Отменили аренду и забрали рыбок домой — как офисы уходят на «удаленку»

Во многих европейских странах в связи с пандемией коронавируса введен карантин — закрыты общественные места, компании переходят на удаленную работу из дома. В Беларуси и России карантин не объявлен, но многие компании объявляют «удаленку» сами. Мы узнали у этих компаний, как они организовали работу на период самокарантина — возможно, эти идеи будут полезны и вам.

На запрос нашего журналиста Анастасии Бондарович за сутки откликнулось более 60 компаний из Беларуси и России. Они переходят на удаленную работу как минимум на неделю, некоторые прогнозируют, что такой режим может растянуться на несколько месяцев. Для многих компаний «удаленка» в новинку, и они в срочном порядке формируют список принципов работы на дому для своих сотрудников. Многие отмечают, что к офису и ранее не были привязаны.

Но пусть этот материал не создает ощущения, что все офисы опустели — многие компании, в том числе крупные, остаются работать в штатном режиме.

«Рекомендуем работать хоть за кухонным столом — главное, ничего лишнего на нем»

— Мы перевели сотрудников на удаленную работу с 16 марта, пока на 2 недели. У нас не очень большая зависимость от точечной офлайновой работы, и сотрудники не обязаны каждый день приезжать в офис, но часть процессов срочно пришлось трансформировать в онлайн. Что мы сделали:

1. Для связи и удобства сделали рабочий сервер в Discord, где можем общаться голосом, переписываться и собирать планерки.

2. Сотрудникам подготовили короткую инструкцию о том, как создать дома рабочее пространство и не терять эффективность. Среди советов:

• Организовать выделенное место под работу. Это может быть даже кухонный стол. Главное, чтобы в рабочие часы на нем не было ничего лишнего
• Привести пространство в чистое состояние. Любой мусор может отвлекать
• Пользоваться освещением при работе в темных местах или в темное время суток
• Работать по принципу Pomodoro, чтобы концентрироваться на решении конкретных задач
• Свести к минимуму общение с партнером/родителями/питомцами и другими сожителями в рабочее время
• Оставаться на связи и на сервере Discord в рабочие часы.

«Ввели консультации врачей онлайн»

— Уже 2 недели у нас карантинные меры: антисептик для пациентов, прием в разных кабинетах, проветривание после каждого приема. Команде запрещено пребывать в одном помещении всем составом — например, на обеде. Пока закрываться мы не планируем — не можем, ведь наша работа связана со спасением жизней. С понедельника мы запустили новое направление — консультация врача по Skype. Это работает для тех, кому нужна срочная помощь без непосредственного контакта с врачом и кто не может обратиться в клинику. Если после консультации принимается решение, что визит в клинику необходим, то оплата идет в зачет очного приема. Пока сложно сказать, как это повлияет на наш бизнес. Но за вчерашний день выручка снизилась на 50%.

«Продуктивность в китайском офисе выросла»

— Мы перевели на «удаленку» офисы в 6 странах (Беларусь, Литва, Китай, Индия, Израиль, Кипр), это 120+ сотрудников. Мы посещаем 40+ конференций в год по всему миру, и некоторые отменились за пару недель (и даже дней), когда билеты невозвратны и сотрудники отправлены. По возвращении из командировки сотрудников ждал карантин на 14 дней. А когда США объявили запрет на въезд, это поставило под угрозу выезд наших сотрудников оттуда. Рейсы отменялись, мы до сих пор не знаем, что ждет наших сотрудников по прилету домой.

Но больше всего досталось китайскому офису. Все сотрудники были в отпуске на китайский Новый год. С распространением вируса были перекрыты все дороги внутри страны, на неделю продлены праздники. Наш офис раньше всего Китая вышел на работу удаленно. На момент вспышки коронавируса я находился в Маниле, в отпуске. Несмотря на то, что все сотрудники только закончили обучение и все еще были сильно зависимы от моих решений, мне удалось настроить работу офиса удаленно: мы выстроили планы на месяц, на неделю, установили регулярные встречи one-to-one и общекомандные. На удивление, продуктивность выросла. Отчасти это связано с эффектом низкой базы, поскольку наше представительство в Китае открылось только летом 2019.

Следующим челленджем стали административные вопросы. Мы работаем в полную силу, а Китай-то нет. Банки, партнеры, подрядчики, обслуживающие компании все еще не вышли даже на удаленную работу, а когда вышли, были абсолютно не готовы. У них не было элементарно нужных печатей, компьютеров, принтеров и так далее. Самый сильный удар пришелся на маркетинг. Все конференции отменились, но мы пытались сделать удаленные. Через месяц часть сотрудников смогла вернуться в Шанхай, но вынуждена была сидеть на карантине дома. Еще часть все еще не имела доступа к транспорту, чтобы попасть домой, включая меня. Сегодня ситуация урегулирована.

