Партнерский материал Павел Береснев, «Про бизнес» 19 октября 2021

Как сэкономить на автоматизации бухучета: предприятие четыре года внедряло программу своими силами

Надежда Шевкун и Елена Быкова. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Сегодня мы расскажем об уникальной истории автоматизации бухгалтерского учета на большом промышленном предприятии. Обычно автоматизацию проводят так называемым проектным методом, то есть предприятие покупает у разработчика комплекс услуг под ключ — не только лицензии на программы, но и сервисы по внедрению ПО, его корректировке под специфику бизнеса и т. д.

Главный бухгалтер Оршанского льнокомбината смогла организовать процесс таким образом, что типовая программа для бухгалтерского учета была внедрена на предприятии своими силами, практически без сторонней поддержки.

Этот необычный кейс мы обсудили с главным бухгалтером РУПТП «Оршанский льнокомбинат» Надеждой Шевкун, а также со специалистами по внедрению ПО компании «Хьюмен систем» Еленой Быковой и Артуром Рубцовым.

Один компьютер на троих и учет вручную

— Надежда, расскажите, как все работало на предприятии до внедрения программы. Что вас не устраивало и почему возникла потребность в автоматизации?

Надежда Шевкун:

— Я пришла работать главным бухгалтером на РУПТП «Оршанский льнокомбинат» в 2011 году. До меня два года эта должность была вакантной. Наверное, люди боялись сюда идти, потому что предприятие большое и находилось в не очень хорошем финансовом положении. Но я пошла на собеседование к руководителю, и он в меня поверил — в мое желание работать, смелость и боевой настрой.

Но было одно условие с моей стороны — в бухгалтерии должна появиться программа 1С. Вести учет вручную я была категорически не согласна. Когда я попала в бухгалтерию, была шокирована: учет велся, как в СССР, использовали журнально-ордерную систему учета, главную книгу заполняли вручную… Даже компьютер был один на трех бухгалтеров. Для систематизации аналитических данных использовали программы, разработанные отделом автоматизированной системы управления на базе системы FoxPro.

Надежда Шевкун. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Для меня как руководителя бухгалтерской службы это было недопустимо. Элементарный акт сверки расчетов составляли сутки и более, не говоря уже о предоставлении информации об остатках ценностей в разрезе материально ответственных лиц, которых на нашем предприятии более 230 человек.

— Как вы выбирали поставщика 1С?

Надежда Шевкун:

— Сначала пообщалась с представителями одной крупной компании — и не почувствовала энтузиазма и особой заинтересованности в сотрудничестве с их стороны.
А обратиться к группе компаний «Хьюмен интел систем» мне посоветовала коллега — тоже главный бухгалтер на другом предприятии. У нее уже был опыт успешного и качественного внедрения «1С:Бухгалтерия 8». Это было в 2011 году, и тогда еще мало кто внедрял восьмую версию программы.

Я приехала в Минск, пообщалась лично с руководством и специалистами «Хьюмен систем» и решила работать с ними. Ребята мне понравились, вдохновили и придали уверенности, что я не останусь без помощи.

Нет денег, а автоматизировать нужно

— Внедрением вы занимались самостоятельно. Почему решили сделать именно так?

Надежда Шевкун:

— У предприятия не было денег на внедрение системы автоматизации, т. к. финансовое положение льнокомбината было тяжелым. Были выделены средства на реконструкцию и модернизацию производства, но, к сожалению, на крупные проекты по автоматизации бухгалтерского учета финансирования предусмотрено не было.

Поэтому в июле 2011 года мы провели экспресс-обследования, закупили ПО и 50 лицензий, все необходимые модули программы, начали закупать компьютерную технику, разработали внутренний план внедрения и начали этим заниматься самостоятельно.
Я четыре года на предыдущем месте работы работала с седьмой версией программы. А еще раньше организовала учет на 1С на небольшом предприятии. То есть я в целом понимала, как работает программа и что надо делать в первую очередь.

