Как масштабировать бизнес: советы по открытию склада, поиску нового офиса и подготовки к этому сотрудников

Большинство известных торговых компании и даже крупных корпораций начинали свой путь с немногочисленных коллективов и маленьких офисов, где все под рукой. Если работа слажена, то рано или поздно наступает время, когда приходится расширяться, или масштабироваться. По мнению руководителя отдела торгового оборудования и расходных материалов компании ЦКТ Санкт-Петербург Игоря Дрожаева, это означает разделение общего коллектива на офисы, находящиеся в разных районах города (а затем и страны) для большего охвата потребителей продукта. Эксперт рассказал «Про бизнес» о личном опыте прохождения этого непростого процесса, поделив его на этапы: открытие оптового склада, поиск и организация новых офисов и наполнение их сотрудниками (новыми и опытными).

Открытие оптового склада

— На первый взгляд все легко: арендовал помещение, перевез товар, нашел кладовщика и запустил склад. В реальности этот процесс не так прост — и психологически, и материально.

Сначала необходимо найти кладовщика, провести обучение. Будьте готовы, что новый человек будет совершать ошибки, особенно когда у компании большое количество номенклатуры и разновидностей похожего товара. Это могут быть неправильные отгрузки, пересорт товара и т.д. Конечно, на первых порах кладовщика должен обучить наставник (опытный менеджер), который сможет на понятном языке и с хорошими примерами быстро познакомить с товаром, который выпускает компания. Срок обучения может быть разным, но затягивать тоже нельзя, иначе новый человек расслабится, понимая, что рядом всегда помощь. Не исключено, что в этот период из-за ошибок сотрудника компания будет получать небольшие материальные убытки за счет повторной логистики.

Помимо материальной составляющей, в вопросе найма нового сотрудника есть еще психологическая подоплека. Менеджеры привыкли все контролировать самостоятельно, и у них появляется волнение за сложные заказы, которые теперь не в «их руках»: как отправят заказ, как упакуют товар, как быстро доставят клиенту? Эта тревожность вполне логична, ведь вся ответственность висит на менеджере и в случае неверно собранного товара именно он отвечает перед клиентом, но это и есть менеджерская работа — решать такие ситуации, уметь объяснить заказчику, в чем проблема, и помогать коллегам без конфликтов. Это ситуация временная. В скором времени ошибки закончатся, а работа склада наладится. После обучения проходит инвентаризация, что позволяет кладовщику еще больше вникнуть в ассортимент. Вот теперь можно уже перевозить склад на новое место и освобождать офисное пространство от товара, оставив лишь единичные экземпляры.

Открытие складов — дело нелегкое, но с правильным подходом оно проходит гораздо легче:

• Проведите инвентаризацию товара перед переездом. Это уменьшит количество ошибок и поможет следить за отгрузками кладовщика.

• Наставник, помимо обучения нового сотрудника, должен познакомить кладовщика с менеджерами и наладить коммуникацию в обе стороны для оперативного решения любых ситуаций (с использованием телефонии и месенджеров).

• Нельзя забывать, что качественная работа склада зависит от того, как правильно налажена база данных (лучше заплатить специалистам, чем долгое время исправлять ошибки).

• Подготовьте удобное место работы для кладовщика. Он — часть команды, и помогает расти менеджерам, а не «кто-то там на складе бородатый в коробках».

Поиск нового офиса

Поиск офиса, наверное, еще более сложная задача. Нужно учесть многое: найти удобную локацию для сотрудников и посещения клиентов, хорошие условия аренды (чтобы в офисе был качественный ремонт) и, конечно, важно уложиться в бюджет компании. Под удобной локацией также подразумевается район или направление, где ваша компания может вырасти и составить конкуренцию другим компаниям в похожих сферах деятельности.

Как показала практика, найти «то самое» помещение очень тяжело.

Часто предложения не соответствовали требованиям — большинство помещений были в плохом состоянии. Кроме того, вместе с поиском помещения появляется еще одна проблема — это мнения сотрудников, которым новое место может не понравится (например, потому что будет неудобно добираться). Переезд в новый офис может быть очень тяжело принят сотрудниками. В этом случае руководитель должен объяснить, почему необходим переезд, рассказать о возможностях роста компании и каждого сотрудника в частности, зарядить коллектив. Но всегда нужно держать в голове, что у компании свой путь развития и прислушиваться к каждому невозможно, и финальное решение остается за компанией. Возможно, вы потеряете сотрудника, но на новое место придет другой, готовый работать с большей отдачей.

Для успеха в поиске офиса необходимо:

• Начать поиск заблаговременно: не позднее чем за 2 месяца до ожидаемой даты переезда. Ведь поиск помещения, соответствующего всем вашим ожиданиям, может затянуться.

• Заложить бюджет на переезд. Возможно, помещение вы найдете в более короткие сроки, но ваша компания к этому времени не будет готова менять место дислокации (действующий договор аренды не завершен, склад не налажен и т.д.). В таком случае придется оплатить аренду помещения, в которое вы пока не собираетесь заезжать. Не забывайте о тратах на транспортную компанию для перевозки старого оборудования, и расходах на покупку нового.

• Внимательно изучить договор аренды. В нем может быть прописано много скрытых платежей (агент обещает одни условия, а после подписания вы можете увидеть совсем другие). Также часто встречается перенос ответственности с арендодателя на арендатора (пожарная безопасность, вывоз бытового мусора и т.д.). При переезде требуйте соблюдения договорных отношений.

Разделение коллектива на офисы и склад

При переезде и разделении компании на склад (ы) и офисы главное — наладить работу и взаимодействие всех сотрудников (телефония, интернет, база данных). И этим должен заниматься руководитель. Помните: команда должна приехать на полностью подготовленное рабочее место! Переезд — это марш-бросок. Первые рабочие дни проходят тяжело, потому что менеджеры привыкают работать по-новому: они больше не видят склад, а ориентируются только на базу данных. При этом качественные образцы и пробники товара должны храниться под рукой.

Руководитель должен помнить, что менеджер теряет визуальный контакт с заказчиком, и от этого бывает упадок сил, непонимание, зачем все это нужно. Надо общаться со своими подчиненными, и, могу сказать точно, буквально через несколько дней сотрудники начинают видеть плюсы от такой работы. Освобождается время для более качественного общение с клиентом: работник не отвлекается на отгрузки — все действия совершает кладовщик. Новое место привлекает клиентов, ведь офис стал более удобным для посещения. На этом этапе можно активно рекламировать компанию и ваши товары, а также приглашать гостей, ведь теперь вы можете предоставить выбор клиенту, в какой офис ему удобнее добраться. В глазах крупных копаний вы перешли на новый уровень (они видят, что у вас есть финансовые возможности аренды помещений). Ну и главное — с новым помещением вы можете расширять свой бизнес, искать новых сотрудников.

P. S.

Масштабирование несёт финансовою нагрузку на бюджет компании, но это позволяет сделать работу сотрудников комфортней и продуктивней. Как показывает практика, потраченные средства в будущем должны приумножиться за счет грамотного налаживания процесса работы и увеличения покрытия рынка сбыта своей продукции.