Аутсорсинг печати - решение, которое вы искали

Управляемые услуги печати (MPS), или аутсорсинг печати, успешно развиваются на Западе последние 10 лет, до нас же тенденция докатилась только сейчас. Почему это выгодно, удобно и прогрессивно расскажет Сермяжко Максим, начальник отдела успешно развивающейся компании МАП ИНФО.

-- Расскажите про проблему, с которой борется ваш продукт, как вы можете помочь белорусским бизнесменам.

Оптимизация затрат всегда являлась краеугольным камнем любого бизнеса, какого бы масштаба он ни был: сэкономить хочется всегда и на всём, чём можно. И особенно это касается офисной техники, в частности — печатной инфраструктуры. Между тем, чем больше бизнес, тем выше расходы на, казалось бы, мелочи, например, расходники. Но это, оказывается, не совсем очевидно.

Ведь традиционный подход к организации бизнеса знает, как всё работает: можно выделить ответственного работника, который произведет закупку принтеров, да подешевле, и расходников к ним самых китайских (учтите при этом доставку и склад, затраченное время). Но в итоге те самые дешёвые принтеры, с каждым годом теряя в амортизации, требуя постоянного ремонта и простаивая, будут обходиться всё дороже, а статьи расходов только расти. Да и бухгалтера не дадут так просто списать нерентабельную технику.

Следует отметить, что, согласно статистике Slideshare.net, 90% компаний вообще не ведут учет расходов на печать, а именно: что печатается, с какой целью и в каком количестве. А белорусские реалии вполне себе включают еще печать и использование расходников в личных целях.

И всё ничего, если мы говорим о небольшой фирме, но чем больше компания, тем эти статьи расходов ощутимее.

Западные компании уже давно решили эту проблему с помощью аутсорсинга печати, или управляемых услуг печати (MPS Managed Print Services), которые предоставляют соответствующие организации. В Беларуси эти организации стали появляться и развиваться сравнительно недавно, работая, как правило, только с топовыми производителями печатной техники, позволяя вам не экономить на качестве.

Начнем с того, что же все-таки такое аутсорсинг печати, и какой смысл мы вкладываем в понятие управляемых услуг печати.

Прежде всего, это отсутствие затрат на приобретение, обслуживание и ремонт оборудования, во вторую очередь — это полный контроль над тем, кто и в каком объеме печатает, и последнее — это гибкая система оплаты по реальному количеству отпечатанных страниц.

Это только базовый функционал, который повышает прозрачность фактических затрат и, как следствие, дает возможность для экономии средств.

Дальнейшее развитие управляемых услуг печати — это повышение уровня безопасности всей инфраструктуры печати, начиная от контроля изменений прошивок устройства и заканчивая ограничением доступа для конкретных пользователей, что сокращает риск потери документа или передачи несанкционированной информации третьим лицам.

-- Как вы пришли к этой идее?

-- Наша компания МАП ИНФО работает на территории Беларуси в успешном союзе с компанией HP Inc. и уже более 15 лет решает проблемы и задачи бизнеса, в том числе и печати.

Изначально, мы были (одно время первыми) поставщиками техники HP, а со временем, работая для бизнеса, пришли к более инновационному решению — предоставлять управляемые услуги печати. Проще говоря, мы даем качественную технику бесплатно, а компании платят только за расходники, причем обеспечиваем бесперебойную работу без простоев и своевременный сервис.

Это очень удобно и позволяет компаниям не только сэкономить свои деньги (сравните: печать стоит в 10 раз меньше, чем, например, в печатных центрах), но и вести учет затраченных ресурсов благодаря ежемесячным отчетам, избегая и минимизируя дополнительные статьи расходов.

Следует более четко обозначить проблемы и задачи, которые решает аутсорсинг печати:

• снижение затрат на приобретение оборудования, ведь реальная потребность бизнеса — это суть аутсорсинга печати;
• сокращение затрат на обслуживание и ремонт техники. Мы сами обслуживаем наше оборудование, за вас подумали о замене на время ремонта и организуем бесперебойную работу без простоев оборудования;
• сокращение административных затрат на закупку, хранение и отслеживание использования расходных материалов. Мы сами позаботимся о своевременном предоставлении расходных материалов во избежание простоев оборудования.

-- Почему вы выбрали именно компанию HP?

-- Мировые тенденции не стоят на месте в поиске решений упростить и облегчить задачи бизнеса, особенно, что касается непрофильных активов. Еще начиная нашу работу на белорусском рынке в качестве поставщиков техники HP, мы видели эту вынужденную потребность бизнеса и со временем в ней же нашли свои точки роста.

Главная проблема, с которой мы боремся — это как раз приобретение и обслуживание непрофильных активов.

