«Самый властный человек — вахтер в женском общежитии». Как эффективно управлять персоналом с помощью GPS-мониторинга

«Про бизнес» и компания «БелТрансСпутник» (разработка, внедрение и сопровождение аналитической системы GPS-мониторинга транспорта и контроля сотрудников «Диспетчер», связанные с ней мобильные приложения) продолжают серию материалов о том, как повысить эффективность бизнеса, внедряя современные и простые технологии контроля за ресурсами компании. Эксперты «БелТрансСпутник» и их клиенты делятся полезными кейсами из практики.

Как система GPS-мониторинга помогает наладить управленческий контроль и систему мотивации? Какие результаты это приносит бизнесу, с какими трудностями он сталкивается, внедряя систему спутникового мониторинга? Сегодня об этом рассказывает Алексей Ванцович, директор компании SARIA.

— У компании SARIA более 200 производств по всему миру. Одно из них — наш завод, построенный в 2008 в Березе.

Сегодня на предприятии работает 25 грузовиков с прицепами грузоподъемностью 40 тонн. Это специализированный транспорт, который перевозит сырье: биологические субстанции, как мы шутим, «рога и копыта». Это сырье мы собираем с мясокомбинатов и других перерабатывающих предприятий, чтобы произвести кормовую муку (продается в Беларуси, России, по другим странам СНГ) и жир (поставляем в Европу на наши предприятия, где из него производится биодизель).

С самого старта мы сотрудничаем с компанией «БелТрансСпутник». Расскажу, как можно использовать сервисы системы GPS-мониторинга не только для оптимизации процессов и ресурсов, но и в стратегических целях.

Какими сервисами мы пользуемся сейчас

Сразу же после запуска производства мы установили систему мониторинга, чтобы отслеживать перемещение автомобилей. Это решило такой вопрос, как использование водителями авто в личных целях и слива топлива.

Конечно, поначалу нововведение было непривычным. Водители продолжали съезжать с маршрута. Но через несколько месяцев проблема была решена. Сейчас мы используем систему GPS-мониторинга уже для планирования маршрутов.

Автоматическое построение маршрутов. Наши компании в Германии и других странах ЕС используют аналогичные разработки для таких же — оптимизационных и рационалистических — целей. Только в Европе подобные программы стоят несоизмеримо дороже. Причем речь идет про «коробочный» вариант софта. Ведь доработки софта под нужды конкретного клиента — еще и дополнительные расходы.

В этом плане импонирует подход «БелТрансСпутник»: за доступную абонентскую плату мы получаем не только доступ к «коробочному» софту, но и массу доработок под наши запросы. И при этом довольны сервисом, тем вниманием, которое нам оказывают: профилактические выезды, обучение, проверка и ремонт оборудования в любое время с подменным фондом и многое другое.

Да, для построения маршрутов существуют и бесплатные продукты, например, прокладчики маршрутов в Google, Яндекс. Они позволяют выстраивать логистику передвижения, рассчитывая усредненные данные о времени в пути. Но, как правило, для этого берутся теоретические маршруты и скорость легковых автомобилей. Алгоритмы «БелТрансСпутник» позволяют рассчитывать средние скорости и для грузовиков, с учетом времени обслуживания у клиента, реальной загрузки белорусских дорог.

Расчет точных данных о времени в пути очень помогает нашей службе логистики, которая ориентируется на то, чтобы авто приезжало к клиенту вовремя. Нам приходит уведомление, когда машина должна была зайти в контрольную точку — и когда зашла на самом деле. Это тоже очень серьезно помогает в оптимизации. Затем в отчетах мы сравниваем план с фактом. На основании этого видим, где водитель потратил времени больше, чем было запланировано. Ищем и находим варианты, как таких моментов избежать в будущем.

Отслеживание перемещения авто по ссылке. Это интересная функция, которой мы активно пользуемся. Суть такая: в открытом доступе в Интернете размещена ссылка, и наш клиент, перейдя по ней, может видеть, где находится наша машина, которая едет к нему. Подготовиться к приезду, организовать персонал для загрузки, подготовить необходимые документы.

Клиенты, которым мы даем ссылку, могут уже не звонить, не спрашивать у наших диспетчеров, где находится авто. За всеми перемещениями они наблюдают самостоятельно.

