Не всякий музей «совок», или Как систематизировать работу в музее «Страна мини»

Сегодня «мода» на ведение процессов компании в CRM или Корпоративных порталах проникла даже в самые, казалось бы, непривычные сферы. Например, в музей. «Не всякий музей «совок» или как систематизировать работу в музее, рассказывает Евгений Данилик, основатель «Страна мини».

– Наш музей – это стартап. В начале создания бизнес-плана прописали этапы проекта и составили список задач. Чтобы музей открылся в срок, разделили задачи и выявили взаимосвязи, определили заинтересованных лиц. Важно было и создать общую экосистему для общения и управления проектами.

Получился список из 250-ти задач с дедлайнами, срок запуска – 1 год. Очевидно, чтобы эффективно управлять таким количеством дел в сжатые сроки – нужна система. И облачный корпоративный портал «Битрикс24» помог.

Почему «Битрикс24»? В предыдущей компании я уже имел опыт работы с этим продуктом. Плюс ко всему немалую роль сыграли: репутация сервиса и стабильность работы, приемлемая стоимость и функциональность.

Как внедряли и с какими трудностями столкнулись?

Порталом начали пользоваться с первого дня открытия музея. Технических сложностей не возникло, проблема лежала скорей в иной плоскости. Наша команда состоит из 15-ти человек, и большинство из них не работали раньше с таким продуктом, в особенности аутсорсеры. Коллектив у нас творческий, а как известно, творческие люди часто «не дружат» с дедлайнами.

Для меня же, как руководителя, было важно отладить сроки по задачам и настроить чёткие процессы в работе. Сначала работать было непривычно, но спустя время, команда «подсела» на «Битрикс». Он действительно упрощает общение, делает наглядными задачи и вовлекает каждого в работу.

Система показывает продуктивность команды в целом и каждого по отдельности.  На первом этапе ребята тяжело переживали из-за количества просроченных дедлайнов. Для одних – это был удар по самооценке, другие сравнивали результаты с предыдущим местом работы и думали, что раньше все было хорошо, а в музее что-то не так. Всё изменилось, когда на последнем тимбилдинге мы подвели результаты месяца, и команда была приятно удивлена, насколько продуктивным оказался месяц и какое количество задач мы успешно завершили!

Теперь еженедельно выгружаем задачи по каждому сотруднику, вносим всё в сводную таблицу и делаем выводы по время-затратам и результативности работы.

Например, это помогло нашему менеджеру по развитию лучше планировать рабочий день. В очередном отчёте мы увидели, что менеджер только 18% рабочего времени использует на непосредственно саму работу по развитию музея, а оставшееся - на операционную. Мы посчитали, чтобы бизнес действительно развивался и рос, необходимо минимум 40% времени уделять развитию. В итоге скорректировали рабочий график менеджера и всё встало на свои места.

Здесь ещё вспоминается китайская мудрость: если ты не знаешь куда идти, как ты узнаешь, что туда пришел? Мне важно видеть в цифрах поставленные цели, и как быстро я к ним двигаюсь. Каждый вечер я готовлю список задач в «Битриксе» на следующий день. Поэтому всё наглядно, и понятно, сколько времени займёт каждая задача - тайм-менеджмент выстроен.

Какой функционал системы задействован в компании.

Сейчас используем не все доступные функции. У нас есть продажи в секторе В2В и для построения воронки в ближайшее время планируем подключить CRM.

Больше всего используем чаты, календарь компании, задачи, «живую ленту» и группы. Вообще у нас действует правило, что все рабочие вопросы обсуждаются только на портале.

Например, мы часто проводим «Мозговые штурмы онлайн». Музей работает ежедневно и без выходных. Из-за работы части команды «на удаленке» и плавающего графика некоторых сотрудников, устроить встречу проектной группой крайне сложно. Поэтому мозговые штурмы и обсуждения по новым проектам только онлайн на портале.

Пользуемся группами, в которых ведется обсуждение по проектам и важным вопросам. В комментарии добавляем новые идеи, и вся группа это видит. Такой подход повысил эффективность с точки зрения качества и количества идей, ко встрече все уже подготовлены и команда аргументировано обсуждает проект.

А вот «Календарь» – ключевой бизнес-процесс музея, через него организовываем всё экскурсионное обслуживание. В календаре записываем групповые экскурсии и разделяем их по признакам: количество человек, тип группы, язык экскурсии, ответственные сотрудники, контактные данные посетителей и так далее. Это помогает учитывать посещаемость в разных проекциях и планировать график работы сотрудников музея. Надеемся, что скоро в портале появится календарь с настраиваемыми полями и можно будет настраивать воронки и разные отчеты, как в бизнес-процессах по продажам.

Если подвести итог, то за последние полгода мы завершили более 600-ста задач, и запустили 15 проектов. Не представляю, как управлять таким количеством дел, продуктивно общаться и оценивать работу сотрудников без корпоративного портала? Покупка «облака» полностью себя оправдала, а нам осталось изучить оставшиеся сервисы и внедрить их в работу, чтобы сделать её ещё более эффективной и быстрой. Ну и конечно – ждём вас в музее, в «Битрикс-календаре» есть несколько свободных дат!