Вот как должна выглядеть команда заказчика проекта по автоматизации бизнеса

Почему, кроме внешнего исполнителя проекта, своя команда должна быть и у заказчика, и какие в ней нужны функции и роли, рассказывает эксперт по управлению проектами Максим Якубович.

– По опыту могу сказать, что формирование команды проекта со стороны заказчика – вопрос весьма важный и достаточно болезненный. Большой процент заказчиков, особенно в Беларуси, занимают примерно такую позицию: «Мы заплатили деньги. Теперь складываем «ручки» и ждем, когда нам все автоматизируют». Это ошибочная позиция.

Что нужно:

• Со стороны заказчика обязательно должна быть сформирована команда проекта, состоящая из ключевых специалистов компании.
• Руководитель проекта со стороны заказчика должен иметь достаточный административный ресурс для выполнения задач проекта внутри компании.

Если этих двух составляющих не будет, вероятность успешности проекта стремится к нулю. Даже при достаточном бюджете и хорошо распланированных сроках проекта.

Рассмотрим условный проект автоматизации, в котором исполнителем является внешняя компания. И разберемся, что из себя должна представлять команда со стороны заказчика проекта, чем она должна заниматься.

В последнее время я получаю много информации о проектах автоматизации бизнеса: участвую в переговорах по проектам, руковожу ими, а также слушаю истории от участников семинаров о судьбе некоторых проектов. Анализируя информацию, я понимаю: заказчик проекта зачастую сам усугубляет положение проекта своим отношением к нему. К примеру, очень часто на вопрос, кто является заказчиком проекта, мне отвечают: «У нас их несколько».Хорошо. Кто тогда расставляет приоритеты по требованиям к доработке программного продукта? Кто принимает решения в ситуации, когда есть противоречия в требованиях нескольких заинтересованных сторон?

Коллеги, мое глубокое убеждение – заказчик у проекта должен быть один. Да, он может выстроить групповую работу, используя различные инструменты, он может использовать коллективный стиль принятия решения. Но в конечном итоге только он один отвечает:

• За утверждение требований к результатам и расстановку приоритетов в них
• За выработку требований в случае нехватки бюджета проекта
• За приемку результатов проекта

Кто должен быть в команде заказчика?

Руководитель проекта. Его задача – привести проект к достижению целей, соблюдая при этом плановый срок и бюджет. 

Вы скажете: но зачем нужен проекту руководитель со стороны заказчика, если есть руководитель со стороны компании-исполнителя?

Отвечаю. Даже если со стороны исполнителя есть руководитель проекта, то «рамки» его проекта могут оказаться немного уже, чем рамки проекта заказчика. Например, в проект заказчика, кроме доработки и внедрения программного продукта может входить закупка дополнительного «железа» и его подготовка к эксплуатации. А в проект исполнителя входит только доработка программного продукта и его внедрение.

При этом работы по закупке и инсталляции «железа» могут влиять на сроки старта работ по настройке «софта» – если они не будут выполнены в срок исполнитель не сможет стартовать свои работы вовремя. Или, к примеру, внедрение новой программы требует перехода в новый почтовый клиент. А для этого нужно настроить почтовый сервер, что вполне можно поручить системному администратору компании-заказчика.

В случае, когда рамки проекта у заказчика и исполнителя не совпадают, или когда часть задач в проекте должны исполнять сотрудники заказчика – должен быть кто-то, кто будет следить за тем, как сотрудники на стороне исполнителя выполняют задачи в плановые сроки.

Руководитель проекта со стороны заказчика должен выступать в роли «двигателя» проекта. Он должен:

• Быть наделен властью принимать решения по проекту, которые касаются подходов к реализации требований
• Иметь возможность влиять на исполнителей со стороны заказчика.

Для этого руководителю проекта нужна возможность определять размер премиальных для участников проекта. Так что без руководителя проекта со стороны заказчика проект автоматизации бизнеса будет «буксовать».

Эксперт в автоматизируемых процессах. Следующая роль. Со стороны заказчика нужны сотрудники, у которых они будут перенимать знания по автоматизируемым процессам. Кроме того, согласовывать важные вопросы по решению обнаруженных в процессах проблем/перепроектированию процессов.

Вот весь минимальный состав команды проекта автоматизации бизнеса со стороны компании-заказчика:

Удачи Вам в построении систем управления проектами!