Готовимся к проверке налоговой: пошаговая памятка для предпринимателей

Любой работающий в Беларуси бизнес рано или поздно становится объектом внимания налоговой инспекции. Это нормальное явление. Как качественно подготовиться к такой проверке, рассказывает Ольга Иваненко, учредитель бухгалтерской компании «БизнесСтарт».

– О том, что на ваше предприятие может прийти налоговая инспекция, можно узнать заранее на сайте Комитета госконтроля. Координационные планы проверок компаний на второе полугодие 2014 года размещены здесь.

Готовясь к визиту проверяющего, важно выполнить несколько пошаговых рекомендаций. Рассмотрим подробно каждую из них.

1. Назначить ответственное лицо, которое будет общаться с инспекторами

Этим лицом может быть штатный главный бухгалтер, руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель), сотрудник бухгалтерской компании, с которой заключен договор на сопровождение проверки.

Специалист, который будет общаться с проверяющими, в первую очередь, должен ознакомиться с перечнем прав и обязанностей налогоплательщика. Это позволит вести грамотный диалог с представителями налоговых органов и отстаивать интересы предприятия

Важно: по белорусскому законодательству предприятие нельзя привлечь к ответственности за административные правонарушения, совершенные более чем три года назад и выявленные более чем 6 месяцев назад.

2. Позаботиться о рабочем месте для представителя налоговой инспекции

Вы можете подготовить рабочее место для проверяющего у себя на предприятии. Если такой возможности нет, нужно написать ходатайство с просьбой провести проверку на территории налоговой инспекции.

3. Проверить книгу замечаний и предложений и книгу проверок и ревизий

Для начала убедитесь, что на вашем предприятии есть обе эти книг. Поверьте, вписаны ли на специальную страницу сведения о специалисте компании, ответственном за их ведение.

Перед приходом проверки необходимо удостовериться, что в обеих книгах указаны актуальные данные. Иногда даже небольшая на первый взгляд небрежность может привести к наложению штрафных санкций.

Пример. В организации произошла смена юридического адреса, и кроме того, был назначен новый ответственный за ведение книги. В ходе проверки оказалось, что эти изменения не были отражены в книгах. Из-за этого в отношении руководителя организации был составлен протокол об административном правонарушении, а впоследствии наложен штраф.

Важно: книгу замечаний и предложений и книгу проверок и ревизий должна иметь не только каждая организация, но и все ее обособленные подразделения, расположенные по другим адресам.

4. Убедитесь, что действующая в организации учетная политика адекватно отражена в бухгалтерском и налоговом учете

Пример. В организации, занимающейся выпуском сезонной продукции, проверка выявила нарушение начисления амортизационных отчислений. Это произошло из-за того, что в документах начисление амортизации было отраженно т.н. линейным способом, в то время как фактически применялся метод ускоренной амортизации. Это несоответствие повлекло за собой доначисление налога на прибыль в размере 200 млн рублей, а также пени в размере 64 млн рублей и штрафных санкций в размере 44 млн рублей.

Важно: особое внимание нужно обратить на отражение учетной политики в фактическом учете в случае, если на предприятии сменился главный бухгалтер.

5. Проверить и сгруппировать первичную документацию

Это позволит исключить возможность предоставления проверяющим сомнительных документов.

Сомнительными считаются документы, не оформленные должным образом. Часто, например, для оперативного учета в компаниях используются факсовые копии документов. Если такие документы будут обнаружены в бухгалтерии, отраженные в них расходы будут сняты с затрат. В результате этого на предприятия могут быть наложены значительные штрафные санкции.

6. Проверить наличие правоустанавливающих документов, печатей и штампов

Накануне проверки нужно убедиться в наличии учредительных документов, сертификатов, лицензий, печатей и штампов. Их отсутствие может привести к серьезным штрафным санкциям.

Пример: организация потеряла печать. Данное нарушение относится к длящемуся нарушению и влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

7. Проверить документы, отражающие работу с контрагентами компании

Данные документы необходимы для подтверждения вашей добросовестности. В частности, имеет смысл проверить, есть ли среди ваших контрагентов коммерческие организации и индивидуальные предпринимателям с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере. Реестр таких организаций опубликован здесь.

В случае, если в этом списке оказались предприятия, с которыми ваша организация совершала сделки, нужно обратить особое внимание на то, чтобы документы о сотрудничестве с ними находились в полном порядке.

Важно: на список контрагентов нужно обратить особое внимание и в случае смены учредителей или руководителей предприятия.

8. Удостоверьтесь, что налоги за проверяемый период уплачены полностью

Если вы обнаружите ошибки в налоговой отчетности, можно будет подать уточненные декларации и тем самым избежать штрафных санкций.

Особенно актуально произвести перерасчет сумм налоговых платежей в случае частой смены главных бухгалтеров либо в случае, если компетентность главного бухгалтера вызывает сомнения.