Партнерский материал Юлия Шрамкова, «Про бизнес» 22 июля 2021

В поисках бухгалтерского аутсорсинга: как выбрать надежного провайдера и не опасаться последствий

Екатерина Костиневич. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Крупный и малый бизнес все чаще передает ведение бухгалтерского и кадрового учета на аутсорс. Как не ошибиться с выбором надежного подрядчика, что сейчас является важнейшими критериями отбора?

Партнер аудиторско-консалтинговой компании BDO в Беларуси Екатерина Костиневич рассказала, почему компании отказываются от штатных бухгалтеров и юристов и переходят на аутсорсинг.

Справка о компании:

BDO — это международная аудиторско-консалтинговая компания, которая представлена на рынках 167 стран мира. Сеть BDO — пятая в мире по объемам совокупной выручки среди независимых аудиторских и консультационных компаний. В Беларуси компания работает уже более 20 лет и за это время накопила богатый опыт работы как с международными группами компаний, так и с локальными клиентами из различных сфер бизнеса. В команде BDO состоит порядка 100 специалистов, в их числе авторитетные эксперты в вопросах бухгалтерии, права, финансов и консалтинга.

— Аутсорсинг любых услуг в целом является трендом последних нескольких лет. И, конечно, это особенно востребовано во время пандемии. Ощутили ли вы рост спроса на аутсорсинговые услуги?

— Компании, которые освоили аутсорсинг бухгалтерии до пандемии COVID-19, оказались в выигрыше — они были более подготовлены.

Первая половина 2020 года была для бизнеса периодом неопределенности. Компании не знали, что делать и как лучше организовать процессы. Многие начали переходить на удаленную работу, тогда же обострилась потребность многих бизнесов в аутсорсе отдельных процессов и услуг.

Наша компания в этот период активно консультировала бизнес по аутсорсингу бухгалтерии и документообороту. Мы рассказывали, как сделать процесс перехода на аутсорс мягким, как оптимизировать затраты, что учесть при переходе.

Эта работа дала свои плоды — во второй половине 2020 года у BDO в Беларуси наблюдались пиковые показатели по приросту новых клиентов.Сейчас мы ведем более 30 крупных аутсорсинговых проектов на постоянной основе. Также принимаем клиентов с разовыми или периодическими запросами — например, с подготовкой к проверкам или формированием отчетности в конце финансового года.

— В Беларуси аутсорс — нарастающий тренд, а в других странах — многолетняя практика. BDO работает по всему миру, поэтому хочется узнать, где бизнес активнее всего переходит на аутсорс.

— Для европейских стран и США переход на аутсорс — это давний, но все еще актуальный тренд. Обычно международные компании, которые представлены в пяти и более странах, выбирают одного провайдера и работают только с ним. Это мировая практика.

По нашему опыту — а мы работаем в 167 странах — наибольшее количество компаний с бухгалтерией на аутсорсе в Великобритании, в частности в Лондоне. Мы часто общаемся с лондонским офисом BDO, работаем в тесном сотрудничестве более 10 лет, ведем общие проекты. Там работает более 3 тыс. человек. Они ведут международные проекты. Например, у них есть компании, представленные в 120 странах мира. Следом за Великобританией тренд на аутсорс активен в Китае и Латинской Америке.

— Неужели не проще работать с обычным бухгалтером-внештатником? Какие специфические услуги оказывает BDO?

— Практика показывает, что более оптимальное решение — обратиться к компании за аутсорсингом, нежели нести все риски самостоятельно. Поэтому компании обращаются к нам — один сторонний специалист не решает все задачи, которые стоят перед организацией.

Наша задача — не просто сделать аутсорсинг бухгалтерии, а подойти к вопросу комплексно. Мы можем предложить и бухгалтерский, и налоговый, и кадровый учет, формирование корпоративных отчетов, коммуникации с финансовыми департаментами разных стран и прочее. И все эти процессы будут между собой согласованы. Также BDO предлагает клиентам возможность учета операций по Международным стандартам финансовой отчетности (МСФО).

