Как не переплатить за аренду офиса – 9 вещей, которые лучше обсудить заранее

Руслан Воронецкий, младший консультант департамента брокериджа Colliers International в Беларуси рассказывает о пунктах, на которые важно обратить особое внимание при составлении договора аренды.

– Итак, вы прошли все этапы выбора офиса, начиная от просмотра объявлений в Интернете и заканчивая посещением объектов, изучением всей инженерии помещения.

Далее начинается самый ответственный этап – заключение договора аренды. Расскажу про условия, которые требуют особого внимания. 

Ставка аренды

Изменение арендной платы. По законодательству, арендная плата может быть изменена по соглашению сторон, но не чаще одного раза в год, если иное не предусмотрено в договоре. То есть можно прописать, через какое время возвращаться к обсуждению увеличения/уменьшения арендной платы.

Существует еще и институт одностороннего изменения ставки аренды – когда это право арендодателя предусмотрено договором аренды. Для его реализации достаточно отправить уведомление.

Советуем внести в договор пункт, который регламентирует периодичность повышения аренды. Например, не чаще одного раза в год. Чтобы дополнительно обезопасить себя, лучше указать: календарный это год или год с момента подписания договора аренды.

Сроки уведомления.  Рекомендуем указать срок, в который арендодатель обязан предупредить об изменении оплаты. Важно закрепить и время, по истечению которого (начиная с момента получения уведомления) ставка аренды поменяется.

Повышение арендной ставки. Как правило, максимальный размер одностороннего изменения ставки ограничен 10%.

Есть и иная практика, приверженцы которой – международные компании. Арендодатель имеет право в одностороннем порядке повысить ставку аренды, не более чем на процент Гармонизированного индекса потребительских цен (ГИПЦ) в ЕС.

Арендные каникулы

Безвозмездно пользоваться помещением в рамках договора аренды нельзя. Поэтому при предоставлении арендных каникул необходимо правильно прописать их механизм. Например, каникулы предоставляются на 2 месяца, а арендная плата за 1 месяц равна $1 000. В этом случае в договоре необходимо указать, что арендная плата за первые три месяца составляет $1 000, и далее – по $1 000 ежемесячно.

Арендатору необходимо учитывать, что предоставление каникул, по сути, является для него скидкой. И значит, влечет за собой уменьшение ставки в долгосрочной перспективе.

Например, на рынке имеется предложение по аренде 500 м² и по ставке €18 за метр. После переговоров стороны согласовали условия: 3 месяца – арендные каникулы, 5 месяцев – по ставке €15 за м², далее – €18, при условии заключения договора на 3 года.

Если посчитать общую сумму, подлежащую выплате за эти 36 месяцев (3 месяца каникул + 5 месяцев скидка + 28 месяцев оплаты по ставке €18) и разделить ее на площадь офиса, средняя ставка аренды составит около €16. А это скидка в размере €2 от первоначальной ставки.

Срок каникул зависит от размера помещений и объема работ по адаптации офиса к требованиям компании.

Оплата эксплуатационных услуг

Важно определить состав и механизм подсчета стоимости эксплуатационных услуг. 2 основных принципа:

• Арендатор оплачивает эксплуатационные услуги по выставляемым арендодателем счетам. В этом случае, необходимо определить сроки их выставления, документы, которые подтверждают стоимость оказанных услуг, необходимость внесения авансов и т.д.
• Ежемесячная оплата фиксированной суммы, что более удобно с точки зрения бюджетирования.

Детально стоит прописать в договоре и состав эксплуатационных услуг. Каждый арендодатель может предоставлять разный набор таких услуг. Коммунальные платежи могу оплачиваться на основании показаний индивидуальных счетчиков или пропорционально занимаемой площади, если стоят групповые счетчики для нескольких арендаторов.

Обеспечительный платеж

Обеспечительный платеж – способ, при котором арендатор обеспечивает свои обязательства перед арендодателем, внося определенную сумму на его счет. Этот способ не закреплен в законодательстве, но активно используется в коммерческом обороте. Если арендатор не вовремя платит за аренду, обеспечительный платеж, как правило, идет в зачет.

На практике обеспечительный платеж может достигать суммы 4-месячной арендной платы с учетом НДС.

Когда речь идет о больших площадях, может возникнуть ситуация, в которой арендатор будет вынужден оплатить немалую сумму – вложения в ремонт, переезд, арендная плата и обеспечительный платеж. Поэтому можно пробовать согласовать внесение этого платежа в несколько этапов (например, в течение первых двух-трех месяцев).

Также советуем детально изучить описанный в договоре порядок распоряжения обеспечительным платежом:

• Он может быть использован как для погашения образовавшейся задолженности по аренде с последующим восстановлением – до указанного в договоре размера.
• В качестве превентивной меры – когда сумма депозита переходит полностью в собственность арендодателя в качестве штрафа за нарушение сроков оплаты. Впоследствии, помимо восстановления размера этого платежа, необходимо будет также оплачивать и образовавшуюся задолженность.

