Программы-шпионы и фотография рабочего дня: как контролировать сотрудников

Что делают ваши сотрудники в рабочее время? Насколько эффективно они его используют? Нуждаются ли в дополнительном контроле? Эти вопросы задает себе каждый руководитель. Как вы контролируете своих подчиненных? Елена Округ, HR-менеджер компании «Универсальные монтажные системы» предлагает ознакомиться с несколькими наиболее распространенными методами, которые используются в компаниях. А также с ошибками, которые допускаются при организации системы контроля сотрудников.

— Эффективность работы сотрудников, что очевидно, прямо зависит от руководителя. Мало просто поставить задачу и сроки, нужно еще и грамотно ее поставить и также правильно контролировать выполнение.

Грамотно поставить задачу — это значит обязательно учитывать 4 «С» в отношении подчиненных:

• Степень их загрузки
• Скорость выполнения ими задач и возможное качество работы
• Самодисциплинированность в работе
• Самостоятельность в контроле промежуточных результатов

Правильный контроль — это умение руководителя понимать, что и как можно делегировать, и на каком этапе усилить или ослабить контроль за работой сотрудников.

Есть разные инструменты контроля, и у каждого — разная степень эффективности и свои недостатки. Обычно используются несколько способов одновременно, в зависимости от поставленных целей, нужного результата и стиля управления руководителя. Разберем некоторые из них.

Ежедневное планирование

Некоторые руководители любят начинать день с планерки, на которой проверяется работа за «вчера» и распределяются задачи на текущий день. Иногда такие планерки проводятся в конце рабочего дня — в этом случае анализируется работа за день и ставятся задачи на «завтра».

Эффективность. Руководителю этот способ помогает при работе с сотрудниками с низкой степенью самодисциплины. Вы постоянно контролируете результаты и косвенно — сам процесс работы через постановку ежедневных задач (тасков) и их анализ.

Недозагруженность сотрудников становится минимальной, т.к. всегда находится работа, которую нужно сделать. Все задачи ставятся, исходя из приоритетов дня, исключается такой принцип работы сотрудника, как делаю это, «потому что интереснее» или «потому что это проще».

Сотрудникам ежедневное планирование помогает сортировать свои задачи по полезности и актуальности. К тому же планирование задач с учетом выделенных на них рабочих часов — это эффективное повышение навыков тайм-менеджмента.

На что обратить внимание. Как показывает практика, планерки могут затягиваться по времени и приносят противоположный эффект. Они отнимают много рабочего времени, которое нужно использовать для выполнения задач и у руководителя, и у сотрудников. Бывают, что затягиваются и планерки, если они проводятся в конце дня — рабочий день завершен, некуда спешить. В итоге сотрудники не успевают выполнять задачи или качество их работы существенно снижается.

Сотрудникам стоит учиться анализировать свои возможности и повышать навыки тайм-менеджмента. Для этого важно браться за задачи, понимая, что выполните их в поставленные сроки. Иначе — аргументированно объясняйте руководителю, когда и что вы сможете реально сделать.

Руководителю важно предоставлять подчиненным выбор быть самостоятельными в рамках поставленных задач. Пусть сами выбирают инструменты для их выполнения. Четко контролируйте время проведения планерок, на которых показывайте, что доверяете сотрудникам, но в то же время сами предлагайте эффективные методы решения задач.

Еженедельное планирование

Еженедельные планерки достаточно распространены в компаниях и чаще всего проводятся в понедельник утром.

Эффективность. По сравнению с ежедневным планированием значительно экономится время руководителя и сотрудников и появляются стратегические и более сложные задачи. Сотрудники, получая таски в понедельник, учатся их равномерно распределять на всю неделю.

А в пятницу можно использовать такой инструмент, как отчет о работе за неделю. При его составлении сотрудники объективно оценивают свою эффективность и возможности.

Руководителю еженедельные пятничные отчеты сотрудников помогают корректно поставить задачи на следующую неделю. Вы видите, что сотрудник может сделать за определенный период и готов ли он выполнять больше.

На что обратить внимание. Явных недостатков метода нет. Но он позволяет выявить неумение сотрудников самостоятельно распределять работу на неделю и потому дает возможность им добавлять лишнее время для выполнения тасков. Если некоторые задачи не выполнены по объективным причинам, к примеру, из-за поступивших оперативных тасков в течение недели, то эти задачи переносятся на следующую неделю.

Руководителю планировать задачи для сотрудников на новую неделю стоит в пятницу. Обязательно учитывайте непредвиденные обстоятельства и давайте на задачи запас времени (для каждой индивидуально).

