Top.Mail.Ru
Probusiness Youtube
  • 2,44 USD 2,4381 +0,0004
  • 2,83 EUR 2,8348 -0,0034
  • 3,43 100 RUB 3,434 -0,0017
Финансы Диана Каленик, «Про бизнес» 20 сентября 2021

10 частых ошибок в бухучете, которые лучше не совершать

Татьяна Дайлид. Фото предоставлено автором
Татьяна Дайлид. Фото предоставлено автором

На каких нюансах ведения бухгалтерского учета чаще всего «спотыкаются» начинающие и уже давно действующие компании? Какую систему налогообложения выбрать и нужно ли бояться НДС? Чем хороши кредиты и почему вместо «завиральных» историй лучше сразу сказать всю правду налоговой?

Своим опытом и кейсами из реальной практики поделилась Татьяна Дайлид, управляющий партнер группы компаний Resolva.

— Несмотря на все сложности последних лет, новые компании продолжают открываться: люди уходят из госсектора, «вырастают» из найма и начинают свой бизнес. Новичкам я всегда рекомендую построить хотя бы простую финансовую модель будущей компании на ближайший год, чтобы понять, что принесет или потребует ваше дело. В процессе работы полезно будет формировать отчеты о движении денежных средств, о прибылях и убытках, чтобы избегать кассовых разрывов и оперативно отвечать на вопрос, рано или поздно возникающий у любого бизнесмена: «Где мои деньги?»

Для компаний со стажем приведу самые распространенные ошибки в подходах и ведении бухгалтерского учета и хозяйственной деятельности.

1. Неправильный выбор системы налогообложения.

Часто владельцы выбирают «упрощенку», потому что «так проще». Для услуг, если не накапливается входной НДС и бизнес высокомаржинальный с небольшими затратами, это хороший вариант, но для производственных компаний могут быть нюансы.

Пример. Пекарня открывается по франшизе, владельцы хотят применять упрощенную систему налогообложения (УСН). Российские франчайзи дают примерный расчет, в котором видно, какой будет доход. Все расчеты исходят из упрощенной системы налогообложения 3%, хотя в Беларуси 3% могут быть только в том случае, если выбираем «упрощенку» с НДС. Но НДС — это 20% сразу, совсем другая налоговая нагрузка! Поэтому перед принятием подобных решений все сторонние расчеты нужно проверять с «местными» специалистами.

В расчете выручка, аренда, зарплата, налоги с зарплаты, уборка… Спрашиваю: «А оборудование они вам предоставляют?» — «Нет, мы будем покупать!» Выясняется, что его стоимость на 1 пекарню — $ 35 000, а это затраты на основные средства. При общей системе налогообложения можно использовать и абсолютно законно уменьшать налогооблагаемую прибыль плюс получить НДС «в зачет» 20%. От $ 35 000 вычет составит $ 7000! При том, что планируется открыть несколько производственных линий и пекарен.

Оказывается, не все знают про инвестиционный вычет — от 20 до 30% стоимости купленного оборудования в течение двух лет можно «положить на затраты», то есть вернуть эту сумму из бюджета.

При этом пекарне совершенно не обязательно оставаться на общей системе налогообложения навсегда! Как только она выйдет в хороший плюс, со следующего года вполне можно переходить на «упрощенку» (предварительно все просчитав). Но в этом случае необходимо будет следить за величиной выручки и оставаться на УСН, не превышая определенного порога. По действующему Налоговому кодексу этот порог составляет для организаций без применения НДС в 2021 г. — 1 481 522 BYN (около $ 596 000), с применением НДС и УСН 3% — 2 159 235 BYN (около $ 868 300), для ИП по УСН с уплатой НДС либо без уплаты такого налога — 465 255 BYN (около $ 187 100).

