«У меня не бывает завалов в почте и чатах». Руководитель туркомпании об онлайн-коммуникации при удаленной работе

Сегодня руководитель уже не проводит в офисе каждый рабочий день «от звонка до звонка». Спектр задач и возможностей управленца — намного шире: нужно регулярно посещать обучения, бизнес-ивенты и встречаться с партнерами и клиентами. К счастью, работать удаленно позволяют современные устройства — например, новый ноутбук Huawei MateBook D 16 с безрамочным 16-дюймовым экраном в портативном легком корпусе, но при этом с высокой производительностью. О том, как выстроить работу в удаленном формате и почему это все равно не заменит оффлайн, поговорили с основателем туристической компании United Travel Павлом Реутом.

Почему онлайн не заменит офис

Под управлением Павла — около 20 человек, которые работают с сотнями клиентов со всей Беларуси. Мужчина подчеркивает, что большую часть рабочего времени проводит в офисе и ведет коммуникации оффлайн.

— У меня есть коллеги из разных сфер, в том числе из туризма, кто полностью перешел на онлайн-работу. Но ни от кого я еще не слышал, что при переходе эффективность сотрудников не упала. Скорее, для кого-то это вынужденная необходимость. Мое личное мнение: эффективность сотрудника, если он работает онлайн, снижается процентов на 30. Потому что есть много отвлекающих факторов. Работа в офисе, когда рядом команда, дает сотруднику групповую динамику, а руководителю — элементарный контроль.

Работа в офисе может быть не менее комфортной, чем дома! Особенно, когда под рукой новый ноутбук Huawei MateBook D 16 с клавиатурой с отдельным цифровым блоком и «горячими» клавишами. Она гарантирует быструю и комфортную работу, а ход клавиш 1,5 мм обеспечивает плавное нажатие.

В компании Павла есть так называемые обязательные события. Например, каждый вторник в 11:00 в офисе проходит общая планерка, на которой все должны присутствовать лично. В этот день запрещается брать выходной или планировать на это время другие дела и встречи. Планерку проводит сам Павел в тандеме с руководителем отдела продаж или просто сам РОП. И только в редких и исключительных случаях кто-то из сотрудников может подключиться к онлайн-звонку.

— Но если кто-то и выходит онлайн, то просим присутствовать «лицом». То есть сотрудник все равно работает с включенной камерой, мы его видим, слышим и обеспечиваем максимально возможный эффект присутствия.

Чтобы присутствовать на онлайн-звонках с видео и не беспокоиться об окружающих факторах, можно заменить фон за спиной на виртуальный. В ноутбуке Huawei MateBook D 16 с этой задачей отлично справится встроенная камера 720p на базе искусственного интеллекта с широкоугольным объективом. Благодаря функции «Следящая камера» спикер всегда будет в центре кадра. Функция «Зрительный контакт» работает в режиме реального времени и создает у собеседника ощущение постоянного зрительного контакта. Так достигается максимальный эффект присутствия.

Почему без онлайн-формата тоже нельзя обойтись

Павел признает, что проводить все рабочее время в офисе невозможно для руководителя. В среднем, из рабочей недели он проводит оффлайн 3 рабочих дня. Также часто бывает на различных обучениях, бизнес-встречах, конференциях и других мероприятиях.

К счастью, новый ноутбук Huawei MateBook D 16 — очень компактный и имеет легкий корпус, его удобно брать с собой в поездки или на встречи. При этом у компьютера мощный процессор, который позволит быстро выполнять любые рабочие задачи.

— Конечно, в онлайн-работе тоже есть плюсы. Например, можно сотрудничать с каким угодно количеством подрядчиков и нанимать неограниченное количество «условных» менеджеров по продажам. Фактически одного человека, который работает оффлайн, можно заменить двумя в онлайне.

Еще есть ценные сотрудники, которые по разным причинам переезжают в другие страны, но их компетенции и экспертизу терять не хочется. У нас есть сотрудница, которая 5 лет отработала в компании, а теперь переехала в Дубай, но все равно работает в туризме. Она ведет постоянных клиентов, имеет доступ к CRM- системе и самое главное — приносит прибыль компании. С ней мы коммуницируем онлайн. И это работает.

Как выстроить работу, чтобы периодическая «удаленка» не стала проблемой

В компании Павла есть система отчетов для сотрудников. Все продажи туров фиксируются в CRM, а потом и в общем чате: работник пишет, какой тур продан, какую прибыль получила компания и другую важную информацию.

— Это полезно, потому что я понимаю, как идут дела, какие туры продаются, какая динамика продаж. Но также это важно и для остальной команды, потому что это мотивирует, задает позитивный настрой. И когда в этом чате с продажами постоянно приходят сообщения, просто становится спокойнее и радостнее.