Но нужно было обучить других бухгалтеров, ведь они вообще не имели опыта работы с «1С:Бухгалтерия 8». Поэтому пять сотрудников бухгалтерии отправили на курсы, какими-то знаниями я делилась сама, кто-то изучал работу ПО самостоятельно. В результате среди бухгалтеров появилось несколько сильных и талантливых людей, которые дальше по цепочке обучали других.

— Как проходило внедрение? Насколько быстро удалось запустить автоматизированный учет?

Надежда Шевкун:

— Программу мы купили в конце 2011 года, но ее внедрением занялись только в 2015 году — после того, как смогли закупить для всех сотрудников необходимую компьютерную технику. Конечно, мы все делали постепенно: только с 1 января 2015 года запустили раздел с основными средствами, для чего пришлось писать отдельную обработку для переноса остатков. С 1 октября 2015 года полностью внедрили расчеты, что позволило получать акт сверки нажатием одной кнопки, а не собирать остатки задолженности в разных местах.

В 2018 году мы внедряли учет на 10 счетах по учету материалов. Это был очень сложный период, потому что у нас большое количество подразделений (более 120) и, как я уже говорила, порядка 230 материально ответственных лиц. Мне нужно было наладить учет в разрезе каждого из них и сделать так, чтобы все заработало одномоментно. Кроме того, в процессе были задействованы не только бухгалтеры, но и кладовщики, а среди них были люди, которые не умели даже компьютер включить. Приходилось их учить элементарным навыкам. Весь период внедрения учет вели комбинированным методом: часть в 1С, часть — в журнально-ордерной форме учета.

Вообще я поставила глобальную цель по всему процессу автоматизации: получить в программе самый главный отчет — бухгалтерский баланс. И вот уже второй год мы полностью ведем баланс в 1С.

Но совершенству нет предела, и нельзя сказать, где конечная точка нашей автоматизации. Ведь можно бесконечно что-то улучшать и добавлять, и это нормальное явление. Наш руководитель считает, что необходимо автоматизировать учет, да и в концерне об этом постоянно говорят, поэтому будем продолжать.

Сейчас, например, хотим заняться статистикой: чтобы статистические отчеты тоже формировались нажатием одной кнопки, просто на базе информации из бухгалтерского учета. Потому что сейчас на статистическую и ведомственную отчетность приходится тратить очень много рабочего времени.

Дальше есть планы по автоматизации учета кадров и заработной платы, работы отделов продаж и склада готовой продукции, по внедрению управленческого учета. И, возможно, в ближайшем будущем возникнет необходимость составления отчетности по МСФО.

— Это все вы тоже будете делать самостоятельно?

Надежда Шевкун:

— У нас зарплатой занимается отдел, который не подчинен главному бухгалтеру, поэтому мне сложно там заниматься автоматизацией. Пока приняли решение автоматизировать не самостоятельно, а проектным методом — готовим задание на закупку для объявления тендера среди компаний.

Но мне так даже любопытнее: хочется посмотреть, как это будет происходить. Я предполагаю, что разница будет именно во времени внедрения: в команде со специалистами компании — разработчика ПО процесс должен происходить быстрее, чем в случае самостоятельного внедрения.

Сквозной пример

— На каких этапах внедрения ПО вы обращались за помощью в «Хьюмен систем»?

Надежда Шевкун:

— Поскольку моя первая работа не касалась производства, то у меня не было общего представления, как в программе должен выглядеть учет производственного предприятия. И мы обратились в «Хьюмен систем» по поводу обучения. К нам приехали специалисты витебского регионального представительства компании, и я попросила подготовить сквозной пример по всему производству. Благодаря этому примеру, а также общению с витебскими представителями «Хьюмен систем» у меня в голове сложилась картинка, как все должно работать.

Артур Рубцов:

— После покупки программы команда Оршанского льнокомбината успешно внедрила учет по некоторым участкам своими силами. Но когда дело дошло до автоматизации сложных моментов — учета затрат на производство, формирования себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции, сотрудники льнокомбината обратились за помощью к нам, в витебское региональное представительство «Хьюмен систем».

В ходе первой встречи мы выяснили, на какой стадии автоматизации они сейчас находятся, и совместно определили последовательность дальнейших этапов внедрения ПО.

