«Неувольняемые» работники и зарплата дважды в месяц: что должны знать белорусские наниматели об изменениях в Трудовом кодексе с 1 января 2024 года

1 января 2024 года вступают в силу изменения в Трудовой кодекс Беларуси, которые значительно изменяют подходы к регулированию трудовых отношений. О ключевых новациях трудового законодательства, а также их влиянии на компании «Про бизнес» попросил рассказать юристов REVERA Belarus.

— Изменения в ТК 2024 в большей степени затрагивают следующие сферы трудовой деятельности:

• режим труда и отдыха, в том числе вопросы предоставления отпусков;
• дистанционный формат работы;
• электронную форму взаимодействия между нанимателем и работниками.

Более подробно остановимся на изменениях, которые должен учитывать наниматель с 1 января 2024 года при регулировании отношений с работниками.

1. Режим труда и отдыха

Сокращение продолжительности предпраздничного рабочего дня работников с неполным рабочим временем

Текущая редакция ТК предусматривает, что предпраздничный рабочий день сокращается на 1 час. Данное правило применяется ко всем работникам независимо от установленной им продолжительности рабочего времени (в том числе к работникам с неполным рабочим временем).

С 2024 года предпраздничный рабочий день для работников, принятых на условиях неполного рабочего времени, сокращается пропорционально продолжительности неполного рабочего времени.

Пример

Работнику установлена 20-часовая рабочая неделя и 4-часовой рабочий день («так называемые 0,5 ставки»). С 1 января 2024 года его предпраздничный рабочий день сокращается на полчаса.

Перерыв для отдыха и питания

Каждому работнику предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью от 20 минут до 2 часов. Работник не может отказаться от такого перерыва, даже если ему установлен 2-часовой рабочий день.

С 1 января по желанию работника ему может не предоставляться перерыв для отдыха и питания, если продолжительность ежедневной работы (смены) составляет не более 4 часов (0,5 ставки).

Режим гибкого рабочего времени

Режим гибкого рабочего времени дает право работнику самостоятельно определять время начала и окончания рабочего дня.

Для того, чтобы установить такой режим работы, необходимо согласовать:

1. переменное (гибкое) время — период, в пределах которого работник может начинать и заканчивать работу по своему усмотрению (например, с 8:00 до 12:00 и с 16:00 до 22:00);
2. фиксированное время — период, когда работник обязан выполнять работу (например, с 13:00 до 16:00);
3. перерыв для отдыха и питания (например, с 12:00 до 13:00);

Сегодня максимальная продолжительность гибкого времени не должна превышать 10 часов. С 2024 года это правило из ТК исключается, соответственно, станет возможным установить продолжительность гибкого рабочего времени более 10 часов (например, с 8:00 до 14:00 и с 16:00 до 20:00).

2. Трудовые и социальные отпуска

Сроки выплаты среднего заработка за время трудового отпуска

По текущей редакции ТК наниматель обязан выплачивать средний заработок не позднее 2 дней до начала отпуска. На практике такой императивный подход к выплате среднего заработка лишает работника и нанимателя гибкости определения дат отпуска.

Пример

У работника появляется необходимость сместить даты отпуска по графику отпусков и уйти в трудовой отпуск завтра. Даже если наниматель не против, он не сможет пойти навстречу работнику без нарушения законодательства. Несоблюдение срока выплаты среднего заработка является административным правонарушением и влечет наложение штрафа от 4 до 50 базовых величин (Ч. 3 ст. 10.12 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 06.01.2021 N 91-З).

Со вступлением в силу изменений такая проблема решается. Если работник запросит отпуск не по графику отпусков, то с согласия работника наниматель сможет отпустить работника в отпуск условно «завтра» и выплатить средний заработок не позднее 2-х рабочих дней со дня начала трудового отпуска.

Форма согласия работника законодательно не установлена, однако, чтобы избежать в дальнейшем вопросов или претензий со стороны работника, рекомендуется оформить его в письменном виде (например, в самом заявлении работника или приказе о предоставлении отпуска).

Деление трудового отпуска на части

В настоящее время трудовой отпуск по ТК можно разделить на 2 части, иное (например деление отпуска на 3 и более частей) может быть предусмотрено коллективными договорами или соглашениями (отметим, что данные документы редко встречаются в организациях частной формы собственности, т.к. заключаются с участием профсоюза).

С 1 января 2024 года делить трудовой отпуск на 3 и более части можно будет без заключения коллективного договора/соглашения. Обязательным условием является то, что такая возможность должна быть предусмотрена локальными правовыми актами нанимателя (например, в правилах внутреннего трудового распорядка, положении об отпусках и др.).

На практике некоторые компании и до изменений в ТК 2024 позволяли работникам делить отпуск на 3 и более частей. Однако в ситуации, когда нет коллективного договора и соглашения это является нарушением законодательства и может повлечь административную ответственность и штраф от 2 до 20 базовых величин (Ч. 6 ст. 10.12 КоАП).

Установлен максимальный срок продолжительности отпуска без сохранения заработной платы

С 2024 года меняется подход к предоставлению социальных отпусков по семейно-бытовым причинам, для работы над квалификационной научной работой (диссертацией), написания учебников и по другим уважительным причинам (так называемый «отпуск за свой счет»).

