планирования, открывается картина, которой до этого не было видно из-за кипы бумаг на столе. Например, выход на другие рынки, расширение компаний, открытие новых филиалов и усовершенствование продукта компании. Все это владелец получает в результате эффективного планирования.

Вот реальный кейс российской сети продуктовых магазинов. До внедрения планирования владелец бизнеса проводил на работе 60 часов в неделю. И все эти 60 часов уходили у него на контроль и выполнение рутинных задач, но при этом финансовое положение в компании постепенно ухудшалось. 25 имеющихся магазинов работали неэффективно.

После делегирования управления корпоративными финансами и ухода от оперативной деятельности, бизнесмен смог сократить затраты времени на рутину до 10 часов, а общее время пребывание на работе — до 40 часов в неделю, 30 из которых он стал уделять тактическому и стратегическому планированию. Он составил тактический план развития бизнеса — в итоге спустя год сеть насчитывала уже 40 магазинов. Эффективно работающих магазинов.

Естественно, модель планирования не влияет напрямую на прибыль, но именно грамотное распределение ресурсов и времени способствует тому, что у бизнесмена освобождается масса свободного времени для того, чтобы планировать рост компании, и уделять меньше внимания на «тушение пожаров».

На примере нашей компании, филиалом которой я руковожу в Минске, могу сказать с уверенностью — стратегическое планирование дает серьезные плоды. В 2009 году я даже не думала, что компания станет международной. Однако в 2010 у нас появился план стратегического развития, одной из задач которого было открытие филиалов компании на территории СНГ и мира. На тот момент такая идея, такой план казался нам нереальным. Но мы этого добились. Сейчас у нас 3 филиала на территории России, по одному филиалу на территории Украины, Беларуси и Казахстана, а также филиал компании в Нью-Йорке. При этом все филиалы на территории СНГ управляются без какого-либо вмешательства и контроля основателя компании, который на данный момент все свое время проводит в Америке.

Конечно, все, описанное мной в этой статье, является лишь вершиной айсберга. Результат, о котором я говорю, можно получить только после долгого, трудного и иногда болезненного процесса внедрения административных инноваций в работу компании. Стоит ли игра свеч — это решение только за владельцем бизнеса. Но скажу по себе: эта игра очень захватывает.