Мы осуществляем консалтинг, у нас есть команда финансистов, налоговых специалистов и юристов. Помогаем клиентам заполнять корпоративные отчеты по стандартам различных стран, формировать групповую отчетность в соответствии с МСФО на ежемесячной основе, консультируем клиентов, как сделать выгрузку из учета в SAP.

Один штатный специалист сам по себе не может предложить такой уровень сервиса и поддержки на всех этапах. Мы же работаем так, чтобы клиент даже не думал, куда ему идти и что делать. Руководители сохраняют свое спокойствие и силы, им нет нужды отвлекаться от бизнеса. Мы стоим за спиной клиента, поддерживаем, предлагаем взвешенные решения.

— Что именно подталкивает компании к переходу на аутсорсинг? Так дешевле?

— Есть несколько ключевых причин:

1. Экономическая целесообразность. Компании не нужно содержать в штате бухгалтеров, юристов, кадровиков, а значит, не нужно платить ФСЗН. Также не приходится покупать специфическое ПО для ведения учета. Все это снижает затраты компании.

2. Страховка от непредвиденных ситуаций. Например, штатный бухгалтер может уйти на больничный, в отпуск, внезапно решить переехать — и его некем будет заменить.

3. Защита от человеческого фактора. В случае ошибки ответственность будет нести именно компания, оказывающая услуги.

Страховой полис компании BDO в Беларуси — $ 3,2 млн. Не каждая компания может себе такое позволить.4. Экономия времени и ресурсов руководства. Очень часто в малом и среднем бизнесе руководству приходится регулярно вникать в процессы бухгалтерии, тратить время и силы на то, чтобы разобраться в деталях или навести порядок в отчетности. Аутсорсинг целиком берет все процессы на себя и не требует вмешательства и регулярного контроля.

5. Компетенции. Компании часто переходят на аутсорсинг бухгалтерии, когда сталкиваются с нехваткой компетенций. Обычно такое происходит при выходе на международный рынок — штатный бухгалтер просто не может знать всех нюансов работы в правовом поле разных стран. Поэтому аутсорсинг в международную компанию — более разумный вариант, чем ожидание, пока штатный сотрудник изучит все детали.

6. Электронный документооборот. Бизнесу бывает сложно наладить его самостоятельно, поэтому многие продолжают иметь дело с «бумажками». Это огромный объем работы. Некоторые компании начинают закрывать глаза на, как им кажется, мелочи. Мол, можно не делать, авось пронесет. Аутсорсинговая бухгалтерия берет на себя всю работу, не оставляя белых пятен, — клиенту остается только подписать документы.

7. Упрощение коммуникаций. Мы обычно выбираем одно контактное лицо в компании и через него ведем всю коммуникацию. Клиент сам определяет, кто это будет с его стороны — руководитель, учредитель, директор, финансист… Обычно инициатива исходит от нас — мы сами знаем, когда и какие документы необходимо готовить, в какие даты у компании платежные дни и т.д.

Мы всегда на связи в течение рабочего дня. Иногда даже после.Мы даже решаем некоторые вопросы в коммуникации у клиентов, которые работают с иностранными компаниями или на международном уровне. Большинство наших сотрудников — англоговорящие, мы коммуницируем не только с локальными руководителями, но и международными, если нужно отчитываться перед главными руководителями в Европе, США, Китае и т.д. Мы легко общаемся на иностранном языке и проводим необходимые звонки.

— Допустим, компания решилась на перевод бухгалтерии на аутсорс. Как подготовиться?

— Мы не предлагаем клиентам готовиться самостоятельно. Компания может обратиться к нам, и мы сами наладим этот процесс.

Изначально мы с клиентом составляем график и готовим план перехода на аутсорс. Если компанию все устраивает, мы подписываем NDA (соглашение о неразглашении), происходит передача документов. Мы проводим аудит и разрабатываем дальнейший план работы.

