Продажи Владислав Кулецкий, «Про бизнес» 21 сентября 2022

Как автоматизировать работу e-commerce с транспортной компанией: реальный кейс и расчеты выгоды

Нет предела совершенству и… автоматизации бизнеса. Готовые решения редко закрывают все потребности конкретной фирмы. И если кто-то не готов инвестировать в кастомизацию деньги и время, то другие решают не останавливаться на полпути к повышению эффективности. Например, бренд Pnevmoteh сначала объединил бухгалтерию, торговлю, склад, расчеты зарплат и другие процессы с помощью 1С. Но полностью избежать рутинного человеческого труда, на который уходит немало времени, не удалось. В итоге компания взялась за доработку 1С самостоятельно — и автоматизировала работу с транспортной компанией. Как это происходило и сколько удалось сэкономить после внедрения разработки, рассказал директор ООО «Пневмотехцентр» Александр Матвейчев.

**Александр Матвейчев**
Директор ООО «Пневмотехцентр»

«Когда мы только начинали бизнес, об автоматизации речи не шло»

— Компания Pnevmoteh производит и реализует пневмоинструмент в 7 странах мира. Мы — e-commerce проект, поэтому многие процессы стараемся автоматизировать и наладить. К примеру, в AmoCRM у нас настроена автоматическая воронка из 131 этапа, где менеджер не руководит сделкой, а управляет ею, отвечая на вопросы. Настроена двухсторонняя синхронизация Amo с 1С и 1С с сайтом, автоматизация приема оплат, автоворонка для HR и рекрутинга и многое другое.

Когда мы только начинали бизнес, об автоматизации речи не шло. Но 6 лет назад мы задумались над покупкой программы для бухгалтерии: долго изучали вопрос, сравнивали цены. Остановились на 1С МиСофт: начали в ней работать, загружать товары, но уже через два года поняли, что она не совсем подходит для наших процессов: из-за ненастроенного функционала работать в программе было крайне неудобно. За это время на программу мы потратили около 5000 BYN. В итоге приобрели 1С: Бухгалтерия от «Хьюмен систем» за 7000 BYN.

Изначально мы не привлекли специалистов, которые настроят полноценно все под наши бизнес-процессы. Мы взяли базовую программу 1С и начали использовать ее, вводить товары. Оказалось, что у нас есть своя специфика и нужно все переделывать под себя. Поэтому стоит привлекать сторонних специалистов, которые все приведут в порядок. Несмотря на то, что это может показаться затратным, в дальнейшем вам это сыграет только на руку.

Почти все процессы в нашей компании заточены не только на увеличение эффективности и прибыли, но и развитие рынка e-commerce. Ежемесячно мы отправляем клиентам по всей Беларуси больше 200 заказов. Из транспортных компаний работаем с «Автолайтэкспресс» и Белпочтой, с первой — чаще всего.

Выиграли грант на разработку

Чуть больше года назад Visa, Альфа-Банк и маркетплейс Deal.by запустили конкурс предпринимательских идей для малого бизнеса в Беларуси «Бизнес-подъем». Наша компания приняла участие в нем — на сцене мы предложили сделать интеграцию 1С и транспортной компании «Автолайтэкспресс» для упрощения оформления отправок грузов по всей стране. Получив главный приз — 10 000 BYN, мы принялись за его разработку. По сути, на тот момент у нас была только сама идея. Предварительная стоимость такой доработки составляла 9300 BYN.

Спойлер: полная разработка модуля, включая этапы тестирования и запуск в работу, составила 14 600 BYN.

Весь процесс состоял из нескольких этапов. Первый — это составление ТЗ и поиск разработчиков. По ходу работы мы запрашивали у «Автолайтэкспресс» доступ к документации по работе с API и получали ключи для работы. Разработчики далее полностью устанавливали модуль.

Этим модулем мы готовы поделиться бесплатно с каждым читателем. По ссылке-приглашению вы можете попасть в телеграм-чат, где найдете доработку, видео-инструкцию по внедрению и информацию по обновлениям.

Каркас уже есть — модулем можно начать пользоваться уже сейчас. Его можно также корректировать под свои бизнес-процессы, исходя из специфики компании.

Как работает новая система и в чем выгода

Наша разработка предназначена для размещения заявок на грузоперевозки в онлайн системе «Автолайтэкспресс», используя семейство конфигураций оперативного учета 1С «Управление торговлей». При оформлении заявки в транспортную компанию необходимые данные клиента уже заполнены — информация о грузе уходит в ТК. После оформления заявки в «Автолайтэкспресс» из 1С по API в ТК передаются данные для создания заявки: получаем трек-номер, стоимость доставки и все сопроводительные документы, которые прикрепляются к соответствующим заказам. В 1С мы можем отслеживать в режиме реального времени статусы груза: отправлен/прибыл/получен — таким образом уведомляя покупателя.

Скриншот предоставлен компанией Pnevmoteh.

В день мы отправляем около 7−15 заказов. Ранее у менеджера с логистом на оформление доставки на сайте транспортной компании уходило 30% рабочего времени, что составляет 2,6 часа в день, а в месяц это и вовсе 62 часа. Сейчас же эта цифра сократилась в 2 раза. Один из важных моментов, которые нам удалось решить, — увеличение точности оформления заказа. Почти все данные подтягиваются автоматически, а не вводятся вручную, что сокращает риск ошибки в фамилии или адресе получателя.В нашем случае — это инвестиции в свое время, человеко-часы, качество работы. В денежном эквиваленте, при настоящем количестве заказов, эта инвестиция окупится за 30 месяцев. И если придется оформлять не 15, а 50 заказов, мы будем готовы к этому.

Возможно, кому-то может показаться, что внедрять доработку сейчас еще рано, что сотрудники и так справляются. На своем примере можем сказать, что большие изменения в бизнесе начинаются с малых шагов, а это в любом случае движение вперед.