Больная тема. Как договориться заказчику и исполнителю, чтобы не повторить историю этих предпринимателей

Не проработанные и не прописанные на бумаге условия сотрудничества, недостаточные правовые знания приводят к разногласиям, конфликтам между заказчиком и исполнителем. Иногда острым. И это одна из самых больных тем в бизнесе.

Недавно мы опубликовали материал, в котором заказчик рассказывает на собственном примере, как проблемы в работе с подрядчиком довели дело до суда. История Евгения Данилика, основателя музея миниатюр в Минске получила бурный отклик в социальных сетях. Поэтому сейчас мы размещаем мнение второй стороны – Ивана Тиринова, руководителя компании «Вива Скэйл Моделс». Он проанализировал, в чем причина конфликта и что не было учтено при взаимодействии с заказчиком. Эти выводы будут полезны очень многим предпринимателям, особенно из сегмента малого бизнеса.

— Наша компания более 10 лет занимается изготовлением масштабных макетов и моделей. Мы производим макеты зданий и сооружений, выставочных и сувенирных образцов техники в масштабе: поездов, автомобилей, самолетов, военной техники и кораблей в уменьшенном масштабе. Все проекты выполняются по индивидуальным заказам государственных и частных компаний. Иногда приходится сталкиваться и с нестандартными ситуациями.

Хочу поделиться собственным опытом, какие ошибки могут быть допущены в работе между заказчиками и исполнителями на конкретном примере.

Обращайте внимание на проработку ТЗ на стадии переговоров

В октябре 2015 к нам на электронную почту пришло письмо с вопросом о возможности сотрудничества по созданию большого макета с художественным оформлением и электрификацией некоторых элементов.

После первой встречи с заказчиком нам стало понятно, что речь идет о изготовлении макета Беларуси в миниатюре. Наподобие российского «Гранд Макет Россия». Но как должен выглядеть макет, да и музей в целом, описания не было.

Обычно КП (коммерческое предложение) составляется на основании документации (чертежи, фото, схемы) и ТЗ (технического задания), в котором прописывается максимум параметров изделия, необходимого заказчику. Несколько месяцев велась переписка, проводились встречи. Мы тратили много часов в процессе превращения «идеи» в концепцию музея и ТЗ — причем без гарантий дальнейшего сотрудничества. Поэтому мы предложили заключить договор на разработку дизайн-проекта экспозиции музея в нескольких вариантах. Потенциальный заказчик отказался, встречи прекратились.

В конце марта 2016 был объявлен закрытый тендер, мы получили приглашение на участие, проект договора и общее ТЗ. Но в нем тоже не было описано, какие достопримечательности нужно изготовить, в каком размере и масштабе.

Основной посыл был примерно такой: «экспозиция будет иметь успех только в случае достижения WOW-эффекта посетителем, а это значит, макеты должны быть уровня произведения искусства. При этом ценовое предложение старайтесь сделать максимально привлекательным без ущерба качеству».

Мы объяснили, что без подробного ТЗ составить КП для тендера нереально.

Через 3 недели ТЗ на изготовление 18 макетов было получено. Мы составили ценовое предложение для тендера с прибылью в 10-20 %. Для нашей сферы она минимальная.

Заказчик начал переговоры о снижении стоимости, предложил найти возможности сократить бюджет и представить новый вариант КП. Уменьшив стоимость проекта на 20% (ставка заложенной прибыли), мы подготовили новое предложение. Наша мотивация была такой: сделаем большой проект «в ноль», откатав технологии производства подобного продукта и все сопутствующие нюансы, а в будущем, на следующей очереди создания музея, уже получим прибыль.

В мае 2016 мы получили письмо с объявлением нас победителями, через месяц был заключен договор на изготовление 18 макетов достопримечательностей Беларуси, тумб, с установкой в будущем помещении музея.

На все допработы и услуги, изменения в ТЗ заключайте дополнительные договоры

На стадии планирования производства мы стали разбирать ТЗ на составляющие и уточнять непонятные вопросы. Выяснилось несколько деталей. Например, макет Кревского замка необходимо изготовить не в современном виде руин, а выполнить полную реконструкцию замка, причем без чертежей, по одной гравюре.

