Выжить в open space: подборка решений для офиса

Чаще всего работа в офисе ассоциируется с большим помещением формата open space, где вместо стен стеклянные перегородки, отделяющие переговорные от общего пространства, а сотрудники сидят за одинаковыми столами ровными рядами. Именно так в большинстве случаев и выглядит современный офис.

Все владельцы бизнеса понимают, что офисы открытого типа — это экономически выгодный вариант, но многим сотрудникам они некомфортны — что же делать? Вариантами решения этой проблемы поделился Дмитрий Архипов, руководитель направления бизнес-решений компании Plantronics.

Немного в защиту open space

— Этот формат рабочего пространства получил широкое распространение в середине 20 века в США. На сегодня до 90% американских работников трудятся в офисах такого типа.

В России и СНГ открытая планировка также стремительно завоевывает рынок. Это можно объяснить в первую очередь экономией. Дело в том, что при размещении одинакового количества сотрудников в открытом пространстве, без стен и отдельных кабинетов, требуется гораздо меньшая площадь. Это значительно снижает затраты на аренду или покупку помещения, а также на коммунальные расходы.

Еще одним плюсом такого выбора называют повышение корпоративного духа и укрепление межличностных связей сотрудников, что способствует сплочению коллектива и улучшению рабочих процессов. Например, исследование Bank of America, в ходе которого 90 сотрудников носили датчики, регистрирующие перемещения и тон голоса во время разговоров, показало, что более общительные работники продуктивнее.

После эксперимента были введены специальные перерывы для общения, вследствие чего производительность коллектива выросла на 10%.

В целом открытое помещение выглядит более светлым и современным, настраивает на рабочий лад.

Однако нельзя не отметить, что при размещении в офисе формата open space сотрудникам бывает гораздо труднее сосредоточиться на задачах, ведь уровень фонового шума значителен. Согласно исследованию Plantronics совместно с международной консалтинговой компанией Oxford Economics 2018 года, только 1% сотрудников (по сравнению с 20% в 2015) отмечают, что они имеют возможность блокировать отвлекающие факторы и сосредотачиваться, не предпринимая специальных действий. При этом 54% руководителей считают, что их сотрудники имеют необходимые инструменты для минимизации шума и суеты в офисе, но только 29% работников согласны с этим (по сравнению с 41% в 2015 году).

75% опрошенных сказали, что им нужно выйти на улицу, чтобы сосредоточиться, а 32% используют наушники, чтобы блокировать окружающие шумы. А сотрудники в самых шумных офисных условиях более всего склонны к тому, чтобы уволиться в течение следующих шести месяцев.

Но даже несмотря на недовольство сотрудников условиями работы в офисах open space, руководители не отказываются от этого формата из-за его экономической выгоды. А чтобы удержать хороших специалистов в штате, руководство предпринимает шаги, которые позволяют модернизировать офис и создать более гибкие условия труда. Расскажу о технологиях и приемах, используемых для повышения комфорта сотрудников

Как сделать офисы open space комфортнее

Специальная мебель и аксессуары. Как правило, это звукопоглощающие панели, из которых собираются секции, формирующие рабочее место. Но существует также и мягкая мебель, которая предназначена для приватных бесед. В основном, это кресла с объемными спинками, которые как бы окутывают сидящего и создают «кокон тишины».

Также для создания уединенной атмосферы посреди отвлекающих звуков придуманы шумовые завесы. Технология реализуется с помощью небольших приборов, которые могут быть установлены, например, на потолке, и образуют единую сеть, обеспечивающую высокоэффективное подавление шума в рабочей среде.

Интересным кейсом с шумовыми завесами является обустройство контактного цента Bank of America площадью 3530 м² на более чем 200 сотрудников. Задача осложнялась еще и тем, что пространство имеет большие окна и потолочные люки, а также низкие перегородки между рабочими местами.

Все это ухудшало акустику помещения и мешало сотрудникам сосредоточиться, их отвлекали разговоры коллег и общий фоновый шум. После установки шумовых завес работники отметили, что теперь их беседы конфиденциальны, потому что не слышно содержимого, а продуктивность повысилась, так как чужие разговоры больше не отвлекают от своих задач. Действие завес воспринимается как тихий, ненавязчивый звук.

