100 «теплых клиентов» за € 2000 — кейс «Изи Штандарт» об участии в минской выставке

Недавно мы рассказывали о целях компании «Изи Штандарт»: в 2017 запустить 5 проектов в 5-ти частях света с помощью международных выставок. Андрей Цыган, управляющий компании, поделился с «Про бизнес.» кейсом, как его сотрудники 4 дня работали с клиентами на одном из таких мероприятий в Минске и какие получили результаты.

— Если не знаете, с чего начать участие в выставке, просто свяжитесь с организатором — он подробно расскажет, что и зачем необходимо сделать. Но у нас уже был опыт присутствия на выставках, поэтому мы представляли, что необходимо учесть. Расскажу, как компания участвовала в таком мероприятии.

---

Продумали участие в мероприятиях заранее

Осуществить свою цель «5 проектов в 5-ти частях света» мы решили с помощью участия в международных выставках. Определили для себя список выставок, на которых нам нужно побывать.

Стартовали в январе с международной выставки по медицине и фармацевтике ARAB HEALTH 2017 в Дубае и были там обычными посетителями: познакомились с большинством участников, обменялись контактами, отметили для себя моменты, которые сами могли бы применить и внедрить в будущем.

Еще в начале года знали, что следующим этапом будет участие в международной выставке «Здравоохранение Беларуси» в Минске, поэтому и готовиться к ней начали заранее.

Выбрали выгодное место

В первую очередь определялись с местом, которое было бы для нас наиболее выгодным. На крупных выставках, которые проходят из года в год, многие компании размещаются на одних и тех же местах уже на протяжении нескольких лет. Поэтому определяться необходимо быстро.

Хорошие места разбирают как горячие пирожки. Лучше всего арендовать павильон ближе ко входу на первой или второй линии (ряды от входа) — так посетители выставки точно не пройдут мимо вашего стенда.

Еще существует утверждение, что большинство людей поворачивает в непонятной ситуации направо. Это связано с тем, что около 80% мирового населения — правши, а значит, склонны двигаться вправо. Мы этот момент не учитывали, но при этом заняли место недалеко от входа.

Решили, кто будет работать на выставке

Дальше мы определились с тем, кто будет работать непосредственно на выставке. По-нашему мнению, оптимальный состав включает в себя:

• Двух менеджеров
• Эксперта — в нашем случае это сотрудник, который может ответить на сложные вопросы про сертификацию и разобрать подробно случай каждого посетителя стенда
• Помощника, который будет выполнять всю организационную деятельность на выставке
• Промоутеров — девушки в фирменных майках компании, которые раздавали печатную продукцию как гостям выставки, так и участникам

Проработали стиль промоутеров

Всего у нас на выставке работало 4 промоутера. Для каждого мы сделали одинаковые майки в фирменном стиле компании. Разместить на них логотип было несложно — обычно это небольшой фирменный знак в правой верхней передней части майки. А вот надпись на спине и придумать, и разместить куда сложнее, потому что она должна быть:

• Логичной и при этом привлекающей внимание
• Короткой, так как размер майки не позволяет нанести длинный текст
• Читаемой с расстояния в несколько метров

Работа промоутеров оплачивалась за каждый отработанный час и дополнительно — за каждые 25 лидов (потенциальных клиентов, которые каким-либо образом отреагировали на общение с промоутерами). Так получилось, что:

• Первый промоутер за 12 часов работы получил 31 контакт
• Второй промоутер за 16 часов — 14 контактов
• Третий промоутер за 21 час — 138 контактов
• Четвертый промоутер за 19 часов — 70 контактов

В конечном итоге они принесли 253 дополнительных лида компании.

Работу промоутеров контролировал наш помощник-организатор на выставке, она следила за тем, чтобы девочки ходили не по парам, чтобы волосы у них были подобраны (так надпись не закрывалась). Контакты считали по принесенным ими визиткам и приведенным на стенд людям.

Напечатали раздатку

Также мы сделали несколько видов печатной продукции:

• Визитки для менеджеров, работавших на выставке
• Листовки с информацией о нашем семинаре (1000 шт.)
• Буклеты с двумя фальцами, т.е. в 2 сложения (1000 шт.)
• Имиджевые буклеты-гармошки на плотной бумаге (200 шт.)
• Брошюры формата А4 в виде папки
• Бланки для заполнения информации о посетителях нашего стенда

Имиджевые буклеты мы условно назвали «красивая раздатка», так как они стильные, на качественной плотной бумаге, приятные на ощупь. Такие буклеты посетитель должен захотеть оставить себе, возможно поставить на стол в своем офисе, а не выбросить в мусорное ведро. 200 штук оказалось вполне достаточно.

