Партнерский материал Юлия Шрамкова, «Про бизнес» 23 декабря 2021

Завалили бухучет — что теперь делать? Разбираемся, как быстро и эффективно решить проблему

Сергей Михальский и Анна Скоморошко. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

В среде предпринимателей и бизнесменов нередко можно услышать фразу: «Завалили бухучет. Не знаю, что теперь делать и как с этим разобраться?» Казалось бы, бухгалтерский учет по своей природе — это упорядоченная система сбора и отражения данных, а значит, хаоса в ней быть не может. Но тогда почему запрос на наведение порядка в бухгалтерском учете становится все более популярным? «Про бизнес» обратился к специалистам компании FinDep, чтобы выяснить, почему бухучет становится проблемой и как быстро и эффективно с ней разобраться.

— Трудности с системным ведением бухгалтерского учета могут возникнуть в совершенно любой компании. Конечно, чаще всего с проблемами сталкивается малый бизнес: индивидуальные предприниматели, организации, работающие по УСН. Но и крупные компании не застрахованы от промахов, и чем масштабнее бизнес, тем выше цена этих ошибок, — отмечает ведущий бухгалтер FinDep Анна Скоморошко.

Специалисты FinDep провели анализ ситуаций, с которыми столкнулись организации и ИП, обращающиеся к ним за восстановлением бухгалтерского учета. Выделили наиболее распространенные причины беспорядка и их последствия.

Чем опасен бардак в бухгалтерии

Последствия ошибок в бухгалтерском учете могут быть очень разными: от предупреждений со стороны налоговых органов до серьезных финансовых потерь в результате санкций госорганов либо действий недобросовестных работников.

Анна Скоморошко. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Бесконтрольность, некомпетентность и дезорганизация в документообороте — на этих трех китах стоит огромное количество статей КоАП:

Бесконтрольность ведет к злоупотреблению полномочиями и хищениям, неправильному распределению обязанностей -> снижению качества работы -> потере заинтересованности работников -> текучке кадров
Некомпетентность — верный соратник нарушений в области налогообложения, и этому посвящена отдельная глава КоАП (гл. 14 КоАП РБ). Более того, некомпетентность главного бухгалтера не позволяет собственнику оптимизировать налоговую нагрузку компании
Дезорганизация в документообороте нарушит работу любого профессионала, а за этим следуют ошибки в учете и искажение данных в отчетности. Как результат — ст. 12.32 КоАП РБ «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета или иного учета (составления отчетности) и правил хранения бухгалтерских и (или) иных документов...» и штрафы от 20 до 100 БВ.

— Мы регулярно сталкиваемся с историями компаний, которые упустили из виду процессы в бухгалтерии. Из недавних примеров: в компании сменился главный бухгалтер, вскоре обнаружились неучтенные расходы. Когда стали разбираться, выяснилось, что прежний бухгалтер понемногу присваивал себе денежные средства. В общей сложности компания потеряла около 15 тыс. руб. И это, к сожалению, не единичная история, — поделился руководитель FinDep Сергей Михальский.

Сергей Михальский. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности можно объединить в следующие группы:

Некорректное или неполное отражение финансовых процессов компании

Утеря архивных документов и отчетности

Использование устаревших отчетных форм

Отсутствие системного подхода к документам и рабочим файлам

Необоснованные учетные записи

Ошибки в периодизации

Ошибки в записях

Неверная оценка финансовых результатов.

Основные причины беспорядка в бухгалтерии

1. Невовлеченность руководства в процессы бухгалтерии.

Большинство компаний сталкиваются с проблемами, которые явились результатом работы бухгалтера, по причине невовлеченности руководителя в работу бухгалтерии и, как следствие, бесконтрольности действий главного бухгалтера.

Согласно действующему законодательству, именно руководитель обязан обеспечить организацию бухгалтерского учета в компании. Главный бухгалтер же подчиняется непосредственно ему и отвечает только за порядок ведения бухгалтерского учета.

Однако на практике руководители нанимают главного бухгалтера, передают в его, как ожидается, «опытные и компетентные» руки все нити и удаляются решать управленческие вопросы, забывая о функции контроля. Здесь важно отметить, что эти самые нити, переданные главному бухгалтеру, напрямую ведут к финансам организации. А значит, ошибки, допущенные главным бухгалтером, коснутся именно финансов.
В результате можно не заметить халатность, некомпетентность в определенных вопросах, а порой и злой умысел (хищение).

2. «Видение» руководителя.

