«Все было хорошо, пока арендатор не ушел в убытки». Как правильно договариваться об арендной плате и избегать других споров при пользовании недвижимостью

В арендных отношениях у бизнеса бывают ситуации, когда между сторонами договоров возникают споры. Поэтому важно понимать, как на них реагировать, а в оптимальном варианте — как их избежать. Нюансами таких споров и советами по их сокращению на конференции «Коммерческая недвижимость — 2023» поделилась юрист практики недвижимости и строительства юридической фирмы Sorainen Алеся Ходасевич.

Партнер конференции — YOUREALT

Партнер конференции — «Северный Берег»

Расчет арендной платы в условиях ограничения привязки к иностранной валюте

— В прошлом году рынок коммерческой недвижимости постепенно, с той или иной степенью уверенности, переходил на фиксацию арендной платы в белорусских рублях. В настоящее время этот процесс завершился, и теперь все арендные договоры можно разделить на несколько групп.

Первая — с четким отражением оплаты в белорусских рублях. Это, в частности, договоры, в которых определена такая форма оплаты на период до 1 января 2024 года, когда, как многие надеются, будет снято ограничение на привязку к иностранной валюте, а также договоры, стороны которых предусмотрели оплату в белорусских рублях на весь срок действия данного запрета. В данном случае есть риск, связанный с колебанием курсов валют. При неправильной оценке дельты их изменений одна из сторон либо окажется в заведомо более невыгодном положении, либо станет инициировать переговоры с целью определить новый размер арендной платы.

Чтобы минимизировать связанные с возможным колебанием курсов последствия, некоторые участники рынка начали фиксировать размеры арендной платы на очень короткие периоды, пересогласовывая их на каждый квартал или даже на каждый месяц. Хотя сама по себе такая ситуация не самая лучшая. Есть постоянный риск, что если стороны не сумеют прийти к согласию, то фактически договор прекратит свое действие. И более того, отсутствие договоренности может стать основанием для выхода одной из сторон из договора без инициирования одностороннего отказа, который подразумевает соблюдение различных условий и определенные материальные издержки. Безусловно, эти обстоятельства в определенной степени сдерживают арендодателя от необоснованного повышения арендной платы, но также позволяют задействовать некоторые рычаги давления. Если у арендодателя возникает желание сменить арендатора, то он просто повышает ставки. В результате арендатор вынужден либо согласиться, либо покинуть данный объект.

Для сокращения таких рисков мы предлагаем ограничивать возможность одностороннего изменения арендной платы каким-то пределом. Речь может идти как о пределе одномоментного изменения, так и о пределе суммарных изменений за определенный период. Например, можно зафиксировать следующее положение: вне зависимости от фактического количества изменений арендной платы в одностороннем порядке суммарная дельта повышения не должна превышать отметку, допустим, 10% за календарный год.

Вторая группа — договоры со скрытой привязкой к иностранной валюте: арендная плата фиксируется в белорусских рублях, но при этом предусматриваются те либо иные условия, связанные с колебанием курсов. К примеру, прописывается, что в случае, когда курсовые изменения превышают определенную дельту, любая из сторон может инициировать процесс пересмотра арендной платы. Однако при подобных формулировках есть свои риски. Такие договоры могут расцениваться как косвенная привязка к иностранной валюте и вызывать вопросы со стороны госорганов.

Чуть проще ситуация с торговыми объектами. Здесь, помимо вышеуказанных, применяется также третья группа договоров — с привязкой арендной платы к обороту арендатора. Проблемные моменты, как правило, появляются из-за нечетких формулировок в отношении расчетной базы для арендной платы. На практике был кейс, когда в договоре предусматривалось, что арендная плата составляет определенный процент от дохода арендатора за платежный период.

При этом доход рассматривался как выручка за вычетом налогов и расходов на зарплату, коммунальные услуги и иных расходов, связанных с деятельностью арендатора. В результате размер дохода арендатора был занижен за счет вычета сумм расходов на курьерские, консультационные и иные услуги. Они запрашивались арендатором для осуществления своей деятельности. Однако насчет реальной необходимости таких услуг между арендодателем и арендатором возник спор.

Отсюда напрашивается вывод: чтобы избежать неоднозначных ситуаций, длительных переговоров, а возможно, и судебных разбирательств стоит сразу же предусмотреть в договоре четкую фиксацию полного перечня всех расходов, оказывающих влияние на определение дохода и, соответственно, на размер арендной платы.​​

Здесь существуют риски и для самого арендатора. На практике был кейс, когда договор предусматривал, что арендная плата рассчитывается как процент от чистого дохода арендатора на основании предоставляемых им отчетов, которые готовились накопительным итогом. При этом стороны договорились, что новый размер арендной платы определяется исходя из дельты чистого дохода между нынешним и прошлым месяцами. Все шло хорошо до того момента, пока арендатор на протяжении нескольких месяцев подряд не показал отрицательный чистый доход. Сначала арендная плата не взималась, а затем, после уменьшения отрицательной суммы и выхода на положительную динамику, арендодатель выставил счет. Однако оказалось, что чистого дохода у арендатора все еще нет, а оплачивать аренду он уже должен. Соответственно, было нужно идти или на переговоры, или в суд и доказывать, что арендная плата не подлежит уплате.

