10 ошибок компаний в ведении кадрового учета, которые могут дорого обойтись

Многие компании считают кадровый учет не слишком важным и занимаются им формально. С какими проблемами чаще всего приходится сталкиваться и какие могут быть последствия (финансовые и не только), рассказала Екатерина Богомаз — юрист, эксперт в области трудового и гражданского права, директор юридической компании «РЕСОЛВА Консалт».

— Кадровый учет включает два блока вопросов: юридическая поддержка и формальное наличие кадровых документов.

Под юридической поддержкой подразумевается, что все кадровые процедуры должны соответствовать требованиям законодательства. Речь о локальных правовых актах, правилах и положениях, трудовом договоре и всех кадровых процедурах — приеме на работу, изменении трудовых отношений, увольнении. А формальное наличие кадровых документов подразумевает физическое ведение личных дел, приказов и всего остального.

Большинство ошибок и проблем возникает именно потому, что в компаниях уделяется повышенное внимание второму пункту, а первый игнорируется или применяется от случая к случаю.

1. Отсутствие кадрового администрирования.

Встречается 3 ситуации:

• Кадровое администрирование в принципе не ведется
• Эту работу поручают непрофильному специалисту (бухгалтеру, секретарю), то есть лицу, не обладающему нужными знаниями
• Используются специализированные программы, но без поддержки квалифицированного специалиста. Создается ложная видимость, что «кадры» в порядке.

Ошибки же ведут к спорам с работниками, нарушению отчетности, наложению административной ответственности.

2. Ведение кадрового учета «по накатанной», без юридической поддержки.

К примеру, раньше «кадры» вел юрист, а сейчас ведет кто-то другой, используя все формы, которые применялись тогда. В этом случае под кадровым учетом понимают «техническое ведение» — вроде все в порядке, создаются новые личные дела и трудовые договоры. Но если человек не разбирается в правовых вопросах, то без постоянной юридической поддержки документы не будут своевременно актуализироваться.

Некоторые компании практикуют разовое привлечение юриста — разработать «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение о командировках», «Положение об оплате труда» и т.п. Но законодательство постоянно меняется, и если изменения не отслеживать, то довольно скоро вы обнаружите, что многое стало некорректным по содержанию.

Зачастую мы имеем дело с документами, утвержденными несколько лет назад, — они во многом уже неактуальны. Казалось бы, в этом нет ничего страшного. Но если специалист будет руководствоваться такими документами, возможны грубые ошибки с точки зрения действующего законодательства, ведущие к слабости позиции нанимателя в случае судебного спора с работником.

3. Игнорирование специфики компании при ведении кадрового учета.

Есть типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные на законодательном уровне, есть примерные формы трудового договора и контракта. Казалось бы, бери и пользуйся.

Но во многих компаниях есть своя специфика. Например, в творческой среде и в ИТ, где имеет место создание объектов авторского права, важно прописывать, кому принадлежат какие права на произведения, как правильно передать права от работников к нанимателю.

Важно не забывать и о материальной ответственности. К примеру, сотрудника приняли на работу и передали ему товарно-материальные ценности (оборудование, компьютер). В этом случае нужно заключить договор о полной материальной ответственности, чтобы при повреждении оборудования с работника можно было без ограничений взыскать его ущерб. Особенно актуален этот момент при удаленной работе сотрудников, когда большая часть оборудования действительно «уходит» из офиса.

Сюда же можно отнести:

• Конфиденциальность информации (закрепить обязанности работника в этом отношении)
• Обучение работников за счет средств нанимателя (в каком случае можно взыскать затраченные суммы при увольнении)
• Вопросы, связанные с работой в социальных сетях (многие компании предъявляют требования к работникам по размещению информации) и другие аспекты.

Все важные и особенно спорные вопросы компания должна определить для себя и отобразить в локальных правовых актах и договорах с работниками. Если этого не делать, то такие вопросы могут в будущем повлечь проблемы и споры с персоналом.

4. Неправильный выбор трудового договора с работником при приеме на работу.

Все трудовые договоры можно разделить на две большие группы:

• Бессрочный (заключается на неопределенный срок)
• Срочный (включает контракт, договор на определенный срок, на время выполнения определенной работы или сезонных работ, на период выполнения обязанностей отсутствующего работника).

Когда мы принимаем работника, важно понимать, на какой срок мы его берем и для какой цели. И, в зависимости от этого, правильно выбирать трудовой договор. Если вид трудового договора выбран неправильно, в дальнейшем возможны проблемы с увольнением работника и выплата ему дополнительной компенсации.

Пример 1. Человек нанимается для выполнения работ на определенном объекте, но его нанимают по контракту. Если проект завершится досрочно, то основания для увольнения работника отсутствуют, так как срок действия контракта может еще продолжаться. Наниматель будет вынужден платить работнику заработную плату до окончания контракта, если не удастся прийти к соглашению.