Это серьезно сказывалось на сроках производства и стоимости объекта. На встрече заказчик пояснил, что ошибся и учтет это в будущем.

Следующая проблема, с которой пришлось столкнуться — согласование дизайна тумбы. И хоть это было обговорено до подписания ТЗ и договора, заказчик захотел внести изменения. Он сделал новый дизайн тумбы, а нам предложил изготовить тестовый образец за наш счет. Мы отказались. Но заказчик аргументировал, что для достижения общего результат мы должны идти навстречу друг другу и поддерживать проект.
Договориться все-таки смогли: тумбу спроектирует привлеченный специалист со стороны, а мы ее соберем.

Ссылаясь на то, что у музея как нового юридического лица пока не было денег на счету, заказчик попросил оплатить изготовление тестового образца тумбы из наших средств — с обязательством в будущем вернуть деньги через дополнительное соглашение к договору. Будучи в цейтноте по срокам, мы не придали этому значения. А зря.

Через 3,5 месяца после заключения договора были готовы первые макеты, которые заказчик не спешил забирать.

Оказалось, что только к этому времени нашлось помещение под музей и там начался ремонт. Хранить макеты на производстве у нас возможности тоже не было: мастерская небольшая, а в работе находилось сразу 12 макетов. При встрече-приемке готовых макетов заказчик высоко оценил качество работы и согласился, что WOW-эффект достигнут.

К тому времени, учитывая ремонт в музее, несогласованный дизайн тумбы и уже заметное отставание от сроков договора по самим макетам, открытие музея было перенесено на конец декабря.

Регламентируйте и согласовывайте проверку работ

Заказчик четко контролировал все процессы, протекающие в мастерской при изготовлении макетов, составлял свои графики времени их изготовления. Периодически, зачастую без согласования с нами, проводил «инспекции» на производстве.

В сентябре 2016 года началась пиар-кампания будущего музея, которая включала и съемку репортажей о процессе производства макетов. На время этих съемок нам приходилось практически прерывать производство, расставлять в удобных ракурсах полуготовые макеты и давать интервью о том, как создается экспозиция. При этом заказчик запретил упоминать в СМИ нашу мастерскую.

Объективно оценивайте человеко-часы, необходимые для доработки 

Во время работы над макетами было много других изменений в ТЗ. Например, макет Несвижского замка заказчик предложил сделать в зимнем варианте с замерзшим рвом вокруг замка и новогодней елкой на площади внутри него. С первого взгляда нам показалось, что это будет даже проще реализовать, и мы сможем сэкономить время. Но к тому времени на макете уже была зеленая трава. «Погружение в зиму» потребовало десятков дополнительных часов: засевание снега, изготовление новых человечков в зимних одеждах и превращение воды во рве в осколки замерзшего льда. По итогу «зима» еще больше выбила нас из графика по договору.

У макета Жировичского монастыря тоже было долгое согласование. Заказчик никак не мог определиться, что именно нужно макетировать. Решили разбавить композицию показом процесса постройки макета, что будет интересно для музея и посетителей.

Первая тестовая тумба с новым дизайном и цветом заказчику также не понравилась, и процесс пошел по новой... Было сделано еще множество доработок — и все нашими силами.

В тот момент мы уже понимали, что в срок по договору построить макеты не получится, но продолжали работу.

Мы руководствовались логикой: если заказчик добавляет работы, видя, что мы по его же графикам не успеваем, значит это идет во взаимозачет. Впоследствии оказалось, что со стороны заказчика это была экономия бюджета, т.к. изначально предполагалось, что остеклением и внешним светом будут заниматься сторонние организации.

Тумба, которая понравилась заказчику и прошла согласование, появилась в мастерской только в конце ноября. Услышав, от заказчика, что открытие уже назначено на конец декабря, мы кинулись на последний «штурм». Помимо макетов, в очень короткий срок нужно было доработать еще и тумбы. Ситуация еще больше усложнилась, когда нам пришлось оплатить из собственных средств дополнительные «навороты» по ним и подсветке. Заказчик в очередной раз пообещал все вернуть.

В конце декабря музей открылся, а мы продолжали усиленно работать. Подходил срок выплат заработных плат и расчетов с поставщиками.