Если компания не планирует обслуживаться на аутсорсинге, мы можем провести только аудит и рассказать, какие есть риски, какие недочеты стоит устранить — такие запросы обычно поступают от компаний, которые ожидают проверки.

Главное — наличие основных документов и базы учета. Если есть и то, и другое — можно начинать работать. Если нет — сложный случай, но не безнадежный.

Не стоит переживать, если у компании «бардак в документах». Аутсорсинговая компания в состоянии разобраться и все упорядочить во время аудита. В целом всем компаниям рекомендую: если понимаете, что у вас беспорядок с документами — сразу заказывайте аудит.

— Сколько времени это может занять?

— Если компания решает перевести бухгалтерию на аутсорс, то обычно это занимает около месяца — до двух максимум, если речь идет об очень крупной компании.

Основной момент, на который стоит обратить внимание, — это то, как ведется текущий учет, в наличии ли все документы. Если их по какой-то причине нет, тогда требуется больше времени.

Но мы не предлагаем клиентам проводить оценку самостоятельно.Мы проводим ряд встреч в рамках графика и обсуждаем все проблемные вопросы, рассказываем о подходах к работе, формируем расписание.

Мы работаем с разными клиентами и различными уровнями сложности. Если клиент только открывает компанию, мы полностью ведем процесс открытия юрлица, постановки на учеты, открытия счетов. В итоге основателю остается только подписать контракт и начать работать.

— Как выбрать аутсорсинговую компанию? Или подойдет любая?

— Конечно, лучше всего обращаться в международные компании, которые имеют опыт работы и репутацию надежного партнера. Но и обслуживание у них дороже, чем у локальных игроков.

На начальном этапе бизнес часто пытается сэкономить и выбирает локальные компании. А когда дело вырастает и развивается, компетенций аутсорсинговой компании начинает не хватать. Тогда бизнес все равно приходит в крупную и авторитетную компанию.

Например, компания может обратиться к нам и честно сказать, что ее не устраивает в работе с нынешним провайдером услуг. Мы открыто говорим, как изменить текущее положение дел.

При выборе аутсорсинговой бухгалтерии и других услуг важно обращать внимание на:

1. Репутацию и ответственность компании, наличие у нее страхового полиса. Это основа, которая гарантирует качество услуг. Отсутствие страховых случаев — высокий показатель уровня компании.

2. Защиту данных. Необходимо убедиться, как соблюдается конфиденциальность и каков уровень защиты данных. Организация должна придерживаться международных стандартов в области защиты данных, соблюдать GDPR (общий регламент о защите данных ЕС). На высокий уровень безопасности указывают наличие организованной ИТ-инфраструктуры, размещение ресурсов в ЦОД уровня не ниже Tier 3 (обеспечение бесперебойности работы), наличие лицензионных программных продуктов и прохождение ежегодного ИТ-аудита.

3. Квалификацию персонала. Обычно у крупных международных компаний такая информация находится в открытом доступе. Общий уровень квалификации персонала может быть оценен по количеству специалистов, являющихся полноправными членами АССА, имеющих дипломы АССА DipIFR и другие сертификаты в области международных стандартов финансовой отчетности и числящихся в штате компании. Данная информация представлена на официальном сайте Аудиторской палаты Республики Беларусь.

4. Готовность проходить с вами через проверки. Не все компании оказывают такие услуги. Мы ежегодно проходим внешний аудит и по мере необходимости оказываем поддержку при прохождении налоговых проверок с клиентами. Причем поддержка во время внешнего аудита и визитов налоговой включена у нас в стоимость услуг. Клиенту важно понимать: если к нему придут, ему не придется вникать и переживать, мы берем на себя решение такой задачи.

Если вы задумываетесь о переходе на аутсорсинг (бухгалтерский, кадровый, юридический) или находитесь в поиске подходящего провайдера таких услуг, а также рассчитываете на получение индивидуальной скидки, направьте свой запрос на почту info@bdo.by. В теме письма укажите «Аутсорсинг для *название компании*: индивидуальные условия».