Как составить отпускной график менеджеров по продажам, чтобы и сотрудники были довольны, и их отсутствие не стало «стрессом» для компании? Виталий Немченко, коммерческий директор «КП Британика», поделился своими правилами планирования отпусков.

— Пиковые нагрузки на наших менеджеров по продажам связаны в т.ч. и с подведением итогов за квартал — в нашей практике почти половина продаж закрываются (или клиенты активизируются) в последний месяц отчетного периода. Поэтому хотим, чтобы в марте, июне, сентябре и декабре все сотрудники были на работе.

Но задача любого руководителя — контролировать не только результаты работы сотрудников, но и баланс между их эмоциональным состоянием и работоспособностью. Для этого мы продумали несколько моментов.

Прописали правила планирования отпусков, к примеру, обозначили все периоды пиковых нагрузок, когда мы не отпускаем никого в отпуск — при этом всегда стараемся учитывать форсмажорные обстоятельства сотрудников (свадьба, рождение ребенка и т.д.).

Правила перед их введением коллективно обсуждались с менеджерами. Мы также знакомим с ними всех, кого принимаем на работу, еще на этапе собеседования — у кандидатов есть выбор, соглашаться с нашими условиями или нет.

Если кандидат уже запланировал свой отпуск на наш безотпускной загруженный период, то мы:

• Или согласовываем это со всеми менеджерами, чтобы не было несправедливых и напряженных ситуаций, при этом спрашиваем, готов ли кандидат уступить потом свой выгодный период в будущем менеджеру, который его будет заменять на время отдыха
• Или просим кандидата по возможности поменять даты отпуска (если он еще не купил билеты)
• Или продолжаем искать другого сотрудника

Продумали условия замены менеджеров друг друга на время отпуска. Система подстраховки проста: нужно вести направление отсутствующего сотрудника. Вопрос двойной оплаты за двойные обязанности не стоит, потому что каждый, когда уходит в отпуск, не теряет свой процент за продажу в этот период.

Создали документ, куда вносим все вопросы сотрудников, которые связаны с отпусками. Раз в неделю письменно отвечаем на эти вопросы. Можно также на сайте создать раздел для сотрудников и пополнять его вопросами-ответами, но пока обходимся внутренним документом.

Ввели долгосрочное тактическое планирование. Коллеги из других компаний жалуются, что их сотрудники часто не могут определиться с отпуском заранее. Мы с этой проблемой боролись так:

• Всем открыли доступ к графику отпусков, где отмечены безотпускные периоды, праздники, попадающие на рабочие дни и совмещенные с выходными
• Все хотят взять свой отпуск сразу до или после таких мини-каникул, но понятно, что всех отпустить в отпуск в этот период мы не можем. Некоторые советуют тянуть жребий в этом случае, но мы предпочитаем более объективные факторы — предоставляем решать этот вопрос менеджерам. Они договариваются между собой, кто когда уходит в отпуск. Каждый знает: если не получилось в этом году, то его очередь — в следующем
• Все знают (и эта информация есть в качестве примечания в графике), что если нерабочие дни праздников попадают на период трудового отпуска, то он продлевается на это количество дней
• В графике также стараемся учитывать расписание важных для наших продаж мероприятий, отмечаем возможную сезонную загрузку менеджеров, а также, к примеру, отпуска крупных постоянных клиентов. У нас есть такие партнеры, которые заканчивают финансовый год в марте и в апреле берут отпуск всей командой. Менеджеры, которые их «ведут», стараются такие моменты учитывать

У нас нет международного направления и не приходится учитывать отпускные нюансы других стран. К примеру, во многих штатах США не распространен отпуск больше десяти дней, в Японии — больше недели. В Италии деловой мир предпочитает отдыхать в августе, в мусульманских странах отпускной период часто приходится на Рамадан.

• Каждый может с учетом этой информации и своих планов подстроиться под это расписание и запланировать свои даты отпуска, разделенного на несколько частей
• Периоды отпусков сотрудников не должны пересекаться
• О всех изменениях в этих датах сотрудники обязаны сообщать заранее
• Любые корректировки в уже согласованном графике отпуска сотрудника со стороны руководства компании (например, решили внепланово участвовать в выставке) сначала обсуждаются с самим менеджером. Мы просили сотрудников перенести свой отпуск всего несколько раз и стараемся такую практику не использовать — видим, что это все же демотивирует

Все наши правила действуют в компании уже около трех лет, носят рекомендательный характер и связаны исключительно с повышением результатов продаж. Менеджеры это понимают и потому — принимают. Такая отпускная политика помогла нам не терять активные продажи даже при отсутствии менеджера, а им — сохранять процент от продажи даже во время отпуска.