В текущей редакции ТК установлено, что продолжительность такого отпуска не превышает 30 дней в течение календарного года, если иное не предусмотрено коллективным договоров, иными локальными актами, нанимателем. Таким образом, сейчас стороны могут увеличить продолжительность отпуска за свой счет до неограниченного количества дней.

После вступления в силу изменений в ТК предельное количество дней отпуска «за свой счет» не может превышать 3 месяцев в течение 1 календарного года.

Вместе с тем, законодательством не установлено, что понимается под «календарными месяцами» и каким образом исчислять эту продолжительность. Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь в рамках публичных выступлений обозначает 90 календарных дней.

Иные изменения по отпускам:

• Право нанимателя предусмотреть дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка. Наниматель получит право предусмотреть на уровне локальных правовых актов возможность предоставления работнику оплачиваемого отпуска при наличии уважительных причин. К таким причинам ТК относит в том числе рождение ребенка, регистрацию заключения брака, смерть близких родственников (членов семьи). «Уважительность» иных причин оценивает наниматель и может закрепить их перечень в локальном правовом акте.
• Уточнение подхода к порядку исчисления трудовых отпусков. Установлено, что продолжительность трудовых отпусков определяется на дату их предоставления (при разделении отпуска на части — на дату предоставления каждой из частей). Ранее при изменении количества дней отпуска в течение рабочего года итоговая продолжительность рассчитывалась пропорционально.
• Новый вид социального отпуска. ТК вводит новый вид социального отпуска — для завершения работы над квалификационной научной работой (диссертацией) на соискание ученой степени доктора наук, в отношении которой по результатам проведения предварительной экспертизы получено положительное заключение.

3. Порядок выплаты заработной платы и иные изменения в части оплаты труда

Периодичность выплаты заработной платы

С 2024 года устанавливается единообразный подход по вопросу выплаты заработной платы. Независимо от вида трудового договора, который заключается с работником, наниматель с 1 января 2024 года обязан выплачивать заработную плату работникам не реже 2-х раз в месяц (согласно действующей редакции ТК, при контрактной форме найма наниматель может выплачивать зарплату 1 раз в месяц).

Отметим, что внесение изменений о периодичности выплаты заработной платы в контракты с работниками не является изменением существенных условий труда, а приведением контракта в соответствие с законодательством (ч. 4 ст. 19 ТК). Соответственно, нанимателю не требуется соблюдать процедуру, установленную ст. 32 ТК.

Иные изменения в части оплаты труда:

• Изменение условий предоставления гарантии при переводе. В настоящее время работникам при временном переводе предоставляется гарантия в виде сохранения прежнего среднего заработка в течение не менее 2 недель со дня перевода. Исключение — если перевод осуществляется при наличии письменного согласия работника на срок до 6 месяцев в течение календарного года. Теперь ТК дополнен перечнем обстоятельств, когда такая гарантия не предоставляется работникам. К таким случаям относится временный перевод, который осуществляется при производственной необходимости, простое.
• Удержания из заработной платы. Изменения затрагивают также перечень случаев, когда наниматель вправе производить удержания из заработной платы работников. Теперь он будет дополнен новым основанием: для возврата (полностью или частично) средств, затраченных нанимателем на организацию питания, которым работник воспользовался (стоимость питания).

4. Дистанционная работа

Признание дистанционного формата работы существенным условием труда

В ТК будет прямо предусмотрен действующий на практике подход, согласно которому дистанционная работа может устанавливаться как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности. Если инициатором установления или отмены дистанционной работы в процессе труда является наниматель, то это признается изменением существенных условий труда.

Введение новых видов дистанционной работы

С 1 января 2024 года выделяют следующие виды дистанционной работы:

• постоянная;
• временная — устанавливается работнику приказом или распоряжением нанимателя не более, чем на 6 месяцев непрерывно в течение календарного года;
• комбинированная — чередование в течение рабочего времени дистанционной работы и работы по месту нахождения нанимателя. Комбинированная работа может быть временной или постоянной.

Например, работник может выполнять работу дистанционно 2 раза в неделю, а оставшиеся 3 дня — в офисе нанимателя. Или работник может поочередно неделю работать дистанционно и неделю — по месту нахождения нанимателя. Установление такого режима должно быть обусловлено трудовой функцией работника иногда работать по месту нахождения нанимателя.

Изменение вида дистанционной работы (например, с постоянной на временную) также является изменением существенных условий труда и требует соблюдения требований ст. 32 ТК.

Возможность регулирования дистанционной работы на уровне локальных правовых актов нанимателя

Действующее законодательство предусматривает, что большинство вопросов, связанных с выполнением дистанционной работы, нужно прописывать в трудовых договорах с работниками, а именно:

• условия обмена документами;
• условия о способах и периодичности рабочих контактов;
• дополнительные обязанности нанимателя в сфере охраны труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника;
• вопросы организации учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня.

