Партнерский материал Александр Сержанович, «Про бизнес» 18 октября 2021

Этот инструмент позволяет предупредить многократные потери в бизнесе. Как KPMG реализует практики Forensic в Беларуси

Екатерина Сивенкова. Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io

Несмотря на развитие технологий, человеческая суть не меняется ― бизнес всегда сталкивается с угрозами краж, мошенничества, подкупа. Как компания может себя подстраховать?

В 1970-е годы в США впервые появилась практика Forensic. В 2000-х годах она начала работать в СНГ и только в 2012 году ― в Беларуси. Одним из мировых лидеров на этом рынке является компания из «большой четверки» KPMG.

Как работает Forensic и чем он помогает обезопасить бизнес, в партнерском материале рассказывают менеджеры KPMG Екатерина Сивенкова и Артем Шилкин.

— Расскажите, что такое Forensic?

Артем Шилкин: В простом понимании, это расследование корпоративных финансовых преступлений. В международной практике можно выделить шесть основных направлений Forensic:

Расследование финансовых злоупотреблений, внутрикорпоративного мошенничества, недобросовестных действий по отношению к компании и т. д.
Антикоррупционный комплаенс
Корпоративная разведка, т. е. поиск и проверка информации о контрагентах и их бенефициарах, поиск активов, анализ их благонадежности и репутационных рисков от сотрудничества, выявление конфликта интересов и установление аффилированности, проверка сотрудников и кандидатов при приеме на работу
Оказание содействия в судебных спорах и выступление в качестве свидетелей-экспертов в суде. В этом случае специалисты Forensic привлекаются с целью высказать свое независимое экспертное мнение по различным вопросам
Комплаенс-системы для банков в сфере противодействия финансовым преступлениям
Услуги по управлению строительными проектами, независимая экспертиза проектной и сметной документации в строительстве, мониторинг реализации проектов и контроль за целевым использованием средств.

Екатерина Сивенкова: Помимо этого, в Forensic можно выделить два вида: реактивный и превентивный.

Реактивный Forensic ― когда проблема уже случилась и необходима соразмерная реакция. Например, собственники или топ-менеджмент компании подозревают о каких-либо недобросовестных действиях со стороны сотрудников или партнеров либо им поступила информация посредством горячей линии о том, что в компании имели место случаи злоупотреблений. В таком случае необходимо собрать информацию о совершившихся событиях и помочь компании решить проблему, минимизировав при этом негативный эффект и влияние на репутацию и бизнес. Именно с реактивного Forensic стартовала практика в Беларуси.

Артем Шилкин. Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io

Превентивный Forensic можно описать как комплекс мер, который состоит в первую очередь из тонкой настройки внутренних контролей компании с целью минимизации рисков мошенничества, коррупции, утечек конфиденциальной информации и т. д.

— Каково соотношение превентивного и реактивного Forensic сейчас?

Екатерина Сивенкова: Я бы сказала, сейчас скорее 75 на 25. Наверное, если ранее можно было говорить о 75 % кейсов именно реактивного Forensic, когда компании сталкивались с проблемами по причине недостаточно высокого уровня управления рисками, то сейчас компании понимают, какие риски им присущи и как ими управлять, чтобы предотвратить подобные проблемные кейсы.

Артем Шилкин: Это во многом зависит от сферы деятельности компании и ее собственников. В компаниях с западным капиталом процессы и контрольная среда настроены, как правило, лучше, и, соответственно, случаи злоупотреблений или недобросовестные действия со стороны сотрудников происходят реже. Однако стоит отметить, что такие компании обращаются к специалистам Forensic как к эффективному инструменту в разрешении судебных споров или корпоративных конфликтов.

На белорусском рынке услуги Forensic популярны среди компаний, которые хотят привлечь инвестиции. Специалисты Forensic проводят анализ деятельности компании на предмет соответствия отдельных процессов требованиям законодательства, лучшим мировым практикам или другим требованиям, например банковским ковенантам. По результатам анализа специалисты Forensic готовят для инвесторов отчет, который предоставляет им дополнительный уровень комфорта и уверенность, что их деньги в надежных руках.

— Какие сферы наиболее подвержены рискам злоупотреблений и мошенничества?