Проговаривайте ожидания и промежуточные результаты на каждом из этапов 

Учитывая очень серьезные переработки перед открытием музея и дополнительные расходы, возложенные на нас заказчиком, у нас перестало хватать денег. До конца года расходы мы закрывали уже из личных накоплений. Достав из кармана последние 8000 рублей и по большей части рассчитав работников за уже проделанную работу, мы обратились к заказчику с просьбой увеличить авансовое финансирование, чтобы в начале года закончить проект и не растерять команду, которая была заточена под этот проект.

В ответ заказчик попросил собрать всю команду, поблагодарил за проделанную работу, за качество макетов и за достижение WOW-эффекта — согласно первым отзывам посетителей.

При этом от увеличения авансового финансирования отказался: аргументировав это тем, что деньги он вносил по графику, а мы «завалили» сроки. И пожелал нам не сбавлять темпы производства и как можно быстрее закончить проект — экспозиция была еще не полной..

В конце декабря мы установили еще 2 макета и провели последнюю встречу с заказчиком. Мы долго обсуждали причины задержки, связанные с изменениями в ТЗ и выполнением дополнительных работ.

Ситуация для нас усугублялась тем, что в январе нужно было платить аренду, закрывать долги по заработной плате с учетом переработки, платить налоги. В тот момент мы понимали, что нам грозит банальное банкротство. Мастерская 6 месяцев работала над единственным проектом, взяв на себя множество дополнительных работ, не включенных в ТЗ.

Объяснив заказчику, что без дополнительного авансового финансирования закончить проект не получится физически, мы разошлись.

В начале года мы потеряли часть команды, работавшей над проектом музея. Одни не выдержали жесткого темпа последних месяцев работы, другие были недовольны задержками по выплате заработной платы. Но договорные обязательства по макетам музея никто не отменял — нужно было искать выход. Чтобы избежать закрытия компании и выполнить обязательств по проекту, мы вынуждены были взять дополнительный заказ и параллельно выполнять две работы. Заказчика об этом, конечно, уведомили. В апреле 2017 года музей пополнился еще двумя достопримечательностями.

На встрече по итогам сдачи этих 2-х объектов заказчик объявил, что хочет прекратить дальнейшее сотрудничество и готов забрать 3 оставшихся макета на их стадии готовности. 

Кроме этого, он предложил выплатить ему компенсацию за срыв сроков в виде 1/6 части стоимости всего проекта. Наши доводы о дополнительных работах и закупках для нужд музея остались без ответа. Надеясь на понимание, мы провели еще несколько встреч.

Если дело дошло до суда…

В начале лета нам пришло первое судебное уведомление о возбуждении дела в приказном судопроизводстве, в котором истец просил взыскать 14 000 рублей основного долга + 867 000 пени. При этом в нашем договоре было написано, что размер пени не может превышать сумму договора. Наши юристы написали отзыв, и в этом иске заказчику было отказано.

Затем был второй суд. Требования истца стали более реалистичными для нас, однако на первом же заседании по обоюдному согласию стороны ушли в примирительную процедуру. Правда, это ничего не дало. Заказчик занял принципиальную позицию по получению исковых требований. Суд назначил выплатить истцу:

• Компенсацию в виде пени 5000 рублей
• Затраты на юристов — 300 рублей
• Половину госпошлины.

В процессе суда наши юристы предлагали подать встречный иск о взыскании с заказчика 56 000 рублей за дополнительно оказанные работы и финансирование закупок для нужд музея, но пока мы ждем окончательного развития событий.

Для нашей компании за 10 лет работы это второе судебное разбирательство: в 2012 году был суд с крупным предприятием из-за задержки сроков поставки моделей по причине просрочки предоставления документации. Но тогда дело закончилось примирительной процедурой, а это предприятие и сегодня является нашим постоянным заказчиком.

Вывод: Не заключая дополнительные соглашения при изменении ТЗ, мы поставили себя в непростую ситуацию. Надеюсь, наш опыт послужит примером другим предпринимателям. Как заказчикам, так и исполнителям работ.

Но подводя итог, могу сказать, что большинство положительных отзывов о музее связано непосредственно с макетами, а это дает нам право гордиться проделанной работой.