Финансы Диана Каленик, «Про бизнес» 20 сентября 2021

10 частых ошибок в бухучете, которые лучше не совершать

Татьяна Дайлид. Фото предоставлено автором

На каких нюансах ведения бухгалтерского учета чаще всего «спотыкаются» начинающие и уже давно действующие компании? Какую систему налогообложения выбрать и нужно ли бояться НДС? Чем хороши кредиты и почему вместо «завиральных» историй лучше сразу сказать всю правду налоговой?

Своим опытом и кейсами из реальной практики поделилась Татьяна Дайлид, управляющий партнер группы компаний Resolva.

— Несмотря на все сложности последних лет, новые компании продолжают открываться: люди уходят из госсектора, «вырастают» из найма и начинают свой бизнес. Новичкам я всегда рекомендую построить хотя бы простую финансовую модель будущей компании на ближайший год, чтобы понять, что принесет или потребует ваше дело. В процессе работы полезно будет формировать отчеты о движении денежных средств, о прибылях и убытках, чтобы избегать кассовых разрывов и оперативно отвечать на вопрос, рано или поздно возникающий у любого бизнесмена: «Где мои деньги?»

Для компаний со стажем приведу самые распространенные ошибки в подходах и ведении бухгалтерского учета и хозяйственной деятельности.

1. Неправильный выбор системы налогообложения.

Часто владельцы выбирают «упрощенку», потому что «так проще». Для услуг, если не накапливается входной НДС и бизнес высокомаржинальный с небольшими затратами, это хороший вариант, но для производственных компаний могут быть нюансы.

Пример. Пекарня открывается по франшизе, владельцы хотят применять упрощенную систему налогообложения (УСН). Российские франчайзи дают примерный расчет, в котором видно, какой будет доход. Все расчеты исходят из упрощенной системы налогообложения 3%, хотя в Беларуси 3% могут быть только в том случае, если выбираем «упрощенку» с НДС. Но НДС — это 20% сразу, совсем другая налоговая нагрузка! Поэтому перед принятием подобных решений все сторонние расчеты нужно проверять с «местными» специалистами.

В расчете выручка, аренда, зарплата, налоги с зарплаты, уборка… Спрашиваю: «А оборудование они вам предоставляют?» — «Нет, мы будем покупать!» Выясняется, что его стоимость на 1 пекарню — $ 35 000, а это затраты на основные средства. При общей системе налогообложения можно использовать и абсолютно законно уменьшать налогооблагаемую прибыль плюс получить НДС «в зачет» 20%. От $ 35 000 вычет составит $ 7000! При том, что планируется открыть несколько производственных линий и пекарен.

Оказывается, не все знают про инвестиционный вычет — от 20 до 30% стоимости купленного оборудования в течение двух лет можно «положить на затраты», то есть вернуть эту сумму из бюджета.

При этом пекарне совершенно не обязательно оставаться на общей системе налогообложения навсегда! Как только она выйдет в хороший плюс, со следующего года вполне можно переходить на «упрощенку» (предварительно все просчитав). Но в этом случае необходимо будет следить за величиной выручки и оставаться на УСН, не превышая определенного порога. По действующему Налоговому кодексу этот порог составляет для организаций без применения НДС в 2021 г. — 1 481 522 BYN (около $ 596 000), с применением НДС и УСН 3% — 2 159 235 BYN (около $ 868 300), для ИП по УСН с уплатой НДС либо без уплаты такого налога — 465 255 BYN (около $ 187 100).

Работа по упрощенной системе налогообложения дает право выбора: вести либо стандартный бухгалтерский учет с применением плана счетов, либо книгу учета доходов и расходов. Чем хороша книга? Это может делать самостоятельно директор или предприниматель. Но важно вести ее правильно и заполнять все разделы.

К примеру, в товарной компании (оптовой или еще лучше — розничной) только один раздел по учету товаров будет занимать много времени и сил, нужно вписать едва ли не каждую единицу. В итоге чаще всего не делается вообще ничего, и когда нужно что-то подавать в налоговую, подавать нечего. Поэтому, если компания собирается вести активную деятельность и есть бухгалтер (в штате или приходящий), моя рекомендация — вести стандартный бухгалтерский учет.

