К «бабушке на блины» уже не свернешь: как компания «Витрум» отслеживает маршруты и эффективность сотрудников

«Про бизнес.» и компания «БелТрансСпутник» (разработка, внедрение и сопровождение аналитической системы GPS-мониторинга транспорта и контроля сотрудников «Диспетчер» и связанных с ней мобильных приложений на Android и iOS платформах) продолжает серию материалов о том, как повысить эффективность бизнеса, внедряя современные и простые технологии контроля за ресурсами компании. Эксперты «БелТрансСпутник» и их клиенты поделятся полезными кейсами из практики. Они расскажут, как внедряются системы спутникового мониторинга, с какими трудностями при этом бизнес сталкивается, какие результаты это приносит.

Сегодняшний материал — о том, как к автоматизации системы логистики пришла Группа компаний «Витрум». Как это позволило ей повысить дисциплину среди сотрудников и оптимизировать затраты, а также как справлялись с сопротивлением персонала — своим опытом делятся коммерческий директор группы компаний Павел Мирошниченко и руководитель отдела логистики Вячеслав Шепилов.

— Группа компаний «Витрум» занимается поставками кондитерских изделий из Украины, Беларуси и России. На рынке Беларуси уже 15 лет и представлена во всех регионах страны. Сегодня в компании работает более 400 штатных и внештатных сотрудников.

Последние 6 лет во многих отраслях экономики Беларуси наблюдается рецессия. При этом если взять динамику рынка и динамику наших показателей, можем отметить, что наши обороты растут быстрее, чем планировали. Объясняется это тем, что наша продукция — низкой и средней ценовой категории. Скажем так: доходы населения, как ни печально, но падают. Продажи более дорогой продукции «проседают», а недорогой товар имеет постоянный спрос и тенденцию к росту.

Как мы пришли к автоматизации логистики

У нас в компании есть 3 принципа в принятии решений:

1. Чем проще, тем лучше.

2. Не бывает правильных ответов.

3. С людьми по-людски.

Этими принципами мы руководствуемся, принимая любые управленческие решения. Так было и в случае внедрения системы GPS-мониторинга транспорта «Диспетчер» от компании «БелТрансСпутник»

С ростом компании мы видели необходимость оптимизации всех бизнес-процессов.

Что касалось логистики — шли от простого к сложному. Изначально, чтобы рассчитать, сколько километров проехал водитель или представитель компании, и сколько топлива при этом они затратили, использовались таблицы расстояний, карты — например, Google map, Яндекс. Совпало с тем, что было отражено в путевых листах у водителя? Отлично! Такое сравнение было затратным по времени и малодостоверным. При этом известные нам расстояния до минских торговых точек отличалось от того, что было в путевых листах. Объяснения водителя могли быть примерно такими: наворачивал круг по кольцевой, так быстрее, хоть и дальше. Какой-то период такие объяснения принимались, однако со временем все больше ставились под сомнения.

В итоге около 5 лет назад возникла потребность в тотальном внедрении мониторинга транспорта за всеми наемными перевозчиками и представителями компании, которым выплачивалась компенсация топлива.

Ставились простые задачи: узнать, где какой водитель в рабочее время, куда направляется, сколько проехал и топлива потратил. Казалось, что это «потолок» показаний системы. Что там еще можно увидеть?

Но уже через 2 года после запуска пришли к выводу, что мониторинг — это безусловно хорошо, но надо еще и автоматизировать процессы формирования оптимальных маршрутов. Это стало весомым поводом для применения все той же системы GPS-мониторинга транспорта «БелТрансСпутник» логистического модуля. Его внедрение позволило в дальнейшем собирать аналитику как за прошедшие периоды, так и узнавать, и планировать финансовые, временные затраты на уже сформированный и еще предстоящий оптимальный маршрут.

Работа с этой системой позволила решить «хроническую» проблему, присущую всем крупным компаниям — контроль сотрудников, использующие в своей работе ГСМ (топливо) и имеющие разъездной характер работы.