Артем Шилкин: Чем сложнее отрасль, тем больше рисков мошенничества. На первом месте ― традиционно сфера строительства. Сложно проверить, что может находиться в стене строящегося объекта, какая марка бетона залита. Для этого нужно рушить конструкции, и никто не хочет, конечно, этим заниматься.

На второе место можно поставить вложения в нематериальные активы и интеллектуальную собственность. Сложно оценить, сколько нужно потратить на разработку того или иного программного решения.

Также важно понимать, что чем больше обороты компании и штат сотрудников, тем больше лазеек, чтобы что-то украсть. К нам обращались и производственные компании, и девелоперы, и банки, и ретейл, и многие другие.

— Сколько клиентов в Беларуси уже стали пользователями услуги Forensic?

Екатерина Сивенкова: Наверное, уже около сотни белорусских компаний. Forensic-проекты достаточно сложные и индивидуальные, обычно по времени реализации требуют от нескольких недель до нескольких месяцев. Также бывают проекты, которые растягиваются на период более года, если речь идет о проектах по сопровождению в судебных спорах. Каждая проблема требует детально проработанной методологии, и каждый клиент требует отдельного внимания для решения именно его индивидуальной проблемы.

Но и в Forensic есть различные методологии, которые мы соблюдаем в своей работе.

Методология по направлениям, будь то судебная поддержка, расследование, корпоративная разведка.
Универсальная международная методология, которой мы придерживаемся.
Глобальная внутренняя методология KPMG.

Эти методологии «преломляются» в зависимости от потребностей клиента, его целей, проблематики. Для нас важно помочь не только решить проблему, но и настроить внутренние контроли компании таким образом, чтобы в последующем не допустить подобных проблем.

— Как вы проводите расследования, когда к вам обращаются? Какие инструменты используете?

Артем Шилкин: Мы стараемся минимально отвлекать людей от своих процессов. Сотрудники могут даже не знать, что у них проводится расследование. О проблеме может знать только топ-менеджмент, или даже сам менеджмент может быть предметом расследования. В этом случае заказчиками выступают собственники бизнеса.

Расследование может быть замаскировано под обычный аудит, где мы на первый взгляд обычным образом общаемся с представителями компании, анализируем документы. Специалисты Forensic в большинстве своем бывшие аудиторы, так как в большей степени приходится работать с данными бухгалтерского учета и другой финансовой информацией.

В своей работе мы используем современные технологии. Зачастую финансовое расследование включает в себя изучение почтовых серверов, рабочих компьютеров и смартфонов, а также документации и корпоративной переписки. В команде Forensic есть технические специалисты по eDiscovery (электронному обнаружению), big data, искусственному интеллекту, машинному обучению. Они «достают» информацию с электронных носителей, восстанавливают удаленную информацию и сводят все в единый массив данных. Лишь одна десятая информации на жестких дисках является структурированной, все остальное — неупорядоченные данные, в которых необходимо детально разобраться. Из полученного массива данных ненужную информацию фильтруют, используя ключевые слова и фразы, которые позволяют отсеять документы, не относящиеся к делу. Таким образом из сотен тысяч и миллионов файлов остаются несколько тысяч.

Часть нашей работы — это интервью с сотрудниками. Они бывают просто для получения информации, а бывают и более «агрессивные», когда мы непосредственно обсуждаем наши наблюдения или «красные флаги». Дополнительным инструментом, к которому прибегают специалисты Forensic в ходе интервью, является психологический профайлинг. Наблюдения в наших отчетах основаны только на фактах, поэтому профайлинг важен в первую очередь для понимания, «куда копать».

Очень важным навыком специалистов Forensic является умение беседовать. В ходе неформальной беседы удается узнать много полезной информации, и в совокупности с другими доказательствами это позволяет сделать определенные выводы. Специалисты Forensic могут быть очень приятными собеседниками. Так, в моей практике был случай, когда один из сотрудников производства в ходе неформальной беседы рассказал, что под видом отходов реализуется нормальная продукция — естественно, по заниженной стоимости. В результате компания несла существенные убытки, а сотрудники отдела продаж, вероятно, получали «неформальное вознаграждение» от представителей заказчиков.

