5 вещей о работе с ИТ-компаниями, которые полезно знать бизнесу

Почему крупные ИТ-компании не размещают прайс-листы своих услуг. От чего зависят сроки начала/завершения проектов и какой подход при их внедрении выбрать. Что поможет сэкономить бюджет на ИТ-проект. Какие решения по автоматизации бизнеса сегодня в тренде. Об этом рассказывает заместитель генерального директора компании «Топ Софт» (белорусский офис корпорации «Галактика») Денис Игнатенко.

Почему крупные ИТ-компании не размещают прайс-лист

— Честную, адекватную стоимость системы автоматизации бизнеса можно просчитать только на переговорах. Для того они и нужны.

В ИТ-сфере в принципе невозможно создать прайс-лист на все случаи жизни. Потому что во всем мире вы не найдете двух совершенно одинаковых предприятий.

Даже в компаниях, работающих в одной отрасли и выпускающих однотипный ассортимент, найдется множество уникальных бизнес-процессов. В связи с чем доработки отраслевых решений под особенности конкретного предприятия доходят до 20% от общего функционала этих решений.

Еще больше различаются бизнес-задачи, которые ставят топ-менеджеры перед персоналом. А значит, будет отличаться конфигурация информационной системы, порядок внедрения отдельных модулей, количество и функциональные возможности автоматизированных рабочих мест. Кроме того, может понадобиться, а может и не понадобиться модернизация компьютерного парка, корпоративной сети, подключение к ней удаленных офисов, обучение сотрудников работе в системе и др. Кроме того, с ростом количества однотипных рабочих мест стоимость владения ИТ-продуктом снижается — к выгоде крупных заказчиков. А небольшие компании обычно могут рассчитывать на специальные условия сотрудничества, которые предлагают ИТ-разработчики.

В общем, переменных множество. И все они суммируются. А предварительная встреча для того и нужна, чтобы компания могла положить на одну чашу весов свои реальные потребности в области информационной поддержки бизнеса, а на другую — затраты.

От чего зависят сроки внедрения и завершения проектов

ИТ-компании нередко ранжируют сроки проекта в зависимости от размеров компании, которая внедряет системы автоматизации. Но, по большому счету, нет серьезной разницы, работает ли на предприятии 300 или 600 человек. И в том, и в другом случае само внедрение системы займет примерно одинаковое время. А вот обучение сотрудников работе с системой во втором случае может потребовать в 2 раза больше времени.

От чего зависят сроки внедрения — так это от сложности проекта. От того, какой объем данных нужно «закачать» в систему, какой объем отчетности обеспечить на выходе, сколько сделать доработок системы под специфику предприятия и т.д.

Например:

• Внедрение бухгалтерской или складской системы может занять от 1 до 3 месяцев
• Система бюджетирования внедряется в среднем полгода
• Система управления производством — год. В эти сроки укладывается обследование предприятия-заказчика, подготовка технического задания, развертывание системы, ее тестирование и этап опытной эксплуатации

Конечно, несколько бизнес-приложений можно внедрять параллельно. Но, чтобы такой вариант работал без сбоев, нужны не только свободные кадровые ресурсы ИТ-компании и готовность заказчика платить по счетам. Главное — требуется реальная заинтересованность менеджмента в ускорении перемен на предприятии. От этого зависит успех любого ИТ-проекта, даже небольшого. И еще от того, насколько его руководитель и специалисты действительно нуждаются в аналитических отчетах, которые предоставит новая система.

Львиная доля белорусских компаний считает, что их роль в проекте — минимальна. И все, что от них требуется — вовремя платить деньги. Но это заблуждение

Результат ИТ-проекта — это не просто установленные на компьютерах программы. Это, разумеется, персонал, обученный и мотивированный работать согласно выстроенным бизнес-процессам. Если за время проекта предприятию не удастся обеспечить подготовку и мотивировать своих специалистов — система просто не заработает после ухода ИТ-консультантов.

Какой подход к внедрению ИТ-проектов выбрать?

На наш взгляд, выбор подхода зависит, прежде всего, от размера проекта и потребностей компании, ее пожеланий.

Традиционный подход (составление техзадания — контроль сроков исполнения, — прим. Про бизнес.) уместен для крупных компаний. Здесь он позволяет достигать результатов с минимальными рисками по срокам и бюджету. Но для этого необходимо довольно много внимания уделять формализации требований:

• Вести в полном объеме проектную документацию
• Фиксировать достигнутые договоренности
• Протоколировать совещания

Ведь, безусловно, даже самые успешные проекты не обходятся без споров и разногласий. И зафиксированные на бумаге соглашения помогут быстро расставить точки над «i».

Кроме того, компания-заказчик должна нести свою долю ответственности за результат.

Например, наша компания не просто просит — мы требуем от заказчика, чтобы он наделил совместную рабочую группу проекта всеми необходимыми полномочиями и делегировал в нее своих ключевых специалистов.

Agile можно использовать бизнесам, которые способны быстро реагировать на изменения, готовы работать в проекте с минимальной формализацией. В краткосрочной перспективе этот подход обычно приводит к сокращению бюджетов.

Но в среднесрочной и долгосрочной перспективе не все так радужно, т.к. проекты сильно зависят от человеческого фактора. 

В Agile достаточно одному ключевому специалисту уйти из проекта — и оставшиеся могут пожалеть о том, что договоренности не фиксировались на бумаге.

А ведь бизнес не стоит на месте. Рано или поздно обязательно потребуется модернизация системы. И может оказаться, что проект, который так замечательно начинался с одной командой разработчиков, забуксует с другими людьми.

Также я считаю, что любое успешное предприятие в своей работе должно опираться на стандарты. А «неформальность» подхода плохо совместима, например, со строгими стандартами менеджмента качества ISO.