Таким образом, в договоре стоит очень четко закреплять, каким образом определяется арендная плата, когда она может не уплачиваться, а еще ­- порядок подготовки документов, на основании которых производятся ее расчеты.

В частности, арендодателю важно понимать, может ли он запрашивать дополнительные сведения или же возможен только внешний аудит, а также представлять, кем он будет проводиться. На практике до сих пор встречаются договоры, предусматривающие возможность проведения внешнего аудита, но только определенными компаниями, которые уже покинули рынок. В результате арендатор либо не предоставляет отчет в принципе, либо после запроса арендодателя о его предоставлении начинаются долгие переговоры об определении аудитора. А это затягивает срок получения информации.

Гарантийные депозиты: как оформить договор правильно

На рынке также используются договора аренды с гарантийными депозитами. В отношении таких условий складывается ситуация, во многом аналогичная той, что наблюдается с арендной платой.

В отдельную группу можно выделить договоры, в которых гарантийный депозит определен как фиксированная сумма в белорусских рублях вместо ранее указывавшейся суммы в иностранной валюте. В данном случае основной риск так же связан с колебанием курсов валют — насколько верно стороны заложили дельту возможного изменения курса при согласовании размера гарантийного депозита в белорусских рублях.

Законодательство не препятствует сторонам установить возможность пересмотра размера гарантийного депозита одновременно (с той же периодичностью) с пересмотром размера арендной платы. Однако, следует помнить, что как и в отношении арендной платы, в таком случае, стороны могут не достигнуть согласия. Хотя несогласование новой суммы гарантийного платежа не повлечет риска признания договора аренды прекратившимся.

В качестве альтернативы можно рассмотреть вариант фиксации размера гарантийного платежа через привязку к размеру арендной платы за определенный период (например, за 1 или 2 месяца аренды). При этом, в обоих случаях, следует помнить о необходимости четкого указания в договоре порядка и сроков внесения арендатором недостающей суммы при увеличении размера гарантийного депозита.

Ко второй группе относятся договоры, в которых размер гарантийного платежа по-прежнему указан в иностранной валюте. Формально гарантийный депозит не подпадает под требования законодательства об отвязке арендной платы от иностранной валюты. Однако для таких договоров также следует индивидуально оценивать риск трактовки государственными органами соответствующих положений как несоответствующих законодательству.

Невозможно использовать арендуемый объект: платить или не платить арендную плату?

Есть ситуации, когда по той либо иной причине объект невозможно использовать некоторое время, поэтому возникает вопрос — а нужно ли за этот период вносить арендную плату?

В частности, для отдельных арендаторов имеет существенное значение наличие коммунальных услуг: скажем, для кафе важно регулярное электро- и водоснабжение. Поэтому в случае возникновения перебоев с ними арендатор может отказаться от оплаты за данный период. Но тут нужно понимать, что значит «существенное ухудшение условий пользования объектом», которое может стать основанием для требования об уменьшении арендной платы. Четких правовых норм на этот счет нет. Соответственно, определить, что такое существенные либо несущественные условия использования объекта должны сами стороны договора. Одновременно желательно определиться и со способами подтверждения фактов невозможности использования объекта.

При возникновении конфликта рассчитывать на документальное оформление таких фактов двумя сторонами договора не приходится. Поэтому важно предусмотреть механизм подтверждения в одностороннем порядке­ - с привлечением свидетелей либо каким-то другим способом. Но упускать из вида этот вопрос нельзя. Иначе доказать факты существенного нарушения условий пользования объектом арендатор не сможет.

В то же время, аналогичные споры могут быть связаны и с необходимостью проведения текущего ремонта. Когда обязанность по его проведению лежит на арендаторе, он заинтересован организовать свою деятельность так, чтобы ремонт ей не мешал. Однако если эта обязанность лежит на арендодателе, то арендатор может сослаться на временные препятствия для работы и заявить о необходимости снижения за данный период арендной платы.

В отношении арендатора есть свои нюансы. При возникновении какой-либо конфликтной ситуации арендодатель может использовать определенные рычаги давления, особенно если он является обслуживающей организацией, имеет доступ к инженерным сетям объекта и может временно приостанавливать, к примеру, подачу электричества.

