«Я всегда работаю и всегда отдыхаю». Гендиректор сервиса «Мегаплан» рассказал, как нашел компромисс между работой и личной жизнью

В IT-секторе руководители часто управляют командой удаленно. Одной из главных проблем при таком менеджменте является разделение времени на рабочее и личное. Гендиректор сервиса «Мегаплан» Сергей Козлов поделился с «Про бизнес» секретом, как найти компромисс с помощью концепции work-life интеграции.

«Я не разделяю будни и выходные»

— Недавно я размышлял, в чем моя роль в компании и каким должен быть директор в лучшей версии меня. Пришел к выводу, что это не одна роль, а сразу три:

1. Психолог — когда я подбираю соответствия между людьми в командах и улаживаю конфликты. Много рабочего времени уходит на разговоры с ведущими сотрудниками, совместные обеды и офисные посиделки с командой по пятницам, на проверку настроений в коллективе.

2. Авторитет — когда на тебя ровняются другие сотрудники. Я просто обязан приносить в компанию новые идеи и принимать решения, благодаря которым бизнес развивается. Таким образом я завоевываю доверие сотрудников, оказываю на них влияние и вызываю к себе уважение.

3. Пример для подражания — когда я себя дисциплинирую много и усердно работать. Управлять бизнесом левой ногой, а самому заниматься чем-то другим не получится. Только если ты сам вовлечен и ныряешь в работу с головой, другие тоже увлекаются вслед.

Эти три роли сложно исполнять, если ты строго делишь свою жизнь на работу и все остальное. Когда из финансового директора я превратился в операционного, понял, что искать work-life balance бесполезно, и стал приверженцем другого подхода — work-life интеграции.

Work-life balance и work-life интеграция — две противоположные стратегии организации жизни. При балансе вы разделяете время на рабочие задачи и на себя, уходите от переработок и заканчиваете работать в определенное время. Интеграция же, напротив, помогает совмещать работу и личную жизнь в комфортном режиме. Если первая методика смещает фокус с работы на себя, то вторая позволяет уделять время себе и близким без ущерба работе.

Когда меня просят объяснить по-простому, что такое жить в ритме work-life интеграции, я отвечаю, что всегда работаю и всегда отдыхаю. То есть я не заостряю внимание на таких понятиях, как «рабочий день» или «личное время», а размышляю над тем, какие дела когда мне удобнее делать.

Например, могу поставить тренировку на утро, зная, что буду работать после нее и еще вечером. Вчера последний комментарий я написал в нашей программе в половине первого ночи. И это нормально для всех, кто увлечен делом. Когда ты любишь свою работу, не получится в 18.00 закрыть ноутбук и отключить мобильное приложение.

Я не разделяю рабочие часы, будни и выходные. Работаю каждый день, на выходных обычно проверяю календарь, смотрю, что мне нужно подготовить к совещаниям, читаю статьи для нашего блога и пишу послесловия к ним, переписываюсь с командой в чате.

При этом времени мне хватает на все: в том числе на общение с детьми после школы, на спорт и хобби.

Следуя принципам ворк-лайф интеграции мы разработали мобильное приложение Мегаплан, которое позволяет, в первую очередь руководителю, распределить информационную нагрузку в течение дня. Быть онлайн для своих сотрудников 24 часа в сутки. За это один наш клиент однажды поблагодарил нас: «Спасибо, что избавили от мигрени!»

Во всех случаях, когда это возможно, у меня с собой мобильный телефон и я отслеживаю уведомления в рабочих чатах. Я знаю, что мои сотрудники ждут от меня достаточно быстрого ответа. Для меня важно, чтобы мой инбокс всегда был очищен, а коммуникация была быстрой.