Еще одним решением для уменьшения влияния фонового шума на сотрудников могут стать гарнитуры с шумоподавлением.

Хотдескинг. Это сравнительно новое течение в организации рабочих мест. Теперь в некоторых компаниях сотрудники каждый день занимают новое место, «кочуют» от одного стола к другому, то есть у работников отсутствуют как собственный кабинет, так и стол со стулом. Это явление получило название «хотдескинг» ― своеобразное расширение возможностей офисов open space.

При таком подходе получается, что сотрудник должен каждый день искать новое место для работы. Считается, что это помогает команде сблизиться, лучше узнать друг друга и способствует большей креативности и генерации новых идей. Конечно, такой вариант подходит далеко не для каждого бизнеса.

Но у хотдескинга есть еще одна альтернатива ― «хотелинг». Сотрудник все так же не имеет определенного места, однако он может заранее забронировать подходящее для себя. Этот подход более рациональный и организованный. На Западе эти явления более распространены и им посвящено множество исследований. Например, в ходе одного из них выяснилось, что всего 4% людей меняют свое рабочее место несколько раз в день, но при этом их удовлетворенность гораздо выше среднего. Такое поведение характерно для сотрудников с широким кругом задач и множеством коммуникаций.

Зоны отдыха. Еще одним способом повышения удовлетворенности сотрудников в офисах open space можно считать создание зон отдыха. Они могут быть очень разными и интересными.

Например, в московском офисе компании Mail.ru есть зоны с игровыми приставками, настольными играми, массажными креслами и даже собственный кинозал.

Многие ИТ-компании уделяют большое внимание отдыху сотрудников, ведь доказано, что в работе необходимо делать перерывы, чтобы оставаться максимально продуктивным. Известная техника тайм-менеджмента Pomodoro, например, предлагает разделять работу на циклы по 30 минут ― 25 минут работы и пять отдыха. Однако согласно исследованию компании Pridex, доля рекреационных зон все еще очень мала в современных офисах ― всего около 3% от общей площади. Самым популярным форматом является кофе-поинт.

Вообще в современном офисе прослеживается тенденция появления множества зон. Так сотрудники имеют возможность менять обстановку, отдыхая от рутины. Например, в новом офисе онлайн-школы английского языка Skyeng появилось пять зон. После этого нововведения сотрудники отметили, что работать стало комфортнее, а идей стало появляться больше. При этом количество разрабатываемых проектов возросло более чем в два раза.

Удаленная работа сотрудников. В организации открытых офисных помещений появилось много новых подходов, которые используются в той или иной компании. Однако еще одним значительным элементом поощрения в арсенале руководителя является удаленная работа. При таком варианте взаимодействия, физическое пространство со столом и стулом вообще не нужно. Сотрудник может работать из любой точки мира.

Согласно исследованию Hays и Comunica, 76% работодателей считают, что удаленная работа — это тренд на рынке труда. Такой подход может увеличить продуктивность сотрудников, повысить их лояльность к компании, а также снизить уровень стресса. Об этом заявляют 63% респондентов того же опроса ― удаленная работа помогает соблюдать work-life balance и чувствовать больший комфорт.

Кстати, необязательно отпускать сотрудников на полностью удаленную занятость. Можно практиковать частично дистанционную работу ― несколько дней в неделю. В России самым заметным массовым переводом сотрудников на удаленную занятость отличилась компания «Билайн». Проект получил название BeeFree. Сотрудникам предлагалось перейти на удаленную работу хотя бы частично. По результатам нововведения, 64% работников сказали, что их производительность осталась прежней, а 22% отметили рост продуктивности.

Адептом удаленной занятости можно назвать и банк «Тинькофф», где более 4000 сотрудников колл-центра работают из дома. Также для повышения комфорта можно использовать подход BYOD («bring your own device» — принеси свой гаджет), который подразумевает, что сотрудники могут работать на своих личных устройствах, принося их из дома.