Отправляете сотрудника в командировку — узнайте, как сделать это правильно

От чего зависит успех командировки и какие качества при выборе кандидата стоит учитывать руководителю — об этом «Про бизнес» рассказали в научно-технической компании «Изовак», чьи сотрудники часто бывают в командировках. А на вопрос о том, какие нюансы стоит учесть при оформлении служебных командировок в Беларуси и почему это так важно, ответили представители международной юридической фирмы COBALT.

— Определяя целесообразность и перспективность командировки (особенно если она дальняя и дорогостоящая), мы отталкиваемся от целей и ожидаемого результата, поскольку в некотором смысле командировку можно рассматривать как инвестиционный проект.

Как и с любым инвестпроектом, надо быть готовым к тому, что затраченные деньги могут «не вернуться». Поэтому прежде чем взяться за организацию командировки, мы оцениваем, может ли компания безвозвратно потерять потраченные на нее деньги.

Успех командировки, на мой взгляд, в первую очередь зависит от того, насколько четко были описаны ее цели и задачи, одинаково ли правильным было их понимание у руководства компании и исполнителя..

Поэтому для повышения эффективности поездок нужно: 

• Обязательно иметь четкое задание на командировку: зачем едем, каких результатов хотим достигнуть (минимум и максимум)
• Заранее определить, за какой срок выполнить эти задачи реально — от этого зависит продолжительность командировки (в нашей компании она бывает очень разной: от одного дня до нескольких месяцев)
• Предупредить сотрудника об обязанности предоставить письменный отчет о результатах командировки.

Обдумывая, кого лучше отправить в командировку, стоит принять во внимание не только профессиональные, но и личные качества сотрудников. Еще до оформления командировки важно понимать их мотивацию — отправлять надо тех, кому интересно «посмотреть мир». Даже если командировка назначается в глубинку, сам факт поездки должен являться мотивирующим для сотрудника.

При прочих равных не стоит отправлять в командировку:

• Тех, кто привязан к семье
• Домоседов
• Любителей выпить.

А вот какие важные качества могут быть преимуществом при отборе кандидатов для командировок:

• Готовность терпеть дискомфорт (в дороге, длительных перелетах и пересадках может случиться всякое)
• Желание добиваться результата и доводить дело до конца.

Отправляя сотрудника в командировку, компания оплачивает минимальный набор: жилье (если снимается квартира или номер в отеле), бытовые нужды, представительские расходы, проезд, суточные. Особые условия перелета и проживания в компаниях предусмотрены, как правило, для топ-менеджмента. Однако многие бизнесмены и директора выбирают перелет эконом-классом, когда вариант бизнес-класс неоправданно дорог.

Как правильно оформить командировку

Прежде чем говорить о том, как правильно оформить командировку в Беларуси с юридической точки зрения, стоит сказать, что именно следует понимать под служебной командировкой.

— Согласно Трудовому кодексу служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не являются служебными командировками служебные поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель, а так же если постоянная работа сотрудников протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.

При этом стоит сказать, что есть категории работников, которых нельзя направлять в служебную командировку даже с их согласия: это беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, работающие отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны детей в возрасте до 3 лет. Также есть категории сотрудников, которые должны дать обязательное письменное согласие для направления в служебную командировку. Форма такого согласия законом не предусмотрена, поэтому на практике нанимателю достаточно составить документ о направлении в служебную командировку, где предусматривается место для отметки о согласии или несогласии.

Законодательство не устанавливает предельную продолжительность служебной командировки, она может быть указана, например, трудовым договором или локальными актами организации.

Порядок направления в служебные командировки самих руководителей организаций осуществляется на общих основаниях.

Вот основные моменты, на которые стоит обратить внимание руководителю при оформлении служебной командировки:

1. Задание на служебную командировку. Для направления работника в служебную командировку в пределах Беларуси оформлять задание не обязательно. Но если сотрудник едет за границу — наниматель обязан его выдать. Его форму руководители негосударственных организаций могут разработать самостоятельно либо взять за основу форму, установленную для государственных организаций, в которой будет указано:

• Место и цель служебной командировки
• План встреч (переговоров)
• Перечень вопросов, подлежащих решению или изучению
• В случае предполагаемого заключения договора — предмет договора
• Иные сведения, необходимые для реализации целей и задач служебной командировки

2. Приказ о командировании. Направление работников в служебную командировку оформляется приказом нанимателя с обязательным указанием:

• Даты и места принятия приказа, его номера
• ФИО и должности командируемого работника
• Места командировки
• Сроков, цели поездки
• Основания издания приказа

Приказ относится к категории документов по личному составу. 

3. Командировочное удостоверение. По общему правилу выдача командировочного удостоверения не обязательна, но может иметь место по решению нанимателя. В таком случае оно оформляется согласно приложению 1 к Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках.

Стоит обратить внимание, что в командировочном удостоверении проставляются отметки о выбытии в место служебной командировки, прибытии к месту служебной командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы, что иногда вызывает сложности при командировании за границу, где нет практики проставления такого рода отметок в документах о командировке.

4. Журнал регистрации служебных командировок. В организациях, работники которых направляются в служебные командировки, должны вестись журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки. Форма такого журнала законодательством не утверждена, поэтому имеет смысл использовать ту же форму, что и для журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки в пределах страны. Необходимо также вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если они выдаются. Его форма законодательством не установлена и может быть разработана нанимателем самостоятельно.

5. Отчет о командировке. Отчеты о результатах командировок за границу предоставляются всеми работниками. Форма отчета о результатах командировки и порядок его представления также определяются нанимателем самостоятельно. Отчеты о результатах командировок в пределах Беларуси предоставляются по решению нанимателя.

Зачем соблюдать правила

Некоторые наниматели игнорируют требования законодательства, связанные с направлением работников в служебные командировки. У таких действий могут быть негативные последствия:

1. Согласно части четвертой ст. 9.19 Кодекса об административных правонарушениях может быть наложен штраф в размере от двух до двадцати базовых величин.

2. Сотрудники могут обратиться с жалобами в Департамент государственной инспекции труда, в результате чего могут быть применены меры административной ответственности. Нарушение законодательства может послужить основанием для прекращения трудовых отношений по инициативе сотрудника.

3. Сотрудники, понимая, что наниматель совершает нарушения законодательства, могут использовать это в своих интересах в переговорах с нанимателем.

В то же время отказ сотрудника без уважительных причин от поездки является дисциплинарным проступком, за который он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Подводя итог, хотим отметить, что, отправляя работников в служебные командировки, нанимателю необходимо учитывать множество нюансов и обращаться к большому количеству актов законодательства. Во избежание нарушений мы рекомендуем создать свою «систему» направления работников в командировки: определить ответственных, проработать и утвердить формы необходимых документов, определить сроки для подготовки документов ответственными лицами. Такой предварительный анализ позволит минимизировать риски, связанные со служебными командировками.