Как синхронизировать задачи команды с помощью Канбан и что это может дать бизнесу

«Электронная почта и рабочие чаты разрываются от сообщений с пометкой „Срочно“ и кажется, что ваши навыки нужны везде и сразу», — по опыту аккредитованного Kanban-тренера Артура Нека, это знакомо очень многим руководителям. Эксперт считает, что грамотно оценивать приоритетность задач, фокусируясь только на важном, вполне реально. Артур рассказал «Про бизнес», как можно избавиться от хаоса в рабочих коммуникациях и сделать процесс прозрачным и управляемым. Вам это может быть полезно.

Почему приходится расставлять приоритеты «на глаз»

— Когда коммуникация по задачам ведется одновременно в нескольких каналах, например, через электронную почту, рабочие чаты и личные переписки в мессенджерах, это не позволяет увидеть весь рабочий процесс целиком. Оценивать нагрузку и расставлять приоритеты приходится либо «на глаз», либо потратив немалое количество времени на сбор информации.

Кроме того, когда отсутствует единое рабочее пространство, участники команды не видят нагрузку друг друга. У разных специалистов и отделов может быть собственное видение, какие дела первоочередные. Это может серьезно замедлить и даже навредить всему рабочему процессу.

Поэтому для слаженной работы команды важны следующие шаги:

• Сведение задач из разных каналов связи в одно пространство. Позволяет увидеть всю картину целиком — задачи, взаимосвязи, созависимости, ожидаемые сроки и текущий прогресс.
• Расстановка приоритетов. Позволяет каждому участнику заниматься только той работой, которая полезна и необходима именно сейчас.
• Регулярная синхронизация приоритетов. Помогает команде двигаться в одном направлении и повышает качество и скорость выполнения работы.

Преимущества метода Канбан для организации работы

Канбан — это метод повышения качества сервиса. И в этом смысле он обладает множеством ценных преимуществ для бизнеса:

• Создание уникального набора решений для каждой компании. Улучшая качество своего сервиса, вы подбираете Канбан-инструменты, эффективные именно для вашей организации с ее неповторимым путем развития и потребностями.
• Эволюционный подход. Канбан-метод нельзя внедрить в компанию путем отказа от всех существующих рабочих схем и коммуникаций. Подход предлагает вводить изменения в текущие процессы постепенно и плавно повышать качество сервиса.
• Вовлечение всех участников в процесс. Канбан поддерживает мотивацию сотрудников. Видя весь рабочий процесс, они могут предлагать свои идеи для его улучшения, помогать коллегам и применять свои навыки там, где это нужно.

В итоге от применения инструментов Канбана становится лучше всем: и клиенту, и команде, и руководству. Выполнение работы становится продуктивнее, быстрее и понятнее.

Инструменты визуализации Канбан-метода: как сделать процесс работы прозрачным

Для прозрачности системы нужно представить всю работу наглядно. Для этого следует:

1. Собрать все задачи на одной канбан-доске в виде карточек или других визуальных объектов.
2. Создать колонки на канбан-доске, которые точно отражают этапы вашей текущей работы, через которые проходят задачи. Например «Очередь», «Анализ», «В работе», «Согласование», «Готово».
3. Установить приоритеты для задач. Для этого строятся горизонтальные дорожки (swimlane) с задачами. Чем выше дорожка с задачей на доске — тем задача приоритетнее к выполнению.
4. Отобразить типы работ. В рабочем процессе могут появляться задачи разного типа — внедрить новый функционал, исправить ошибки, найти информацию, провести исследование, собрать обратную связь. Но не все типы задач одинаково приоритетны. Поэтому важно распределить задачи по типам и установить каждому типу приоритет. Например, задачи от клиента имеют высший приоритет и обязательны к выполнению в первую очередь.
5. Показать заблокированные задачи. Если над какой-то задачей не ведется работа, то что-то ее блокирует — недостаток информации, времени, рук, материалов. На доске важно показать, какие задачи заблокированы и почему, чтобы видеть эффективный поток и ту часть задач, которая не в работе.

Нужно ли обучать применению Канбан-метода всю команду?

Для успешного применения Канбан-инструментов в работе достаточно обучить принципам подхода менеджеров фирмы. Это могут быть менеджеры проекта или группы проектов, руководители одной или нескольких команд.

При применении инструментов подхода важно распределять задачи и обсуждать порядок их выполнения сообща. Вместе стоит обсуждать и любые проблемы рабочего процесса. Если сотрудники совместно ищут, что может помочь закрыть задачу быстрее и как избежать затруднений в будущем, работа выполняется эффективнее.

Например, после передачи работы с этапа разработки на этап тестирования возникают сложности и рабочий процесс замедляется. Если разработчик и тестировщик вместе разберут проблему, то, скорее всего, им удастся найти оптимальное решение для ее скорейшего устранения.

Чем полезен Канбан-метод для бизнеса?

Применение инструментов Канбана несет определенные выгоды для бизнеса:

• Сотрудники не перегружаются. Это значит, что и работа выполняется быстрее, и люди не выгорают. Так не страдает качество сервиса и не повышается риск необходимости в замене сотрудников, так как все участники остаются продуктивными.
• Становятся не нужны совещания для распределения задач. Это в свою очередь освобождает время для работы над задачами и ускоряет их выполнение.
• Упрощается коммуникация с клиентами. Становится проще отвечать о сроках выполнения работ.
• Сокращается время вывода продукта на рынок (TTM или Time to market). Выполняя работу быстрее и качественнее, вы получаете возможность найти выгодных клиентов и занять нужную нишу на рынке, а значит и получить больше прибыли.
• Повышается удовлетворенность клиентов. За счет этого клиент дольше сотрудничает с вами. Увеличивается «жизненный цикл клиента» (LTV или Lifetime Value). Этот показатель отражает прибыль, которую получила компания за время сотрудничества с клиентом и как долго клиент готов оплачивать ваши услуги, потому что ему нравится результат. Также удовлетворенность влияет на готовность клиента рекомендовать вас своему окружению. Такие рекомендации расширяют вашу клиентуру без специальных затрат на продвижение.

Таким образом Канбан помогает сделать процесс нагляднее и прозрачнее. Вы можете лучше управлять рабочим потоком, быстро реагировать на возникающие проблемы и непрерывно улучшать сервис и результаты бизнеса.