Но по результатам работы на выставке мы сделали вывод, что не вся печатная продукция была действительно необходима.

Поэтому на некоторых ее видах в следующий раз нам можно сэкономить:

• Брошюры формата А4 в виде папки остались у нас в большом количестве, т.к. чтобы увидеть услугу, клиентам достаточно получить визитку и буклет. Брошюра же необходима, чтобы показать продукты компании, как в каталоге, но услугу представить в каталоге сложно
• Листовки с информацией о семинаре также остались в большом количестве, т.к. посетили его немного человек

Выработали стратегию

Прежде чем идти на выставку, необходимо продумать свою стратегию поведения на мероприятии. Для нас было важно привлечь внимание как можно большего количества людей к нашему стенду.

Для этого мы предварительно сделали рассылку о предстоящем мероприятии и выслали пригласительные билеты нашим клиентам — это та часть работы, которая поддерживает лояльность клиентов, они чувствуют внимание к себе.

Как писали Карл Сьюэлл и Пол Браун в книге «Клиенты на всю жизнь»:

«Если ты хорошо относишься к клиентам, они хорошо относятся к тебе. Если они хорошо относятся к тебе, они будут покупать больше. Если они будут покупать больше, ты заработаешь больше и поэтому будешь относиться к ним с еще большим вниманием. Таким образом, получается замкнутый круг».

Также важно привлечь внимание посетителей непосредственно на выставке. Для этого мы использовали 2 roll-up стенда (динамический и статический) — это рекламная конструкция с печатным полотном.

Для нас было важно задержать посетителя на 3 секунды возле стенда, а дальше опытный менеджер вступал с ним в беседу и выяснял потребность.

Чтобы roll-up был привлекательным, важно его сделать ярким и контрастным. На медицинской выставке обычно преобладает голубой, белый и зеленый цвет. Ярко на таком фоне будет смотреться красный, желтый, оранжевый, но красный цвет слишком агрессивный и в данном формате ассоциируется с кровью.

Поэтому мы выбрали оранжевый, который при этом хорошо гармонирует с нашим фирменным голубым цветом.

Организовали семинар

Выставка проходила 4 дня. На третий день ее работы мы организовали семинар «Как не переплачивать при разработке разрешительной документации на экспорт».

Делали ставку на то, что этот семинар принесет дополнительные лиды компании, но на самом деле оказалось, что посетили его не больше 10 человек, большинство из которых уже являются нашими клиентами.

Проблема оказалась в том, что на третий день выставки поток людей значительно уменьшился. Например, менеджеры в первый день получили 43 клиента, во второй 37, в третий 17 и в четвертый всего 3.

Таким образом, получилось, что все основное количество людей посетили выставку в первые два дня, поэтому день и время проведения семинара важно выбрать заранее и учесть все моменты посещаемости.

Подсчитали затраты на выставку

Стоимость участия в выставке — € 2028. В эту сумму вошли:

• Регистрационный сбор
• Аренда помещения
• Размещение в каталоге выставки
• Организация семинара
• Аренда минимального комплекта мебели
• Монтаж ТВ

На печатный материал мы потратили 1300 рублей. На эту сумму заказали: roll-up, брошюры, визитки и фирменные майки. Промоутерам заплатили 500 рублей. Сопутствующие расходы составили 300 рублей.

Оценили результаты участия

Эта выставка считается крупной в нашей стране. В этом году на ней были представлены около 200 компаний из 14 стран. Из них около 50 компаний из Индии. Для сравнения, на выставке в Дубае было представлено около 4000 компаний из 163 стран.

Еще одним отличием от ARAB HEALTH стало оборудование выставки в целом. У нас же меньше освещения, не такие яркие и уникальные стенды. Хотя некоторые стенды удивили, например, в виде испытательной лаборатории на колесах.

За 4 дня работы на выставке нам удалось:

• Заполнить 100 чек-листов с действительно «теплыми» клиентами — подготовленные нами бланки с вопросами, в которые при беседе вносились данные о посетителях, заинтересованных в наших услугах
• Собрать 253 визитки, с которыми еще будут работать наши менеджеры
• Получить опыт, чтобы не повторить ошибки на предстоящих выставках

Следующая выставка, в которой планируем участвовать, будет в середине апреля — уже активно готовимся к «ТИБО 2017», а после отправимся покорять зарубежные вершины.