Работа по упрощенной системе налогообложения дает право выбора: вести либо стандартный бухгалтерский учет с применением плана счетов, либо книгу учета доходов и расходов. Чем хороша книга? Это может делать самостоятельно директор или предприниматель. Но важно вести ее правильно и заполнять все разделы.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

К примеру, в товарной компании (оптовой или еще лучше — розничной) только один раздел по учету товаров будет занимать много времени и сил, нужно вписать едва ли не каждую единицу. В итоге чаще всего не делается вообще ничего, и когда нужно что-то подавать в налоговую, подавать нечего. Поэтому, если компания собирается вести активную деятельность и есть бухгалтер (в штате или приходящий), моя рекомендация — вести стандартный бухгалтерский учет.

Для чего еще полезен стандартный бухучет?

  • Для лучшего понимания, что происходит в компании
  • Банки при предоставлении кредита все-таки больше любят «опираться на баланс»
  • Потенциальным инвесторам тоже больше понравятся баланс и довольно прозрачные отчеты к нему, которые позволяют лучше «рассмотреть» бизнес
  • Удобство вывода дивидендов: все причитающиеся к распределению средства (или их отсутствие!) видны по счету 84 «Нераспределенная прибыль». Можно найти и другие преимущества.

2. Нежелание работать с НДС.

Да, сходу исчислить 20% с выручки неприятно. Но плюс НДС в том, что его можно зачесть, поэтому часто потенциальные клиенты спрашивают у нас: «А вы работаете с НДС?»

Бывает, что учредители открывают второе юрлицо только для того, чтобы принять общую систему налогообложения и иметь возможность выделять НДС для крупных потенциальных клиентов.

Не забывайте, что НДС платится от оборотов (услуг, товаров) на территории Республики Беларусь. Если вы работаете на экспорт и местом реализации не является Республика Беларусь, то применяется льготная нулевая ставка НДС, то есть его просто нет.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

Это хорошо для ИT-компаний, которые пока не являются резидентами ПВТ (там есть льгота). Я рекомендую им брать упрощенную систему налогообложения с НДС, если они находятся на территории Беларуси, но оказывают услуги на экспорт. В этом случае ставка УСН будет не 5%, а 3% и «нулевой» НДС. Но для целей исчисления НДС очень важно определить место оказания услуг: не всегда услуга, оказанная компании-нерезиденту, может быть рассмотрена как экспортная операция с «нулевым» НДС. Подробнее об этом можно посмотреть в ст. 117 Налогового кодекса Республики Беларусь.

А если такие компании покупают оборудование (дорогостоящие серверы, ноутбуки, мониторы), то сумму НДС, уплаченную при приобретении этих основных средств, в следующем году можно будет забрать из бюджета равными долями в течение года, если на конец текущего года остаются нераспределенные вычеты. То есть при покупке на $ 10 000 вы можете забрать из бюджета порядка $ 2500. В этом случае очень важно, чтобы все документы на поставку оборудования были в порядке и в учетной политике было прописано такое намерение организации.

Еще больше бизнеса в нашем Telegram-канале. Подпишись!

3. Опасение брать кредиты и оформлять лизинг.

Конечно, если вы не можете выплачивать кредит, то брать его не нужно. Но когда у вас хорошая «оборотка», генерируется неплохой поток доходов в месяц, то почему бы и нет? Если процентная ставка приемлемая, а платежи зафиксированы в той валюте, в которой вы получаете доход (допустим, в белоруссках рублях), то это позволит бизнесу оптимизировать ваши денежные потоки и развиваться.

Вы выигрываете вот в чем:

  • Распределяете свои денежные потоки и получаете дополнительные оборотные средства (а если процентная ставка фиксируется, то с ростом курса доллара вы можете выиграть и на курсе)
  • Кредит не обременяет оперативную финансовую отчетность организации, так как не «падает» одним крупным обязательством, а как бы «размазывается» по периодам. Поэтому даже наличие кредита позволяет иметь нераспределенную прибыль для вывода дивидендов
  • Если вас прокредитовал банк, это уже некая степень доверия. Ведь мы знаем, сколько банки требуют документов — от истории учредителей до корпоративной истории. Особенно если это банк, который достаточно щепетилен в вопросах кредитования.
Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

4. Халатное отношение к документам.

Часто встречается ситуация: «Важно сделать платеж, а какие там документы — неважно!» Это ошибка, так как если работаем на общей системе налогообложения, нам нужно подтверждать затраты. Мы не сможем «положить на затраты» и вернуть из бюджета средства, если у нас нет под это документа или он оформлен неправильно. В ходе проверки это выяснится, и налоги придется доплатить.

