Что пожирает ваше время: опрос белорусских руководителей

Наталья Ковзик, руководитель «Ключевых событий», директор по маркетингу консалтинговой компании «Ключевые решения» провела опрос белорусских руководителей на тему «Что вы считаете своими рабочими хронофагами (пожирателями времени). Вот ее выводы, а также комментарии бизнес-тренера и консультанта Александра Фридмана.

Что говорят белорусские руководители о своих пожирателях времени.

Часть 1. «Нет времени объяснять»

— Рабочее время у меня как у руководителя крадут:

1. Участие в ведении внутреннего документооборота (заявки на производство, служебные и докладные записки) в печатном (!) виде. Требуется персональное визирования бумаг от заинтересованных служб и должностных лиц в нашей компании.

Создание правил и культуры ведения электронного документооборота рационально оптимизировало бы мое рабочее время.

2. Телефонные разговоры по внутренней связи — без фильтра актуальности, ценности и полезности для меня как руководителя. Очень много времени уходит, во-первых, на бессмысленные разговоры. Во-вторых, на возобновление концентрации на прерванной работе.

— В больших компаниях неизбежно приходится терять время в ожидании долгих согласований на верхних уровнях. К счастью, все реже — система оптимизируется. К тому же, это время можно потратить на другие дела. Но когда уже чешутся руки начать работу над красивым проектом, невыносимо ждать.

Естественно, удручает время, которое система тратит на обслуживание себя самой, хотя как руководитель ты понимаешь, что на уровне идеи это небесполезно. Это так называемый переменеджмент (избыточные совещания, усложненная внутренняя коммуникация и прочее). Любое «пере-» — это трата времени.

Теряю время, когда работаю не с теми людьми — некомпетентными и не желающими развиваться. Поделиться знаниями не проблема, но чувство потерянного времени возникает от общения с людьми, которых нечему научить, потому что они не хотят. Нет ощущения вклада в будущее.

На собственном, персональном уровне — теряю время в результате обострений перфекционизма. Учусь принимать 95% результат как приемлемый.

Чувство потери времени возникает от:

1. Частых переключений, разрушающих концентрацию (чтение почты сразу по приходу, соцсети и прочее).

2. Того, что не создает дополнительную ценность для клиента (например, оформление ненужных на самом деле, но формально необходимых бумажек).

3. От выслушивания ненужных коммерческих предложений.

4. От поездок на автомобиле (большинство поездок не нужны на самом деле).

5. От просмотра новостей в Интернете.

— Когда знакомые, малознакомые или даже незнакомые люди, которые где-то добыли мой телефон, просят кого-то устроить на работу, или продвинуть свой товар через нашу сеть, или взять подрядчика на строительство, или, еще круче — составить протекцию.

Мне всегда сложно отказать, и, как правило, я пытаюсь помочь, трачу на это время, в большинстве случаев заранее понимая, что ответ будет отрицательным. Потом злюсь на себя…

— Почему-то сразу вспоминается детская «Сказка о потерянном времени».

Если отвечать быстро — видимо, больше всего отнимают время непродуктивные встречи, ненужные совещания и долгие телефонные переговоры, особенно конференц-колы на 10−15 человек. Но если подумать, в каждом, даже порой ненужном мероприятии или встрече можно найти положительные моменты. Иногда они не видны сразу. Но с течением времени ничем не примечательная встреча может обернуться полезной информацией или заказом.

— Я злюсь на себя, когда мне приходится делать следующие вещи:

• Бумаги — все, что связано с распечатать, подписать, отправить, отсканировать и т.д. Хуже этого может быть только отвезти что-то куда-то
• Отвечать на одни и те же вопросы сотрудников — когда мне задают вопрос больше трех раз, я сразу же создаю инструкцию
• Выполнять заказ клиента — когда у нас не хватало исполнителей на все заказы, я могла поехать на уборку сама. Это тупик, потому что в это время ты не создаешь и не развиваешь. Руководитель может работать с клиентом только с целью исследования и лучшего понимания, что происходит в компании.