Что касается минского офиса, мы планируем возобновить работу из офиса в апреле, если не будет новых вспышек. По итогу команда стала более независимой и профессиональной, цифры понемногу растут.

«Работа на соседних этажах в офисе — это тоже удаленка»

— В пятницу 13 марта мы приняли решение, что все офисы Skyeng закроются. Пока на неделю, а там будет понятно. Аренду офиса мы оплачиваем в этот период в полном объеме, конечно, кроме закупки продуктов.

Поскольку все коммуникации у нас и так онлайн, мы даже шутили: «А что, собственно, поменяется?» Технически внутренние коммуникации построены на связке Slack+Zoom+Jira. Падения эффективности мы не боимся, многие сотрудники много лет работают с нами удаленно. На самом деле это иллюзия, что люди, сидящие на соседнем этаже в офисе — это не удаленка, а в другом доме — уже она.

Та же ситуация и с большинством партнеров: мы чаще всего общаемся с ними по видеосвязи, так что и тут не будет разницы. Хотя, конечно, клиенты в B2B все еще привыкли к личным встречам, поэтому будем их учить работать удаленно.

«Клиент из турбизнеса обратился за снижением стоимости услуг»

— Мы работаем на удаленке с 16 марта. Пока на неделю, а дальше будем решать в зависимости от ситуации в стране и мире. Работаем через ПланФикс, и особых проблем с переходом на удаленку благодаря CRM нет. Уменьшения стоимости аренды офиса не ожидаем, т.к. у нас госарендодатель.

С большинством клиентов решаем вопросы удаленно, как и было раньше. Но на неделе запланированы три встречи, они пока остаются в силе. По снижению стоимости наших услуг к нам пока обратился только один клиент, бизнес которого связан с туризмом. Ведем с ним переговоры, чтобы найти взаимовыгодное решение.

«Все сказанное фиксируем в письменном виде»

— Решение о переходе на временную удаленную работу мы принимали сообща с Виталием Яцкевичем, который управляет нашим польским офисом. Мы в Минске стараемся работать на опережение, потому не дожидаемся общего карантина.

Мы используем «Битрикс» для организации задач и времени, на выходных с менеджерами пересмотрели загрузку и сместили дедлайны вперед. Дистанционная работа в первую очередь вредит оперативной коммуникации, поэтому мы обязаны это учитывать. Skype — основа внутренних и внешних коммуникаций в PG. Telegram, Viber, WhatsApp — для оперативного обмена комментариями с клиентом.Все комментарии мы фиксируем в письменном виде. Если что-то сказано по телефону — должно быть продублировано и заверено второй стороной. Большинство встреч и презентаций уйдут в онлайн, какие-то можно перенести на две недели, что-то отменить вовсе или скинуть презентации с расширенными комментариями. Но если встреча должна состояться — она состоится.

«Отменили аренду офиса»

— На частичное посещение офиса (по желанию, но с моей настоятельной рекомендацией) наши сотрудники, а их 9 человек, перешли с 28 февраля. 11 марта мы собрались на общий митинг, после чего разошлись, в пятницу 13 марта отменили аренду помещения в коворкинге — сейчас работаем удаленно. Для работы используем Telegram, Slack, Zoom, Trello. У всех уже был такой опыт, поэтому работаем «по полной».

«Сотрудники забрали технику домой под расписку»

— В GUSAROV и до пандемии коронавируса сотрудники имели возможность работать из дома, если нехорошо себя чувствуют или по другим обстоятельствам. Опцией этой пользовались редко, потому что офис для командной работы все же эффективнее. Сейчас мы оценили необходимость как крайнюю и важную. Многие добираются до офиса на общественном транспорте или такси, во время обеда ходят в кафе или столовую.

Мы всем составом из 45 человек ушли на карантин с 16 марта, пока минимум на 2 недели. 13 марта все, кому было нужно, забрали домой под расписку ноутбуки и другую офисную технику. Для общения и работы по-прежнему остались Planfix, amoCRM и Telegram. Немного непривычно, но серьезных неудобств нет. В офис пришли человека 3−4. Они живут в шаговой доступности и посчитали, что так им удобнее. Встречи с клиентами, партнерами, наши курсы мы перенесли в онлайн (со снижением стоимости более чем на 50%) или просто на конец марта — предварительно.

«Заберу рыбок из офисного аквариума домой»

— Мы всем составом ушли на удаленную работу с 16 марта, и довольно неожиданно. Руководство сообщило об этом в субботу и порекомендовало забрать все необходимые вещи в выходные, пока в здании почти нет людей.