Для проведения обучения по учету затрат, учету полуфабрикатов и готовой продукции мы действительно разработали тестовый сквозной пример, который охватывал разные операции — от списания материалов на производство, учета других затрат вплоть до выпуска полуфабрикатов и готовой продукции с последующей их реализацией и получением финансового результата. В этом как раз и заключался самый ответственный момент: чтобы благодаря такому примеру у клиента сформировалась полная картина возможностей автоматизации в нашей программе.

На этой основе было принято решение о построении справочников, выбраны способы и уровни детализации данных для получения необходимой информации как для составления отчетности, так и для принятия управленческих решений.

Надежда Шевкун:

— Обучение мы заказывали несколько раз. Проводили ликбез для кладовщиков по учету в двух единицах измерения, а также было обучение по путевым листам. После того как наши сотрудники прошли обучение, они стали дальше передавать знания своим коллегам, причем рассказывали именно о тех вопросах, которые нужны конкретному специалисту. Например, зачем кладовщику знать, как в целом работает система? Это нужно начальнику отдела, руководителю. А кладовщику достаточно освоить ведение приходно-расходных операций. Кстати, мы даже доплачивали своим сотрудникам, которые обучали других, — чтобы была мотивация этим заниматься.

Елена Быкова:

— Я включилась в работу с Оршанским льнокомбинатом в 2020 году и была приятно удивлена. Во-первых, пользователи уверенно знали программу. Хотя я специально проверила, сколько часов обучения «Хьюмен систем» провел для льнокомбината с 2011 по 2020 год: там какой-то минимум по общественному питанию и еще 15 часов обучения с региональным представителем. Для такого огромного предприятия это очень мало.

Конечно, чувствовалось, что все пользователи, может, и не знают программу полностью, но в той части, за которую они отвечают, они являются уверенными пользователями.
Во-вторых, все дополнительные модули, которые были приобретены (импорт/экспорт данных с интернет-банкингом, модули общепита и расчета калькуляции в общественном питании, учета полуфабрикатов, аренды, учета путевых листов, розничной торговли и учета операций у лизингополучателя), освоены и задействованы, а не лежат на полке.

Ну и, наконец, когда мы начали работать, то мне первым делом Надежда Николаевна выслала план с перечнем вопросов и списком того, что предприятию нужно от нас в плане доработок и дополнительного обучения. Такой четкий деловой подход очень подкупил. И дальше нам было легко сотрудничать — обратная связь от бухгалтерии предприятия всегда была без опозданий.

— Какие доработки вы помогали осуществить?

Елена Быкова:

— Во-первых, нужно было обучить специалистов льнокомбината работе со специфическими модулями. Например, как вести учет путевых листов или как перевести учет полуфабрикатов из суммового в количественный.

Надежда Шевкун:

— Еще очень важным для нас было обучение по налоговому учету.

Елена Быкова:

— Да, у нас в программе есть полный функционал для налогового учета. И мы проводили обучение по настройке справочников, чтобы максимально автоматизировать этот процесс, — все-таки предприятие большое, и если правильно настроить программу и в течение месяца вносить все данные, то потом можно очень легко и быстро получить налоговую декларацию по налогу на прибыль.

Артур Рубцов:

— А наше витебское представительство провело обучение сотрудников Оршанского льнокомбината по налоговому учету: разбирали особенности учета нормативных, нормируемых и сверхнормативных затрат, способов ведения аналитики на счетах 90, 91 и 99 для правильного формирования налоговых деклараций и регистров налогового учета.

Елена Быкова:

— Кроме обучения, мы сделали некоторые доработки, которых не было в типовой версии программы.

Например, у Оршанского льнокомбината очень много подразделений, и мы доработали учет затрат между ними, наладили учет незавершенного производства на 23-м счете для вспомогательных производств. Также мы разработали программный модуль для учета товарно-материальных ценностей в прокате (в общежитии работники комбината могут брать мебель напрокат), программный модуль для 26-го счета по распределению общехозяйственных расходов между подразделениями, доработали модуль путевых листов и т. д.

Кстати, интересно, что и со стороны бухгалтерии льнокомбината поступило несколько предложений по улучшению типовой версии программы. Наши специалисты с ними согласились и внесли изменения в программу. То есть можно сказать, что мы не только помогали предприятию, но и сами почерпнули что-то полезное.

