Возможности роста «Про бизнес» 30 августа 2021

Экспертное мнение LeverX: SAP DSN — быстрый старт для автоматизации закупок

Как ускорить цикл поставок благодаря цифровому взаимодействию поставщиков и покупателей? Как тратить меньше времени на решение вопросов по поставкам и использовать минимум ресурсов при обработке заказов? Ответом на эти и другие вопросы станет внедрение решения SAP Digital Supplier Network.

Поговорили с Ольгой Чекун, экспертом команды LeverX SAP Ariba, о преимуществах и проблемах, которые решает SAP Digital Supplier Network, а также узнали об особенностях внедрения и интеграции с Ariba Network.

— Какие бизнес-процессы оптимизирует SAP Digital Supplier Network? В каких сферах решение наиболее эффективно?

— Покупатели ежедневно взаимодействуют с поставщиками и работают с различными видами документов: заказы на поставку, комплектовочные ведомости, счет-фактуры. SAP Digital Supplier Network — это продукт для автоматизации документооборота в закупках. Решение является универсальным и будет полезно организациям в любой сфере деятельности, где осуществляется заказ продукции у поставщиков.

Приведу пример типичного операционного сценария для SAP DSN:

Покупатель отправляет заказ на поставку, а поставщик — подтверждение о том, что товар будет поставлен в требуемые сроки
Поставщик отправляет уведомление об отправке, чтобы информировать покупателя о комплектации и отправке заказа
После приемки товара покупатель обновляет статус товара, а поставщик получает уведомление о том, что заказ принят
Затем поставщик создает счет-фактуру на оплату товара и отправляет ее покупателю
Наконец, покупатель проводит оплату, и поставщику автоматически отправляется уведомление о переводе денежных средств.

— Какие проблемы при работе с поставщиками решает SAP DSN?

— Покупатели, которые все еще работают с документами вручную, сталкиваются с рядом трудностей. SAP DSN, как инструмент для автоматизации документооборота, будет полезен, если в компании:

1. Нет единой системы для работы с поставщиками. Информация о закупках и платежах ведется в разных источниках, нет систематизированной базы для удобного контроля процесса. Чтобы улучшить взаимодействие с поставщиками в режиме реального времени, организации нужна единая система для автоматизации всех закупочных процессов, которая была бы доступна как для поставщиков, так и для покупателей.

2. ERP-система не предусматривает прямого взаимодействия с поставщиками. Следовательно, приходится вести коммуникацию с поставщиками через электронную почту и звонки, а закупочную документацию переносить вручную в свою ERP-систему.

3. Нет возможности отслеживать информацию о статусе платежей в режиме реального времени. Чтобы уточнить статус оплаты, приходится часто звонить и спрашивать напрямую. Это задерживает процесс поставки, так как нет автоматической системы оповещения о проведении платежа.

Проблемы во взаимодействии с поставщиками, которые решает SAP Digital Supplier Network:

Нет единой системы для работы с поставщиками

ERP-система не предусматривает прямое взаимодействие с поставщиками

Нет возможности отслеживать информацию о статусе платежей в режиме реального времени.

— SAP DSN — это облачное или локальное решение? На каких условиях оно предоставляется покупателям и поставщикам?

— SAP DSN — часть пакета облачных решений SAP Ariba, в рамках которого за каждым покупателем и поставщиком закреплен свой аккаунт Ariba Network. Обычно у покупателя, внедрившего одно или несколько решений SAP Ariba для реализации цифрового взаимодействия с поставщиками, существуют торговые отношения со множеством организаций, поставляющих им товары.

В рамках всех решений SAP Ariba Ariba Network служит как хаб для связи с поставщиками. Соответственно, у каждого поставщика должен быть аккаунт, где он может взаимодействовать как с одним заказчиком, так и с несколькими.

— Внедрение SAP DSN выгоднее покупателю, чем поставщику?

— И да, и нет. Если рассматривать только SAP DSN, то покупателю, работающему с большим количеством поставщиков, решение, вероятно, принесет большую выгоду, чем поставщику. Однако модули SAP Ariba покрывают и множество других процессов, таких как управление поставщиками, ведение тендеров и контрактов, управление цепочкой поставок, взаимодействие по качеству товаров, планирование поставок и многое другое.
Внедряя SAP DSN совместно с другими модулями SAP Ariba, как поставщики, так и покупатели получают возможность автоматизировать и другие процессы. SAP DSN может стать хорошей отправной точкой для автоматизации процессов закупок.

— SAP Digital Supplier Network внедряется как самостоятельное решение?

