«Человек с забинтованной рукой лег перед авто и обвинил водителя»: как GPS-мониторинг помогает перевозчикам

«Про бизнес.» и компания «БелТрансСпутник» (разработка, внедрение и сопровождение аналитической системы GPS-мониторинга транспорта и контроля сотрудников «Диспетчер» и связанных с ней мобильных приложений на Android и iOS платформах) продолжает серию материалов о том, как повысить эффективность бизнеса, внедряя современные и простые технологии контроля за ресурсами компании. Эксперты «БелТрансСпутник» и их клиенты делятся полезными кейсами из практики. Они рассказывают, как внедряются системы спутникового мониторинга, с какими трудностями при этом сталкивается бизнес, какие результаты это приносит.

ООО «Примвэй» входит в группу компаний PRIMUM. Вот уже на протяжении 20 лет компания выстраивает долгосрочные партнерские отношения с клиентами по всему миру. На сегодня PRIMUM — это динамично развивающаяся компания с офисами в Германии, России, Казахстане и Беларуси. Современный автопарк обслуживает грузы по направлениям Европейский Союз — Россия и Центральная Азия и в обратном направлении.

Ростислав Рудаковский, генеральный директор ООО «Примвэй»:

— Еще не так давно в транспортных компаниях телефон был главным средством связи с водителем. Пробег автомобилей контролировали по одометру и по путевым листам.

Как и у многих предприятий, в то время у нас возник вопрос: как получать достоверную информацию во время выполнения рейсов, отслеживать перемещение машин по маршруту и в дальнейшем эффективно ее использовать? При выборе поставщика такой информации мы руководствовались рядом потребностей: надежность работы оборудования, функционал системы мониторинга, возможность интеграции с другими используемыми программами, деловой репутацией и т.д. По итогу нашим партнером стала компания «БелТрансСпутник».

Сегодня на каждом нашем автомобиле установлены системы GPS-мониторинга. Мы привыкли к тому, что в любое время суток владеем информацией, которая помогает оптимизировать процессы, экономит затраты.

Поделимся опытом работы с этой системой.

Как мы управляем системой GPS-мониторинга

Александр Волк, начальник отдела сопровождения международных грузоперевозок:

— Регионы работы нашей компании: СНГ, страны Азии, Европа. Характер грузов совершенно разный: можем предоставлять практически любые услуги по перевозкам. GPS-трекерами автопарк обеспечен на 100%. В год каждая наша машина проходит порядка 150−200 тысяч километров.

Представьте, какой большой поток информации для их анализа обрабатывается каждый день! Спектр работ широкий, поэтому мы применяем следующее функциональное разделение сотрудников:

• Часть сотрудников отдела организации международных грузоперевозок осуществляют контроль за водителями
• Другая часть специалистов обеспечивает техническое и документальное сопровождение

Подходы к работе. Наш бизнес работает 24/7 круглый год, онлайн. В любой момент может что-то произойти и мы должны быть к этому готовы. Если наш специалист вне офиса, он всегда должен оперативно среагировать на форс-мажорные обстоятельства, возникшие у водителя: через мобильные приложения «БелТрансСпутник» получить сообщение от водителя, увидеть, где находится автомобиль, тут же принять верное решение по корректировке маршрута движения водителя.

Мы обязаны предоставлять максимально удобные, полноценные услуги и удовлетворять все запросы клиентов. Мониторинг наши сотрудники проводят ежечасно, а иногда и ежеминутно: бизнес так построен, что любой момент может сыграть важную роль. В одном месте водитель опоздал на загрузку, потом не успел на выгрузку — и пошла цепная реакция по всей компании. Это связано и с требованиями наших клиентов, ведь никто не любит, когда исполнитель опаздывает, не выполняет договоренностей.

Какие функции нам нужны. Более десяти лет назад, когда я только пришел в компанию простым менеджером, сотрудники «БелТрансСпутник» учили работать с их продуктом. Функционал нынешний и тот, что был тогда, конечно, сложно сравнить. За эти годы система мониторинга не только функционально эволюционировала, но и изменилась в дизайне в лучшую сторону.

Сегодня функций в системе множество. Расскажу о самых стандартных режимах:

1. Местоположение автомобиля. Мы можем увидеть, в какой точке он находится здесь и сейчас. Это полезно и для бизнеса, и важно для безопасности сотрудников. У всех наших водителей есть ноутбуки, смартфоны, множество другой техники. Но, к сожалению, есть места, где связь плохо ловит либо недоступна: как правило, в странах Средней Азии. А вот в ЕС, например, на территории некоторых заводов во время загрузки или выгрузки посторонним (а в данном случае нашим водителям) и вовсе запрещено пользоваться телефонами. В этих случаях при помощи систем GPS-мониторинга мы точно знаем, где, как долго, с соблюдением ли отведенных сроков, находится автомобиль. Я могу даже посмотреть, около подъезда какого дома он остановился: точность детализации высокая.