На сегодняшний день все представители компании, которые используют в своей работе ГСМ, оснащены GPS-трекерами и мобильным приложением-трекером от «БелТрансСпутник». Компенсируем затраты согласно установленным в компании нормам расхода топлива в конце отчетного периода. В системе GPS-мониторинга все данные видны.

Как мы работаем с водителями

Как и у любой дистрибьюторской компании, изначально у нас был свой транспорт. И многие компании из этой сферы пошли по пути развития логистического направления: закупили транспорт, открыли логистические центры. Мы отказались от этого и приняли решение работать с мелкими перевозчиками, в первую очередь с индивидуальными предпринимателями (ИП). По двум причинам:

1. Отношение наемного сотрудника к транспорту компании и отношении ИП к собственному автомобилю — оно совершенно разное.

2. Качество услуг. Сколько ни разрабатывай стандарты и скрипты общения для водителей и менеджеров, наемный сотрудник никогда не будет относиться к своей работе так, как это делают те же ИП.

Кроме того, наши перевозчики прекрасно знают, что при поступлении на них рекламации они могут лишиться маршрута, а как следствие, уменьшится доход, поэтому они стараются доставить товар своевременно и с надлежащим качеством.

Поэтому сегодня весь транспорт у нас наемный. Но на самом деле водителей своих мы называем наемными только условно. Все 120 человек мы знаем пофамильно! Большая их часть — это давно сложившийся круг перевозчиков. Из них постоянных — около 90 человек. Некоторые работают с нами уже более 5 лет. Большинство из них — индивидуальные предприниматели. В неделю их силами осуществляется около 150 рейсов.

Почему мы не обращаемся к крупным перевозчикам? Потому что на одной машине могут работать 5 разных водителей. Вы только представьте: в течение недели на одну и ту же торговую точку приезжает 5 разных человек. С разными характерами, разным отношением к своей работе. Ведь не секрет, что у крупных перевозчиков есть проблемы с текучкой кадров, постоянной сменой водителей. И вряд ли они знают свою территорию так хорошо, как ИП. Соответственно, увеличивается время сдачи продукции. Ведь чем быстрее водитель привезет товар, тем быстрее этот товар там распродастся и тем быстрее у клиента возникнет необходимость в новом заказе.

У нас есть водители, которые работают с нами более 5 лет: на своем маршруте уже знают каждого товароведа, каждого ЛПР-а. У них скорость процесса сдачи-приемки заявки уменьшается в разы, а уровень доверия настолько велик, что рекламации сведены к минимуму. И это однозначно одно из наших конкурентных преимуществ.

О сопротивлении персонала

Когда только начали устанавливать GPS-трекеры, мы, конечно, понимали, что сопротивление со стороны водителей и сотрудников неизбежно. Долго готовились к работе с системой мониторинга, даже собрали для этого многопрофильную сессию, где присутствовали представители из разных подразделений. Правда, ситуация со специалистами имеющими разъездной характер работы и водителями, была совершенно разная.

Водители только первое время не понимали, зачем это нужно. Но было несколько перевозчиков, которые сразу увидели преимущества мониторинга. Ведь раньше им нужно было приезжать к нам в офис, тратить свое время, чтобы согласовать маршрут, километраж, оплату. Система сняла все эти вопросы: сколько водитель проезжает — столько ему и оплачивают. Дальше сработало сарафанное радио — и со временем мы без проблем установили трекеры на оставшиеся автомобили наших перевозчиков.

Сейчас водители заинтересованы в работе системы. Они понимают — это возможность исключить спорные моменты по километражу, маршрутам и т.д. Все четко.