В силу того, что в компании разрешены дни удаленной работы, все сотрудники уже знают, как себя вести. Кроме того, наше агентство работает в основном с зарубежными клиентами, а значит онлайн. С белорусскими клиентами теперь встречается кто-то один из аккаунт-менеджеров.

Небольшая сложность возникла с тем, что в офисе много цветов и аквариум, и кому-то нужно за ними ухаживать. Мы выработаем график по поливу цветов, а рыбок я заберу домой.

Также руководство выслало нам рекомендации в условиях пандемии коронавируса в общий канал в Slack. Среди них, например, запрет на рукопожатия — рекомендуется для приветствия использовать кивок, соударение кулаками, локтями и т.д.; использование кулака для касания кнопок лифта, выключателей света и пр.; запасание перчатками для использования в общественных местах и покупка таблеток цинка.

«Отчеты о работе теперь отправляем в начале и конце недели»

— Я как руководитель начала подготовку офиса к дистанционной работе еще 6 марта. В течение недели мы проверяли готовность инструментов — «админки», бухгалтерского софта, IP-телефонии. И 15 марта полностью перешли на «удаленку» как минимум на неделю. До этого момента сотрудники могли согласовать работу из дома — если плохо себя чувствовали.

Читайте также: Проводить или отменять из-за коронавируса? «1С-Битрикс» в Беларуси рассказывает, как решалась судьба конференции на 1200 человек

Что касается контрагентов, с ними уже давно налажена эффективная работа по онлайн-каналам и IP-телефонии. Поэтому для них почти ничего не поменялось. Пока мы принимаем не оригиналы документов, а сканы. Для этого используем почту и нашу внутреннюю цифровую платформу. Также наши сотрудники забрали с собой SIP-телефоны — они теперь могут принимать вызовы с другого IP-адреса из дома. Несрочные встречи — переносим, важные — проводим онлайн. Некоторые стратегические переговоры все же организуем офлайн, соблюдая разумные меры предосторожности. В целом специфика нашего бизнеса не предполагает частых личных встреч с клиентами и подрядчиками.

Договоренности с сотрудниками:

• Начинать и заканчивать рабочий день в нашей внутренней CRM, включать режим «Перерыв», согласно обычному распорядку рабочего дня.
• Быть на связи через цифровые каналы: телефон, внутренний корпоративный чат
• Оперативно отвечать на сообщения коллег — 5−10 минут
• Быстро реагировать на поставленные задачи, оставлять комментарии о промежуточном прогрессе
• Отправлять отчеты о проделанной работе в начале и конце недели
• Организовывать онлайн-планерки по проектам — по необходимости, по срочным задачам — в конце каждого дня.

«Раз в 2 недели сотрудники отчитываются по 5 минут»

— Мы перешли на удаленный формат работы с этой недели. Это не было сложно — мы онлайн-компания, и до карантина у нас было всего 2 офисных дня, когда мы собирались все вместе, чтобы обсудить актуальные вопросы очно. Но это касалось только московского и ижевского офисов, сотрудники из других регионов работают удаленно на 100%. Чтобы это решение не сказалось на эффективности, мы ввели несколько дополнительных правил:

• Все задачи ставим в Trello, они прозрачны для коллег по направлению и руководителя
• У задач есть сроки и отметки о выполнении
• Задачи по разработке ведем в Яндекс.Трекере
• Все документы — это Google Docs, с возможностью редактировать и комментировать
• Один рабочий чат для оперативных вопросов на всех в Viber
• Раз в две недели общее совещание по скайпу, каждый за 5 мин (не больше) рассказывает, что сделано за это время. Именно что сделано, процесс не обсуждаем, чтобы не тратить время
• 2 раза в неделю скайп руководителей направлений с сотрудниками по задачам в процессе.

«Письменно договорились о созвонах в Skype»

— Выбрав всем коллективом удаленный формат работы, мы не испытываем психологического дискомфорта. У нас есть оформленная письменно договоренность о скайп-совещаниях раз в неделю, плюс мы знаем, кто за какой проект несет ответственность, и отражаем все действия в планировщике. Если возникает необходимость обсуждения, то никто не отменяет звонки или совместный доступ к редактированию документов. С офисом также проблема решена — мы договорились о пониженной ставке на 3 месяца.

Есть плохая новость — придется отменить очные принятые у нас мозговые штурмы. И ожидаем, что некоторые заказчики отменят запланированные с нашим участием тренинги. Будем больше уходить в онлайн.

Читайте также

• Дефицитный сотрудник на больничном? Вот что придумала сеть аптек, чтобы справиться с кадровым голодом

• Ешь фрукты, мой руки и не паникуй. Как реагируют на коронавирус во Flo и других компаниях