Пример 2. Основной работник ушел в отпуск по уходу за ребенком, на его место нанимают другого работника. Если его приняли по контракту, а не на период отсутствия первого, то возможна ситуация: основной работник решает выйти на работу раньше времени. При этом срок контракта второго еще не истек, возникает проблема. Тем более, если заменяющая сотрудница сама соберется в декрет.

Пример 3. Для поиска дефицитных работников на высокооплачиваемые вакансии привлекаются агентства по найму персонала, услуги которых весьма недешевы. При этом найденного работника нанимают по бессрочному трудовому договору.

Обычно агентства по найму предоставляют замену, если работник не прошел испытательный срок. Но допустим, что работник испытательный срок выдержал и решил уволиться через 4−5 месяцев — при бессрочном договоре он имеет право это сделать, предупредив нанимателя за месяц, и согласие нанимателя не нужно. Так что если компания рассчитывает на удержание работника на определенный срок и таким образом экономию денег на новом поиске, это тоже нужно прописывать в договоре.

5. Несвоевременное оформление документов и несвоевременное ознакомление с ними.

Возможна ситуация, когда работника наняли, но не оформили с ним в письменной форме трудовой договор. Если есть признаки трудовой деятельности, но нет договора, то это вовсе не значит, что у вас нет работника. Наоборот, это указывает на то, что имеет место фактический допуск к работе и есть нарушения по оформлению. По закону работника должны оформить, выплачивать ему зарплату, платить с нее налоги. Нарушение может повлечь возмещение за причинение вреда, компенсацию за незаконное увольнение и административные штрафы.

Другая ситуация — несвоевременное ознакомление работника с документами. Почему это важно? Скажем, срок действия контракта истек, но его продление своевременно оформлено не было, хотя работник продолжил работать. С точки зрения закона это означает, что контракт считается преобразованным в бессрочный трудовой договор, поэтому выплата повышения тарифного оклада за работу по контракту производиться не должна, а уволить работника без нарушений с его стороны становится проблематично.

В целом своевременно и правильно оформленное хотя бы минимальное «трио» — трудовой договор, должностная инструкция, штатное расписание — уберегает нанимателя от очень многих проблем, которые возникают, если этих документов нет, а трудовой спор есть.

То же самое, хоть и в меньшей степени, касается ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда. Если работник с ними не ознакомлен, то мы не может заставить его соблюдать эти правила и привлечь к ответственности за несоблюдение.

6. Неправильное формирование оклада работнику.

У нас есть база, от которой исчисляется заработная плата работника — тарифный оклад. Он должен быть указан в трудовом договоре работника и его нужно правильно определить. Это та сумма, меньше которой работнику не заплатят. Но не обязательно включать всю сумму, о которой договорились с работником, в тарифный оклад.

Какие тут возникают ошибки? Наниматели не всегда понимают вопросы налогообложения, и нужно разделять понятия:

• Сумма «на руки»
• Сумма, которая фиксируется в трудовом договоре, включая налоги, которые уплачивает работник (13% подоходный налог и 1% в ФСЗН)
• Суммы, которые платит наниматель. Они не включаются ни в трудовой договор, ни в штатное расписание — это взносы в ФСЗН и «Белгосстрах».

Наниматель, договариваясь с работником на определенную сумму, может не учесть эти дополнительные суммы налога. В результате незапланированные расходы возникнут у нанимателя или работник получит «на руки» меньшую сумму, чем договаривались.

Также следует сбалансировать окладную и переменную части заработной платы. Если вся сумма, которую обещали работнику, закреплена в трудовом договоре в виде тарифного оклада, сложно мотивировать работника на более эффективное выполнение трудовых обязанностей. Поэтому важно понимать — какая сумма «несгораемая», а какую будем выплачивать в виде премии за качественное выполнение обязанностей или других показателей.

7. Прием работников без учета их особенностей.

Есть ряд категорий работников, которые пользуются дополнительными гарантиями со стороны государства — инвалиды, несовершеннолетние. Существует также специфика при приеме на работу пенсионеров, молодых специалистов, иностранных граждан. По каждой из этих категорий лиц установлены определенные требования.

Например, у инвалидов и несовершеннолетних есть требования по продолжительности рабочего времени и основного отпуска, для иностранцев — специальные разрешения.

Если эти процедуры не соблюдены, то нарушение может повлечь административную ответственность или споры с работником.

Ситуация из практики: на работу был принят инвалид, но наниматель узнал об этом только через полгода после начала работы. По правилам наниматель должен был потребовать у работника эти сведения и в течение 5 дней направить письмо о приеме такого работника в орган, выплачивающий пенсию, поскольку это может повлечь уменьшение размера или отмену выплаты пенсии.

