Как перелопатить сотни резюме и не свихнуться — советует фанат автоматизации

На рынке труда можно перелопатить сотни резюме без всяких гарантий заполучить в команду хорошего специалиста. Как автоматизировать процесс рекрутинга так, чтобы он приносил не только результат, но и удовольствие всем участникам, и проводить по нему по 300 кандидатов, не отвлекаясь от основных задач? Опытом делится управляющий консалтинговой компанией «Изи Штандарт» Андрей Цыган.

— Руководители, вы меня поймете: без хорошей команды — никуда! В найме первое время спасают рекомендации и переманивание, но однажды ты все равно выходишь на рынок труда в поисках самородка и, закатав рукава, — день, неделю, месяц живешь рекрутингом.

Поймут меня и соискатели — я тоже бывал среди них. Высылаешь резюме и ждешь, ждешь, ждешь… и ничего не происходит, и ты с обидой понимаешь, что про тебя просто забыли.

Так я понял — нам надо лучше. И, отстрадав свое, взялся решать проблему своим любимым способом — автоматизацией. Я решил автоматизировать процесс рекрутинга так, чтобы в итоге он понравился обеим сторонам. Спойлер: у меня получилось. Хочу поделиться опытом. В статье расскажу:

• Как мы выстроили процесс рекрутинга на бумаге и увидели возможность для автоматизации
• Как автоматизировали процесс так, что можно проводить по 300 кандидатов, при этом не сильно отвлекаться
• Что мы использовали для этого и как вы можете это повторить.

Это очень важно для небольших компаний, потому что чаще всего в них нет отдельного рекрутера, и их функцию берет на себя директор.

4 боли руководителя

Мы многое сделали для того, чтобы вакансии компании были привлекательными. И, скажу честно, результата мы добились, не предлагая айтишные зарплаты. Например, на вакансию «Руководитель отдела продаж» мы получили 2638 просмотров и 263 отклика и считаем это хорошим результатом для малой компании.

Читайте также: Не важно, кто вы — крутые парни или ребята из 90-х — вас должны хотеть. Как «Изи Штандарт» продает себя соискателям

Но сразу встал следующий вопрос: как их обработать так, чтобы каждый получил внимание и мне при этом не пришлось ночевать в офисе? Когда пошли заявки, я понял, что как только я беру более 20−30 кандидатов в обработку — начинаю теряться: с кем созвонился, с кем поговорил, кто на каком этапе. И начал пробовать все подручные методы — таблицы Excel, Trello (программа для управления проектами), просто печатать резюме и на них писать от руки — но это не решало вопрос. Какие я видел боли?

• Я не помню историю с кандидатом
• Я могу вообще о ком-то забыть
• Могу забыть сообщить об отказе
• Очень много времени трачу на обработку писем, звонков.

Сначала я решил просто описать процесс, а потом уже посмотреть — какие этапы важны и несут ценность, а какие — рутина, от которой толку никакого.

Из каких этапов состоит найм

Первое и самое важное в найме, как и в любом процессе, — понять ценность каждой отдельной его части и каждого участника. Например, мы решили, что ценностью для соискателя может быть:

• Четкое понимание, что ему сейчас надо сделать, чтобы получить работу
• Владение всей информацией о компании, вакансии — он не должен ничего вытягивать клещами
• Получение оперативной обратной связи
• Удобство: никто не захочет делать слишком много для незнакомой компании.

У каждой компании процесс может выглядеть по-разному. С учетом заявленных интересов соискателей мы в теории разработали некий алгоритм взаимодействия:

1. Получение отклика.
2. Высылка презентации о компании.
3. Три простых вопроса.
4. Телефонное интервью.
5. Внутренняя анкета.
6. Собеседование первое.
7. Тестирование.
8. Собеседование кейсовое.
9. Предложение о работе.

Но это большая ошибка, потому что в реальности этапов намного больше.