Но если общая концепция была понятна и уже внедрена тем же Западом, оставалось определиться с вендором по основным критериям: надежность оборудования, инновационность технологий, соотношение цена-качество и наличие портфеля программного обеспечения, — что в совокупности и определило выбор в пользу продуктов компании HP Inc., а в конечном итоге и стало одним из наших преимуществ. Компания HP Inc. предоставила нам соответствующую экспертизу в услугах управляемой печати, а мы уже начали внедрять услуги на белорусский рынок.

-- И с кем сразу вы стали работать? Это были крупные фирмы и предприятия или всё же и малый бизнес может использовать ваши услуги эффективно?

Аутсорсинг печати изначально таргетировался на средние и крупные компании с большими потоками печати. Так мы сразу начали работать с крупным белорусским банком, заменили устаревшее и расширили существующий парк печатного оборудования — по сегодняшним подсчетам это порядка 60 ед. печатной техники по всей территории РБ и еще 10 ед. находится в подменном фонде на наших площадях. Со временем мы заметили, что и у малого бизнеса есть интерес к услугам HP MPS, что позволило нам расширить предложение, так что аутсорсинг печати — это в частных случаях и для малого бизнеса. Всё определяет объём печати. В настоящий момент нашими услугами пользуется 21 компания разной формы собственности, общее число установленной техники — 126 шт.

-- Если с сутью услуги управляемой печати всё понятно, то механизм предоставления услуги необходимо рассмотреть. Как это работает?

Шаг 1. Анализ. Мы начинаем с того, что определяем, сколько компания тратит на печать одного документа, работая на том или ином устройстве. Для этого проводятся измерения, снимаются показания датчиков оборудования и составляется карта с расположением оборудования.

ШАГ 2. Планирование. Имея на руках четкую картину происходящего, уже можно разрабатывать дальнейшую стратегию развития сервиса печати на ближайшие 3−5 лет. Результатом этого шага является план замены/перестановки оборудования, основанный на экономической эффективности каждого отдельного устройства. На этом этапе мы определяем размер собственных инвестиций и методы оплаты для предприятия. Сформированный документ отвечает на вопрос: сколько предприятие сэкономит на внедрении сервиса.

ШАГ 3. Интеграция. На этом этапе осуществляется транспортировка и инсталляция нашего оборудования в соответствии с составленным планом, устанавливается управляющее программное обеспечение для осуществления мониторинга состояния и автоматизации заказа расходных материалов, а также повышается общий уровень безопасности и развертывается сервис контроля доступа к печати, если это необходимо и предусмотрено на этапе планирования. Результатом этого шага является полностью работоспособный и, что важно, контролируемый сервис печати.

ШАГ 4. Сопровождение. В течение всего жизненного цикла оборудования мы производим техническое обслуживание, замену расходных материалов, ремонты, настройки, консультации по использованию и следим за должным уровнем качества печати и предоставления самого сервиса. Мы заботимся о том, чтобы наше оборудование работало без сбоев и было источником дохода для нашего партнера.

-- Аутсорсинг печати — уже не новое понятие, и в условиях конкуренции всегда предстоит выбор в пользу того или иного поставщика услуг. В чем ваши преимущества?

HP MPS — это возможность работать с одним из мировых лидеров на рынке информационных технологий: компания берет на себя полный контроль по предоставлению услуг, а мы в свою очередь предоставляем ежемесячные отчеты, проходим ежегодные аудиты и сертификацию на соответствие заданному уровню качества.

Надо отметить, что наша компания имеет огромный опыт в эксплуатации сопутствующего программно-аппаратного обеспечения: кроме печати мы предоставляем услуги по системной интеграции и техническому сопровождению компьютеров, серверов, систем хранения данных, коммутационного оборудования и связанного с ним ПО, также в данный момент ведем запуск нового сервиса от HP Inc. Устройство как услуга HP Daas (HP Device as a Service), — что дает возможность нашим клиентам закрыть существующие задачи в области ИТ одним надежным поставщиком.

-- И напоследок, как резюме, почему всё же аутсорсинг печати? Каким вы видите будущее вашего бизнеса?

Аутсорсинг печати — это еще раз о том, что каждый должен заниматься своим делом, ведь занимаясь непрофильным направлением, содержать при этом штат квалифицированных сотрудников и вкладывая в непрофильные активы, компании тратят огромные деньги в пустоту. Хоть в Беларуси компании только начинают это осознавать, мы уже видим реальный интерес и можем с уверенностью говорить, что в дальнейшем подобный сервис будет только развиваться.

В ближайшие 5 лет мы ожидаем, что более 60% белорусских компаний будут использовать аутсорсинг печати, а сами услуги принимать новые формы и становится неотъемлемой частью каждого бизнеса.

Сайт: goo.gl

ЗАО «МАП ИНФО»
УНП 690023252