Случай из практики: стороны не договорились о повышении размера арендной платы, после чего начались «внезапные» перебои с электричеством — сначала краткие, а потом уже долгосрочного характера, что мешало деятельности арендатора. Таким образом, перед арендатором возник выбор: либо искать новый объект, либо пойти на условия арендодателя, либо решать вопрос в судебном порядке.

Избежать подобных проблем возможно путем указания в договоре четкого перечня случаев, когда не будет уплачиваться арендная плата. Скажем, следует определить предельно допустимое количество часов отсутствия поставок электроэнергии, воды, других коммунальных услуг в течение дня. Это станет препятствием для тех или иных злоупотреблений. С другой стороны, возвращаясь к вопросу о снижении арендной платы за время осуществления ремонтных работ, желательно в том же договоре определить условия и порядок согласования их проведения, а также — порядок уведомления о таких работах в случаях, когда их сроки напрямую не зависят от арендодателя (к примеру, в ситуации с плановыми проверками и испытаниями инженерных сетей). Своевременное уведомление дает возможность арендатору откорректировать свою деятельность и поможет предупредить споры.

Споры сторон о распределении обязанностей по содержанию арендуемого объекта

Также необходимо обратить внимание на спорные моменты, связанные с содержанием объектов, попытками не выполнять те либо иные работы либо переложить расходы за них друг на друга. Есть общее стандартное правило: капитальный ремонт является сферой ответственности арендодателя, а расходы на текущий ремонт и содержание объекта возлагаются на арендатора.

Чаще всего в договорах просто дублируются эти положения, но могут возникать некоторые нюансы. В законодательстве предусматриваются только общие перечни видов работ без конкретизации их объемов, сроков и состава. Для их определения порой приходится привлекать специалистов с техническим образованием, при этом стороны договора могут начать спор о степени их компетентности.

Также показательный пример — ремонт кровли. Казалось бы, это существенная часть объекта, которая подразумевает капитальный ремонт. Но если обратиться к нормативным правовым актам, то выяснится, что в отдельных случаях замена до 30−40% кровли может считаться текущим ремонтом, а значит, проводить его придется арендатору. Поэтому здесь вероятно возникновение спора.

Может начаться спор и относительно того, кто будет осуществлять сам ремонт. В нашей практике была ситуация, когда в договоре закреплены достаточно стандартные положения, но с оговоркой, что общий текущий ремонт и обслуживание объекта осуществляются за счет арендатора на основании договора с обслуживающей организацией. Обслуживающая организация провела очередную проверку и установила повреждение системы вентиляции и кондиционирования.

Поскольку эта система была встроена в здание, возник вопрос, кто должен нести расходы. В конце концов, расходы были разделены, так как часть тех же кондиционеров имела мелкие поломки, что относилось к сфере текущего ремонта с оплатой арендатором, а часть системы кондиционирования пришлось демонтировать и осуществить новый монтаж, что было признано капитальным ремонтом за счет арендодателя. Однако достаточно продолжительное время насчет распределения расходов на ремонтные работы стороны не могли прийти к компромиссу.

Поэтому можно дать рекомендацию — изначально указывать в договоре, что является существенными характеристиками объекта, и в том числе относительно инженерных систем и оборудования; определять, в каком объеме и как часто должны выполняться ремонтные работы; а также предусматривать порядок согласования выполнения таких работ в экстренных ситуациях.

Возврат измененного объекта аренды: подводные камни

Достаточно часто споры возникают на стадии подготовки к прекращению договора. Не секрет, что многие арендаторы изменяют объекты, обустраивая их под свои нужды. Однако при прекращении действия договора может возникнуть вопрос: в каком виде и состоянии объект должен вернуться к арендодателю?

Формально ответ простой: объект должен быть возвращен в том же виде, что и получен, с учетом согласованных с арендодателем изменений. При этом стандартные положения, которые чаще всего содержатся в договорах, определяют порядок изменения объекта, а в случае нарушения этого порядка — предусматривают условие возврата объекта в состоянии до начала арендных отношений с учетом нормального естественного износа. Однако понятия такого износа в законодательстве нет.

Следовательно, мы даем рекомендацию: закреплять в договоре пределы допустимого естественного износа либо порядок его определения. В частности, можно предложить следующую формулировку: «под допустимым естественным износом подразумевается ухудшение состояния объекта, которое вызвано природно-климатическими факторами (в том числе речь о выцветании покрытия стен, пола и потолка под воздействием солнечных лучей), а также иные ухудшения объекта, которые не связаны с действиями либо бездействием арендатора».

Помимо этого, в договоре стоит закрепить дальнейшую судьбу отделимых и неотделимых улучшений объекта. Обычно применяется следующее правило: при выезде отделимые улучшения забирает с собой арендатор, а неотделимые остаются арендодателю. Подход вполне логичный, однако, как показывает практика, здесь тоже могут возникать споры.

