Стратегия Диана Каленик, «Про бизнес» 30 мая 2022

«Делайте сами, все сразу и бесплатно»: вредные советы для внедрения автоматизации

Делать все и сразу, выбирать самого настойчивого интегратора и не объяснять сотрудникам, зачем нужны нововведения — это самые распространенные ошибки, которые совершают в компаниях при внедрении автоматизации. Поговорили с Екатериной Грубиновой, СЕО сервиса IntellStaff, и составили список вредных советов для автоматизации бизнеса.

Совет № 1: Достаточно купить — и все заработает!

Не думайте, что автоматизация — это процесс, которому надо уделять время и внимание. Зачем думать о том, как переносить базу данных, кто это будет делать, сколько времени это займет. Раз купили, уже должно работать здесь и сейчас без всякого участия.

На самом деле: надо проанализировать объем переносимой информации, разделить ее на сегменты, и уже на основании этого определить сроки переноса и ответственное лицо.

Совет № 2: Кто отвечает за автоматизацию? Мы все и отвечаем!

Проведение автоматизации — это совместная ответственность всей компании, это же ясно. Пусть сотрудники знают, что за возможную неудачу спросят со всех!

На самом деле: ответственное лицо должно быть одно, даже если переносить сведения будут несколько человек. Кто-то один должен контролировать этот процесс и отчитываться перед руководителем или собственником.

Совет № 3: Не думайте, с какой целью вы проводите автоматизацию

Это просто модный тренд. Все проводят, и нам надо! О цели можно подумать потом, главное начать.

На самом деле: нельзя достичь цели, которой нет. Вы всегда будете недовольны. Руководитель или собственник бизнеса должен всегда держать цель в фокусе и отслеживать этапы ее достижения. Это позволит оперативно скорректировать действия и не потерять драгоценное время и деньги.

Совет № 4: Все провайдеры хороши, работаем с самым настойчивым

Столько раз звонил провайдер, даже в офис приходил, и на Новый год календарь и конфеты подарил. Неудобно как-то отказывать, он так старается.

На самом деле: все поставщики одинаково любят и хвалят свой продукт, все вложили в него душу. Но дьявол кроется в деталях. Сервисов автоматизации много, каждый имеет свои плюсы и уникальные решения. Например, если для вас актуальна защита персональных данных и вы не знаете, как к ней подступиться, ищите провайдера, аттестованного в сфере защиты данных. Наличие аттестата соответствия — обязательное условие для обработки информации, распространение и/или предоставление которой ограничено.

Совет № 5: Не объясняйте работникам, для чего вы проводите автоматизацию

Полезно, если ваши люди будут думать, что вы хотите сэкономить на их зарплате, поэтому после автоматизации уволите самых неэффективных. Пусть стараются лучше работать!

На самом деле: новые технологии появляются с момента изобретения колеса. Облегчение труда, устранение рутинных процессов позволяет работникам вздохнуть полной грудью. У них появляется время на семью, хобби, собственное развитие. А это, в свою очередь, повышает ощущение безопасности и комфорта.

К тому же наниматель может закрывать свои дополнительные или новые потребности уже имеющимся персоналом. Работник уже лоялен, он знает специфику компании, а значит на его переобучение и перенаправление на новые участки работы понадобиться меньше времени и средств, чем на обучение нового работника.

Совет № 6: Не просите советов по внедрению сервиса у его разработчика

У нас же уникальный бизнес, особая сфера — только мы сможем все сделать, как надо. Путь дольше, с ошибками, но зато сами-сами-сами! Да и денег сэкономим.

На самом деле: каждая кнопка в сервисе работает по определенной логике. Но мы все разные, у всех свой опыт. Это определяет образ мышления. И поэтому логика работы алгоритмов может быть не для всех очевидна. Значит, волшебную кнопку можно искать неделю и злиться, а можно сделать «звонок другу», то есть разработчику, и решить вопрос быстро.

