Управление персоналом «Про бизнес» 27 января 2020

«Отнимут кучу времени, а результат — так себе». Составляем ТЗ для фрилансеров вместе с FL.ru

Когда вам на самом деле нужен фрилансер-суперпрофессионал, а когда можно сэкономить на новичках? И как все-таки правильно составлять техзадание, чтобы фрилансеры работали эффективно и быстро — рассказала контент-маркетолог биржи фриланса FL.ru Полина Галинская.

— Офисная команда сотрудников не всегда физически может справляться со всем объемом задач. Например, в тех случаях, когда вы только начинаете расширять свою деятельность в регионе, но пополнять штат еще не готовы. В таких случаях обращение за помощью к фрилансерам помогает существенно ускорить работу, сэкономив при этом на операционных издержках.

Галинская Полина, контент-маркетолог биржи фриланса FL.ru — **Полина Галинская**
Контент-маркетолог биржи фриланса FL.ru

Так, например, при найме удаленного сотрудника в сравнении с наймом штатной единицы компания экономит примерно 30% средств. По сути, удаленный работник — такой же сотрудник фирмы, с ним заключается трудовой договор или договор гражданско-правового характера со сдельной оплатой. Экономия достигается благодаря тому, что нет необходимости платить налог на физлицо, аренду офиса, оборудования, дополнительные расходы.

Удаленных исполнителей часто берут на долгосрочную работу, например, разработку мобильного приложения или сайта. Офисная команда, как правило, решает такие задачи медленнее, потому что ее приходится отвлекать от основных дел. Если же вам необходимо закрыть более простые задачи, которые не отнимут кучу времени, вроде посадочной страницы сайта или дизайна лого, — еще более выгодно будет обратиться к фрилансеру и оформить с ним отношения разово, по договору подряда. Он сэкономит компании примерно 70% бюджета в сравнении с наймом человека в штат.

Для толковых исполнителей, которые будут сами направлять вас, подробное техзадание с вашей стороны станет вашей лучшей визитной карточкой.

Я расскажу, на что стоит обратить внимание при подготовке задания исполнителю. И в каких случаях лучше использовать фрилансера-новичка.

Сделайте ваши цели оцифрованными

Вам необходимо самому понять, какие потребности компания хочет закрыть проделанной работой и какую цель намерена достичь. Если ваши ожидания никак не зафиксированы в цифрах/сроках, измерить результат будет сложно. Поэтому лучше его оценивать в денежном/процентном или количественно-качественном выражении.

Например, вам необходимо «освежить» дизайн лендинга по продаже утюгов в вашем онлайн-магазине, потому что конверсия в покупку — 2 рубля, нет желания положить товар в корзину или оставить даже e-mail для рассылки. Цель: увеличить конверсию на сайт на 30% за месяц. Такое описание сразу дает исполнителю представление о грамотном подходе к делу:

Заказчик знает, что хочет
Он заинтересован в моей работе
Мне понятны его ожидания
Я могу с ним говорить на одном языке — на языке бизнеса.

Примечание: на бирже фриланса исполнителей лучше оценивать по откликам других заказчиков, портфолио работ и четко поставленным вопросам. Если более 30% откликов фрилансера негативные, подумайте дважды, стоит ли работать с этим фрилансером.

Техзадание из двух предложений — не задание

Такие задания грамотные фрилансеры даже не рассматривают. Если вы сами не удосужились уделить время на проработку задания, то почему фрилансер должен вам сделать классный и хороший результат?

Такой подход (ТЗ в одну строчку) фрилансеры, как правило, оставляют без внимания. А те, кто решил ответить — отнимут кучу времени на уточнения. А в итоге вы все равно получите «так себе» результат.

Поэтому инвестируйте свое время в написание четкого задания. Возьмите на заметку вот такой алгоритм и ответьте на вопросы:

Какая проблема стоит перед компанией?
Почему вы хотите это сделать?
Зачем вам это нужно? Какого результата хотите достичь?
Что важно учесть в работе?
Какие нюансы вашего бизнеса надо учесть?
Рекомендации по использованию программ/сервисов/разработок (по желанию)
Лучшие и худшие примеры (равнение на/ни в коем случае — варианты).

