«В обычный день у меня бывает по сто звонков». Лайфхаки по менеджменту рабочих чатов и почты от СЕО консалтинговой компании

Активные коммуникации в ежедневном режиме — это уже норма жизни для любого руководителя. Но как управлять коммуникациями так, чтобы ничего не упустить? Как минимум нужен стабильный интернет и мощный современный ноутбук, как, например, новый Huawei MateBook D 16 с безрамочным 16-дюймовым экраном в портативном легком корпусе, но при этом с высокой производительностью… А другими лайфхаками, чтобы не допускать завалов в почте и мессенджерах, мы попросили поделиться директора международной инвестиционно-консалтинговой компании ASER Олега Ильина.

Лайфхак № 1

Вооружитесь надежным компьютером — например, новым функциональным ноутбуком Huawei MateBook D 16 с безрамочным 16-дюймовым экраном, портативным легким корпусом и мощным процессором. С ним интенсивные рабочие коммуникации будут даже в удовольствие!

«На утро может быть десяток отложенных сообщений»

— Уже много лет, как письменную рабочую коммуникацию я перенес в мессенджеры. Через почту с потенциальным клиентом чаще всего происходит лишь первый контакт: мы получаем запросы на наши консалтинговые проекты, некоторые клиенты отправляют техзадание. А далее — переходим в чаты. Это оперативнее и, как показывает практика, удобнее.

Завалов в почте у меня никогда не бывает: если есть время, я стараюсь открывать письмо сразу же — пересылаю его коллегам или помечаю, что нужно ответить. Всегда стараюсь отреагировать на e-mail в течение дня. Для меня гораздо комфортнее ответить сразу, чем заставить человека ждать ответа.

Лайфхак № 2

Помощникам руководителя можно предоставить пароли от рабочей почты. Тогда можно делегировать оперативный менеджмент им. Или, например, быстро надиктовать голосовое сообщение, чтобы они написали письмо от имени руководителя. А клавиатура с отдельным цифровым блоком и «горячими» клавишами ноутбука Huawei MateBook D 16 позволит быстро написать десятки писем в день. Комфортный ход клавиш 1,5 мм обеспечивает плавное нажатие.

— Общение в мессенджерах лично для меня гораздо удобнее. Это значительно экономит время — можно быстро найти что-то в переписке, удобно работать с файлами, пересылать их.

У меня установлены все мессенджеры, которые используются в нашем регионе. Конкретный из них для коммуникации я выбираю в зависимости от клиента. В России или Казахстане чаще пользуются одними, в Беларуси — другими.

Мы работаем в B2B-секторе, и общение с собственниками и топ-менеджерами происходит в мессенджерах на протяжении всего дня. Для меня это удобно еще и потому, что можно отвечать в пути.

В свое свободное время я стараюсь не писать по работе, часто использую отложенные сообщения. Порой на утро их может быть целый десяток. Я стараюсь уважать контрагентов, партнеров и членов команды. И сам не очень люблю, когда по работе пишут после 19.00. Все-таки это время для семьи.

«Созвоны с коллегами из Казахстана провожу на фоне картины»

В пути порой приходится не только отвечать на сообщения в мессенджерах, но и более серьезно включаться в работу — в том числе и проводить созвоны.

— Например, недавно у меня был звонок с клиентом из Казахстана. 8 утра оказалось единственным временем, удобным и для нас, и для клиента. Мне пришлось проводить беседу по дороге на тренировку по боксу.

В таком случае обычно я не включаю видео, чтобы не смущать клиента. Но на звонке от нас всегда присутствует несколько человек. У нас с коллегами есть договоренность, что всегда кто-то должен быть в офисе и со включенной видеосвязью, чтобы клиенту было комфортнее.

Лайфхак № 3

Именно для таких неофисных созвонов можно использовать Huawei MateBook D 16, корпус которого раскрывается на 180 градусов. Работать с ноутбуком будет удобно, просто поставив его на колени. А еще в таком виде удобно демонстрировать изображение на экране ноутбука нескольким коллегам.

Виртуальными фонами во время зумов Олег не пользуется, но зато есть история о реальном.

— У меня в кабинете висит картина, на которой изображен Батыр. С клиентами из Казахстана я часто провожу созвоны на ее фоне. Они практически всегда обращают внимание на эту картину, часто спрашивают, можно ли сфотографировать.

Лайфхак № 4

Для тех, кто все-таки хочет заменить фон за спиной, в ноутбуке Huawei MateBook D 16 с этой задачей отлично справится встроенная камера 720p на базе искусственного интеллекта с широкоугольным объективом. Благодаря функции «Следящая камера» спикер всегда будет в центре кадра. Функция «Зрительный контакт» работает в режиме реального времени и создает у собеседника ощущение постоянного зрительного контакта.

— Обычных звонков тоже всегда очень много. Иногда я ради интереса считаю их в конце дня. В стандартный рабочий день в среднем оказывается сто звонков. Бывает, что вечером я уже не вижу те звонки, что были утром.

«В отпуске провожу созвоны около моря»

— Практически за 10 лет я не помню ни одного отпуска, чтобы мне удалось полностью отключится. Обычно хотя бы несколько часов в день во время отпуска я уделяю работе, общению с командой. В отпуске онлайн-звонок могу провести прямо на пляже, под шум моря.

Лайфхак №5

Благодаря 2-ум микрофонам и фирменным алгоритмам обработки звука AI Sound на базе искусственного интеллекта, ноутбук Huawei MateBook D 16 улучшает качество звука во время созвонов и позволит создать тихий конференц-зал в любом месте, даже около моря. AI Sound дает возможность переключаться между тремя режимами шумоподавления. Функция «Усиление голоса» фильтрует посторонние голоса, усиливает голос говорящего, «Чистый голос» устраняет окружающий шум и усиливает человеческий голос, «Достоверный звук» обеспечивает естественную и четкую запись всех типов звука.

— Собираясь в отпуск, мы с семьей всегда выбираем отели с хорошим интернетом. Еще я обращаю внимание на то, чтобы был конференц-зал, где я смогу поработать и не буду при этом мешать семье отдыхать.

В теории я бы мог пойти в полноценный отпуск, но стоит понимать, что в этом случае компания может потерять какого-то клиента и недополучить выручку. Этот год пройдет под флагом автоматизации — сейчас выбираем новую СRМ-систему, которая позволит компании стать еще диджитальнее и еще больше автоматизировать коммуникацию. Думаю, тогда мне будет еще проще управлять коммуникациями. Но и сейчас, мне кажется, я достойно справляюсь.

Где купить ноутбук HUAWEI MateBook D 16?

На старте продаж ноутбук будет доступен в 3 конфигурациях:

1. 12th i5 8+512 windows: 2599 BYN
2. 12th i5 16+512 windows: 2999 BYN
3. 13th i5 16+512 windows: 3199 BYN

Новинку можно приобрести в магазинах торговых сетей «5 элемент», «Электросила» и 21 век, а также у операторов связи МТС и А1.

С 26.01.2024 по 08.02.2024 предусмотрен бонус — монитор Huawei MateView SE. Позже в продаже появится еще больше конфигураций. При покупке любой из конфигураций в течение первых 2 недель со старта ее продаж также предусмотрен бонус.