Обеспечительный платеж – не единственный способ обеспечения обязательства. В некоторых случаях возможно использовать банковскую гарантию и иные способы обеспечения исполнения обязательств.

Предоставление парковочных мест

Желание любого арендатора и, соответственно, головная боль любого арендодателя. К сожалению, их всегда будет не хватать. Поэтому арендатору необходимо хорошо защитить то, что есть. Важно обратить внимание: не всегда паркинг «разбивается» на машиноместа, которые подлежат государственной регистрации как объект недвижимости. Поэтому арендодатель не может предоставить машиноместа (они, как объект недвижимости, отсутствуют), а может предоставить только доступ на стоянку. Следовательно, необходимо закрепить, какому количеству и каким автомобилям будет предоставлен доступ на парковку.

Как правило, стоимость парковки оплачивается отдельно и в арендную плату не входит.

В договоре возможно закрепить и ответственность арендодателя – за нарушение обязательства по предоставлению парковочных мест определенного количества. Иногда арендодатели против этого пункта. В таком случае, лучший аргумент – спросить: «Если никто не собирается нарушать обязательство, то зачем бояться ответственности?»

Обременение объекта залогом

Так как большинство объектов строятся за счет кредитных ресурсов, арендатору важно обратить внимание: находится ли объект в залоге у банка.

Если это так, советуем обезопасить себя и получить от банка письменное согласие, что договор аренды не будет расторгнут, если объект перейдет в собственность банка. Конечно, можно положиться на доверительные партнерские отношения арендодателя с банком, но лучше минимизировать риски.

Право доступа в помещения арендатора

Необходимо регламентировать порядок доступа представителей арендодателя и управляющей компании в арендованные помещения. Бывает, такой доступ необходим в экстренном порядке. Это также надо прописать в договоре, поскольку, несмотря на необходимость, доступ может стать угрозой системе внутренней безопасности для компании-арендатора.

Например, согласно положению представительства одной из международных компаний, доступ в помещение с сервером имеет только ограниченный круг лиц, закрепленный в корпоративной инструкции. Для остальных  доступ запрещен и будет расцениваться как угроза системе безопасности компании.

Судьба неотделимых улучшений

Это все те изменения, которые произвел арендатор во время ремонта помещения, и которые без вреда объекту отделены быть не могут.

Арендатор имеет право, после прекращения договора аренды, получить возмещение стоимости этих улучшений (если иное не предусмотрено договором аренды). Значит, стороны могут предусмотреть в договоре, подлежит или не подлежит возмещению стоимость ремонта, либо возместить можно только его часть. В договоре аренды можно закрепить положение, по которому арендатор имеет право на зачет – в счет арендных платежей – стоимости неотделимых улучшений.

Так как зачастую речь идет о крупных суммах, необходимо детально регламентировать эту процедуру. Советую разработать и закрепить письменную форму получения у арендодателя разрешения на производство неотделимых улучшений. Как правило, стороны согласовывают ремонт и  его компенсацию в приложении к договору аренды. В нем указывается согласие арендодателя на производство неотделимых улучшений, перечень изменений и работ. Последним пунктом указывается согласие/несогласие арендодателя на компенсацию улучшений.

Если согласие арендодателя не получено, это может привести к ситуации, при которой арендатор при расторжении договора аренды обязан будет вернуть помещение в первоначальное состояние.

Согласие арендодателя на возмещение стоимости улучшений стоит рассматривать и как его согласие на производство ремонтных и других работ.

Расторжение договора и отказ от исполнения

Расторжение договора по соглашению сторон – самый лучший вариант. Если согласия достичь не удалось, договор может быть расторгнут в судебном порядке – в случаях, предусмотренных в законодательстве. Их перечень не является закрытым и может быть расширен в самом договоре.

Особое внимание следует уделить праву отказа сторон от исполнения договора. Оно работает, только если предусмотрено самим договором.

Закрепление этого права дает возможность одной из сторон отказаться от его исполнения без наличия нарушений (случаев), указанных в законодательстве и договоре. Согласие второй стороны не требуется.

Срок уведомления о расторжении может составлять от 1 до 6 месяцев и более, начинает отсчитываться с момента получения стороной уведомления. В любом случае, этот срок всегда должен быть компромиссным. С одной стороны, арендодателю выгодно, чтобы было побольше времени на поиск нового арендатора. С другой – арендатору необходимо этот срок уменьшить, чтобы избежать ситуации, в которой необходимо будет платить аренду в двух офисах.

Например, в договоре может быть прописано, что арендодатель уведомляет о повышении оплаты – за 1 месяц. Арендатор же, в свою очередь, обязан проинформировать об отказе исполнить договор – за 5 месяцев. Значит, арендатор получает для себя определенные риски.

В договоре часто прописываются штрафы за отказ от исполнения договора. Это совершенно неверно с точки зрения закона – нельзя сначала наделить сторону определенным правом, а потом взыскивать штраф за то, что она им воспользовалась. Более правильный механизм – взыскание аренды за последний месяц в двойном или более размере.