2. Отслеживание истории движения автомобиля за любой промежуток времени, который нам интересен. Вчерашний день, полтора года, пять лет назад: мы всегда можем посмотреть скорость движения автомобиля и его маршрут в нужное время. Это полезно, чтобы анализировать, что и где пошло не так: в чем, если это необходимо, поработать с водителем.

3. Отслеживание режима труда и отдыха водителей. Мы знаем, на какой стоянке он находился, сколько часов двигался. Это позволяет нам не нарушать нормы ЕСТР (европейские соглашения, которые регулируют работу транспортных средств, занимающихся автомобильными перевозками — прим. «Про бизнес»), что в противном случае приводило бы к штрафам и даже арестам со стороны дорожных полиций. Помогать водителям, искать дополнительные возможности для того, чтобы ускорить процесс перевозки.

Относительно недавно в кабине автомобиля появилась тревожная кнопка. В случае форс-мажора — аварии, плохого самочувствия, криминальной ситуации, водитель на нее нажимает — и информация поступает мгновенно каждому менеджеру. Тот обязан связаться с водителем и узнать, что случилось, и удаленно решить возникшую проблему.

Например, недавно в Казахстане была «сработка», водитель нажал тревожную кнопку. Как выяснилось позже, к нему подошел человек с забинтованной рукой, сам лег перед автомобилем, а потом заявил, что наш водитель его якобы сбил. Тут же появились «свидетели наезда». Даже ряженые полицейские. Понятное дело, что это был наигранный спектакль по вымоганию денег у нашего водителя. На сигнал мы сразу отреагировали: отправили на помощь водителю ближайшие машины (в системе как раз есть такая полезная функция определения ближайшего авто к заданной геоточке с прокладкой кратчайшего пути следования), связались с местными органами правопорядка. С приездом второго нашего автомобиля группа вымогателей исчезла.

Многое из функционала разработано под наши пожелания. Например, мы получаем информацию о платных дорогах, о предельно допустимых нагрузках на ось на маршрутах, данные о погодных условиях. Для нашего бизнеса важно знать, можем ли мы проехать там, где хотим.

Кроме этого, недавно мы совместно проделали и более объемную работу: совместно с нашим персональным менеджером составили техзадание на новый функционал по формированию международных оптимальных маршрутов с учетом норм ЕСТР, проверенных мест для остановок, заправок и отправки полученного маршрута водителю на приложение «БелТрансСпутник» даже в роуминге. Подробнее об этом расскажет мой коллега.

Как водитель использует полученные маршруты в роуминге?

Ростислав Рудаковский:

— Два года назад мы проанализировали затратную часть наших рейсов, для себя определили статьи расходов, которые можно было сократить. Мы оптимизировали сеть наших АЗС, в зависимости от расположения и цены. Это же касается и мест отдыха, стоянок. Вручную просчитывать расстояние от заправки до заправки, уровень топлива в баке и формировать на основе этого маршрут для большого количества машин довольно проблематично.

Поэтому, зная открытость разработчиков «БелТрансСпутник» ко всему новому, мы совместными усилиями составили техническое задание. Те в кратчайшие сроки приступили и реализовали новый функционал в системе. Сотрудники «БелТрансСпутник» обучили нас, как пользоваться. На дюжине машин протестировали построение и следование машин по такому оптимальному маршруту с учетом пропускной способности дорог, точного расхода и уровня топлива, заправок на выбранных сетях АЗС, мест остановки с соблюдением ЕСТР. Получили положительный экономический эффект. В итоге внедрили по всей группе компаний PRIMUM.

Александр Волк:

Еженедельно программа автоматически разрабатывает и строит сотни новых маршрутов перед отправкой в рейс. Самое важное, что водителю перед рейсом такое маршрут-задание поступает на мобильное приложение «БелТрансСпутник», и ему остается, по сути, ехать от точки к точке, соблюдая ПДД и внутренние инструкции. При этом, если в маршруте происходят изменения, вносимые как менеджером, так и водителем (например, объезды из-за ремонта дорог), маршрут тут же перестраивается и у менеджера, и у водителя. Водитель, даже находясь в роуминге, моментально получает в приложении такие уведомления, также осуществляет переписку с менеджером в Минске.

Кроме того, мы, конечно, можем проследить, точно или нет водитель ехал по запланированным направлениям. В случае отклонений от маршрута менеджеру приходит сообщение. Дальше мы можем разбираться, почему так произошло. Таким образом, идет непрерывное автоматическое сравнение плана с фактом.

Что мы делаем с водителями, которые нарушают правила? Меры стандартные:

• Первое: разговор. Иногда этого более чем достаточно: водитель понимает свои ошибки и работает над ними
• Штрафы. Если водитель нарушил должностные инструкции, то может понести наказание — например, штраф

Отмечу, что многие наши машины и водители классифицируются по внутренним «менеджерским» критериям в определенные группы. Так, например, в системе «БелТрансСпутника» можно гибко настроить эту классификацию: из всего автопарка выделить группы условных «красных», «белых» и «оранжевых». И когда надо отправить всем водителям одной группы важное сообщение, мы в несколько кликов мышкой выбираем нужную группу адресатов. Например, только водителям, которые работают в «красной» группе. Отправляя информацию, мы видим, в какое время водитель ее получил. Это очень удобно, особенно когда надо на что-то среагировать в вечернее время.

