Как создать офис, в котором сотрудникам захочется больше работать

Рабочее место сегодня — это пространство, влияющее на эффективность сотрудников. Поэтому все больше компаний задумываются о том, чтобы обустроить его максимально комфортно и креативно. О том, как сделать это просто и без серьезных вложений, рассказывают генеральный менеджер Office Solutions Александр Шалайко и эксперт по организации офисного пространства компании Анастасия Григорьева.

— Еще 20 лет назад под офисом понимали помещение с набором мебели первой необходимости, где люди работали по четкому распорядку с 9:00 до 18:00 и фиксированным перерывом на обед. Сейчас все кардинально изменилось.

Понятие рабочего места стало расплывчатым с появлением творческих пространств и коворкингов — количество задач на отдельного работника увеличилось, а распределение рабочего времени уже давно вышло за рамки девятичасовой смены. Следовательно, стандартный пакет «стол-стул-тумбочка» тоже претерпел изменения.

И снова ИТ впереди

Пока про кардинально поменявшиеся устои в организации рабочих процессов и пространств можно говорить, по большому счету, только относительно сферы ИТ. Офисы ИТ-компаний считаются самыми необычными не только в Беларуси — во всем мире. Игровые комнаты, столы для тенниса, бесплатное питание для сотрудников, яркий дизайн — все это уже почти стереотипные признаки ИТ-отделов, фотографии которых можно встретить в подборках «Самый творческий офис» или «Самое креативное пространство».

Есть мнение, что все дело в особенностях стиля работы самих айтишников, мол, они такие особенные, экстравагантные и прогрессивные, поэтому и офисы им нужны соответствующие. Отчасти это правда.

Но есть и другая сторона: в ИТ талантливые специалисты — основной производственный ресурс, и работодатели конкурируют за работника, а не наоборот. В том числе за счет офисов, которые способны не просто привлечь квалифицированного специалиста, но и удержать его в команде, позволить максимально эффективно включить в работу.

Кроме того, именно специфика работы в ИТ предполагает использование большого количества разнообразных моделей коммуникаций в рамках проектных команд и совместной работы.

А выделенный бюджет под организацию офисного пространства в компаниях типа Google или Facebook позволяет не сдерживать себя в реализации самых смелых задумок.

Но не только сфера ИТ нуждается в хороших специалистах, и не только при разработке ПО от усилий и мотивации сотрудников зависит результат работы компании. Аудиторы, бухгалтеры, менеджеры, инженеры, юристы и другие специалисты из самых разных отраслей также нуждаются в организации рабочего места под свои потребности. Они тоже нередко засиживаются допоздна и участвуют в совещаниях.

И в этом плане белорусским компаниям было бы интересно повнимательнее присмотреться к опыту мировых ИТ-гигантов. Необязательно заводить своего попугая или питона в офисе или стилизовать переговорную комнату под вагон метро. Есть более простые, но полезные по функциональности новинки — например, основанные на скандинавских правилах минимализма и лаконичности.

Что можно изменить в белорусских офисах

1. Вместо одного общего пространства open space — создать палитру пространств.

Конечно, у open space свои плюсы:

• За счет открытого пространства хорошо налажен процесс коммуникации в команде, что позволяет работать более эффективно
• В таких пространствах легче сплотить команду
• Сразу виден акцент на результате

Но есть и минусы:

• Шумная обстановка, которая не дает возможности сосредоточиться на своих задачах
• Маленькое выделенное личное пространство, которое создает ощущение дискомфорта
• Постоянное напряжение из-за соседства с большим количеством людей

Минимизировать эти и другие нюансы можно, создав палитру пространств для разных видов задач и уйдя от концепции фиксированного рабочего места. Для этой цели подойдут зоны кафе, зоны концентрации или «библиотеки» для индивидуальной работы, мини-переговорные для брейнштормов в малых группах.

Например, в создании дополнительных кабинетов могут помочь:

• Стеклянные перегородки
• Отделить один отдел от другого можно также с помощью высоких канцелярских шкафов
• А интуитивному разделению разных зон (игровых, для общения, для коротких встреч и т.д.) может помочь зонирование помещения разными цветами.

2. Дать возможность офисному пространству быть гибким. Это позволит компании расти, замирать, сокращаться и опять расти.

Это означает, что каждый кабинет, отдел или полезный кубометр сможет свободно менять структуру и свое предназначение.

И здесь есть один важный момент: именно то пространство, которое занимает наибольшую площадь, должно легко трансформироваться, быть гибким. Это позволит сделать первый шаг к антихрупкости компании (если пользоваться терминологией Нассима Талеба).

При внедрении новых методик работы типа agile, подразумевающих постоянное взаимодействие внутри самоорганизующихся рабочих групп специалистов различного профиля, именно невозможность трансформации офисного пространства из-за негибкости мышления становится одним из стопоров, которые нужно преодолеть.

3. Позволить сотрудникам самостоятельно выбирать себе рабочее место.

Это интересная практика не только западных, но уже и некоторых белорусских компаний. Приходя на работу, человек имеет возможность выбрать подходящую локацию в офисе.

Если пришел вовремя, то есть возможность занять одно из самых удобных мест, опоздал — придется довольствоваться тем, что осталось.

Подобная система позволяет не задерживаться лишней макулатуре на столах, не оставлять документы, личные вещи и стикеры с паролями в открытом доступе. Также она удобна для специалистов, постоянно меняющих проектные группы или же большую часть времени находящихся на встречах и в командировках.

Какие тренды могут скоро прийти в Беларусь

После того, как в США и Западной Европе полюбили работать вне офиса (фрилансеры, например), в компаниях появилась тенденция создавать пространства с атмосферой кафе, улицы или других «третьих мест». Ощущение нахождения в неформальной обстановке дает возможность специалисту мыслить шире, избавляться от формальностей в обсуждении, вести непринужденный диалог с коллегами. Неспроста появилась шутка о том, что ключевые решения и интересные мысли приходят на перекуре или обеде.

Кое-что уже начало приходить к нам, но пока используется редко и несмело. Например:

• Умные пленки для стекол в переговорной, меняющие степень прозрачности в зависимости от наполненности помещения
• Очки виртуальной реальности, используемые при разработке дизайна офисов и презентации продукта клиентам
• На подходе 3D-печать элементов мебели (столешниц для столов, аксессуаров для канцелярии и мелких предметов), использование искусственного интеллекта для удобства управления офисом и рабочими процессами, а также пространства с элементами дополненной реальности

Необязательно дорого

Учитывая сложность внедрения подобных решений, для многих белорусских компаний встает вопрос стоимости продукта. Но в данном случае важно рассматривать пользу таких преобразований в долгосрочной или хотя бы среднесрочной перспективе.

Зачастую стоимость предметов мебели может быть сильно завышена за счет предоставления более долгосрочных гарантий, в отличие от дешевых аналогов, которые визуально могут быть практически одинаковыми и иметь похожие функциональные свойства. Однако не стоит забывать про то, что дорогие товары действительно более долговечны.

Тем не менее, по нашему мнению, создание палитры пространств в офисе и обеспечение мобильности — более важная задача, чем выбор дорогой мебели. Вполне можно использовать и предметы среднего и низкого ценового сегмента.

Главное — продумать концепцию гибкого пространства, которое позволит вам привлекать и удерживать в компании талантливых специалистов. В этом и заключается секрет успешной трансформации вашего офиса в Минске или в любом другом городе Беларуси.