Что мы делаем с водителями, которые нарушают правила

К сожалению, практически во всех компаниях водители используют топливо предприятия для своих нужд. Мы не исключение. Кто-то сливает бензин/дизель с «обратки». Более продвинутые используют т.н. «капельницу», которая позволяет во время езды потихонечку откачивать топливо.

Способов много. Мы, конечно же, видим, что если уровень в баке был 200 литров, а затем 180 литров и машина при этом не двигалась — очевидно, что произошел слив топлива. Сейчас у нас учет топлива происходит по водителю: тот садится в кабину, фиксирует объем в баке на начало и на конец поездки. Ситуация может быть парадоксальная: на одной машине первый водитель ездит с перерасходом, другой выдает экономию 10%.

Что мы делаем? Мы не увольняем сотрудника сразу. Я придерживаюсь более долгосрочной политики в отношении персонала. Уволить человека легко. Но кто гарантирует, что я не ошибусь? Пускай вероятность ошибки остается 1−2%, я все равно рискую получить очень недовольного честного человека. И поскольку этот человек честный, на местном рынке труда он будет распространять информацию о поведении компании. Мы получаем плохой бренд как работодатель.

Поэтому лучше не увольнять, а использовать другие инструменты: недобросовестный водитель имеет очень большие шансы на то, что ему не продлят контракт.

Добавлю также, что проблема слива топлива — это на самом деле проблема психологии работника. Мы стараемся привлекать инициативных людей, которые не хотят и не будут обманывать. Которым интересно получать хорошую заработную плату. Которым интересно работать здесь и сейчас. И которые дорожат своим местом. Как этого достичь? Есть хорошее выражение: чем меньше у человека власти, тем больше он ей пользуется. Самый властный человек — вахтер на входе в женское общежитие. Потому что человек испытывает удовольствие, когда от него что-то зависит, получает удовольствие от работы.Я придерживаюсь мнения, что надо давать работнику возможность совершать самостоятельные ответственные действия, принимать ответственные решения. Если он не может это сделать, то превращается в робота. И дешевле нанять машину, чем такого специалиста.

Надо найти в каждой должности обязанность, по которой человек может сам принимать решение. Так, наш водитель, приезжая к клиенту, понимает: что это от него зависит, заберет или не заберет он сырье от клиента. Если сделает все по плану — получит премию. Не сделает или «накосячит» — не получит ничего.

Честный водитель уже сейчас имеет возможность получить премию и за экономию, и за точное прибытие к клиенту. Это касается не только водителей, но и любого другого сотрудника, будь то грузчик, фасовщик или секретарь. Принцип ответственности за судьбу компании, за результат пронизывает организацию целиком.

Мы также должны и доверять водителям. Когда люди ощущают доверие, это серьезно повышает их лояльность, заинтересованность и вовлеченность процессы. Я 5 лет шел к тому, чтобы поощрять коллектив за честность. Я не говорю, что мы достигли в этом хороших успехов. Но гораздо лучше, чем было.

Кроме того, сегодня мы конкурируем за кадры с логистическими компаниями. Наши водители, по сути, готовые международники. Режим движения у них примерно на том же уровне: у них открыты все категории вождения. По навыкам они даже профессиональнее, т.к. работают на грузовиках с системой мультилифт. В том числе и поэтому мы стараемся создавать для водителей необходимые условия. Это не только подходы, о которых я говорил выше, но и высокие зарплаты.

И чтобы дополнительно замотивировать водителей, сегодня мы планируем создавать систему рейтингов. Будем оценивать в режиме онлайн несколько показателей, от которых и будет зависеть ежемесячный доход. Лучшие водители смогут получать гораздо больше.

Маркетинговое преимущество

Сейчас, как я говорил, один из основных показателей нашей работы — вовремя приехать к клиенту и вовремя вернуться на завод. Система GPS-мониторинга рассчитывает маршрут с высокой степенью точности. Если мы хотим и дальше оставаться лидерами на рынке, конкурентное преимущество должно быть в том, что мы всегда должны сдерживать обещания.

То есть, у нас в приоритете нормирование рейса, а не нормирование скорости или потребления топлива. Если водитель опаздывает на полчаса, значит, следующая машина тоже не приедет вовремя, и какой-то клиент будет из-за этого страдать.