Что помогает снизить бюджет ИT-решений сегодня

«Облачные» технологии. Во-первых, они сокращают расходы на развитие и поддержание компьютерной инфраструктуры, «железа». Ведь многие задачи, которые раньше требовали закупки и установки в локальной сети предприятия мощных серверов — теперь с не меньшим успехом решаются в «облаке». Во-вторых, предприятие снижает и растягивает во времени свои затраты, отказываясь от покупки софта (тех же бухгалтерских, складских программ, систем ERP, CRM, BI и др.) в пользу его аренды.

Предполагаю, что на горизонте в 3−5 лет многие белорусские компании благодаря «облачным» решениям снизят свои расходы на внедрение, обновление и техническую поддержку своей информационной системы (ведь все обновления системы происходят на «облачном» сервисе).

С конца прошлого года в Беларуси стартовало сразу несколько крупных проектов по созданию мощных центров обработки данных, отвечающих современным требованиям безопасности и быстродействия. Это значит, что вскоре в стране появится своя «облачная» инфраструктура.

Мы тоже собираемся это делать, опираясь на свой опыт в создании корпоративных «облачных» решений.

Импортозамещение. За последние полтора года, за счет девальвации российского и белорусского рубля, системы автоматизации, разрабатываемые в нашей стране, объективно подешевели. А стоимость западных аналогов, привязанная к доллару и евро, осталась прежней. При этом белорусские системы по возможностям зачастую не уступают западным, поддерживая и современные методологии управления, и международные стандарты финансовой отчетности МСФО и US GAAP.

Горячий пример. Этим летом практически все белорусские предприятия крайне озабочены темами деноминации и электронных счетов-фактур. Часть белорусских разработчиков предложила им соответствующие программные решения бесплатно. А зарубежные — попросили дополнительные деньги.

Создание в компании единого информационного пространства. Эта тема особенно актуальна для предприятий с разветвленной структурой. 

Нередки случаи, когда компании вкладывали до деноминации миллиарды белорусский рублей в закупку нового оборудования. Не подозревая, что аналогичное оборудование уже установлено в его собственном филиале, расположенном в двухстах километрах!

Это значит, что филиал мог бы начать выпускать перспективный товар прямо сейчас — но этого не происходит. Деньги тратятся впустую, поскольку на предприятии отсутствует единая база данных, включая данные об оборудовании.

Какие ИТ-решения сегодня в тренде

В последние годы компании стали гораздо больше ценить фактор времени.

Дело в том, что большинство белорусских компаний уже решили основные учетные задачи. Речь, прежде всего, о бухгалтерском учете, начислении зарплаты, учете сопроводительных документов, таких как накладные и акты, об автоматизации отдельных задач управления персоналом, логистикой, производством. И сейчас предприятия готовы платить, в первую очередь за решения, которые дают выигрыш во времени и ускоряют бизнес-процессы. Это достигается путем автоматизации процессов планирования и обработки фактических результатов. Как следствие — принятие обоснованных решений и своевременная реакция на изменения на рынке.

По нашим оценкам, компании будут обращать все больше внимания на несколько классов программ:

Системы бизнес-анализа, которые помогают выявлять «узкие места» на предприятии и новые тренды на рынке. Например, система бизнес-анализа вовремя просигнализирует, что популярность вашего товара А, обладающего расцветкой Б и размером В, начала снижаться в семи районах Беларуси и расти в шести. Однако среди жителей двенадцати других районов предпочтения изменились по расцветке, но не по размеру. А среди жителей еще десяти районов — по размеру, но не по расцветке. После этого компания принимает решение оперативно перераспределять товарные потоки.

Однако хотел бы предостеречь.

У многих руководителей компаний, в том числе под влиянием рекламных материалов, сложилось ошибочное мнение, что система бизнес-аналитики сама по себе ускоряет принятие решений.

Да, такая система умеет обрабатывать данные в реальном времени в нескольких разрезах одновременно. Но использует лишь ту информацию, которая была введена ранее в учетную систему предприятия.

Поэтому мало купить и внедрить систему бизнес-анализа. Нужно еще ускорить документооборот в целом, обеспечить «оцифровку» бумажных документов в тот момент, когда они поступают на предприятие. Если же документы у вас, как часто бывает, обрабатываются с опозданием на 20 дней — то и вы будете как минимум на 20 дней опаздывать с принятием решений, с реакцией на рыночные изменения. Даже при наличии самой умной и быстрой системы бизнес-анализа.

Системы бюджетирования и планирования. Позволяют сбалансировать бизнес, оптимально распределяя ресурсы предприятия.

Пример из складской логистики. Инвентаризация склада и внедрение списка допустимых замен одних комплектующих ускоряет производство, что помогает экономить деньги. Допустим, компания получила большой срочный заказ. Нужные комплектующие быстро закончились. Вместо того, чтобы тратить деньги на закупку новых и ждать их поставки, можно оперативно найти им замену на собственном складе.

Или, например, автоматизация платежного календаря и договорной деятельности. Всем понятно, что она помогает предприятию отследить контрагентов, которые не платят вовремя по счетам. Об этом много пишут. Но мало кто задумывается, что такая система — своего рода защита от неплатежей. Сегодня платят в последнюю очередь как раз тем компаниям, у кого отсутствует нормальная система управления договорами.

Контрагентам это очень просто вычислить: если в определенный договором срок предприятие не начинает требовать свое — значит, у него беспорядок в документации. И почему бы не попользоваться его деньгами и дальше? Особенно эта логика характерна сегодня в ритейле. Разумеется, мы это не приветствуем. Просто констатируем факт: не платят, особенно в кризис, тем, кто плохо контролирует платежи.

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!