Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно

Какие условия договора прописывать в договоре с главным бухгалтером, который работает удаленно, чтобы в будущем не возникло проблем. Елена Жугер, основатель бухгалтерской компании, раскрывает несколько важных моментов.

— Споры с главбухами на аутсорсе — распространенная ситуация. Например, бухгалтеры переезжают в другой офис — и потом перестают выходить на связь. В результате налоги и баланс не сданы. Оказывается, что бухучет в состоянии «конь не валялся». Первичные документы, которые передали таким специалистам, также трудно вернуть. Учет приходится восстанавливать.

Что делать? Как правило «ноги» проблемы растут из неправильно составленного договора оказания услуг по ведению бухгалтерского учета. Там ни сказано ни слова об ответственности.

Еще один типичный пример. Директор говорит: «Мне нечего бояться, у меня за все отвечает бухгалтер». И очень разочаровывается, когда бухгалтер ни за что отвечать не собирается. Почему? Да потому, еще раз повторимся, что в договоре оказания бухгалтерских услуг предусмотрено все что угодно, но вот за что конкретно отвечает главный бухгалтер и в каком размере — об этом ни слова.

Каким должен быть договор, чтобы каждая из сторон понимала свои права и обязанности, чтобы четко была прописана ответственность и на основании заключенного соглашения можно было урегулировать спор между сторонами. Вот ряд существенных условий.

Предмет договора. Должна быть информация о том, какую именно услугу оказывает главбух:

• Ведение бухгалтерского учета
• Ведение налогового учета и расчет налогов
• Работа с банковскими программами (например, «Клиент-Банк»)
• Составление первичных учетных документов (при этом необходимо перечислить, каких именно)
• Составление книги учета доходов и расходов
• Ведение персонифицированного учета
• Составление бухгалтерской и статистической отчетности
• Другие обязанности, которые передаются на аутсорсинг

Обязательно следует указать применяемую систему налогообложения, место оказания услуг, кто ведет кадровый учет и другие моменты, с учетом особенностей и потребностей заказчика.

Важно прописать распределение обязанностей, если в штате у заказчика есть свой бухгалтер, а также правила контроля за работой этого специалиста со стороны главбуха на аутсорсинге.

Обмен документами. Важно установить правила: в каком порядке будет происходить обмен документами, какие средства связи будут использоваться, как будут передаваться оригиналы и копии документов, кто составляет акт передачи документов, как документы систематизируются, в какие сроки они возвращаются клиенту.

Права и обязанности сторон. Основные бухгалтерские обязанности содержатся в законодательстве о бухгалтерском учете и отчетности. Они должны переместиться и в ваш договор. Но это не главное, что должно вас волновать. В договоре должны быть оговорены следующие вопросы с позиции пользы для вас как для клиента.

• Право на замену бухгалтера
• Право получить доступ к 1С
• Право получать разъяснения и комментарии по вопросам методологии ведения учета и расчета налогов
• Право получать информацию из бухгалтерского учета для организации процессов внутреннего контроля и для управленческого учета

Сдача-приемка. Услуга считается принятой в тот момент, когда клиент заверил это подписью. И поэтому стороны должны на бумаге прописать правила: когда, каким образом и кем услуга принимается.

Кроме того, пропишите как урегулировать ситуации, когда вы не хотите принимать услугу, если она оказана некачественно:

• Кому, в каком порядке и в какие сроки вы об этом сообщаете
• В какие сроки вам должны ответить или исправить недостатки
• В каких случаях некачественного оказания услуг уменьшается стоимость работы бухгалтера

Стоимость услуг. Этот вопрос зачастую является камнем преткновения в 80% споров с аутсорсерами. Для того, чтобы таких ситуаций не возникало, четко определите стоимость услуг. Если сумма не фиксированная, определите критерии ее повышения/понижения.

Обязательно оговорите сроки оплаты.

Ответственность сторон. Самое существенное условие. В договоре оказания услуг по ведению бухгалтерского учета должно быть прописано, что главбух несет полную материальную ответственность за допущенные им нарушения по ведению учета, правильности расчета налогов и др., составление и своевременную сдачу бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

Требуйте у главбуха дополнительной ответственности — застраховать свою работу в рамках добровольного страхования профессиональной ответственности. Страховка может быть одна на всех заказчиков, а может быть индивидуальной (в графе страховки «выгодоприобретатель» будет вписано название вашей компании, как клиента). К договору должна быть приложена копия страхового полиса. Очень важно понимать условия получения возмещения в случае наступления страхового случая.

Некоторые страховые компании возмещают страховку только через суд. А это дополнительные расходы.

Следовательно, вам выгодно потребовать у главбуха сделать индивидуальную страховку, на сумму, в которую вы оцените риски. И в той страховой компании, которая возмещает убытки не через суд. А бухгалтерским компаниям, соответственно, важно работать именно с такими страховщиками.

В раздел про ответственность можно добавить условия: штрафы, пени за несвоевременную сдачу отчетности, за несвоевременное представление информации и другую ответственность за важные для заказчика участки, передаваемые на аутсорсинг.

Заучить на память

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации несет директор. А это значит, что за все, что происходит в бухгалтерии, несет ответственность также директор. И если он не контролирует бухгалтера, то это проблемы… опять же директора.

Прием-передача дел от одного главбуха другому производится по специальному акту приема-передачи. Организовать такую передачу должен директор.

В суде, если вы захотите потребовать у главбуха возмещения убытков, нанесенных некачественным исполнением обязанностей, его вину надо подтвердить. А для это — собрать доказательства, что не всегда возможно.