Также Forensic-эксперты анализируют данные, доступные в публичных источниках, в т. ч. в социальных сетях. Эта информация позволяет установить или доказать связи между сотрудниками и представителями контрагентов, что может означать потенциальный конфликт интересов.

— По каким причинам у компаний появляется необходимость обратиться за услугой реактивного Forensic?

Артем Шилкин: Если говорить про мошенничества и злоупотребления, то причин может быть много, например: закупка большего объема сырья или товаров при неизменных объемах производства; снижение объемов продаж; систематические жалобы клиентов на качество продукции; увеличение объема продаж при снижении стоимости; несоответствие расходов сотрудника его доходам; получение анонимного сообщения и т. д.

Екатерина Сивенкова: Немного примеров из практики:

Заморозка активов. Например, внутренний комплаенс банка (не обязательно белорусского, чаще зарубежного) говорит, что не совсем понимает, чем занимается компания, имеет в отношении своего клиента подозрения коррупционного характера. До того как разберутся, счета будут заморожены. В таком случае в интересах компании необходима помощь опытного независимого Forensic-эксперта. Мы детально изучаем бизнес клиента, предоставляем пояснения, аналитику, помогаем быстрее разрешить возникшую проблему. Мы экономим время, которое необходимо было бы ждать до момента завершения внутреннего расследования банка, и деньги, которые быстрее размораживаются на счетах компании и начинают работать дальше.

Шикарный отпуск за счет компании. Один из клиентов обратился с подозрением, что что-то не так происходит в его компании. Мы проанализировали финансовую информацию, в том числе авансовые отчеты. В результате нашли много интересных вещей: за счет компании главный бухгалтер и ее команда летали на Кипр, покупали себе одежду, ходили в рестораны. Схема была проста ― один бухгалтер готовит авансовый отчет, а главный бухгалтер этот отчет подписывает. Такое может произойти в любой компании, независимо от ее величины.

Многократное превышение бюджета. Один из кейсов был в строительстве. Собственник компании-застройщика решил разобраться, почему компания кратно превысила бюджет. В Москве у KPMG есть команда технических экспертов, которые работают на весь СНГ-регион (инженеры-сметчики, которые разбираются во всех вопросах отрасли). С поддержкой этой команды мы полностью пересчитали бюджет, нашли утечки, когда и кем эти деньги были выведены. Естественно, это стало известно застройщику, были предприняты меры.

Но самое главное — дыра в бюджете уже образовалась. Нужно было привлекать инвестиции, чтобы достроить объект и ввести его в эксплуатацию. Мы помогли клиенту привлечь эти инвестиции, сделали полный расчет, сколько средств потребуется, чтобы закончить объект и ввести в эксплуатацию. KPMG была привлечена как международный эксперт, независимая сторона, которая помогла успешно завершить строительство.

— В кейсах вы говорите о реактивном Forensic. Если бы собственники обратились за превентивным, сколько бы они сэкономили?

Екатерина Сивенкова: Могут быть разные оценки. Из нашей практики могу сказать, что дешевле должным образом настроить контрольную среду, а не тратить средства, время и силы на поиск и возврат утраченных активов.

В любом случае превентивный Forensic помогает выстроить здоровую культуру в компании и дисциплинировать сотрудников.

— Назовите наиболее частые инструменты контроля в компаниях.

Артем Шилкин: Самый простой пример ― во многих компаниях есть система контроля и учета доступа сотрудников в офис. Карточку приложил на входе — дверь открылась, человек зашел в кабинет. Эта несложная система позволяет избавиться от проблемы «мертвых душ». Например, в компании работает сто человек, а числится 101. Зарплата «мертвой единицы» уходит в другое место.

Следующий пример использования контролей ― определение полномочий, то есть случаев, в которых сотрудник не может принять решение самостоятельно. Например, в производственной компании начальник цеха не может самостоятельно закупить сырье. Он оставляет заявку, отдел закупок заявку обрабатывает и проводит, например, тендер. Благодаря разделению полномочий риски минимизируются.

Также есть автоматические контроли. Это означает, что сотрудник не может провести какой-то процесс, пока кто-то не «кликнет» галочку в системе, не нажмет кнопку или не подпишет электронный документ. Алгоритмы проведения процессов в компаниях обычно закреплены во внутренних нормативных документах, которые тоже выступают своего рода формой контроля.

