Что мешает внедрить ERP-систему и как с этим бороться

Эксперт в области управления проектами Максим Якубович проанализировал проблемы, которые мешают внедрять ERP-системы. И поделился рекомендациями, как их решать.

– Те, кто участвовал в проектах автоматизации бизнеса, понимают насколько они сложны в достижении ожидаемых результатов в срок и бюджет. Существуют разные списки проблем, с которыми сталкиваются компании. Я на 99% уверен, что хотя бы одна из них будет связана с «человеческим фактором».

Я взял список причин неудач ERP-проектов из отчета Panorama Consulting «THE 2014 ERP REPORT: ORGANIZATIONAL CHANGE MANAGEMENT». В нем есть результаты опроса компаний, внедривших ERP.

Ключевые причины неудач ERP-проектов

Давайте разобьем эти причины на четыре группы:

1. Управление проектом

• Отсутствие четких ожиданий и целей
• Отсутствие общего видения
• Нереалистичный бюджет
• Неадекватное использование ресурсов
• Нереалистичные ожидания по срокам

2. Организационные причины («человеческий фактор»)

• Недостаток человеческих ресурсов
• Сопротивление изменениям
• Внутреннее сопротивление изменению «старых» процессов
• Невыполнение обязательств топ-менеджмента
• Нереалистичные ожидания выгод и ROI
• Неадекватное обучение персонала
• Слабое соответствие ПО и процедур пользователей

3. Управление требованиями

Неадекватное определение требований

4. ИT-решение

Плохой выбор платформы для ERP

Из такой группировки факторов видно, что внедрение ERP только частично является ИТ-проектом.  В составе работ приличную долю занимают активности, связанные с организационными изменениями. Опрос показал, что 32% респондентов почти не занимаются управлением такими изменениями.

Основной вывод из анализа причин неудач – руководитель проекта должен уметь проводить организационные изменения, а не только руководить группой разработчиков ПО. Если он не может этого делать, то следует нанять специалистов.

Как проводить оргизменения

В структуре работ по ERP-проекту должны быть оговорены меры по проведению оргизменений (они должны пройти до начала конфигурирования выбранного ERP-продукта):

1. Описание существующих бизнес-процессов, которые собирается автоматизировать компания.

2. Поиск проблем в этих бизнес-процессах.

3. Предложения по решению проблем.

4. Перепроектирование бизнес-процессов с учетом предложенных решений.

5. Определение показателей результативности для этих бизнес-процессов.

6. Определение владельцев бизнес-процессов. Определение их ответственности и полномочий.

7. Разработка регламентирующих документов, которые описывают правила выполнения перепроектированных бизнес-процессов.

Иногда работу по подготовке бизнес-процессов к автоматизации выносят в отдельный проект, что, на мой взгляд, вполне оправдано.

Вот какие организационные изменения могут потребоваться при внедрении ERP:

1. Изменение организационной структуры после уточнения границ бизнес-процессов и определения их владельцев.

2. Введение роли владельца бизнес-процесса.

3. Внедрение новых подходов к мотивации сотрудников (или изменение системы мотивации).

Инструменты, которыми пользуются компании для проведения оргизменений при внедрении ERP

Когда я руководил программой проектов по внедрению ERP, мы использовали практически все эти инструменты. Кроме того, мы работали с таким инструментом, как внутренний PR проекта. В частности, писали статьи, как изменится жизнь пользователей после внедрения новой ИТ-системы, публиковали на портале компании интервью с руководителем проекта о ключевых проблемах, рассказывали о ходе работ.

И, по моему мнению, внутренний PR оказался мощным инструментом вовлечения пользователей ERP-системы в проект.

Как увеличить вероятность успеха ERP-проекта: рекомендации

1. Чтобы адекватно просчитать сроки и бюджет ERP-проекта с учетом рисков, контролировать его реализацию, вносить изменения, корректировать планы и завершить его с получением выгод, используйте знания из дисциплины «управление проектами».

Если в компании нет профессионального руководителя проекта, наймите его на время реализации проекта.

2. Используйте методологию внедрения ERP-систем, которую предлагает вендор. Но настройте ее методологию под собственный проект и с учетом своих потребностей.

3. Поработайте с бизнес-процессами, которые собираетесь автоматизировать. Опишите их, проанализируйте, найдите «узкие места» и проблемы. Затем придумайте, как их решить. Перепроектируйте бизнес-процессы с учетом их будущей автоматизации, напишите регламенты по новым бизнес-процессам.

4. Используйте знания дисциплины «управление требованиями» для сбора требований к автоматизации перепроектированных бизнес-процессов. Если у вас в штате нет бизнес-аналитиков, наймите их в проект.

5. Каждый процесс должен планироваться, контролироваться и улучшаться. Назначьте каждому бизнес-процессу одного владельца и объясните ему его ответственность и полномочия.

6. Подготовьте и проведите серьезное обучение персонала работе в новой ИТ-системе по новым бизнес-процессам, описанным в регламентах. Недостаток обучения приведет к проблемам на этапе внедрения ERP. Это может обрушить проект.

7. Работайте над снижением сопротивления изменениям со стороны персонала. Используйте для этого разные инструменты вовлечения сотрудников в ERP-проект.

8. Не поддавайтесь панике в случае первых неудач. Помните, что ERP-проект – это ИТ-проект всего лишь на 40-50%. Технические проблемы в нем не так опасны, как проблемы, связанные с «человеческим фактором». Подключайте к проекту энтузиастов, которые готовы меняться. Делайте их лидерами мнений, чтобы они формировали позитивное отношение к внедряемым изменениям.

А если у вас будут вопросы или замечания, пишите их в комментариях к статье.

Удачи вам в проектах автоматизации вашего бизнеса!