Даже если в компании принят отдельный локальный правовой акт, где урегулированы вопросы выполнения работы дистанционно, это не освобождает нанимателя от обязанности предусмотреть все перечисленные выше вопросы в трудовых договорах. Минус такого подхода состоит в том, что при изменении положений локального правового акта нанимателю требуется также внести соответствующие изменения в трудовые договоры с каждым дистанционным работником.

С 1 января 2024 года ТК допускает возможность определения правил дистанционной работы только на уровне локального правового акта. Таким образом, наниматель получит возможность не фиксировать все условия дистанционной работы в трудовом договоре с работником, а лишь сделать отсылку на соответствующий локальный правовой акт. Главное — не забыть ознакомить работников с таким локальным правовым актом.

Изменение порядка обмена документами

По общему правилу, со всеми документами, которые затрагивают каким-либо образом работника в процессе трудовых отношений, он должен быть ознакомлен под роспись. В настоящее время ознакомление дистанционного работника с такими документами возможно 2 способами:

• путем обмена электронными документами, т.е. документами, подписанными электронно-цифровой подписью;
• путем обмена файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.

Последний способ на практике нередко приводил к проблемным и спорным ситуациям. Зачастую работник может фактически не проживать по месту своей регистрации или изменить его в процессе трудовой деятельности и не уведомить об этом нанимателя. Соответственно у нанимателя объективно отсутствует возможность надлежащим образом обменяться документами с дистанционным работником.

С 2024 года определенные действия станет возможно совершать в электронном виде, а также исключается обязательное требование направлять копии документов на бумажном носителе. Такая необходимость будет определяться по соглашению сторон, в том числе по вопросу ознакомления работника с приказом об увольнении.

5. Использование информационных технологий в сфере трудовых отношений

С 2024 нанимателю предоставлено право совершать с работниками в электронном виде следующие кадровые действия:

• предупреждение работника;
• получение от него согласия;
• ознакомление, в том числе под подпись, с локальными правовыми, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде;
• обращение работника к нанимателю;
• иные действия, предусмотренные ТК.

Эта возможность предоставляется в отношениях как с дистанционными, так и с «офисными» работниками.

Исключение предусмотрено для случаев заключения, продления и изменения трудовых договоров и договоров о полной материальной ответственности. Эти действия требуется совершать, как и ранее, при личном присутствии работника.

Основное условие электронного взаимодействия работника и нанимателя состоит в следующем: программно-технические средства, используемые нанимателем, должны позволять однозначно идентифицировать работника, т.е. важно, чтобы у нанимателя была возможность определять, что то или иное кадровое действие совершил конкретный работник.

На практике возникает вопрос о том, какие программно-технические средства может использовать наниматель, чтобы не нарушать законодательство, и может ли в качестве него использоваться корпоративная почта. В юридическом сообществе эта тема сейчас широко обсуждается. Большая часть специалистов сходится во мнении, что корпоративная почта может признаваться надлежащим средством, если у работника к ней имеется отдельный доступ, и у нанимателя получится подтвердить, что какое-либо действие совершил определенный работник.

Если наниматель примет решение о совершении определенных кадровых действий в электронном виде, то он должен издать приказ об этом. Кроме того, нанимателю необходимо разработать соответствующий локальный правовой акт, где будет содержаться перечень таких действий и порядок их совершения, и ознакомить работников с ним.

6. Иные изменения

Нововведением стали дополнительные гарантии работников при прохождении диспансеризации. С 1 января работникам предоставляется право на освобождение от работы с сохранением за ними места работы, должности служащего (профессии рабочего) и среднего заработка.

Периодичность и продолжительность освобождения от работы обусловлена возрастом работника:

• общее правило — 1 свободный день раз в 3 года;
• работникам, достигшим возраста 40 лет, — 1 свободный день раз в год;
• работникам, достигшим общеустановленного пенсионного возраста, а также в течение 5 лет до достижения такого возраста — 2 рабочих дня один раз в год.

При этом установленного периода для прохождения диспансеризации не предусмотрено. Работник проходит ее по согласованию с нанимателем, для чего ему необходимо оформить соответствующее заявление. Подтверждением диспансеризации для нанимателя является документ установленный формы, который выдается по месту ее прохождения. Наниматель может закрепить обязанность работника предоставить такое подтверждение в локальном правовом акте.

Ведено понятие «работника, не допускающего нарушения производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины». Таковым признается работник, у которого на дату заключения нового / продления действующего контракта отсутствует неснятое или непогашенное дисциплинарное взыскание. Если наниматель принимает решение продлить трудовые отношения с этой категорией работников, то он обязан:

• заключить новый контракт на срок не менее 3 лет (на меньший срок — только с письменного согласия работника, но не менее 1 года);
• продлить контракт на срок до истечения его максимального срока действия.

Скорректирован и приведен в соответствие с Декретом Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2015 года № 5 срок для предоставления характеристики с предыдущего места работы — 7 календарных дней с момента получения запроса.

Определены новые правила оформления дубликата трудовой книжки: для заполнения информации о трудовой деятельности работника в дубликате нанимателю необходимо будет обратиться в органы Фонда социальной защиты населения. Наниматель получит такую информацию по установленной форме.