Мы можем говорить о том, что не просто достоверно видим, сколько проехал каждый водитель, но и понимаем эффективность доставки в %-ном соотношении. Отдел логистики имеет возможность отслеживать в онлайн-режиме процесс сдачи торговых точек перевозчиками и в случае возникновения проблем оперативно на них влиять. Если непредвиденные обстоятельства на точке маршрута влекут за собой смещение всего маршрута по времени, менеджер отдела логистики видит это сразу, а также получает СМС-сообщение или электронное письмо. И как только есть информация, что водитель где-то «подзавис», оперативно принимает решение, что делать дальше, чтобы маршрут был закрыт вовремя.

С сотрудниками компании, имеющими разъездной характер работы, было чуть сложнее. Все они ездят по производственной необходимости на собственных автомобилях. И они не сразу поняли: как это мы будем знать, где они находятся — 7 дней в неделю, 24 часа в сутки. Но на все возражения у нас был единственный и убедительный аргумент. Мониторингу подвергается только рабочее время по заданному расписанию в период с 8 до 19, остальное время для аналитики недоступно. В период мониторинга работник обязан приносить прибыль компании, а это невозможно из положения «сидя на диване».

Однажды был такой показательный момент. На общем собрании сотрудников компании, имеющих разъездной характер работы, мы объявили о том, что будем внедрять систему «Диспетчер». Гробовая тишина. И тут встает один и говорит: «Спасибо! Наконец-то вы увидите, что я действительно работаю так, как никто».

Одной из проблемных областей в части управления персоналом в компаниях, где есть сотрудники с разъездным характером работы является контроль самой работы, контроль показателей. Когда численность большая, то и возможностей работать не в полную силу у них на общем фоне больше. Система GPS-мониторинга тут выступает некой «лакмусовой бумажкой» для определения «кислотности», а в нашем случае — соблюдения внутренних стандартов по количеству визитов, времени проведенного у клиента. Мы прекрасно знаем, кто и как работает. Кто выполняет план, кто его перевыполняет. При этом благодаря тому, что у сотрудника есть четкое осознание того, что недочеты, обманы видны и вскрываются, он постоянно находится вне зоны комфорта (а нахождение в ней ведет к снижению его эффективности), а поэтому постоянно на пике своей эффективности, или близок к ней. Так что установка системы дала нам еще и дополнительный эффект по дисциплине.

Можно ли обмануть систему

Отклониться от маршрута и поехать, скажем, «к бабушке на блины», конечно, возможно. Но это сразу видно в системе. Помимо планирования маршрута, видны все показатели по доставке. Максимальная установленная погрешность отклонения от плана — не более 3%. Все, что превышает установленный % — просто не оплачивается.

Но первое время без курьезных ситуаций не обошлось. Был случай, например, когда звонили сотруднику с разъездным характером работы, спрашивали, где он. Тот бодро и уверенно говорит — в универсаме «Байкальский». А руководитель в это время стоит у дома сотрудника рядом с его машиной. Говорит — выгляни в форточку. Он и выглянул…

Еще случай. В Барановичах был торговый представитель, девушка. Как-то утром, просматривая карту, где отображаются все подключенные объекты (машины с трекерами и сотрудники, у которых установлены приложения-трекеры), мы заметили, что как-то подозрительно увеличился масштаб территории. И тут понимаем, что один объект в стороне от Беларуси. Увеличили масштаб. Оказалось — она в Кёльне. Согласно вбитому рабочему расписанию, координаты с мобильного приложения передались в систему. В последний рабочий день недели девушка оказалась вовсе не на выезде по рабочим вопросам. Было зафиксировано нарушение.

Сейчас для контроля «БелТрансСпутник» сделал для группы компаний специальный модуль отчета: нажатием одной кнопки формируется реальный пробег с разбивкой по дням недели в заданных параметрах даты и времени. Что позволяет значительно экономить рабочее время менеджеров отдела логистики при проверке и аналитике пробегов наших сотрудников и перевозчиков.