Что еще мы используем: работа с мобильным приложением

— Помимо использования стандартного функционала системы GPS-мониторинга по контролю местоположения, скорости, рабочему времени, мы также еще используем и функции оповещений-напоминалок. У нас работает большое количество водителей. Для каждого нужны справки, страховки, водительские удостоверения, паспорта с визами. У каждого документа свой срок действия. Это большой объем информации. Проверять ежемесячно вручную — слишкоми трудозатратно. Вести таблицы эксель и с какой-то периодичностью в них заглядывать — тоже не вариант. Оптимально для нас — использовать в системе «БелТрансСпутник» напоминания об окончаниях сроков действий таких документов. Каждый из менеджеров ежедневно входит в систему, и когда срок документа подходит к концу, всплывает уведомление, что, например, у некого Иванова через 2 недели истечет срок медсправки. Менеджер сразу берет этот вопрос «на карандаш». Вопрос решается в удобное для водителя время. После чего в системе устанавливается новый срок действия этой справки.

Около трех лет назад мы начали взаимодействовать с водителями через мобильное приложение. Например, отправляем водителям информацию, влияющую на сроки доставки груза:

• Та же информация по выбранным заправкам, по объездам платных дорог
• Информация обо всех этапах следования: ограничения движения по местным дорогам, особенно в летний период
• Новое задание для водителей после завершения им выгрузки
• Экономное (по трафику и расходам на интернет в роуминге) осуществление документооборота для ускорения оформления документации по грузу у наших клиентов

В том числе и благодаря приложению, мы можем точечно определять местоположение водителя, получая координаты.

Как часто бывает, водители привыкали к новшеству тяжело. Большинство в первые месяцы были недовольны. Однако все изменилось, после того как через смартфоны стали приходить задания на загрузку. Чтобы его получить, водителям, которые находились в рейсе, уже не нужно было куда-то бежать, чтобы найти факс или интернет.

Кроме того, после выгрузки — где-нибудь в странах Европы, в России — раньше водителю необходимо было отправить полученные документы по факсу или электронной почте. Сейчас же он может их сфотографировать и отправить нам в офис через мобильное приложение. Это все очень важно и для водителя, и для других наших сотрудников, и для клиентов. Потому что экономит наше время.

Что дает система GPS-мониторинга

Ростислав Рудаковский:

— Конечно, общий результат работы с системой — это экономия затрат, поддержка качества обслуживании клиентов. Но можно проанализировать эти результаты и по отдельным направлениям:

Разработка логистического блока. Принцип построения маршрутов для водителей используют многие компании. Но не до конца. Мы постарались в эту идею вложить многое, учли платные дороги, расход топлива и т.д.

Спустя какое-то время водители поняли, что с новой системой работать достаточно удобно. Дали маршрут (задание) — ты его выполнил. Не выполнил — анализируем причину. Это уже вошло в привычку, и сейчас приятно слышать, когда водители перед отправкой в рейс сами спрашивают, где их маршрут, почему не передал менеджер?

Результатом стала экономия затрат и времени.

Мотивация персонала. В нашей компании есть «доска почета»: ежеквартально мы подводим итоги работы, выставляем баллы и выбираем 10 лучших водителей. Учитываем многие факторы. В том числе, анализируется информация из соответствующих отчетов, графиков и диаграмм системы GPS-мониторинга:

• Правильное соблюдение режима труда и отдыха
• Соблюдение скоростного режима
• Отсутствие нарушений ПДД, показатели аварийности

В итоге наш топ-10 премируется. Для остальных это сильный стимул подтянуться до уровня квартальных лидеров. Внутреннее соревнование существует и в других подразделениях. Среди менеджеров сопровождения, например, анализируются показатели по безаварийности, пробегу. Они схожи с критериями, по которым оценивается работа водителей из показаний GPS-системы.

Сертификация и профессиональные конкурсы. Мы уверенно идем в ногу со временем и даже работаем на опережение, поэтому наше транспортное предприятие имеет множество европейских сертификатов.

В этом году наша компания стала победителем конкурса БАМАП «Лучший международный автомобильный перевозчик года». Так же нам дали награду от БАМЭ как лучшим экспедиторам в номинации «Стратегия развития».

При оценке нашей работы эксперты рассматривают финансовые показатели, уровень безаварийности, качество подготовки водителей. Затрагиваются и другие сферы работы, в том числе количество автомобилей, оснащенных системой GPS-мониторинга.

В нашей компании используется абсолютно европейский подход и европейские стандарты ведения бизнеса.

Мы ценим доверие, которое оказывают нам, поручая свои грузы, крупнейшие мировые производители сельскохозяйственной и строительной техники, химических компонентов, оборудования и станков для горнодобывающей, металлургической, перерабатывающей отраслей.

В свою очередь, вот уже на протяжении более чем 10 лет, мы оправдано доверяем компании «БелТрансСпутник» все наши секреты по оптимальным маршрутам, контролю за пробегом и топливом, мониторингу сотрудников.