Я посмотрел, что же я делаю на самом деле для каждого кандидата. Вот каким получился максимальный путь, на котором очень важно никого не потерять по дороге:

1. Оценить полученный ответ и пометить в Excel, что этап вопросов пройден.
2. Позвонить кандидату, если не дозвонился — пометить и не забыть перезвонить.
3. Найти подходящий список вопросов для телефонного интервью на конкретную вакансию.
4. Провести телефонное интервью.
5. Записать в Excel ответы кандидата.
6. Выслать письмо с подробной анкетой. 
7. Проверить, прислал ли заполненную анкету и, если не прислал, — позвонить,  напомнить.
8. Когда получили ответы, отписаться, что анкета получена, и обещать связаться в ближайшие дни.
9. Проанализировать полученную анкету.
10. Позвонить для назначения собеседования.
11. Очень много шагов в формате «А давайте в пятницу в 12», «Ой, я не могу, а может, в четверг в 16», «Дайте подумать, я вам перезвоню».
12. Назначить дату собеседования и записать в календарь, чтобы не забыть.
13. Ответить на телефонный звонок — как к вам пройти.
14. Провести собеседование и записать результаты собеседования.
15. Найти нужный тест и выслать письмо с тестом.
16. Проверить получение результатов теста и, если не получил, напомнить.
17. Пройти еще раз ад по назначению второго собеседования.
18. Провести собеседования и записать результаты.
19. Сформировать и выслать оффер.
20. Получить согласие и радоваться новому сотруднику.

А теперь, если все этапы раскидать на две колонки, где слева находится все, что делается важного и ценного, а справа — все, что не несет никакой пользы, сразу станет видно — мы делаем кучу работы, которая никому не нужна.

Взглянув на эту таблицу, я понял, что справа находится поле для автоматизации — это все нужно убирать! Мы создали новый процесс, в котором всю работу делает робот, который беспокоит меня лишь изредка.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Как мы убирали лишние звенья

Чтобы сократить потерю времени, сил, а в конечном счете — денег, нужно просто убрать лишние звенья в работе. И тут очень важно решить, какую систему выбрать для ведения соискателей — нужна простая и удобная ИТ-среда. Я пересмотрел специализированный софт — но он мне не понравился. Он был крайне перегружен: я хотел убрать некоторые этапы, но добавлялись другие. Такая автоматизация никому не нужна.  

Мы провели огромную работу по подбору системы, оформлению в ней кандидатов, автоматизации, сбору аналитики и т.д. И на основе этого опыта могу дать несколько советов по каждому этапу:

1. Выбрать систему. Изначально я начал вести кандидатов в Trello — и вроде все отлично, но — в Trello надо было делать очень много руками, и я вернулся к хорошо известной мне CRM. Сходу идея показалась странной, все-таки CRM — для продаж, но, посмотрев внимательно, я понял, что она отлично адаптируется, просто по-другому стоит понимать названия:

• Клиент — соискатель
• Сделка — устройство на работу
• Продукт — вакансия
• Закрыто и нереализовано — отказ.

В системе, которую выбрал я, все остальные и нужные функции есть, и я их прекрасно знал.

Итог: в качестве ИТ-платформы для рекрутинга была взята AmoCRM (но в других системах автоматизации бизнес-процессов сделать нечто подобное тоже возможно).

2. Добавить соискателя. Это был первый ручной шаг процесса — он доставлял огромное количество неудобств. Нравится резюме? Надо трижды сделать «Ctrl-С, Ctrl-V», чтобы занести его в базу — нервы, неудобство, проще было отказать, чем пустить по процессу. В итоге я нашел очень простой виджет, который позволяет забирать данные со страницы jobs. и интегрировать в CRM, сразу создавая новую сделку — один клик, и кандидат уже в системе ждет дальнейших действий. (Таких виджетов интеграции много, они доступны в виде расширения для браузера — достаточно просто забить в поисковике).

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Чтобы кандидат не пропустил наше письмо — мы дублируем его через СМС.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Итог: Виджет, который парсит данные с рекрутингового портала в CRM + СМС и email-уведомление.

3. Запустить процесс по кандидату. Далее я обозначил, что мне необходимо выбрать только вакансию, на которую претендует кандидат, а также важный нюанс — он сам откликнулся или я его нашел в базе. Такое разделение позволило более правильно давать информацию кандидатам — одно дело, когда он почитал о вакансии, компании и ждет от нас реакции, другое — если я его сам нашел, и мне нужно другое письмо, описание вакансии и компании.

Таким образом, я выбираю для кандидата вакансию, источник (входящий или исходящий), и все, что мне надо сделать — это только перевести его в этап «нам интересен». Процесс запущен — я могу перейти к другой работе, теперь мяч на стороне кандидата.