Для чего еще полезен стандартный бухучет?

Для лучшего понимания, что происходит в компании
Банки при предоставлении кредита все-таки больше любят «опираться на баланс»
Потенциальным инвесторам тоже больше понравятся баланс и довольно прозрачные отчеты к нему, которые позволяют лучше «рассмотреть» бизнес
Удобство вывода дивидендов: все причитающиеся к распределению средства (или их отсутствие!) видны по счету 84 «Нераспределенная прибыль». Можно найти и другие преимущества.

2. Нежелание работать с НДС.

Да, сходу исчислить 20% с выручки неприятно. Но плюс НДС в том, что его можно зачесть, поэтому часто потенциальные клиенты спрашивают у нас: «А вы работаете с НДС?»

Бывает, что учредители открывают второе юрлицо только для того, чтобы принять общую систему налогообложения и иметь возможность выделять НДС для крупных потенциальных клиентов.

Не забывайте, что НДС платится от оборотов (услуг, товаров) на территории Республики Беларусь. Если вы работаете на экспорт и местом реализации не является Республика Беларусь, то применяется льготная нулевая ставка НДС, то есть его просто нет.

Это хорошо для ИT-компаний, которые пока не являются резидентами ПВТ (там есть льгота). Я рекомендую им брать упрощенную систему налогообложения с НДС, если они находятся на территории Беларуси, но оказывают услуги на экспорт. В этом случае ставка УСН будет не 5%, а 3% и «нулевой» НДС. Но для целей исчисления НДС очень важно определить место оказания услуг: не всегда услуга, оказанная компании-нерезиденту, может быть рассмотрена как экспортная операция с «нулевым» НДС. Подробнее об этом можно посмотреть в ст. 117 Налогового кодекса Республики Беларусь.

А если такие компании покупают оборудование (дорогостоящие серверы, ноутбуки, мониторы), то сумму НДС, уплаченную при приобретении этих основных средств, в следующем году можно будет забрать из бюджета равными долями в течение года, если на конец текущего года остаются нераспределенные вычеты. То есть при покупке на $ 10 000 вы можете забрать из бюджета порядка $ 2500. В этом случае очень важно, чтобы все документы на поставку оборудования были в порядке и в учетной политике было прописано такое намерение организации.

Еще больше бизнеса в нашем Telegram-канале. Подпишись!

3. Опасение брать кредиты и оформлять лизинг.

Конечно, если вы не можете выплачивать кредит, то брать его не нужно. Но когда у вас хорошая «оборотка», генерируется неплохой поток доходов в месяц, то почему бы и нет? Если процентная ставка приемлемая, а платежи зафиксированы в той валюте, в которой вы получаете доход (допустим, в белоруссках рублях), то это позволит бизнесу оптимизировать ваши денежные потоки и развиваться.

Вы выигрываете вот в чем:

Распределяете свои денежные потоки и получаете дополнительные оборотные средства (а если процентная ставка фиксируется, то с ростом курса доллара вы можете выиграть и на курсе)
Кредит не обременяет оперативную финансовую отчетность организации, так как не «падает» одним крупным обязательством, а как бы «размазывается» по периодам. Поэтому даже наличие кредита позволяет иметь нераспределенную прибыль для вывода дивидендов
Если вас прокредитовал банк, это уже некая степень доверия. Ведь мы знаем, сколько банки требуют документов — от истории учредителей до корпоративной истории. Особенно если это банк, который достаточно щепетилен в вопросах кредитования.

4. Халатное отношение к документам.

Часто встречается ситуация: «Важно сделать платеж, а какие там документы — неважно!» Это ошибка, так как если работаем на общей системе налогообложения, нам нужно подтверждать затраты. Мы не сможем «положить на затраты» и вернуть из бюджета средства, если у нас нет под это документа или он оформлен неправильно. В ходе проверки это выяснится, и налоги придется доплатить.