Совет № 7: Записывать — для слабаков, а у нас память хорошая

Никогда и ни за что не записывайте цели автоматизации и план внедрения в стратегических документах. Вы же уже все обсудили, согласились и запомнили. План с разбивкой на этапы по внедрению, фиксацией задач и контрольных точек, ответственного лица и конкретного срока реализации — лишний документ. А то еще потом придется сверяться, думать, почему что-то пошло не так, искать пути выхода. Зачем усложнять себе жизнь?

На самом деле: без промежуточных метрик вы рискуете однажды очнуться и понять, что автоматизация — это не то, о чем вы мечтали. При составлении плана важно описать цель и показатели ее достижения. Это реальная возможность не проводить лишнюю работу, сократить сроки внедрения. При этом план должен иметь динамичную структуру. А это значит, что в него можно и нужно вносить изменения. Главное — понимать, зачем вы это делаете.

Совет № 8: Экономия должна быть экономной

Не платите за кастомизацию сервиса и не оплачивайте индивидуальное обучение для ваших работников. Все лучшее — бесплатно.

На самом деле: и бесплатные версии могут решить определенные задачи, но количество таких задач ограничено. Чтобы получить максимальный эффект от автоматизации, стоит «заточить» ее под свою специфику.

Совет № 9: Делаем все и сразу

Решено — компании нужна автоматизация, вперед! В смысле — что именно автоматизируем? Все сферы работы, нам же надо быстрее!

На самом деле: различные направления бизнеса нужно автоматизировать поэтапно: финансовый анализ, логистика, маркетинг, кадровый и другой документооборот. При этом каждое направление не должно автоматизироваться «лоскутным способом», то есть частично. Необходимость работать в нескольких программах или сервисах при решении одной задачи только добавляет рутину, а это диаметрально противоположная цель автоматизации.

Не гонитесь за сверхуниверсальными решениями. Они, как правило, на порядок дороже, чем специализированные сервисы, и в любом случае имеют ту или иную специализацию. А это значит, что функциональные возможности по разным направлениям проработаны на разном уровне автоматизации.

Совет № 10: Не работайте с сопротивлением

Уже есть план и нужный интегратор решения, вы с головой ушли во внедрение сервисов автоматизации и вдруг замечаете, что глаза у работников горят уже не так ярко, появляется усталость. Работники начинают роптать, и вы чувствуете себя Моисеем, который 40 лет ходит по пустыне и не может дойти. Очевидно, что-то не получается — так меняйте подрядчика или продукт. Ну, потратили несколько месяцев жизни и $ 10−15 тыс. — ничего, в следующий раз повезет больше!

На самом деле: любая автоматизация имеет переходные этапы. В это время нужно делать двойную работу: вести документы в ручном режиме и обучаться создавать эти же документы в системе, своевременно реагировать на сигналы сервиса, перестраиваться самим и перестраивать других на работу с учетом новой технологии. Это нормально: даже когда вы покупаете новый автомобиль, нужно время на перестройку. Дворники включаются не с той стороны, не та чувствительность педалей. Пройдите еще раз по плану, отметьте динамику. Похвалите себя и всех, кто участвует в автоматизации. Скажите себе и другим спасибо! Если надо, скорректируйте план.

Совет № 11: Ничего не делегируйте

Ваш главный лозунг успеха: «Хочешь сделать хорошо — сделай это сам!». Только лично руководитель может качественно внедрить автоматизацию, ведь он лучше всех знает свое дело.

На самом деле: самое плохое, что может сделать руководитель или собственник бизнеса в процессе перестройки компании и автоматизации бизнес процессов — загрузить себя операционной деятельностью. Тогда вы точно быстро потеряете фокус и начнете верить, что у вас так много работы, а тут еще и автоматизация, жили же как-то без нее!

В целом автоматизация нужна тогда, когда меняются окружающие условия. Например, в Covid многие организовали удаленку и за счет облачных систем автоматизации сократили сроки обмена документами, получили экономию на аренде и коммунальных платежах, обеспечили свою кадровую безопасность и увеличили юридическую защиту без привлечения дополнительных экспертов.