Работая с аутсорсингом, заказчики предоставляют документы, мягко говоря, с перебоями. И один из моих главных посылов клиентам всегда такой: в компании все же должен быть человек, который отвечает за предоставление и сбор документов, либо документы по конкретным сделкам готовит и/или контролирует менеджер, который эти сделки ведет.

5. Неправильное ведение «Учетной политики» компании.

С 2021 года юрлица обязаны предоставлять «Учетную политику» компании (документ из бухгалтерского учета) в налоговую инспекцию. Я считаю, что «Учетная политика» — один из важнейших документов в компании. Он устанавливает и во многих моментах оптимизирует налоговую и бухгалтерскую жизнь компании. Любая проверка начинает именно с этого: «Дайте Книгу проверок и вашу „Учетную политику“!»

Есть много информации про то, как писать «Учетную политику». Все зависит от того, чем занимается компания, в какой отрасли, на какой системе налогообложения работает. Важно, чтобы «Учетная политика» была правдивая, актуальная и соответствовала потребностям бизнеса. И самое важное — следовать тому, что написано! Иначе проверка обнаружит расхождения и оштрафует.

«Учетная политика» — это про методологию. И не всегда бухгалтеры из «операционки» могут улавливать и отражать в ней разные нюансы. Моя рекомендация: если бухгалтер сомневается в своих силах, необходимо тщательно изучить род деятельности компании и законодательные документы, например, Закон о бухгалтерском учете; возможно, запросить по «Учетной политике» внешнюю консультацию (у аудиторов, налоговых консультантов и т.п.). Важно убедиться, насколько она отвечает реальным требованиям компании.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

6. Передача электронных ключей «непонятно кому».

Мы видим, что все больше компаний стремятся к электронному документообороту, это прекрасный тренд. Но часто в реальности директор издает ключ и торжественно его кому-то передает: штатному бухгалтеру, аутсорсингу, менеджеру по ВЭД.

Что такое ключ с электронной цифровой подписью (ЭЦП)? Это даже не факсимиле, с ЭЦП все намного сложнее. Передавая ключ с ЭЦП, вы передаете право своей подписи, при этом никак не оформленное документально! Если делаете кому-то доверенность на подписание документов, то пусть этот человек пойдет и сделает свой электронный ключ. Доверенность — это право разделить полномочия, но это же не значит, что доверенное лицо может «взять» подпись другого человека.

Пример. У директора был ключ с ЭЦП, он, как ни странно, его берег и ни с кем не делился. Но директор тоже ходит в отпуск! В один из таких отпусков он передал ключ главбуху для подписания ЭСЧФ (электронных счетов-фактур). В ходе налоговой проверки дата отпуска директора была соотнесена с датой подписания ЭСЧФ, и подписанные в этот период ЭСЧФ были исключены из вычетов по НДС. Итог: налоговые обязательства увеличились, произошла недоплата налога на добавленную стоимость, пеня, штраф, административная ответственность.

В каких случаях рекомендуем издавать дополнительные ключи ЭЦП:

  • При передаче ведения бухучета на аутсорсинг
  • При передаче полномочий руководителем главному бухгалтеру или заместителям и т.п.

Не все компании это понимают, мол, это же дополнительные затраты. Но 133 бел. рубля ($ 53) за 2 года — не такие уже большие расходы. Плюс с помощью ЭЦП общение с налоговой и иными госорганами можно наладить удаленно.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

7. Неправильное обращение с отходами.

Часто компании вообще забывают, что у них есть отходы. Причем для этого необязательно возить что-то в картоне и в таре, обыкновенные мусорные корзины — это тоже отходы!

Мой совет: читайте договор аренды. Не знаю, почему, но в половине договоров арендодатели оставляют обязанность обращения с отходами, даже с бытовыми, на стороне арендатора. При этом у них самих заключены договоры с утилизационными компаниями. Очевидно, юристы арендатора не обращают внимания на этот момент. При этом простая просьба: «А не могли бы вы изменить этот пункт в договоре?» в 95% случаев с легкостью исполняется.

