«Главная проблема, что руководители не умеют управлять на расстоянии». 5 шагов, которые помогут компании успешно перейти на удаленку

«Почти все наши сотрудники работают удаленно. Но, чтобы перейти на такой формат работы, компании нужно хорошо подготовиться», — уверен консультант по управлению Александр Высоцкий. Эксперт поделился с «Про бизнес», как сделать переход из офисного на онлайн-формат максимально бесшовным и избежать больших потерь персонала.

«Наблюдение — это самый примитивный инструмент управления»

— Шесть лет назад мы начали постепенно переходить на онлайн — до этого наша компания имела несколько офисов. В начале было очень сложно перестраиваться и переходить на новый формат. По дороге мы потеряли часть клиентов и некоторых партнеров, а также потратили немало денег. Но есть определенные «законы жанра». Тогда они были очень просты: либо компания перейдет в онлайн, либо через какое-то время останется за бортом. Поэтому мы пошли на этот шаг.

Основная проблема при переходе на удаленную работу в том, что руководители не умеют управлять людьми на расстоянии. Работая с подчиненными в одном офисе, вы видите все, что они делают. И если что-то идет не так, то тут же можете это уладить.

Как только визуальный контакт пропадает, у вас исчезает инструмент контроля и управления: наблюдение за тем, как работники себя чувствуют, что конкретно делают, усердно ли работают или имитируют деятельность, спят ли за столом и так далее. При удаленной работе вы теряете этот гениальный инструмент. Но он самый примитивный. Есть множество других способов организовать работу компании и не только избежать потери продуктивности, но и приучить подчиненных брать на себя ответственность.

5 шагов для перехода на удаленку

1. Функциональная оргструктура

Первое, что нужно сделать для перехода на удаленную работу, — построить систему управления. Нарисуйте функциональную структуру компании, чтобы было понятно, кто за что отвечает и кто кому подчиняется. Обучите людей тому, что у них есть руководители, а есть коллеги. Каждый сотрудник взаимодействует с руководителем или подчиненным одним способом, а с коллегами — другим. Это разные виды взаимодействия. Людей нужно обучить, по каким вопросам они должны обращаться к руководителю, а по каким — к своим коллегам.

Наша функциональная оргструктура размещена на Business Booster Platform, и это в разы упрощает взаимодействие. Все подразделения отображаются на одном экране вместе с именами, должностями и контактной информацией. Понадобился кто-то из другого департамента? Этого человека легко найти и обратиться с вопросом.

2. Должностные инструкции

Раньше в каждом офисе нашей компании сохранялись большие папки с должностными инструкциями каждого сотрудника. Если тогда все было в бумажном варианте, то сейчас мы перенесли всю документацию в облако. Должностные инструкции сотрудников хранятся в формате Google Doc на диске каждого руководителя, со всей информацией и ссылками на нужные файлы.

Дайте сотрудникам конкретные должностные инструкции, чтобы было понятно, что они делают. В инструкции должны быть прописаны такие пункты:

• обязанности сотрудника;
• цель его должности;
• положение на оргсхеме;
• план действий в случае непредвиденных ситуаций;
• успешные и неуспешные действия.

3. Планирование

Отчетная неделя должна начинаться с составления плана и определения наиболее приоритетных целей. Планирование помогает людям не переоценивать свои силы и рассчитывать время, которое нужно для выполнения той или иной задачи. Таким образом сотрудник понимает, как распределить нагрузку, успеть к дедлайну и постепенно повышать свою продуктивность.

Как это происходит у нас: отчетная неделя начинается в среду. Этот день сотрудники начинают с составления плана, который позже покажут руководителю. Рассчитать время нужно таким образом, чтобы основные задачи занимали не более семи часов. Это делается, чтобы в случае возникновения срочных дел не жертвовать приоритетными.

4. Координация

Вам нужно выделить определенное время в определенный день недели, когда все сотрудники с планами приходят к своему непосредственному руководителю. Он эти планы смотрит, одобряет, что-то предлагает изменить и согласовывает с работником, чтобы все работало.

В нашей компании практикуются ежедневные координации, которые длятся не больше 15 минут. Этого времени достаточно, чтобы скорректировать и утвердить план, а также обсудить с руководителем возникшие трудности и вопросы.

5. Тime Doctor

Мы используем Time Doctor, и это работает. Принцип такой: программа устанавливается на компьютер и отслеживает, чем сотрудник занимается в рабочее время. Автоматически делает снимки экрана, которые может посмотреть руководитель, а также сообщает об отсутствии активности.

Таким образом можно увидеть, если вместо работы сотрудник тратит время на YouTube или общение в мессенджерах. Не все обладают высочайшей степенью самоконтроля. Поэтому дайте сотрудникам возможность самоконтроля и контроля со стороны руководителей, и тогда они могут работать удаленно.

Потеря части персонала

Нужно признать один важный факт: при переходе на удаленный формат кого-то из сотрудников вы потеряете. Возможно, они не захотят отслеживать свое время или пользоваться инструментами управления. Это большое изменение. Они приходили работать в одну компанию с одними условиями труда, а вы меняете эти условия. Но ваша компания приобретает ряд преимуществ: если вы работаете удаленно, то можете нанимать людей с любого края земли. Это прекрасно, потому что дает намного больше возможностей и позволяет расширять круг и компетенции специалистов.

Выводы

Несмотря на то, что при переходе на удаленку мы столкнулись с трудностями, этот шаг явно стоил всех усилий. На данный момент у нас в команде больше 200 сотрудников из разных стран, а компания ежегодно растет и масштабируется. Есть филиал на Тайване, который работает в оффлайн-режиме, но и его в скором времени мы переведем на удаленную работу. Это намного эффективнее.

Невозможно резко перейти на удаленный формат работы без предварительной подготовки. Это тот случай, когда лучше помедлить, дать сотрудникам свыкнуться с мыслью об изменениях, а уже после этого постепенно внедрять новые инструменты. Не обесценивайте значимость пунктов, указанных выше — все они помогают грамотно организовать работу из дома и сохранить прежний уровень продуктивности персонала. А иногда повысить его.