Работа стала приносить удовольствие

— Довольны ли вы тем, как сейчас ведется учет на предприятии?

Надежда Шевкун:

— Когда мы говорим о потребностях предприятия, нужно четко разграничивать понятия. Потребности в организации бухгалтерского и налогового учета у нас закрыты — того ПО, что мы уже внедрили, вполне достаточно для ведения бухгалтерского учета.

Но если говорить о потребностях, например, в организации управленческого учета, затрагивающего всех руководителей и специалистов предприятия, то здесь простор для внедрения ПО еще широкий.

— Как изменилась работа бухгалтерии и сотрудников предприятия за последние 10 лет?

Надежда Шевкун:

— За это время не было ни одного дня, чтобы программа не работала. Все возникающие вопросы решались очень оперативно, что свидетельствует о высоком качестве услуг «Хьюмен систем».

Конечно, из-за внедрения автоматизации совершенствовались и бизнес-процессы. Мы неоднократно переписывали должностные инструкции бухгалтеров, меняли учетную политику предприятия.

Но самый главный результат лично для меня — это то, что работа стала приносить удовольствие. Ну, и 1С является гарантом качества работы руководителя бухгалтерской службы, то есть меня. И это подтверждают аудиторы, которые проводили проверки нашей работы.

Автоматизация помогает контролировать правильность работы на всех участках бухгалтерского учета. Например, если отчет сформирован неверно, программа сразу подсвечивает ошибки и подсказывает, что сделано не так. И это очень полезно, потому что ответственность высокая и штрафы за ошибки немалые.

Значительно изменился состав отчетов, появилось больше аналитической информации. Сократилось время на составление отчетов, многие документы мы теперь получаем путем нажатия одной кнопки — например, о рентабельности продаж по видам деятельности, 12-ф (прибыль), 12-ф (расчеты) и др.

Ну, и я думаю, что все мои коллеги уже и не представляют, как можно вести учет вручную, а не в программе.

— Всеми ли возможностями программы вы пользуетесь?

Надежда Шевкун:

— Я думаю, что далеко не всеми. В основном, конечно, так получается из-за недостатка времени — некоторые отчеты и обработки требуют дополнительных знаний и навыков. Но стараемся решать задачи по мере их возникновения, и «Хьюмен систем» в этом нам успешно помогает.

Когда наши девочки узнают что-то новое в программе, они приходят в такой восторг из-за того, что можно еще больше упростить себе работу! Так что программу нам еще изучать и изучать.

— Есть ли выгода от автоматизации для предприятия в целом?

Надежда Шевкун:

— В первую очередь, мы получили реальную экономию рабочего времени, благодаря чему за весь период внедрения ПО численность бухгалтерской службы снизилась на 23%. Но это не значит, что мы кого-то увольняли. Так как процесс автоматизации шел постепенно, у нас не спеша происходила и оптимизация — кто-то увольнялся сам, кто-то переезжал в другой город, кто-то уходил на пенсию. Ни один человек не был сокращен из-за того, что появилась программа.

Хочется отметить, что предприятие с 2011 года вышло на безубыточную работу, на это повлияло много факторов, но я уверена, что качество бухгалтерского учета, степень его автоматизации занимает среди них не последнее место.

Елена Быкова:

— Сотрудники не должны бояться автоматизации, потому что знание нового ПО повышает их ценность на рынке труда.

Надежда Шевкун:

— Я это тоже отмечала: умея работать в 1С восьмой версии, вы всегда сможете найти работу, даже если по каким-то причинам решите уволиться с нашего предприятия.
Я наглядно вижу, как благодаря работе в 1С квалификация наших бухгалтеров значительно повысилась. Программа помогает видеть все процессы во взаимосвязи, а это очень важно на таком крупном предприятии, как наше.

— Кстати, когда вы только озвучили коллективу идею внедрить программу 1С, как это восприняли коллеги? Был ли саботаж?