Именно для таких быстрых рабочих моментов особенно удобно использовать ноутбук Huawei MateBook D 16, корпус которого раскрывается на 180 градусов. Работать с ноутбуком будет удобно, просто поставив его на колени. А еще в таком виде удобно демонстрировать изображение на экране ноутбука нескольким коллегам во время встречи на выезде.

У руководителя не должно быть завала в чатах и почте — уверен Павел. Поэтому все сообщения он старается прочитывать сразу же и давать ответы быстро. А все публичные чаты, в которых состоит Павел, но регулярно не читает, со временем просто отправляются в архив или просто удаляются, ненужные письма на почте отправляются в спам.

— Конечно, все необходимые для работы инструменты у меня есть в ноутбуке и телефоне: важные рабочие чаты, почта, CRM-система, отчеты в электронных таблицах. В нужный момент, я просто открываю их и просматриваю.

Уже довольно давно я открыл для себя функцию отложенных сообщений в мессенджерах. Обычно я встаю очень рано, и могу утром написать десятки сообщений по работе, но запланировать их отправку на 9 или 10 часов утра, чтобы они пришли коллегам в подходящее время.

Ассистент для операционки и шаблоны для соцсетей

Не упускать ничего важного в моменты удаленной работы Павлу помогает тщательное планирование и делегирование. Свой рабочий график он фиксирует в онлайн-календаре, обычно планирует 3−4 основных дела на день. В график обязательно включены не только рабочие задачи, но и личные.

— Для меня очень важно не допускать авралов, наслоение важных дел друг на друга. И личные дела тоже приоритетные. Мы с женой каждую пятницу планируем следующую неделю, обсуждаем, кто чем будет занят, когда и как мы проведем время вместе. Это важно, чтобы не утонуть в работе.

В последнее время Павел также стал уделять больше внимания ведению соцсетей и созданию личного бренда.

— Откровенно говоря, пока веду соцсети несистемно, когда есть время и настроение. Но в целом понимаю, что это важная часть работы руководителя. Мне часто пишут в соцсетях с рядовыми рабочими вопросами. Например, спрашивают: как сделать визу, какие отели выбрать, сколько будет стоить отдых в такой-то стране. У меня для таких случаев уже заготовлены шаблоны сообщений, чтобы направить подписчиков к коллегам, которые проконсультируют.

Делегирование — второй важный столп для успешной работы. Например, все вопросы с клиентами в компании решают менеджеры по продажам или руководитель отдела.

— Сейчас практически не случается, чтобы требовалось мое участие в общении с клиентами. Такое возможно только в случае какой-то экстраординарной ситуации. Подобные кейсы — разовые. Но если мое участие или мнение действительно срочно требуется, то, конечно, я обязательно подключусь, где бы я ни был.

Благодаря 2-ум микрофонам и фирменным алгоритмам обработки звука AI Sound на базе искусственного интеллекта, ноутбук Huawei MateBook D 16 улучшает качество звука во время онлайн-звонков. Можно создать тихий конференц-зал, чтобы вести коммуникацию комфортно. AI Sound дает возможность переключаться между тремя режимами шумоподавления. Функция «Усиление голоса» фильтрует посторонние голоса, усиливает голос говорящего, «Чистый голос» устраняет окружающий шум и усиливает человеческий голос, «Достоверный звук» обеспечивает естественную и четкую запись всех типов звука.

Также недавно у Павла появился ассистент. Это решение руководитель оценивает как одно из лучших за последнее время.

— Личный помощник помогает оптимизировать работу, тратить мое время эффективнее для компании и меня лично. Я иногда думаю: почему не нашел такого человека раньше? Некоторые задачи просто снимаются. Например, мы планируем стратегическую сессию. Все вопросы по поиску зала, согласованию, организации — переданы ассистенту. Мне прислали документ с несколькими вариантами, ценами, плюсами и минусами. Я только выбрал и одобрил. Это очень экономит время. Работать становится комфортнее.

Где купить ноутбук HUAWEI MateBook D 16?

На старте продаж ноутбук будет доступен в 3 конфигурациях:

• 12th i5 8+512 windows: 2599 BYN
• 12th i5 16+512 windows: 2999 BYN
• 13th i5 16+512 windows: 3199 BYN

Новинку можно приобрести в магазинах торговых сетей «5 элемент», «Электросила» и 21 век, а также у операторов связи МТС и А1.

По 29 февраля покупатели ноутбука Huawei MateBook D 16 2024 в любой конфигурации получат 23,8-дюймовый монитор Huawei MateView SE в подарок или со скидкой за 10 копеек.