Top.Mail.Ru
Войти
  • 2,6 USD 2,5965 -0,0156
  • 3,11 EUR 3,1082 -0,0178
  • 3,44 100 RUB 3,4363 +0,0344
Право
Ольга Ленская, «Про бизнес» 23 марта 2021

Топ-5 LegalTech-решений для бизнеса, которые ускорят ваших юристов

Фото: otyrar.kz
Фото: otyrar.kz

Сделать бизнес более эффективным можно в том числе через автоматизацию работы юристов. Топ-5 LegalTech-решений для автоматизации юридических процессов предложила Наталья Сенюто, менеджер по развитию LegalTech юридической компании REVERA.


Наталья Сенюто Менеджер по развитию LegalTech юридической компании REVERA.
Наталья Сенюто
Менеджер по развитию LegalTech юридической компании REVERA

— Еще несколько лет назад автоматизация юридических процессов казалась трендом будущего. Однако в условиях пандемии, когда стремление увеличить эффективность бизнеса текущими ресурсами стало необходимостью, на этот тренд посмотрели по-другому. Автоматизация в любой сфере позволяет экономить время и деньги как крупным, так и небольшим компаниям, дает возможность сотрудникам заниматься сложными аналитическими задачами, а не обслуживанием рутинных процессов.

В отношении юридических департаментов вопрос снятия с юриста такой нагрузки стоит особенно остро, т.к. от внимательности и скорости обработки информации юристом порой зависят очень крупные бюджеты.

Исследовательская и консалтинговая компания GARTNER, специализирующаяся на рынке информационных технологий, прогнозирует, что расходы компаний на внедрение LegalTech-решений увеличатся к 2025 году в три раза по сравнению с 2020. Такое резкое увеличение бюджета в пользу расходов на LegalTech GARTNER связывает с растущей нагрузкой на корпоративных юристов и необходимостью работать не «больше», а «умнее» (подробный отчет GARTNER 2021: Legal Planing and Budgeting можно скачать здесь).

Внедрение LegalTech-решений оптимизирует бизнес-процессы, делает работу более эффективной и, как следствие, способствует экономическому росту компаний.

Зак Хатто (Zack Hutto), директор, консультант практики Legal and Compliance GARTNER, отметил, что в ближайшем будущем «юридические департаменты увеличат расходы на технологии, чтобы уменьшить зависимость от внешних консультантов, решить проблему COVID-19 и удовлетворить давно назревшую потребность в модернизации, оцифровке и автоматизации работы юристов».

Кроме прочего, GARTNER прогнозирует, что к 2024 году юридические департаменты заменят 20% юристов на сотрудников без юридической квалификации за счет автоматизации. И на рынке Беларуси уже разрабатываются программы переподготовки кадров, цель которых — научить не-юристов выполнять несложные юридические задачи.

В этой статье мы разберем некоторые юридические процессы и соотнесем их с инструментами автоматизации, чтобы наглядно продемонстрировать, какие проблемы могут решить эти инструменты.

Фото:autogear.ru
Фото:autogear.ru

1. Конструкторы шаблонов документов

Сотрудники часто тратят много времени на составление и согласование типовых документов. Хотя такого рода работа сводится к копированию и заполнению информации в шаблонах, она отнимает до половины рабочего времени и несет в себе риски для бизнеса в виде ошибок человеческого фактора. А значит, даже типовые документы юристам приходится согласовывать и перепроверять.

Но даже после всех согласований документы, по данным исследований Pravo Tech, содержат до 20% ошибок и неточностей.

С помощью конструктора документов юристы могут создавать гибкие смарт-шаблоны, которые уже содержат все возможные, продуманные на этапе настройки, условия документов для различных бизнес-ситуаций. Все условия уже согласованы единожды заранее, и такие документы не нужно перепроверять и отправлять по длинным цепочкам согласований, тратя ресурс компаний.

Конструкторы документов позволяют любому сотруднику «собрать» юридически правильный документ самостоятельно и не проверять его в дальнейшем. К примеру, использование сервиса Doc.one помогает на 40% сократить время, которое юристы тратят на рутинные задачи, путем создания шаблонов для регулярно используемых документов.

2. Системы управления жизненными циклами контрактов

Эти LegalTech-решения позволяют автоматизировать полный жизненный цикл документов, от создания, совместного обсуждения и редактирования до подписания посредством ЭЦП и последующего хранения в единой системе.

Примером решения этого LegalTech-сегмента является AXDRAFT. Помимо базового функционала конструктора шаблонов документов, позволяющего создавать типовые документы в несколько кликов из смарт-шаблонов, пользователь самостоятельно создает цепочки согласования для каждого типа документа по принципу конструктора Lego.

В AXDRAFT реализована функция совместной работы с возможностью приглашения в сервис третьей стороны без регистрации для обсуждения, редактирования и правки документа. Это ускоряет процесс согласования всех условий с контрагентом (вместо написания протоколов разногласий, которые так не любят юристы) или вычитки документа в ручном режиме для поиска изменений, которые контрагентом могли быть внесены.

Согласно данным команды AXDRAFT, внедрение такого решения позволит сократить время на согласование документов на 40%. Согласованный всеми сторонами документ подписывается посредством ЭЦП (при интеграции) и хранится в том же сервисе.

Похожий функционал может быть также реализован при совместном использовании Doc.one в связке с Case.one — системой управления процессами юридического департамента от Pravo.tech.

Фото: businessmir.kz
Фото: businessmir.kz

3. Чат-боты

Чат-боты — один из самых простых способов автоматизировать постоянно повторяющиеся запросы или действия. Несмотря на это, чат-боты серьезно недооценены рынком, прогнозы и статистика говорят об их преимуществах.