Изменение бизнес-модели

Сейчас мы стали рассматривать бизнес-модель с точки зрения уменьшения себестоимости. Вопрос ведь сегодня не в том, по какой цене мы продаем продукцию, а в том, сколько мы зарабатываем по сравнению с конкурентами. А здесь более важна не конечная цена — жить ожиданиями, что она пойдет вверх, глупо. Потому что всегда найдется тот, кто по этой же цене тоже захочет продавать.

С помощью системы «БелТрансСпутник» мы можем оптимизировать затраты, более точно рассчитывать себестоимость транспортных услуг.

Как мы планируем развиваться дальше

Сейчас, совместно, мы работаем над тем, чтобы установить новую систему учета через установку датчиков уровня топлива. Сейчас мы занимаемся сертификацией устройств на законодательном уровне, чтобы можно было списывать топливо по факту его расходования — а не по установленным нормам.

Сегодня, например, есть стандартная норма расхода на одни и те же модели машин. Условно, 30 литров на 100 километров. И этот расход мы можем списать на себестоимость. Но если машина попала в снегопад, она потребляет больше. Один грузовик может пробежать 800 тысяч, и у него свое потребление. У машины той же марки, которая проехала уже 300 тысяч, расход будет иным. То есть, нормирование сегодня — на наш взгляд, неэффективный инструмент.

Разработка мобильного приложения и интеграция с 1С и CRM. В начале лета перед разработчиками «БелТрансСпутник» мы поставили задачу по созданию специальных дополнительных функций в уже имеющихся мобильных приложениях. Все доработки были выполнены в оговоренные сроки.

В чем идея наших доработок? Мы хотим водителя превратить еще и в экспедитора. В дороге или ожидая клиента, водитель может выписать данные из путевого листа, занести их через планшет в систему: погрузка, разгрузка, вес, качество сырья.

По правилам, перед загрузкой сырья в машину, мясокомбинат должен помыть контейнер. И иногда возникают проблемы: грузчик не хочет этого делать, «посылает» нашего водителя матюками далеко и надолго. Если мы перенесем в приложение функцию фотографирования сырья, тары, и «привяжем» ее через 1С к конкретному контрагенту, то сможем систематизировать всю историю взаимоотношений. И в случае недопониманий высылать руководству на стороне клиента фото или видео.

Комментарий: Алена Лебедева, начальника отдела логистики

— Когда мы устанавливали трекеры и подключались к системе GPS-мониторинга «БелТрансСпутник» около 9 лет тому назад, проблем было несколько:

• Во-первых, все организовать: собрать в одном месте наши машины и сотрудников-установщиков «БелТрансСпутник»
• Во-вторых, чисто психологически было неудобно водителям: нужно было переломить, даже переломать восприятие, что за их работой будут наблюдать.

На этапе запуска и внедрения этого проекта особого саботажа не было. У нас не было случаев вывода из строя трекеров, каких-то обрезок проводов питания, применения всяких «кулибинских» хитростей по нарушению работы приборов и системы, про которые я слышала на других предприятиях.

Но трудный момент был. Мы, например, начали спрашивать: почему машины часто останавливались на трассе. А это было непривычно для водителей.

До этапа внедрения все рейсы по сути выполнялись вслепую. Да, мы знали, куда отправился водитель исходя из путевых листов, после звонков водителю. Но достоверного понятия не имели, действительно ли водитель ехал именно на том участке дороги, про который говорил по телефону. То же самое было и с пробегом: если раньше верили и «списывали по бухгалтерии» то, что написано в путевом, то сейчас — сверяемся с показателями GPS-мониторинга. Его ведь не обманешь: если есть расхождения между одометром и данными системы «БелТрансСпутник» — это повод начать разбирательство с сотрудником. Конечно, в то время, 9 лет назад, обнаружили немало неприятных «открытий». Как итог — многие водители, которые работали в то время, ушли. Осталось человек 10.

Сейчас при приеме на работу мы говорим сотрудникам, что контролируем их передвижения. Объясняем, что у нас установлена система слежения за транспортом. И при любых отклонениях от маршрута расход топлива компенсируется за его личный счет.

Конечно, бывает, что маршрут увеличивается из-за объездов ремонтируемых участков дорог. Мы это видим в системе. Воспринимают с пониманием.

