5 вопросов о бухгалтерах, которые задают директора и владельцы бизнеса, и ответы на них

На вопросы отвечает главный бухгалтер и управляющий партнер компании «Финансовая лаборатория» Анна Алексеева.

– Следует с особой тщательностью подходить к выбору своих сотрудников, а особенно бухгалтера, которому обычно раскрываются все стороны финансовой и хозяйственной деятельности компании.

Бухгалтеры часто пользуются оказанным им доверием в своих интересах, что рождает неприятные ситуации, которые приходится решать с помощью правоохранительных органов.

Мы наблюдали такой пример: к нам обратился владелец бизнеса, чья бухгалтер перевела со счета компании все деньги на счет конкурента и исчезла вместе с печатью, уставными документами и свидетельствами. Теперь эту женщину разыскивает милиция. А владельцу компании не остается ничего другого, кроме поиска оптимального решения, как наладить работу и к кому обратиться за квалифицированной помощью в сложившихся форс-мажорных обстоятельствах.

Еще одна неприятная история: бухгалтер при начислении заработной платы удерживала с каждого сотрудника по 3-10 тысяч, и полученную сумму отправляла себе на карточку. Таким образом ей удавалось каждый месяц получать такой вот «бонус» к своей зарплате. Естественно, когда все подробности вскрылись, женщину пришлось уволить.

Как обезопасить себя от недобросовестного бухгалтера?

Никто не застрахован от мошенничества и преступных действий. Избежать плохих последствий можно посредством рекомендаций прошлого нанимателя и юридически грамотно составленного договора найма сотрудника.

Что делать владельцу бизнеса, если неприятности по вине бухгалтера уже произошли?

Главное не паниковать, а постараться поскорей наладить обычную деятельность фирмы. Решением вопросов с недобросовестными бухгалтерами будет заниматься Департамент финансовых расследований и милиция. А владельцу бизнеса рекомендую переключиться на поиски нового бухгалтера или аутсорсинговой компании. И в этот раз обратить самое пристальное внимание на рекомендации и репутацию работника или предприятия, а также по возможности обезопасить себя с помощью договора.

Нелишним будет также отметить для себя сроки присутствия выбранной аутсорсинговой компании на рынке, если бухгалтерия передается на аутсорсинг. Определенный стаж будет залогом того, что ваша бухгалтер не исчезнет в ближайшее время. Встречаются ведь и компании-однодневки, которые исчезают, так и не выполнив свои обязательства перед клиентами. А также недобросовестно работающие фирмы. Примеров очень много! К нам обратился клиент одной из бухгалтерских компаний с просьбой объяснить, на каком основании ему поднимают стоимость услуг, а также оценить уровень и качество выполняемых работ. Во время проверки, которую мы провели, выяснилось, что выбранная этим человеком фирма, по сути, ничего для него не делала, а только создавала впечатление работы.

В каких случаях лучше штатный бухгалтер, а в каких бухгалтерия на аутсорсинге?

Это дело личного характера. Если директору надо, чтобы бухгалтер был всегда под рукой, заведовал финансами его предприятия, давал ежедневные отчеты о поступивших и израсходованных денежных средствах, то бухгалтер ему нужен в штате.

В целом я вижу два случая, когда лучше не передавать бухгалтерию на аутсорсинг.

1. Предприятие представляет собой огромное производство с большим документооборотом, например, завод или крупное предприятие по оказанию услуг, документооборот которого обслуживает финансово-экономическая и бухгалтерская служба из нескольких десятков человек.

2. У вас уже есть проверенный и надежный бухгалтер, с которым издавна сложились доверительные отношения.

Во всех остальных случаях, по моему убеждению, бухгалтерию целесообразно отдавать на аутсорсинг, поскольку ее содержание – это дополнительная финансовая нагрузка для предприятия.

По каким критериям можно оценить бухгалтерскую компанию, перед тем, как отдавать бухгалтерию на аутсорсинг?

Главный критерий – деловая репутация компании. Важно смотреть на то, давно ли действует компания, нет ли отрицательных отзывов о ее работе. Отлично работает «сарафанное» радио, пообщайтесь с друзьями и коллегами, имеющими опыт работы с аутсорсинговой фирмой. Также можно звонить в компании и спрашивать о системах их работы, закреплены ли конкретные бухгалтеры за предприятием, есть ли аудиторы, специалисты по кадровому учету, какие условия работы.

В работе бухгалтера и руководителя очень важен личностный фактор: договора заключаются между предприятиями, а отношения складываются между людьми, и если вы не доверяете аутсорсеру – у вас вряд ли получится что-нибудь хорошее.

Еще есть простой способ узнать многое о компании: посетите их офис и пообщайтесь с руководителем фирмы. Если компания сильная – это сразу видно: и по общению, и по сотрудникам, и по внутренней атмосфере.

Что должна делать бухгалтерская компания для клиента?

Вести бухгалтерский учет, отражать операции в 1С (программе для ведения бухгалтерского учета), вести первичные документы, сдавать налоги, в том числе от фонда оплаты труда, налоговые декларации, начислять зарплату, проводить определенные банковские операции.

Было бы хорошо, если бы и сам клиент не оставался в стороне от всех бухгалтерских вопросов, поручая вести дела стороннему сотруднику или аутсорсинговой компании. Если вы хотите понимать, за что платите деньги, самым лучшим способом будет договориться о периодическом отчете о деятельности фирмы или привлечь внешних аудиторов для проверки собственных документов, чтобы убедиться в компетентности бухгалтера и в том, что все идет хорошо.