К счастью, в Беларуси много компаний, которые можно поставить в пример как компании с эффективной системой контролей. Зачастую это компании, которые привлекали финансирование из донорских источников (например, от международных финансовых институтов). Такие донорские структуры требуют от компании выполнения ряда международных стандартов для получения финансирования. И здесь мы можем быть полезны малому и среднему бизнесу — через помощь в получении финансирования.

— В чем именно?

Екатерина Сивенкова: Есть уже установленные требования международных финансовых институтов, которые мы можем помочь внедрить. Выявить, какие контроли не работают или отсутствуют, и что нужно, чтобы соответствовать требованиям для получения финансирования. Часто результатом нашей работы становится перечень рекомендаций по отладке и построению процессов и контролей, чтобы соответствовать предъявляемым требованиям.

Мы также помогаем внедрять международные и национальные стандарты, обучаем сотрудников компании. Объединяя ресурсы аудиторской и консультационной команды, мы совместно с компанией обсуждаем возможные пути решения проблем. Это может быть хорошим бонусом среднему бизнесу: приходя к нам за аудитом финансовой отчетности, компания получает возможность для качественного роста и развития.

Аудиторы обращают внимание на рискованные области, а мы, в свою очередь, помогаем настроить контрольную среду для нивелирования возможных рисков.

Зачастую компании не представляют, какие у них зоны для развития или проблемы. Они не задумываются, что если закроют какую-то «трещину», то смогут существенно вырасти, как с точки зрения финансовых показателей, так и с точки зрения этической культуры в целом.— К примеру, у меня средняя ретейл-компания. Чем вы можете мне быть полезны?

Артем Шилкин: Ретейл — это очень интересный бизнес. В Беларуси он начал развиваться не так давно, и он достаточно рисковый с точки зрения мошенничества.

Пример. «Ашан» в России терял 2−3 % от оборота в год от мошеннических действий сотрудников. Были реализованы схемы, чтобы продукция отдельных поставщиков и производителей находилась на полках магазина или была на более проходных полках, на «золотых» местах.

Также происходили случаи утечки информации. Например, сотрудники отдела закупок делились конфиденциальной информацией с участниками тендеров, те выставляли соответствующие коммерческие предложения, чтобы победить с минимальной разницей предложения.

Мы, как эксперты Forensic, помогаем проанализировать процесс закупок от инициации закупки до ее оплаты с целью выявления недостатков контролей, злоупотреблений, неэффективных процедур.

Наиболее уязвимыми областями внутри ретейл-сектора можно назвать:

Логистику — мошенничество с операциями на складе, транспортировкой и учетом продукции приносит более трети всех потерь от мошенничества.

В моей практике был интересный случай, когда представители менеджмента «дочки» немецкой компании в сговоре с логистической компанией занижали стоимость доставки от завода-изготовителя в Германии до границы с Республикой Беларусь и завышали стоимость доставки от границы до конечной точки. Таким образом существенно снижая стоимость таможенной очистки. Собственники были не в курсе данной схемы, и материнская компания подвергалась существенным рискам, в т. ч. репутационным.

Закупки — это одна из наиболее уязвимых сфер ретейла в силу своей недостаточной прозрачности, при этом проблема простирается как в сторону поставщиков, так и в сторону бухгалтерии.
Программы лояльности — показатели мошенничества с использованием программ лояльности в ретейле растут с каждым годом пропорционально увеличению значимости онлайн-каналов привлечения покупателей.

— В информационном пространстве обсуждается ряд острых вопросов, один из них ― санкции против ряда компаний и физических лиц. Чем тут может помочь KPMG?

Екатерина Сивенкова: KPMG может оказать консультационную поддержку иностранным клиентам, которые зачастую не понимают, могут ли они сотрудничать с каким-то контрагентом из Беларуси, включенным в санкционные списки, поскольку зарубежные компании не знают всех национальных особенностей и практик в Беларуси. KPMG в этом случае может идентифицировать риски от реализации сделки, установления или поддержания взаимоотношений с контрагентом и т. д.