Работая с аутсорсингом, заказчики предоставляют документы, мягко говоря, с перебоями. И один из моих главных посылов клиентам всегда такой: в компании все же должен быть человек, который отвечает за предоставление и сбор документов, либо документы по конкретным сделкам готовит и/или контролирует менеджер, который эти сделки ведет.

5. Неправильное ведение «Учетной политики» компании.

С 2021 года юрлица обязаны предоставлять «Учетную политику» компании (документ из бухгалтерского учета) в налоговую инспекцию. Я считаю, что «Учетная политика» — один из важнейших документов в компании. Он устанавливает и во многих моментах оптимизирует налоговую и бухгалтерскую жизнь компании. Любая проверка начинает именно с этого: «Дайте Книгу проверок и вашу „Учетную политику“!»

Есть много информации про то, как писать «Учетную политику». Все зависит от того, чем занимается компания, в какой отрасли, на какой системе налогообложения работает. Важно, чтобы «Учетная политика» была правдивая, актуальная и соответствовала потребностям бизнеса. И самое важное — следовать тому, что написано! Иначе проверка обнаружит расхождения и оштрафует.

«Учетная политика» — это про методологию. И не всегда бухгалтеры из «операционки» могут улавливать и отражать в ней разные нюансы. Моя рекомендация: если бухгалтер сомневается в своих силах, необходимо тщательно изучить род деятельности компании и законодательные документы, например, Закон о бухгалтерском учете; возможно, запросить по «Учетной политике» внешнюю консультацию (у аудиторов, налоговых консультантов и т.п.). Важно убедиться, насколько она отвечает реальным требованиям компании.

6. Передача электронных ключей «непонятно кому».

Мы видим, что все больше компаний стремятся к электронному документообороту, это прекрасный тренд. Но часто в реальности директор издает ключ и торжественно его кому-то передает: штатному бухгалтеру, аутсорсингу, менеджеру по ВЭД.

Что такое ключ с электронной цифровой подписью (ЭЦП)? Это даже не факсимиле, с ЭЦП все намного сложнее. Передавая ключ с ЭЦП, вы передаете право своей подписи, при этом никак не оформленное документально! Если делаете кому-то доверенность на подписание документов, то пусть этот человек пойдет и сделает свой электронный ключ. Доверенность — это право разделить полномочия, но это же не значит, что доверенное лицо может «взять» подпись другого человека.

Пример. У директора был ключ с ЭЦП, он, как ни странно, его берег и ни с кем не делился. Но директор тоже ходит в отпуск! В один из таких отпусков он передал ключ главбуху для подписания ЭСЧФ (электронных счетов-фактур). В ходе налоговой проверки дата отпуска директора была соотнесена с датой подписания ЭСЧФ, и подписанные в этот период ЭСЧФ были исключены из вычетов по НДС. Итог: налоговые обязательства увеличились, произошла недоплата налога на добавленную стоимость, пеня, штраф, административная ответственность.

В каких случаях рекомендуем издавать дополнительные ключи ЭЦП:

При передаче ведения бухучета на аутсорсинг
При передаче полномочий руководителем главному бухгалтеру или заместителям и т.п.

Не все компании это понимают, мол, это же дополнительные затраты. Но 133 бел. рубля ($ 53) за 2 года — не такие уже большие расходы. Плюс с помощью ЭЦП общение с налоговой и иными госорганами можно наладить удаленно.

7. Неправильное обращение с отходами.

Часто компании вообще забывают, что у них есть отходы. Причем для этого необязательно возить что-то в картоне и в таре, обыкновенные мусорные корзины — это тоже отходы!

Мой совет: читайте договор аренды. Не знаю, почему, но в половине договоров арендодатели оставляют обязанность обращения с отходами, даже с бытовыми, на стороне арендатора. При этом у них самих заключены договоры с утилизационными компаниями. Очевидно, юристы арендатора не обращают внимания на этот момент. При этом простая просьба: «А не могли бы вы изменить этот пункт в договоре?» в 95% случаев с легкостью исполняется.

