Только не «доброго времени суток»! Ляпы и правила деловой переписки

В отличие от устной речи, в деловой переписке ошибки не забываются — все остается в памяти почтового ящика или мессенджера. Специалист по этикету Оксана Зарецкая рассказывает о самых грубых промахах, которые встречаются в деловых сообщениях и очень раздражают.

— Приведу самые распространенные «грехи», которые многие из нас допускают в бизнес-корреспонденции. Если за вами водится один из них, срочно исправляйте.

И снова о «здравствуйте»

На почетном месте — одно из самых нелепых приветствий, которые только можно написать визави, — «доброго времени суток». Сложно представить что-то более обескураживающее в деловой переписке. Сюда же — «добренького утречка» и другие «приветики». Бизнес-общение предполагает, что вы общаетесь в рабочее время — с 9.00 до 18.00. Поэтому если не «здравствуйте», то «добрый день». Совершенно не важно, когда вы отправляете письмо и уж тем более не важно, во сколько ваш адресат его прочтет. Задача приветствия не в том, чтобы угадать время суток, а чтобы начать письмо. Исключение составляет переписка через мессенджер. Поскольку сообщения приходят мгновенно, то уместно желать доброго утра, дня или вечера.

Я к Вам пишу

Обращению «Вы» с большой буквы место только в официальных письмах и приглашениях. Писать так все время не стоит — это может раздражать адресата. Словно к вам обращается дворецкий в белых перчатках и с английским акцентом. Сразу хочется поклониться и удалиться.

А ведь еще на весь этот пафос надо ответить — попросить сударя соблаговолить подписать акт выполненных работ по починке принтера. Неловко, одним словом. Поэтому писать «вы» все же лучше с маленькой буквы.

Об ошибках

Ошибки и отсутствующие знаки препинания вызывают раздражение и даже страдания у адресатов. К сожалению, у многих из нас стало хуже с грамматикой, потому что большинство текстов мы набираем на компьютере, а не пишем рукой. Если не уверены в написании, скопируйте текст в Word и проверьте ошибки. Всегда перечитывайте сообщение перед тем, как отправить. Если же вы сами заметили ошибку или опечатку в полученном письме, не стоит превращаться в граммар-наци (grammar Nazi, грамматический нацист — прим. «Про бизнес») и отправлять послание назад с красными исправлениями. Причиной оплошностей может послужить автоисправление или быстрый набор текста на крохотной клавиатуре смартфона.

Бывают ситуации, когда отправители намеренно игнорируют большие буквы и запятые, мол, к чему формальности. Но деловой этикет требует внимания к деталям даже со «старыми» коллегами и подрядчиками. Писать без знаков препинания можно друзьям, но в бизнесе надо соблюдать условности.

Без брудершафтов

Излишняя неформальность и переход на просторечную лексику не добавят вам баллов в глазах визави. Даже если вы человек простой, привыкли действовать без реверансов и медленных танцев, старайтесь избегать «брудершафтов». Они нравятся совсем немногим.

Разочаровать партнера и потерять клиента очень просто. Не спасает даже многолетнее знакомство — следует разделять дружеское и деловое общение. К тому же, помните, что ваша переписка может попасть на глаза кому-то третьему. Например, возникнет необходимость проконсультироваться с юристом или посвятить в обстоятельства дела еще одного участника переговоров — и тут он увидит все ваши неформальности. Неловко получится.

А в ответ тишина

Правила этикета и здравый смысл говорят, что на письма надо отвечать. В течение максимум двух суток: сегодня получили, завтра ответили. Приучите себя отвечать на письма сразу же после прочтения. Когда мы откладываем, письмо теряется, вопросы забываются и мы получаем еще одну проблему, скрытую под ворохом текущих дел. Если вы не можете в кратчайшие сроки дать точный ответ, напишите об этом и укажите примерно время, когда сможете. Еще одна причина неотвеченных сообщений — страх отказать. Поверьте, вежливое «нет» лучше, чем игнор. Непонятно, получил человек послание или нет, прочитал ли, может, ему что-то неясно. Конечно, это правило не касается спама.

Если вы уезжаете в отпуск или по какой-то причине не сможете своевременно проверять почту, настройте автоматический ответ с указанием, к кому из ваших коллег можно обращаться по срочным вопросам.

И тут меня понесло

Начать письмо с одной темы, плавно перейти ко второй, мимоходом вспомнить третью и к финалу самому забыть, что было в начале.

Упражняться в эпистолярном жанре лучше в письмах к любимому человеку. Деловая переписка должна быть конкретной. Есть правило: одно письмо — одна тема. Если вопросов несколько, то советую их пронумеровать. Адресату, да и вам самому, будет понятнее, о чем письмо и какие вопросы в нем освещены. За день на нас льется поток информации из огромного количества источников, приходится моментально переключаться с одного вопроса на другой. Поэтому помогите адресату с первого раза понять ваш запрос. Короткие предложения, деление на абзацы, точные формулировки, минимум метафор и лирических отступлений — эти простые приемы позволят писать кратко и метко.

Письмо от «svetik128»

Имя вашего почтового ящика — это ваше виртуальное я. Позаботьтесь о том, чтобы оно было в деловом костюме, а не в бикини, и звали его прилично. Этот совет в большей степени касается фрилансеров и сотрудников на удаленке.

Находясь за пределами офиса и привыкнув вести дела в пижаме, инстаграмно потягивая какао с зефирками, они часто забывают, что их заказчики и партнеры могут удивиться оригинальным именам и фотографиям в мессенджерах и почтовых профилях. Подумайте, какое впечатление вы производите своим письмом. Это часть вашего делового имиджа и, очень часто, первое, что видит ваш потенциальный партнер. Отправьте послание самому себе и обратите внимание, как выглядит ваше фото и имя в папке «Входящие».

И еще несколько советов

1. Настройте автоматическую подпись к своим письмам. Большинство почтовых программ позволяет иметь несколько подписей: на русском и английском, полную для первого письма и краткую для последующих. Только не увлекайтесь картинками — они не всегда читаются.

2. Ведите переписку по одному вопросу в одной цепочке. Так вы сможете проследить весь ход общения без сложных поисков по почтовому ящику.

3. Не ставьте в копию всех подряд — рассылка писем всему отделу по узкому вопросу не поможет решить его быстрее, скорее, спровоцирует ненужные обсуждения и выяснения подробностей от тех, кого это не касается.

4. После завершения сотрудничества не забывайте отправлять письма с благодарностями. Только не добавляйте в них китчевых картинок. Пара искренних слов подействуют лучше, чем аляповатые gif-розочки.

А что вас больше всего раздражает в электронной переписке?