— Нужно быть с собой честным — время руководителя съедает только его недостаточная компетентность. Нет предела совершенству, поэтому понимая, что съедает твое время, как руководителя, всегда надо понимать, что ты сделал неправильно.

Мои топ-3 пожирателя времени:

• Неконструктивные совещания. Я знаю, что они происходят, когда я неправильно подготовился, не сумел задать формат совещания и нечетко его модерирую
• Переделывание за сотрудниками неправильно сделанной работы. Я знаю, что это происходит, когда я не сумел подобрать и обучить нужного человека и не нашел силы вовремя расстаться с тем, с кем это нужно сделать
• Решение срочных вопросов, которые требуют твоего решения как руководителя, но которые не очень полезны для бизнеса. Я знаю, что не умею иногда вовремя сказать «нет».

— Письма чиновников («а дайте нам то или это»). Мы, конечно, работаем, взаимодействуем с большим количеством чиновников, на разных уровнях. Это часть нашей работы. Но… каждую неделю приходят письма, многие из которых могут стать миниатюрами для Жванецкого.

Просьбы друзей — принять, кого-то пристроить, послушать, обнять, посоветовать, куда поехать, чем лечить. Очень помогает умение сказать: «Нет!». Но в конечном итоге принимаешь, помогаешь, и т.п.

Недостаточное делегирование на определенных участках работы подчиненным приводит к потере времени. Иногда начинаем с того же места, где топтались неделю назад. Принцип «делегировать-контролировать-планировать» и дальше по кругу никто не отменял.

— Мое время, как женщины-руководителя клиники пластической хирургии, отнимает уход за собой.

Если бы все эти маникюры, педикюры, депиляции, стрижки, массажи и т.д. можно было бы делать в разы быстрее или виртуально…

Выводы

— Здесь стоит сделать паузу и выделить несколько повторяющихся хронофагов:

• Чиновники/взаимодействие с государственными органами
• Друзья-просители
• Неэффективные совещания
• Бумажная работа
• Выполнение работы за сотрудников и решение их проблем
• «Сказки о потерянном времени»

Главная мысль, которая стала терзать нас уже после первых разговоров о временных потерях, и даже ранее, просто при взгляде со стороны на организацию собственного рабочего процесса. Самый главный пожиратель времени — внутри нас. И пользуясь терминологией Александра Фридмана — это внутренний хаос. И на верном пути тот руководитель, который прекратил «пенять на зеркало».

Можно выделить пять стадий принятия необходимости системных изменений у руководителя:

1. Отрицание проблемы.

2. Злость на сотрудников, коллег, знакомых и самих себя.

3. Осознание «что-то не так» и разовые меры по устранению бардака «для очистки совести».

4. Разочарование и накопление критической массы неудовлетворенности ситуацией.

5. Принятие решения о системном изменении.

Эти пять стадий стоит дополнить еще тремя, напрямую зависящими от воли руководителя: обучение — изменение с ощутимым результатов, систематизация (закрепление результата) и просветление.

Часть 2. «Когда Бог создавал время, он создал его достаточно»

— У меня ничто и никто не отбирает время. Есть такая ирландская поговорка — «Когда Бог создавал время, он создал его достаточно». У многих других руководителей — подчиненные, за которых он часто делает работу. Не путаем с вариантом разовой демонстрации руководителем на практике, что и как нужно делать. Дело руководителя (кроме создания совершенной структуры) — подбор кадров на соответствующие им места, постановка задач и контроль исполнения. Всех делов-то.

— Время никто не отбирает, каждый из нас его сознательно инвестирует в те или иные виды деятельности, процессы, функции. И только от нас зависит эффективность этих инвестиций. Выбор всегда за нами, и мы сами несем ответственность за свой выбор.