Итог: Настроенный бизнес-процесс через виджет Sensei внутри CRM, который автоматически запускается после выбора вакансии и источника.

4. Отправить автоматически нужную информацию. Система автоматически шлет кандидату нужное письмо, с подходящей презентацией и текстом. Это очень сильно упростило процесс. Кроме того, я еще использовал виджет «умной почты» — он позволяет получать данные о прочтении письма, открытии презентации, аналитике. В этот момент я точно вижу — кто открывал письмо, кто изучает презентацию — в дальнейшем это позволило настроить дополнительные индивидуальные напоминания.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Также очень важно было не упустить обратную связь от кандидата. Я настроил систему таким образом, чтобы она автоматически обновляла статус кандидата после получения ответа. Это сразу дало мне понимание, с кем работать: я запускал процесс хоть на 100 человек, а возвращался к работе только по задачам с теми, кто уже дал отклик. Таким образом были настроены все этапы, где нужна была обратная связь.

Итог: Подготовленные шаблоны писем с нужной информацией и презентациями. Вся информация высылается через виджет «умной почты» B2Bfamily — он автоматически показывает заинтересованность, ведет соискателя по воронке в зависимости от его действий.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

5. Тестирование соискателя. По некоторым вакансиям мы используем тестирование — проверяем таким образом квалификацию и прочие навыки кандидатов. Для этого прямо в CRM мы создали форму с вариантами ответа. Кандидат получает в письме ссылку — заполняет поля. Затем все данные по тесту попадают в систему и сразу меняют этап соискателя — то есть я вижу, что он заполнил тест, и могу принимать решение на основании его результатов.

Итог: Использовали стандартный инструмент от CRM — после заполнения анкеты система автоматически продвигает кандидата на следующий этап вниз по воронке.

6. Стандартные ветки процесса. На каждом этапе, где мяч на нашей стороне, ставится задача с выбором стандартного результата. Чаще всего мы принимаем решение — или идем дальше по воронке, или решаем, что кандидат нам не подходит. На реализацию решения тратится 0 времени — надо только выбрать результат, и система все сама сделает.

Если кандидат нам не подходит, но мы должны его уважить и уведомить — система сама направит письмо, переведет в закрытый статус и заполнит нужные поля, которые потом понадобятся для аналитики.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Итог: У каждой задачи есть прописанная ветка сценария, по которой без участия человека высылается нужное письмо/переводится статус/ставится следующая задача.

7. Запись на собеседование. Для меня это была огромная морока — так как мой график достаточно плотный, и назначение собеседования превращалось в пинг-понг. Я подумал: было бы отлично, если бы я показывал кандидату свое свободное время, а он сам выбирал, как, например, запись в барбершоп. Я поискал решения и остановился на Calendly — довольно удобное и мощное программное обеспечение для планирования.

И вот теперь как это происходит. У меня есть постоянная ссылка на разные типы собеседования, она заносится в шаблон письма приглашения. Кандидат ее получает и может сам выбрать, когда нам пообщаться.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Как только он выбирает время, виджет записывает его в мой календарь, заполняет нужные поля в CRM и потом высылает напоминание. А кандидату приходит письмо с описанием собеседования и картой проезда в офис.

Итог: Использовали Calendly + интеграцию с CRM.

8. Аналитика. Теперь можно посмотреть:

• Сколько кандидатов и по каким вакансиям к нам пришло
• Как они проходили по воронке, сколько какой этап длился — это дает возможность понимать, когда нам понадобится новый сотрудник
• Сколько нам нужно кандидатов, чтобы закрыть вакансию, и сколько времени уйдет на поиски
• Если работает несколько рекрутеров — можно смотреть, как каждый из них справляется с работой, и продолжать оптимизировать.

Нажмите, чтобы увеличить изображение

Что мы имеем в итоге

Используя простые облачные инструменты (CRM+интеграции), мы наладили систему рекрутинга, которая сокращает ненужные потери времени. В итоге:

• Работа с соискателями занимает в десятки раз меньше времени
• Каждый соискатель получает обратную связь, что положительно влияет на наш HR-brand
• Система масштабируема. Никаких специальных знаний для ее использования не нужно — вы легко заводите нового пользователя (рекрутера, начальника отдела), и он начинает ею пользоваться для подбора кандидатов
• И самое главное — у кандидатов остается  приятное послевкусие, даже если они не получили работу.