Затраты на переезд — $ 45 за рабочее место. Как ошибаются компании, выбирая офис

Влияние офисного пространства на эффективность работы сотрудников до сих пор недооценивается большинством компаний. Так считает Сергей Войтов, начальник отдела продаж «Твоя столица ∙ Недвижимость для бизнеса». Своим мнением о том, какие ошибки совершают компании при выборе офиса, он делится с «Про бизнес.»

— Большинство компаний обращают внимание совсем не на те вещи, на которые бы стоило его обратить. И поэтому в результате компания часто заселяется в помещение, которое совершенно не соответствует ее потребностям. В итоге это негативно влияет на результативность в целом.

Ошибки, которые совершают компании при выборе офиса, связаны с тремя основными факторами:

• Не учитываются потребности персонала
• Зацикливаются на арендной ставке
• Делают выбор на основании классности и «престижности»

Потребности персонала

Абсолютное большинство компаний, разумеется, задумывается об увеличении продаж, сокращении издержек, поднятии рентабельности и т.п. В первую очередь «форсировка» начинается с сотрудников. Как правило, сначала берутся за их обучение — в надежде повысить их квалификацию и увеличить KPI. И этот процесс может быть бесконечным.

По моему же мнению, стоит обратить больше внимание на то, что, возможно, для сотрудников просто не созданы необходимые условия труда. То есть на офисы, в которых они работают. Они могут не только не способствовать эффективной работе, но и тормозить процесс.

Что мешает сотрудникам работать эффективно

Внимание! У вас отключен JavaScript, ваш браузер не поддерживает HTML5, или установлена старая версия проигрывателя Adobe Flash Player.

Как рассчитать потребности персонала?

Потребности персонала напрямую зависят от характера и специфики выполняемой работы:

• В одном случае нужны отдельные кабинеты для обеспечения тишины и уединения
• Во втором — большой open space (например, call-центр или зал частого приема клиентов), чтобы перегородки (даже чисто условные) не мешали взаимодействию коллег

Формат open space позволяет максимально использовать арендуемые площади — нет необходимости платить за коридоры и можно рассадить сотрудников с такой плотностью, как этого требует рабочий процесс.

Отмечу, что соблюдение базовой нормы обеспечения площадью в 6 м² на одного сотрудника не является панацеей и не всегда соблюдается.

Например, в бизнес-центрах Москвы средняя площадь рабочих мест составляет порядка 2,5 м², из которых непосредственно на рабочий стол отводится лишь 1,3 м². Подобное возможно в современных бизнес-центрах — при качественном исполнении современные технические решения позволяют без потери комфорта при необходимости ее нарушать. В частности, при наличии тех же кондиционеров и хорошей (а не номинально имеющейся) приточно-вытяжной вентиляции в сочетании с высокими потолками, витражным остеклением и защитой от солнца.

Стоимость аренды

В поисках всевозможных путей снижения издержек компании очень часто обращают внимание на стоимость аренды. И в надежде существенно сократить свои затраты решаются на переезд в другой офис.

Основная ошибка в этом случае состоит в том, что зачастую в расчет принимается только «математика», опять же без учета потребностей персонала и особенностей рабочего процесса, о которых я говорил выше.

Вот срез по арендным ставкам на офисы в бизнес-центрах Минска сегодня (по результатам совершенных сделок, июнь 2017):

Также хочу обратить внимание, что цена ошибки при выборе офиса, не говоря уже о «возврате-обмене» офиса, в отличие от других товаров, всегда высока.

Как минимум это потери времени (а значит и денег) на поиск другого офиса и затраты на переезд — в расчете порядка $ 45 на одно рабочее место.

Поэтому экономия зачастую получается весьма сомнительной.

Престижность и классность офиса

Еще одна ошибка в том, что офис выбирается лишь на основании его классности и «престижности». Без учета всех остальных, описанных выше, факторов.

Как показывает наша практика, во многом на это влияет то, как офис преподносится собственником. Значительная часть рекламных объявлений содержит отметку о принадлежности продаваемого или сдаваемого в аренду офиса к классу качества «А».

Согласно нашей классификации, сейчас структура рынка бизнес-центров выглядит так:

Важно понимать, что каждая компания по-своему уникальна, а вместе с ней уникален и организованный внутри нее рабочий процесс. И если с самого начала правильно не определить офисные потребности компании, процесс смены офиса (поиска вариантов, их рассмотрение, согласование условий аренды/покупки) может растянуться на очень долгое время.