Сотрудникам удобнее составлять план работы на неделю в понедельник с учетом задач, поступивших от руководителя.

Автоматизированные системы управления задачами

Постановка задач и отчетность при планировании могут быть как устными (при ежедневных планерках), так и отправляться в любой из удобных руководителю и сотрудникам форме (таск-менеджеры, таблицы Excel, Google Docs и т.п.). Достаточно удобными являются таск-менеджеры, которых создано много («Битрикс24», Trello, Asana и др.).

Эффективность. В них можно создавать задачу с подробным описанием, сроками выполнения, назначать исполнителя, ответственного и наблюдателя. В них также можно прикреплять файлы, фиксировать этапы работы над задачей, составлять отчеты и т.п. Это позволяет анализировать загрузку и эффективность сотрудников.

На что обратить внимание. Сотрудникам на первом этапе сложно привыкнуть работать через таск-менеджер, придется тратить определенное время на работу в системе. Руководителю стоит набраться терпения и контролировать, как сотрудники заполняют и выполняют задачи.

Метод контроля: фотография рабочего дня

Считаете, что сотрудник работает неэффективно и не понимает, на что он тратит рабочее время? Некоторые в этом случае просят от него детализацию рабочего дня на протяжение некоторого периода, к примеру, в течении нескольких дней или недели.

В этом случае в конце каждого рабочего дня сотрудник составляет детальный отчет — фотографию рабочего дня. В нем подробно расписано, что сотрудник делал в течение дня с детализацией до 15−30 минут.

Эффективность. Руководителю отчет помогает увидеть реальную эффективность и загруженность сотрудников и понять, как он решал (или не решал) рабочие задачи.

На что обратить внимание. Составление такого отчета занимает значительную часть рабочего дня сотрудников, поэтому их работа в этот период не будет продуктивной.

Руководителю следует применять метод, если действительно стоит вопрос о том, нужен этот сотрудник компании или нет. Не используйте его только ради эксперимента. Вам придется выделить время для анализа детализированного отчета.

Сотруднику важно понимать, что если уж пришлось делать такой отчет, то следует серьезно относиться к причинам, по которым руководитель обязал его заполнять. И еще более серьезно относиться к самому отчету — он поможет сделать «работу над ошибками» и действительно показать руководителю вашу эффективность.

Метод контроля: видеонаблюдение и прослушивание

Этот метод используется компаниями для защиты ее интересов, к примеру, при утечке важной информации, или чтобы контролировать работу сотрудников.

Эффективность. Очевидно, что когда сотрудники знают, что за ними наблюдают или их разговоры прослушиваются, то они меньше времени тратят на нерабочие вопросы. На мой взгляд, большой плюс этих инструментов — возможность предотвратить или больше узнать о служебных преступлениях.

На что обратить внимание. На установку видео- и аудионаблюдения нужно письменное согласие сотрудников. На анализ видео- и аудиозаписей нужно потратить время.

Метод контроля: программы-шпионы

Видеонаблюдение не поможет руководителю знать, что делает сотрудник при работе на рабочем компьютере. Для этого нужны специальные программы для скрытого слежения за компьютером, к примеру, NeoSpy, Real Spy Monitor, Snitch, «Стахановец» и т.п. Такие программы-шпионы могут делать снимки экрана, сохранять данные, которые вводятся с клавиатуры, отправлять отчеты о том, на какие сайты сотрудники заходят, что искали в интернете, какие документы выводили на принтер и многое другое.

Эффективность. Такие программы помогают знать, на что сотрудник, работающий за компьютером, тратит свое рабочее время и в каком объеме, играет ли он в компьютерные игры, делает ли «халтуру» для конкурентов и т.п.

На что обратить внимание. В Интернете есть много советов, как выявить такую программу на компьютере, и при ее обнаружении лояльность сотрудников к компании сильно снижается. Не стоит злоупотреблять таким способом контроля рабочего времени подчиненных.

Всегда найдется человек, готовый рассказать руководителю все

Получение информации о сотрудниках от одного из них — метод старый, но до сих пор активно используемый в компаниях. Руководители привлекают к нему своих сотрудников разными способами. Многие «делают это» добровольно, повышая к себе лояльность руководителя таким образом. Других за это премируют или им обещают иные бонусы.

Эффективность. Руководитель всегда будет в курсе того, что происходит в компании.

На что обратить внимание. Такие сотрудники-шпионы могут выстраивать политику «доноса» в своих интересах. Руководителю нужно уметь отличать реальность от вымысла. Потому что когда в компании используется этот способ контроля времени сотрудников, то есть риск, что реально эффективные сотрудники будут искать другое место работы — бывает, что они составляют конкуренцию шпионам.