— SAP Digital Supplier Network — это не самостоятельное решение. Источником транзакционных документов, поступающих от покупателя, выступает ERP-система: SAP ECC или SAP S/4HANA (On Premise и Cloud). Поэтому интеграция с ERP-системой является обязательной для этого решения.

Идея SAP DSN состоит в том, чтобы интегрировать систему SAP S/4HANA с Ariba Network для автоматизации отправки заказов из ERP-системы и получения последующих документов от поставщика. В SAP S/4HANA нет возможности прямого взаимодействия с поставщиком: покупатель управляет закупками, добавляет заказы и последующие документы, но при этом отправить заказ поставщику автоматически из ERP-системы можно только дорабатывая систему и интегрируясь с каждым поставщиком отдельно. В данном случае интеграция с Ariba Network — это решение проблемы.

Интегрируя SAP ERP/SAP S/4HANA с Ariba Network, мы дополняем автоматизированный документооборот в ERP-системе покупателя взаимодействием с поставщиками.

Поставщики регистрируются в Ariba Network, чтобы получать заказы, созданные покупателем в SAP S/4HANA, и иметь возможность отправлять последующие документы покупателю.

Внедрение SAP DSN, конечно, не исключает затраты на внедрение и интеграцию, а также на вовлечение поставщиков в сеть Ariba Network. Например, когда покупатель инициирует взаимодействие с новым поставщиком, его нужно подключить к Ariba Network. Однако этот процесс куда менее затратный, чем индивидуальная интеграция с ERP-системой каждого поставщика.

— Значит, объединяя SAP Ariba с SAP S/4HANA, покупатель не только налаживает цифровое взаимодействие с поставщиками, но и автоматизирует процесс отправки заказа из своей ERP-системы?

— Совершенно верно. К тому же если поставщик довольно крупный, то, скорее всего, он уже зарегистрирован в Ariba Network и работает там с другими заказчиками.

В целом крупные поставщики часто интегрируют свою ERP-систему с Ariba Network. В результате обе стороны, поставщик и покупатель, получают максимальную автоматизацию при взаимодействии.

Покупатели, которые планируют внедрять SAP Ariba, могут также запросить анализ присутствия своих поставщиков в сети Ariba Network у компании SAP или их партнеров. Часто покупатели проводят анализ самостоятельно, используя Ariba Discovery.

— Компаниям какого размера целесообразнее внедрять решение SAP DSN?

— Внедрение решения SAP DSN будет экономически выгоднее для крупных компаний, корпораций, а также компаний средних размеров, работающих с большим количеством поставщиков.

Пакет решений LeverX Digital Supplier Network (DSN) подходит для:

Компаний средних размеров: 1001−5000 сотрудников
Крупных предприятий: 5000−10 000 сотрудников
Корпораций: 10 000+ сотрудников.

— Как покупателю начать пользоваться решением SAP Digital Supplier Network и эффективно выстроить процесс вовлечения поставщиков в Ariba Network?

— Процесс цифровой трансформации взаимодействия с поставщиками начинается с консультации по решению SAP Digital Supplier Network с SAP или их партнером. После покупки лицензии на использование SAP DSN покупатель получает аккаунт в Ariba Network. Также SAP DSN включен в лицензии при покупке пакетного предложения RISE with SAP.

Далее покупателю нужно проанализировать поставщиков, чтобы ранжировать их. Например, когда покупатель работает с 2 тысячами поставщиков, ему экономически невыгодно вовлекать всех поставщиков, если взаимодействие с некоторыми из них единичное или нерегулярное.

Покупателю следует определить поставщиков, при взаимодействии с которыми нужно обрабатывать большое количество документов. Следующим шагом будет работа по вовлечению поставщиков в среду Ariba Network.

Как начать работать с SAP Digital Supplier Network?

Консультация с экспертами команды LeverX SAP Ariba

Приобретение лицензии SAP DSN и регистрация в SAP Ariba Network

Анализ и ранжирование поставщиков

Вовлечение поставщиков в Ariba Network

Внедрение SAP DSN и интеграция с другими системами.

Являясь партнером SAP, компания LeverX предлагает различные пакетные решения SAP Digital Supplier Network, включая базовый, стандартный и расширенный.

Также мы предлагаем дополнительный пакет Supplier Enablement. В рамках пакета наши сертифицированные SAP Ariba-специалисты с более чем 18-летним опытом работы в области закупок и более чем 6-летней экспертизой в Ariba помогут вам не только с технической точки зрения, но и окажут поддержку в ранжировании поставщиков и их вовлечении в Ariba Network.

Партнер проекта:

Хотите эффективно автоматизировать документооборот с поставщиками при минимальных затратах? Оставляйте заявку на бесплатную консультацию с экспертами LeverX Ariba.