Чат-боты экономят предприятиям существенные затраты, поскольку сокращают нагрузку на колл-центры. По прогнозам Juniper Research, к 2022 году предприятия, использующие чат-боты, сэкономят $ 8 млрд по сравнению с $ 20 млн в 2017 году.

Доступность ботов в режиме 24/7 и мгновенный отклик экономят время клиентов, что отражается на их лояльности. А возможность обновлять чат-ботов самой последней информацией в режиме реального времени (что жизненно важно, как показала нам ситуация с COVID-19) является веским аргументом в пользу необходимости их внедрения.

Чат-боты являются эффективными помощниками для корпоративного юриста и позволяют делегировать рутину, связанную с однотипными, повторяющимися и массовыми вопросами и задачами. Например, чат-боты часто выполняют такие задачи, как:

  • Подготовка документов на основе ответов в диалоге между юристом и ботом
  • Проверка договоров по предопределенным параметрам
  • Консультация сотрудников по простым правовым вопросам, чтобы не отвлекать юристов по мелочам
  • Сбор и передача данных в различные корпоративные сервисы по существующим каналам интеграции.

Примером такого чат-бота, который можно самостоятельно «собрать» без навыков программирования и написания программного кода, являются боты, создаваемые в Form.one.

Чат-боты также популярны у B2C-компаний. Робот может консультировать клиентов по типовым вопросам, назначать встречи, собирать документы, осуществить первичную оценку запроса и отправить его нужному человеку, экономя время сотрудников и клиентов.

4. eDiscovery

Каждый из нас сталкивался с ситуациями, когда он точно помнит, что такой документ где-то был, но не может вспомнить, где его искать. Файлы с документами хранятся в разрозненных источниках: почте, сетевых папках, Google-диске, и на поиск нужного документа уходят часы. А если речь идет о поиске документа пяти-шестилетней давности по делу, который вел уволившийся сотрудник, это становится сродни поиску иголки в стоге сена.

По данным исследований Pravo Tech, компании теряют до 50% всей информации, при этом до 70% информации теряется в переписке.

Одним из примеров успешной реализации процесса поиска и предоставления электронных документов по различным хранилищам является File.one. Это решение, которое позволяет работать с данными из облака, локальных и сетевых хранилищ, а также из почтовых клиентов в одной комплексной системе. File.one позволяет осуществлять поиск документа по самым различным метаданным, по названию, слову из текста документа или сумме.

В File.one реализована возможность предиктивного кодирования, когда пользователем вручную задаются критерии поиска и извлечения информации для обучения алгоритмов, которые потом применяются для обработки больших объемов неструктурированных данных.

Благодаря этому можно задавать сложные, точные поисковые запросы, пробовать разные комбинации, добавлять логические операторы, использовать контекстный поиск, теги, атрибуты файлов и метаданные. Также система поддерживает оптическое распознавание текста (OCR). Если документы хранятся в бумажном виде, можно загрузить в сервис их фото или сканы — система распознает символы, и файлы будут доступны для поиска не только по названию, но и по тексту.

Фото: promusor.info
Фото: promusor.info

5. Legal Service Desk

Каждому корпоративному юристу знакома ситуация, когда он занят решением какого-то сложного аналитического вопроса, а по всем каналам связи (электронной почте, мессенджерам, телефону) ему сплошным потоком летят те или иные запросы от внутреннего клиента. Просьбы срочно проконсультировать, оперативно подготовить договор, помочь переговорить с представителем клиента направляются бессистемно и со всех сторон. Их объем сложно понять, оценить, а также контролировать сроки выполнения задач. В итоге в проигрыше остаются все: внутренний клиент недоволен оперативностью работы, юрист не может сосредоточиться на сложных задачах, потому что вынужден отвлекаться.

Идея единой точки входа в юридический департамент как раз и реализована в концепции Legal Service Desk. Образно он напоминает монету с двумя оборотными сторонами. То есть сервис выглядит по-разному глазами внутреннего клиента и глазами юриста.

Для внутреннего клиента — это единый инструмент для направления запросов в юридический департамент, получения ответов на типовые вопросы с помощью чат-бота, подготовки типовых документов на основании ответов в диалоге с чат-ботом.

Если ответ на вопрос внутреннего клиента чат-ботом не найден или является нетипичным, он отправляется в систему автоматизации процессов юридического департамента. При этом внутренний клиент видит список, статус и историю своих обращений, понимает, на какой стадии находится тот или иной запрос, и ему не нужно напоминать юристу об этом.

Глазами юриста все обращения внутренних клиентов поступают в единую систему управления процессами юридического департамента, в которой строится вся работа. Руководитель видит объем обращений, контролирует загруженность юристов, оценивает их эффективность и KPI. Вся коммуникация, постановка задач и контроль сроков ведутся в единой системе, в которой хранятся все документы по каждому делу, переписка, согласования и хронология событий.

Примером описанной выше модели решения является Legal Department 2.0. от Pravo tech. Этот инструмент также реализован в Jeffit (сервис по оптимизации работы юристов).

Существует много способов применить технологии для автоматизации юридических процессов в любом бизнесе. Правильные инструменты помогают облегчить взаимодействие сотрудников друг с другом и с клиентами, а также повысить прозрачность бизнеса. Автоматизация юридических департаментов (как и автоматизация в целом) является неизбежным процессом, и чем раньше компании осознают выгоду для бизнеса от внедрения LegalTech-продуктов, тем быстрее смогут стать более эффективными.

Читайте также