Часто собственники и руководители ориентируются исключительно на собственное видение в организации бизнес-процессов. Даже если оно расходится с общепринятым и верным. Тогда бухгалтеру начинают «диктовать», как нужно работать, вести учет и оформлять документы. В итоге вместо системного и упорядоченного процесса появляется хаос.

Также собственники иногда руководствуются чужим, не всегда хорошим, примером. Например, знакомые предприниматели могут говорить, что работают с бухгалтерией тем или иным способом. И собственник может считать, что так можно и нужно, даже несмотря на нормы и правила. Мол, «они же так делают, поэтому мы тоже будем». К сожалению, компания может пострадать из-за такого дурного примера.

3. Желание сэкономить.

Почему-то под расходы, которые решают «оптимизировать» в компании, часто попадает найм главного бухгалтера. Вот тогда на помощь приходят соседка Валентина, сестра мужа, студентка первого курса и подход к бухгалтерии под девизом «Ой, что там ту книгу заполнить и налоги посчитать, я и сам смогу». Очень часто такое практикуют «упрощенщики» и ИП. Но в результате за некомпетентность, дезорганизацию в документообороте и несистемный подход к ведению учета приходится платить дважды.

4. Текучка кадров.

Наемные сотрудники имеют свойство увольняться. И часто вместе со специалистом из бухгалтерии уходит и порядок. Новый специалист не может разобраться в устоявшейся ранее системе, не находит нужных документов и файлов. В итоге «наведение порядка» начинается по новой… До следующего увольнения.

5. Человеческий фактор, или Нехватка знаний у сотрудников.

Каждый человек может допускать ошибки, бухгалтеры — не исключение. Но иногда случается так, что наемные сотрудники теряют мотивацию к профессиональному развитию. Они продолжают выполнять привычный спектр обязанностей и не готовы к новым вызовам и обстоятельствам. Иногда работники ленятся сделать, «как надо», и работают так, как им удобнее. Критической может стать любая мелочь, с которой хаос начнет нарастать, как снежный ком.

Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так?

Есть довольно стандартный список тревожных звоночков для руководителя, которые намекают на беспорядок:

Главный бухгалтер «не знает, как надо». Если руководитель задает сотруднику вопрос, а тот откровенно признается, что не знает или не понимает, как нужно действовать, это показатель того, что требуется более подготовленный и мотивированный специалист.
Данные в отчетах не сходятся между собой. Собственник обычно лучше всего понимает, как идут дела у компании. И если информация в отчетах расходится с другими собранными данными по организации — это повод забеспокоиться и перепроверить работу бухгалтерии.

Как предотвратить катастрофу в бухгалтерии?

Специалисты FinDep советуют в первую очередь наладить систему контроля. Для этого руководителю нужно обеспечить доступ к базе, в которой ведется бухгалтерский учет, и периодически проводить мониторинг налоговых начислений. К тому же сейчас налоговые органы отошли от выездных проверок, и основная часть контроля осуществляется путем проведения камеральных проверок и сверки данных в электронных базах. Поэтому, имея доступ к таким электронным базам, руководитель может своевременно предотвратить ошибки, которые приведут к финансовым потерям.

Еще одним способом проверить налаженность ведения бухгалтерского учета является инициативный аудит. Но это — дорогостоящее удовольствие. Наиболее выгодной альтернативой видится обращение в аутсорсинговую компанию, где вам помогут справиться с этой задачей.

А что делать, если в бухгалтерии уже завал?

Столкнувшись с проблемами в бухучете, руководитель или собственник обычно хватается за голову с вопросами: «Что же делать? Что теперь будет?» В этот момент важно помнить, что любая проблема имеет решение. Итак, что нужно делать:

Выявить проблему и ее причины. Для этого можно заказать аудит. Тогда компания предоставляет сторонней организации доступ к своим файлам и документам и позволяет провести ревизию. В итоге выявляются слабые места и пробелы и формируется программа действий по их устранению.
Обратиться за помощью к специалистам. Это позволит выйти из сложной ситуации с наименьшими потерями. Все ошибки подлежат исправлению: можно пересчитать налоги, подать уточненные декларации… Если делать все в правильной последовательности и соблюдая нормы налогового законодательства, то санкции будут применены только в виде пеней.
Доверить ведение бухгалтерии профессионалам. Сегодня уже не обязательно содержать в компании отдельное подразделение бухгалтерии. Малый и средний бизнес может и вовсе полностью перевести это направление на аутсорс и воспользоваться услугами таких компаний, как FinDep. Крупному бизнесу все же стоит иметь в штате ответственных специалистов, которые будут представлять сторону компании в коммуникации с аутсорсером.