Преимущества работы с системой

Конечно, альтернативные продукты на рынке есть. И с виду они все одинаковы. Везде есть карты, построение маршрутов, отчеты. Но когда к нам с предложением о внедрении и сопровождении системы GPS-мониторинга пришла компания «БелТрансСпутник», мы довольно быстро приняли решение в их пользу. Сразу было видно, насколько высока в их компании оперативность внесения изменений, насколько открыто готовы вести диалог в части внедрения любого ноу-хау, любой инновации, доработки.

Необходимость в доработках, которая появляется благодаря новым идеям каждый месяц, а иногда и чаще, реализуется разработчиком в очень короткие сроки и без дополнительных оплат с нашей стороны. Конечно, есть какие-то сложные и долгие вещи, которые действительно стоят денег. Но есть те минимумы, которые можно сделать за 1−2 дня и без доплат.

При этом наша компания всегда может рассчитывать на качественную консультацию, советы, предложения по внедрению инновационных программных продуктов.

Сегодня мы используем довольно много специфичных программ в своей работе. Это и CRM, и 1С, ERP-система, таможенные базы и другие. У каждой своя задача, приходится перескакивать с одной на другую. Поэтому следующий шаг в оптимизации — консолидировать все. «БелТрансСпутник» — одна из немногих компаний, которая способна адаптировать свой продукт под существующие потребности группы компаний и делает это оперативно.

Основная проблема большинства компаний, которые сотрудничают с разработчиками, — это коммуникации. Разработчики софта говорят на своем языке, пользователи — на своем.

В конечном итоге практически любой разработчик делает ровно то, что написано в техническом задании, и не всегда пытается разобраться в сути необходимого.

Отличие в общении с «БелТрансСпутник» — ведение постоянного диалога, в процессе которого все становится понятно, несложно и решается даже больше, чем изначально предполагала идея. Большой плюс и большая редкость среди компаний — возможность клиента обратиться напрямую к программисту, что с «БелТрансСпутник» легко осуществимо.

Какие результаты мы имеем

Когда нам начинают рассказывать и показывать софт для мониторинга и прокладки логистических маршрутов, а также KPI разъездных сотрудников, внедренный в других дистрибьюторских компаниях, мы понимаем, что большинство из них — просто «тетрис» из 90-х. Почему нам нравится пользоваться системой «БелТрансСпутник»? Потому что все структурировано и понятно. Сначала ты видишь карту и визуально оцениваешь все подключенные объекты на ней, потом доходишь до цифр, аналитики и наглядных графиков. И эта аналитика показывает, что за 4 года, что мы работаем с «БелТрансСпутник», наша работа автоматизировалась и структурировалась до мелочей. И, конечно, оптимизировалась.

• Автоматизация — это прежде всего экономия по численности персонала. Не будь у нас системы, у нас было бы не 5 логистов, а человек 10
• Оптимизация с точки зрения точности. Конечно, принцип доверия и взаимоуважения — это хорошо. Но во всем, что связано с цифрами, лучше довериться программе, которая способна быстрее и точнее обработать эту информацию

Простой пример. Все говорят, что от Бреста до Минска 355 км. А на самом деле 350 км. И это выявила программа. Вроде мелочь, но все эти минимальные вещи дают реальную экономию в определенном временном промежутке.

Тот, кто может произвести один и тот же продукт или услугу дешевле — молодец. У нас это получается. В том числе благодаря системе от «БелТрансСпутник».

Если говорить о конкретных цифрах. Можем отметить, что за время пользования системой «Диспетчер» процент затрат на логистику в стоимости единицы продукции снизился практически в два раза. Казалось бы — немного. Но если брать динамику затрат именно на логистику доставки — то это сокращение расходов фактически на 30%. Что это значит для собственника? Это значит, что компания стала зарабатывать на эти 30% больше.

Одно из самых весомых конкурентных преимуществ — возможность снизить затраты, тем самым увеличив возможности для роста, снизить цены для потребителей. Приблизить основную цель нашей компании: «Обеспечить каждому жителю страны «право на сладкое».