В этой ситуации орган, выплачивающий пенсию, своевременно не уведомили, и возникли вопросы: кто должен компенсировать излишние выплаты пенсии? Существует 2 варианта:

• Если работник утаил, что он инвалид, то выплата излишней пенсии взыскивается с него
• Если наниматель знал, но не сообщил, — то с него.

Как обезопасить себя в такой ситуации нанимателю? При приеме на работу оформляется ряд документов, в том числе заявление, автобиография, личный листок по учету кадров, там есть подпись работника. Можно предусмотреть вопрос о наличии особого статуса, это упростит решение таких споров в будущем.

8. Непредоставление трудовых отпусков в течение рабочего года.

Эта ошибка встречается очень часто и влечет за собой ряд проблем. Трудовые отпуска должны предоставляться работникам в течение каждого рабочего года. Если полный отпуск предоставить нельзя, то хотя бы 14 дней.

Существует распространенное заблуждение: «Работник выбирает, когда пойти в отпуск». Это не так! Предоставление отпуска работнику — обязанность нанимателя. Из-за этого непонимания возникает проблема: работники не уходят своевременно в отпуск, в итоге накапливается большое количество дней трудового отпуска, иногда по 100 дней, за 3−4 года. При увольнении наниматель обязан выплатить работнику всю компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск.

В сфере ИT, где высокооплачиваемые работники, это огромные финансовые суммы единоразово, то есть серьезная финансовая нагрузка на компанию. Не считая того, что имеет место нарушение трудового законодательства: наниматель не обеспечивает должные условия труда работнику, так как не предоставляет заслуженный отдых. Отсюда могут быть и вопросы по состоянию здоровья, и со стороны проверяющих органов.

Пример из практики: сотрудник ИT-компании, принявший решение уволиться, не оформлял отпуск около трех лет. За два месяца до увольнения его зарплата выросла в два раза. При начислении отпускных и компенсации выплаты «осовремениваются» по последнему окладу и с учетом премий. В итоге компенсация за неиспользованный отпуск по данному сотруднику составила более 32 000 бел. рублей (около $ 13 000) с учетом налогов.

9. Невыдача трудовой книжки и окончательного расчета при увольнении.

При увольнении работника наниматель должен произвести с ним окончательный расчет в день увольнения, тогда же выдать и трудовую книжку. Если этого не происходит, то по заявлению работника наниматель должен сместить дату увольнения на дату окончательного расчета или выдачи трудовой книжки. А еще — выплатить работнику причитающуюся ему сумму компенсации за эти дни как за вынужденный прогул, ведь без трудовой книжки работник не мог устроиться в другое место.

Конечно, эта проблема возникнет только в том случае, если работник обратится в суд с требованием. Но если это случится, то нанимателю придется оплатить еще и судебные издержки.

10. Ошибки отражения режима работы в трудовом договоре.

Помимо суммы заработной платы, в договоре должен отражаться и режим работы. Часто наниматели принимают работника не на полное рабочее время, а на 0,5 или на 0,25 ставки. При этом фактический режим работы не соответствует заявленному в договоре, и работник трудится больше. Если в дальнейшем выяснится, что работник оформлен на 0,25 ставки, а работает полный рабочий день, то это может повлечь административные штрафы, а также недовольство работника и возможный судебный спор.

Законодательство предоставляет достаточно широкие возможности в части регулирования режима работы:

• Дистанционный труд
• Гибкое рабочее время
• Разделение рабочего дня на части
• Работа по графику в режиме суммированного учета рабочего времени.

При грамотном их оформлении наниматель может не только минимизировать риски, но и показать свою лояльность к работникам, а также повысить привлекательность компании на рынке труда.

Для тех, кто считает кадровый учет не слишком важным

Наниматели считают, что кадровый учет не обязателен, так как административная ответственность за нарушение в кадровых вопросах достаточно условная. Если нарушено законодательство о труде и это не повлекло причинение вреда работнику, то в целом административной ответственности можно избежать. Но одно нарушение может повлечь за собой другие нарушения, дополнительные проверки, чреватые применением различных статей «Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях».

Спорное увольнение, вызванное ошибками нанимателя, может означать серьезные финансовые расходы для компании, а также репутационные риски.

Если работник обратится в суд и увольнение будет признано судом незаконным, то вместо требования о восстановлении на работе работник может заявить требование о выплате компенсации в размере 10-кратного среднемесячного заработка.

Кроме того, возможны доначисление неуплаченных своевременно налогов и взносов в ФСЗН, а также административная ответственность за несвоевременное начисление.

Экономия на кадровом учете, игнорирование требований и нюансов трудового права и, как следствие, многочисленные ошибки могут вызвать в компании немало проблем и дополнительных расходов.

Читайте также

• 4 типа сотрудников, которые есть почти в каждой компании. Узнайте, как ими управлять
• Токсичные коллеги и руководители — как с ними работать? Советы Вероники Коппек

• Этот простой инструмент поможет бороться за кадры, когда они нарасхват