Если же эта обязанность все же возложена на вас, то нужно сделать «Инструкцию по обращению с отходами» и множество других документов, чтобы все было легально. Инструкцию можно подготовить самостоятельно на основании регламентирующих документов, а можно заказать у специализированных организаций. Послабление в этом вопросе есть только у микроорганизаций (до 15 человек): от части обязанностей по обращению с отходами они освобождены.

8. В трех магазинах — 0 сотрудников.

Предприниматели часто стараются сэкономить. В этом нет ничего плохого, но делать это нужно с умом.

Пример. Индивидуальный предприниматель торгует предметами интерьера, у него хороший оборот. В какой-то момент он забывает выдать клиенту чек. Покупатель обратился к нему со спором по этому товару, продавец спор не урегулировал. Клиент, как это часто бывает, пошел в налоговую с претензией, что ему не выдали чек.

Стандартная практика налоговой: «Давайте выписку банка и Книгу учета расходов и доходов». Книга есть, выписка есть. Смотрят и обнаруживают, что у ипэшника три кассовых аппарата. Сразу вопрос: «Так у вас три торговые точки? Где?» Он называет адреса — в разных частях города. У налоговой логичный воарос: «А кто пробивает вам чеки, если у вас нет сотрудников?»

Рекомендация: если у вас несколько магазинов и вы работаете как индивидуальный предприниматель, вы можете позволить себе взять в штат трех человек.

При этом важно, чтобы с таким ограничением они не «работали» круглосуточно (как это бывает у сервисов такси), это тоже будет нарушением законодательства.

9. «Завиральные» истории для налоговой.

Если вам задают конкретные вопросы в налоговой, и вы понимаете, что это была ваша ошибка, лучше сказать правду и не пытаться «задним числом» подготовить какие-то документы. Иначе все может обернуться открытием уголовного дела за подделку документов. Ну, не пробили чек — скажите об этом, не придумывайте «завиральных» историй!

Продолжение описанного выше примера.
Ипэшник консультируется у бухгалтерии на аутсорсе: «Что мне им сказать? Что это я сам езжу между магазинами?»
Сказать-то можно, но есть вероятность, что один чек пробит в 12:00, а другой — в 12:05. Как это объяснить? Конечно, ему рекомендовали во всем честно признаться.
Вопрос еще в разработке, налоговая пока не вынесла свой вердикт. Вероятнее всего, будут доначислены зарплатные налоги.

Расскажу еще один случай.

Пример. Визовое агентство не пробило чек клиенту — по ошибке, молоденькая кассир просто забыла. И тоже собиралась придумать убедительную легенду для налоговой.
Ей порекомендовали: «Просто признайтесь, что забыли! Итог — штраф в размере двух базовых величин. А станете генерировать кучу ненужных документов, подделывать подписи — кто знает, чем может закончиться».

10. Отсутствие финансового контроля.

Подписание платежек в интернет-банкинге лицом, которое имеет на это право (директор, индивидуальный предприниматель), — это не просто подтверждение оплаты, это одновременно и мониторинг того, куда уходят деньги компании. Важно читать, что именно вы оплачиваете и в каком размере, так как от ошибок не застрахован никто, даже самый компетентный человек!

Реальны ситуации, когда руководитель передавал ключ с банковской ЭЦП третьему лицу, после чего совершались выплаты без финансового контроля: зарплаты «мертвым душам», покупка стройматериалов на личные цели, оплата учебы своим детям, оформление на себя займов от компании. Самый крайний случай — перевод себе на счет крупных сумм.

В некоторых компаниях даже практикуется двойная подпись, когда документ подписывают главбух и директор, директор и юрист — то есть еще одна пара глаз. То, что неочевидно директору, очевидно юристу, и наоборот.

Занимаясь бизнесом, не нужно бояться совершить ошибку. Важно не совершать ошибки «на ровном месте», игнорируя очевидные вещи. Используйте простые инструменты, оптимизирующие работу бизнеса и защищающие от потерь.