Какие функции мы используем и что это нам дает? Системой я пользуюсь ежедневно. Основная функция — мониторинг транспорта. Также мы наблюдаем, как транспорт проехал по контрольным точкам. Очень удобно: полная детализация маршрута. Можно приблизить-удалить карту, посмотреть общий километраж, расстояние, которое машина прошла от пункта до пункта, время простоя, скорость.

Несколько примеров из практики, как нам помогла система:

Кражи топлива. Несколько лет назад водитель должен был ехать в Гродненскую область. Это был неплановый рейс. Нам позвонили представители завода, которым срочно понадобилась машина для выгрузки биоотходов. По нашей информации, авто уже должно было подъезжать — а нам звонят и говорят, что водитель задерживается. Мы связываемся с ним, и он подтверждает: «…да, я уже на подъезде к предприятию…».
Мы заходим в систему и видим: водитель по ошибке поехал вообще в другое направление, в Столинский район. Благо, нам повезло: я быстро договорилась с местным предприятием, которое также было нашим клиентом. И мы загрузили машину в Столине. А что касается клиента из Гродненской области — туда направили ближайшую к этому заводу машину. Сделала я это за пару минут через соответствующую функцию в системе. При этом больше времени ушло на разговор с водителем, чтобы объяснить, почему ему нужно ехать в новую другую точку.

Были ситуации, когда водители ночью возвращались из рейса, и оставались в кемпинге переночевать. Пока они спали, по уведомлениям системы мы заметили сливы топлива из баков. После подробного анализа точно знали время, место, объем слитого. Вызвали милицию, все оформили. Оказалось, что на трассе было несколько мест, где опасно спать водителям: происходили кражи. В системе мониторинга тогда ставились специальные пометки «опасных мест»: на каких заправках и стоянках лучше не оставлять машину. В дальнейшем, когда планировали очередные маршруты, конечно, не «вбивали» остановки в этих опасных местах. Думаю, что и другие клиенты «БелТрансСпутник» избегают этих же стоянок. Внесенная нами информация видна другим пользователям. И наоборот: то, что внесли другие про сливы топлива, порчу грузов, порезы тентов, видим мы и учитываем при маршрутизации.

Отслеживание маршрутов. Мы также видим, по какой трассе едет водитель. Например, есть М1, а есть старая, параллельная ей дорога. Проезд по старой дороге также дает экономию: водитель объезжает платные участки.

Контроль расхода. Через отчеты, наглядные графики «Мониторинга» мы контролируем расход топлива. В системе есть своего рода «электронные линейки» — они позволяют видеть уровень топлива в баке. Они показывают, сколько и на какой заправке было залито в бак топлива — и сколько было израсходовано в результате движения. Также мы можем сопоставить информацию: сколько топлива было залито в бак по данным системы, и сколько отпущено по топливным картам. Раньше были случаи, когда, например, система показывала заправку в 80 литров, а из отчета топливной карты следовало, что в бак залили 100 литров. Расхождение в 20 литров, ровно на объем канистры. В таких случаях мы оперативно выясняем, что к чему, принимаем меры. Однажды мы буквально словили водителя за руку во время аналогичного расхождения в 10 литров. Сотрудник был уволен.

Функция напоминаний. Я вношу, например, информацию по срокам истечения страховок для водителя: «АвтоКАСКО» и обязательное страхование. И устанавливаю время: за 20 дней до окончания их действия мне всплывает напоминание.

Программа напоминает мне и про другие документы и действия: оформление медсправок, сроки прохождения техосмотров, планового техобслуживания и др. Это удобно. Все пометки и записи на бумаге, в блокноте ушли в прошлое.

Вот несколько результатов от внедрения системы:

• Нормы расхода топлива снизились на 16%
• Средняя скорость движения автомобиля выросла. Раньше она составляла 50 км/ч с учетом погрузки-разгрузки, сейчас — 65 км/ч. Увеличилась таким образом скорость доставки сырья на завод, оно поставляется более лучшего качества
• Сейчас в отделе логистики работает 4 человека. Если бы не было системы мониторинга, у нас добавилось бы еще один-два сотрудника
• Улучшилась дисциплина водителей. Только водитель приехал на разгрузку сырья — тут же «теребит» нас, логистов, спрашивая про следующий рейс. При этом, если сравнивать нашу компанию с улеем, «трутней» у нас нет: все замотивированы на результат.

Благодаря тому, что мы получаем данные системы GPS-мониторинга, мы можем более эффективно осуществлять оперативный контроль.