Надежда Шевкун:

— Отношение к автоматизации было разным. Но в целом можно сказать, что коллектив уже был морально готов к современным методам работы и, вероятнее всего, ждал этих изменений. Мне оставалось только немного заинтересовать бухгалтеров в полученном результате и придать уверенности, что у нас все получится.

Ну и, наверное, сработала строгость, а также мой настрой. Я очень люблю свою работу и пытаюсь заразить этой любовью всех остальных. Кажется, это удается.

Чтобы специально кто-то саботировал внедрение — таких случаев не было. Все ведь люди адекватные и нормальные, главное — найти к каждому индивидуальный подход и раскрыть его таланты. Кстати, мы даже один раз премировали сотрудников за выполнение особо важного задания, когда запустили очень сложный учет материалов на 10-м счете.

— А как отнеслись к автоматизации работники других подразделений?

Надежда Шевкун:

— Людей, которые вообще не умели компьютер включать, сейчас от него не оторвать. Потому что это интересно и реально удобно. Ну, и все понимают, что современный человек должен уметь пользоваться компьютером и программами.

Руки опускались, а потом… снова поднимались

— Поскольку внедрение ПО растянулось на несколько лет, может, были такие моменты, когда хотелось все бросить?

Надежда Шевкун:

— У меня такой характер: я должна сделать то, что я решила. И никак по-другому. Может, руки и опускались, но потом поднимались опять. Перестраиваешься, советуешься, что-то меняешь и идешь дальше.

Конечно, мы совершали ошибки. Например, неправильно заносили в программу справочники — и это потом оказалось сложно изменить. Приходилось с помощью команды «Хьюмен систем» эти ошибки исправлять.

— Какой этап внедрения для вас был самым сложным?

Надежда Шевкун:

— Мне кажется, основная сложность была в том, что в период внедрения какого-либо модуля необходимо дублировать работу: вести параллельный учет — и по-старому, и в новой программе. И иногда это занимало от месяца-трех до полугода.

Этот момент очень сильно пугал моих коллег: все переживали, чтобы не потерялись данные, потому что бухучет ведется непрерывно, и никто не снимет с бухгалтера обязанности по составлению отчетов и других документов. Чтобы коллеги не беспокоились, я для каждого бухгалтера разрабатывала инструкцию, как работать в новой программе, чтобы ничего не упустить.

В итоге мы с параллельным учетом нормально справлялись. Да, напряженность выше, объем работы больше, но такого, чтобы кто-то до ночи оставался на предприятии, не было.

Выбор для экономии: деньги или время

— Имея такой уникальный опыт самостоятельного внедрения программы на большом предприятии, что бы вы посоветовали другим компаниям, которые только собираются этим заняться?

Надежда Шевкун:

— Основной момент — чтобы в автоматизации было заинтересовано руководство предприятия. И не только директор, но и руководитель службы, где это будет происходить: если это бухгалтерия, то главный бухгалтер. Здесь подходит лозунг «Кадры решают все».

Если такая заинтересованность есть, то результат в любом случае будет положительным. Ну, а варианты внедрения могут быть разными — все зависит от бюджета, который компания готова выделить на автоматизацию.

Елена Быкова:

— Я сталкивалась с мнением, что программа очень сложная и без специалистов ее невозможно освоить. Но, как видите, есть пример Оршанского льнокомбината, который разрушил стереотип, что на большом предприятии невозможно наладить автоматизированный учет своими силами.

У нас же есть линия консультаций, подробная иллюстрированная документация встроена в программу (по каждому участку — десятки страниц с инструкциями). На YouTube мы публикуем познавательные и обучающие ролики. Все это – хорошее подспорье для освоения программы, если у клиента есть желание самому разобраться в типовом функционале. Команда «Хьюмен систем», как правило, реализовывает подобные проекты от восьми месяцев до полутора лет.

Надежда Шевкун:

— Действительно, наш пример показывает, что можно внедрять ПО, находясь просто на обслуживании компании «Хьюмен систем». Линия консультации закрывала вопросы, которые у нас возникали в период внедрения программы, а отдел разработки доработал типовое ПО.

То есть в случае самостоятельного внедрения ПО вы экономите деньги, а если делать это проектным методом с привлечением специалистов «Хьюмен систем», то экономите еще и время.