Относительно внесенных изменений могут возникать спорные ситуации и другого плана. Еще один пример. С согласия арендодателя на объекте был проведен ремонт с незначительными перепланировками, которые не повлияли на возможность его использования по указанному в договоре назначению. Но в договоре было определено, что объект следовало возвратить в состоянии, в котором он был получен, без дефектов, либо в состоянии без дефектов, которое будет дополнительно письменно согласовано сторонами. А в случае отказа арендатора от проведения восстановительных работ предусматривалась выплата компенсации.

В связи с вынужденным досрочным расторжением договора этим положением и решил воспользоваться арендодатель. Несмотря на то, что объект находился в идеальных условиях, было выдвинуто требование привести объект в первоначальное состояние либо выплатить компенсацию. Таким образом, арендатор оказался перед выбором: провести соответствующие работы, выплатить компенсацию или идти в суд. А самое интересное было в другом: в том же договоре не предусматривалось, что после получения компенсации арендодатель должен вернуть объект в прежнее состояние. Иными словами, арендодатель мог просто получить дополнительные средства и распорядится ими по своему усмотрению.

Исходя из этого, мы рекомендуем предупредить возможные последствия при прекращении арендных отношений и закрепить в договоре формулировку: «объект должен быть возвращен в том состоянии, в котором он был получен, с учетом нормального естественного износа (с уточнением, что подразумевается под этим износом) и согласованных арендодателем изменений, произведенных арендатором».

Как вариант, можно корректировать в рамках дополнительных соглашений характеристики объекта, который в данный момент находится в аренде, с учетом произведенных арендатором изменений. Предусмотренные согласования или корректировки ликвидируют риски арендатора относительно того, что в последний момент он будет вынужден проводить ремонтные работы.

Односторонний отказ от договора аренды: на что обратить внимание, чтобы избежать проблем при прекращении договора

Отдельная группа споров связана с выходом из договора арендодателя либо арендатора путем одностороннего отказа. Для того, чтобы реализовать такое право, необходимо, чтобы оно было четко прописано в договоре. Но даже при наличии такого положения нередко возникает вопрос непосредственно о моменте возникновения такого права.

Допустим, в договоре указано, что право отказаться от него возникает по истечении 5 лет аренды, но с условием направления соответствующего уведомления за 6 месяцев. И здесь между двумя сторонами начинается спор: уведомление должно предоставляться за 6 месяцев до окончания этого 5-летнего периода или уже после него? Иначе говоря, является ли минимальный срок аренды равным 5 или 5 с половиной годам?

Сам по себе этот спор является следствием неоднозначной трактовки договора, а пути выхода из данного положения — договориться либо идти в суд. Но таких ситуаций лучше не допускать. Поэтому в договоре необходимо указать как срок возможного прекращения аренды, так и конкретный срок направления соответствующего уведомления.

Также стоит заметить: если односторонний отказ от договора привязан к каким-либо конкретным обстоятельствам, то необходимо точно понимать, каким образом эти обстоятельства можно подтвердить.

Опять же случай из практики. Было определено, что в случае одностороннего отказа от договора обеспечительный платеж возвращается только при подтверждении факта закрытия в определенный период представительства иностранной компании, для которой снимался офис. И здесь возник вопрос — какими документами подтверждается закрытие деятельности данного представительства? Прямой ответ в законодательстве отсутствовал, выходить из ситуации пришлось путем запроса о разъяснении позиции госорганов. Запрос позволил решить проблему. Но нужно понимать, что такой вариант может сработать не всегда.

Наконец, нужно акцентировать внимание на сроках, которые должны пройти от направления уведомления об одностороннем отказе до момента, когда договор прекратит свое действие. На рынке сложились стандартные условия: эти сроки составляют от одного месяца для небольших объектов, которые легко освободить, и до 6−9 месяцев для более сложных объектов, когда требуется длительная подготовка к прекращению деятельности и возврату арендованных помещений. Но это не более чем обычные, не подкрепленные нормами подходы.

Поэтому еще одна рекомендация — при заключении договора заранее оценить, сколько потребуется времени для освобождения площадей. Причем подстраховываться путем использования формулировок «либо иной срок» тоже стоит с осмотрительностью. «Иной срок» может изменяться как в большую, так и в меньшую сторону. Следовательно, он должен конкретизироваться сторонами.

В заключение хотелось бы отметить, что всем участникам арендных отношений следует помнить о двух правилах — ограничивать свои ожидания и не рассчитывать, что всегда получится легко найти взаимопонимание, если спорная ситуация уже возникла. Определенную защиту от излишних конфликтов могут дать четко прописанные положения договоров.