Специального шаблона по составлению ТЗ нет, но, ответив на эти вопросы в задании, больше шансов получить отклики от топовых специалистов в своей категории. И меньше тратить времени на обсуждение задач по телефону и/или в мессенджерах.

Объясняйте, не молчите

Если ваш проект очень сложный, поэтапный или с уникальными требованиями (не типиными на рынке), фрилансер будет задавать много вопросов. И правильно сделает: ему нужно удостовериться в том, что вы находитесь на одной волне понимания целей-задач-действий-результатов. Как отметила в пункте выше, максимальная инвестиция вашего времени в написание ТЗ — лучшая визитная карточка заказчика.

Необходимо настроить себя на обсуждение проекта хотя бы 1−2 раза в неделю по 30 минут.

Для этого согласуйте конкретные дни недели и время для понимания статуса проекта и промежуточных результатов в первые дни работы. Попросите фрилансера заранее прислать список вопросов или непонятных тезисов, чтобы у вас было время подготовить подробный ответ.

Также, если у вас остались вопросы к фрилансеру, задайте их в установленное время. Грамотный исполнитель вас проконсультирует, подскажет решение и найдет возможность решить эту «боль».

Контролируйте

Работать с биржей фриланса по принципу «разместил ТЗ и забыл» — не продуктивный подход к делу. Правильнее будет дать понять исполнителю, что вы заинтересованы в работе и хотите получить к конкретному сроку лучший результат. Чтобы его достичь, нужно разбить задание на подзадачи и указать сроки реализации каждой. Исходя из качества выполнения каждого блока работ, сделать вывод о дальнейших шагах и работе с исполнителем.

Очень распространенная ошибка — в ответ на слова «Я готов сделать это задание, не переживайте» сказать: «Ок» — и забыть о работе до критической даты.

Используя такой подход, вы рискуете получить посредственную работу. И в этой ситуации большая вина на вас, а не исполнителе: вы просто его не смогли проконтролировать и направить в нужное русло. Поэтому учитывайте этот подход — контроль ситуации и поэтапное планирование — при работе над сложной задачей.

Спросите, если не знаете

Это правило хорошо знают фрилансеры. Но оно не менее важно для заказчика. Вполне нормально спрашивать фрилансера о принципе его работе, его подходах к решению проблемы, выводах и рекомендациях.

Чтобы проверить компетенции исполнителя и удовлетворить свое любопытство, спросите:

Как вы считаете, можно ли таким образом закрыть мою потребность/достичь результата?
Как и почему вы будете использовать эти сервисы в работе?
Устраивает ли вас цена или какие ваши пожелания?
Если у меня такой-то бюджет, какие виды работ можно выполнить за эти деньги? Будет ли комфортно работать на таких условиях?
Что я должен знать и учитывать еще, чтобы работа была выполнена идеально и в срок?

Вы можете задать еще больше вопросов. Цель такого собеседования — показать, что работа исполнителя небезразлична вам. И можете адаптировать требования под реалии рынка или какие-то обстоятельства.

Когда можно сэкономить

Бывают ситуации, когда нет необходимости переплачивать за топовых исполнителей и достаточно выбрать не профи, а новичка. Вот несколько ситуаций:

Вам нужно выполнить понятную типовую задачу (например, разработать дизайн визиток) быстро и недорого.
Задача не в приоритете, но ее нужно сделать, чтобы запустить бизнес (например, оформить страницу онлайн-магазина в Инстаграме).
Если вам нужен помощник офисному работнику, который не успевает делать рутинные задания (например, тексты для email-рассылки клиентам).
Если хотите найти фрилансера, который потом может стать вашим удаленным сотрудником.
Если хотите собрать свежие идеи: у новичков взгляд «не замылен» и решение проблемы может строиться по отличному от проффрилансера алгоритму.
Если вы хотите сэкономить: новички часто демпингуют цены, чтобы «набить руку» и получить отклики. Это их приоритет № 1. Заработок важен, но остается на втором плане.