Если же эта обязанность все же возложена на вас, то нужно сделать «Инструкцию по обращению с отходами» и множество других документов, чтобы все было легально. Инструкцию можно подготовить самостоятельно на основании регламентирующих документов, а можно заказать у специализированных организаций. Послабление в этом вопросе есть только у микроорганизаций (до 15 человек): от части обязанностей по обращению с отходами они освобождены.

8. В трех магазинах — 0 сотрудников.

Предприниматели часто стараются сэкономить. В этом нет ничего плохого, но делать это нужно с умом.

Пример. Индивидуальный предприниматель торгует предметами интерьера, у него хороший оборот. В какой-то момент он забывает выдать клиенту чек. Покупатель обратился к нему со спором по этому товару, продавец спор не урегулировал. Клиент, как это часто бывает, пошел в налоговую с претензией, что ему не выдали чек.

Стандартная практика налоговой: «Давайте выписку банка и Книгу учета расходов и доходов». Книга есть, выписка есть. Смотрят и обнаруживают, что у ипэшника три кассовых аппарата. Сразу вопрос: «Так у вас три торговые точки? Где?» Он называет адреса — в разных частях города. У налоговой логичный воарос: «А кто пробивает вам чеки, если у вас нет сотрудников?»

Рекомендация: если у вас несколько магазинов и вы работаете как индивидуальный предприниматель, вы можете позволить себе взять в штат трех человек.

При этом важно, чтобы с таким ограничением они не «работали» круглосуточно (как это бывает у сервисов такси), это тоже будет нарушением законодательства.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

9. «Завиральные» истории для налоговой.

Если вам задают конкретные вопросы в налоговой, и вы понимаете, что это была ваша ошибка, лучше сказать правду и не пытаться «задним числом» подготовить какие-то документы. Иначе все может обернуться открытием уголовного дела за подделку документов. Ну, не пробили чек — скажите об этом, не придумывайте «завиральных» историй!

Продолжение описанного выше примера.
Ипэшник консультируется у бухгалтерии на аутсорсе: «Что мне им сказать? Что это я сам езжу между магазинами?»
Сказать-то можно, но есть вероятность, что один чек пробит в 12:00, а другой — в 12:05. Как это объяснить? Конечно, ему рекомендовали во всем честно признаться.
Вопрос еще в разработке, налоговая пока не вынесла свой вердикт. Вероятнее всего, будут доначислены зарплатные налоги.

Расскажу еще один случай.

Пример. Визовое агентство не пробило чек клиенту — по ошибке, молоденькая кассир просто забыла. И тоже собиралась придумать убедительную легенду для налоговой.
Ей порекомендовали: «Просто признайтесь, что забыли! Итог — штраф в размере двух базовых величин. А станете генерировать кучу ненужных документов, подделывать подписи — кто знает, чем может закончиться».

10. Отсутствие финансового контроля.

Подписание платежек в интернет-банкинге лицом, которое имеет на это право (директор, индивидуальный предприниматель), — это не просто подтверждение оплаты, это одновременно и мониторинг того, куда уходят деньги компании. Важно читать, что именно вы оплачиваете и в каком размере, так как от ошибок не застрахован никто, даже самый компетентный человек!

Реальны ситуации, когда руководитель передавал ключ с банковской ЭЦП третьему лицу, после чего совершались выплаты без финансового контроля: зарплаты «мертвым душам», покупка стройматериалов на личные цели, оплата учебы своим детям, оформление на себя займов от компании. Самый крайний случай — перевод себе на счет крупных сумм.

В некоторых компаниях даже практикуется двойная подпись, когда документ подписывают главбух и директор, директор и юрист — то есть еще одна пара глаз. То, что неочевидно директору, очевидно юристу, и наоборот.

Занимаясь бизнесом, не нужно бояться совершить ошибку. Важно не совершать ошибки «на ровном месте», игнорируя очевидные вещи. Используйте простые инструменты, оптимизирующие работу бизнеса и защищающие от потерь.

Читайте также