Сегодня искал приказ 2015 года. Одновременно проверил, как работает секретариат и HR. Нашел приказ и проверил, как он был выполнен, и как сегодня работает то, что было сделано по этому приказу. Получился своеобразный аудит. И у людей чувство, что все под контролем, и знают, что проверка может быть всегда, и за результат придется ответить. В результате зарабатывающий бизнес-процесс будет эффективнее.

По моему мнению, у руководителя их (хронофагов) нет, иначе работа организована не правильно.

— Проблема не в дефиците времени. Времени всегда достаточно.

Проблема в выборе направления движения к цели. Отсутствие четкой цели и, стало быть, верного направления движения к ней — это пожиратель № 1. Иными словами, когда с целями и планом движения к ним мутно, то мы имеем катастрофический дефицит времени. Потому что не можем себе четко ответить, на чем, каких задачах мы четко решили фокусироваться, что важное, а что нет.

Пожиратели времени приходят толпой, когда нет понимания, что же мы делаем. Нет четкости, ясности, резкости целей и понимания плана движения к ним. А работа руководителя как лидера заключается в этом: to lead. Вести к цели.

Критерий же нужен: как отделить важное от мусора? В плане деятельности, активности. Например, Windows как операционная система считается вершиной пользовательского интерфейса. Но почему-то она снабжается руководством пользователя на 600 страниц.

Можно ли быть предельно конкретным и понятным, объективно? Ответ «да». А что важно — каждый руководитель определяет сам. И только сам.

Часть из «Сказки о потерянном времени» проста и кристальна. Правильность постановки цели, отладка системы и мудрость — вот оно антихронофаговское оружие. Смотрим на себя, потом на организацию, еще раз на себя, еще раз на организацию. И меняем себя. А следом организацию. Запускаем приоритеты и не предаем цели.

5 хронофагов руководителя от Александра Фридмана

Каша «Приоритетная». Отсутствие у руководителя правильных приоритетов и четкого понимания цели. Если сам руководитель не представляет конечный результат и, словно ежик в тумане, мечется из стороны в сторону, не понимая, куда идет — компания обречена на постоянные метания. Это расшатывает фундамент бизнеса.

Есть и другая ситуация — у руководителя избыток инновационных проектов и идей. Одна из самых распространенных болезней современности. Идей множество, и все хочется воплотить, чтобы опередить конкурентов. В результате подчиненные тратят время на проекты, которые руководитель не желает закрывать ввиду потраченных сил и средств.

Прокрастинация и ее друзья. Самый распространенный бич руководителя — это отсутствие самодисциплины, потеря концентрации, физический бардак, который проецируется на всю компанию, ее бизнес-процессы, коммуникации, хромое планирование и скорость принятия решений. Способов для отвлечения внимания море и большинство из них питаются от розетки под названием Интернет.

«Татары». Незваный гость — хуже татарина! И в бизнесе так же. Ничто так не ломает график, как незапланированные визитеры. В эту категорию попадают все и всё, что вторгается в пространство руководителя в мессенджерах, звонках, почте, незапланированных встречах, в кабинетах, в коридорных «я только спросить».

Сила бумаги. Избыточный документооборот, как в клиентской цепочке, так и порождаемый необходимостью взаимодействия с государством. Второе, конечно, порой страшнее атомной войны.

Круговая порука, или всех уволить. Неэффективные совещания, решение конфликтов между структурными подразделениями и просто авралов, исправление ошибок подчиненных и прочие напасти, в которых виноваты «исключительно подчиненные». Но мы-то с вами понимаем, кто создает правила взаимодействия и просто действия. Невольно вспоминается отрезвляющее от Максима Батырева: «Хотите понять, какой вы руководитель, посмотрите внимательно на сотрудников, которые работают с вами хотя бы полгода».

Александр Фридман Бизнес-тренер, консультант Управляющий партнер консалтинговой компании «Amadeus Group». Специализация: регулярный менеджмент, повышение управленческой квалификации руководителей, технологии достижения результатов. Ведущий мастер-класса «Точно вместо срочно: технология управленческого мышления»