Ловушки work-life интеграции

Work-life интеграция отлично подходит для директоров, топ-менеджмента, для управляющих в силу специфики их работы. Линейным сотрудникам задачи спускаются сверху: есть задание — они работают, нет задания — свободны. А когда ты находишься на ступеньке выше, ты сам себе придумываешь задания и сам же себя можешь от них освободить. Поэтому важно сохранять требовательность к себе и стараться ничего не откладывать.

У интеграционного подхода два серьезных разнополярных риска: можно уйти в переработки и выгореть или вконец расслабиться и начать прокрастинировать.

У рабочей недели обязательно должен быть каркас. Для меня такой каркас — это совещания: в среднем по три-четыре в день. Я их назначаю сам, и они держат меня в тонусе. Каждую неделю совещания одни и те же. Они бывают короткие по 15−20 минут, когда нужно что-то экстренно обсудить (например, что-то меняется в законодательстве или случилось внутри компании), а бывают длинные, когда подводятся итоги работы отделов за неделю.

Например, в службе поддержки мы смотрим оценки клиентов, обсуждаем причины плохих отзывов, можем даже поднять историю тикетов. Обязательно делаем выводы: был ли неправ сотрудник и не сработал бизнес-процесс, а может, проблема в особенностях клиентского восприятия. Обязательно анализируем нагрузку: равномерно ли она распределена между сотрудниками.

На совещаниях мы определяем, кто чем идет заниматься дальше. Один день в неделю — четверг — я сделал разгрузочным. Это время трачу на то, чтобы пообщаться с бизнес-партнерами, прочитать статьи, на которые не хватало времени на неделе, что-то посмотреть. По четвергам у меня только одно непродолжительное совещание.

Другая опасная история в work-life интеграции — уйти с головой в работу и потерять ощущение времени. Тем более сейчас модно быть трудоголиком. Всех восхищает Тим Кук, который встает в 4 утра, или Илон Маск, который известен своими ночевками в офисе. По его словам, «никто не менял мир, работая по 40 часов в неделю». Если оценить общее время, которое я работаю, получится, конечно, больше 40-часовой недели, но не с чудовищным превышением в два или три раза.

Основная опасность интеграции работы и личной жизни — размывание границ между разными видами деятельности, попытка жить, работая везде, где только можно.

Work-life интеграция хороша как концепция, но с течением времени становится понятно, что в чистом виде реализовать ее опасно для здоровья. Ты как будто постоянно балансируешь на канате, проятнутом между рабочими и личными делами. Чтобы сохранить здоровье, нужно и отвлекаться, и высыпаться. Поэтому дальше расскажу, что мне помогает не выгорать в условиях мультизадачности.

Делегирование

Я постарался делегировать некоторые задачи и упростить себе жизнь. Перечислю основное, что я предпринял:

• Согласовываю план расходов заранее. Мы сводим и утверждаем его 25 числа, примерно за 5 дней до окончания месяца. Финансовый менеджер потом действует в рамках этого бюджета и не требует подтверждения расходов каждой операции. Мне не нужно согласовывать платежки, которые укладываются в рамки лимита. Если финансовый менеджер будет выбиваться из плана, согласование понадобится.
• Не подписываю документы. Подписание делегировано через рукописную доверенность и электронную подпись, которой подписывают документы от моего лица. Главный бухгалтер подписывает документы, когда мы платим за входящие услуги: например аренду или заказ канцелярии. Коммерческий директор подписывается под всеми операциями, когда мы продаем лицензии Мегаплана и получаем оплату от клиентов.

Доверенность есть также у кадрового работника, она распространяется на операции, связанные с оформлениями переводов и отпусков.

Делегировать вопросы, связанные с финансами, можно, когда ты полностью доверяешь людям, а у меня именно так. К тому же мне просто делегировать, потому что мы фиксируем все договоренности и условия в своей программе. Например, в задачах мы договариваемся об изменения мотивационной схемы, согласовываем их, а потом остается только техническая часть — перенести договоренности в документооборот. Аналогично с отпусками: я их согласовываю в Мегаплане. Сотрудник прямо в программе выбирает период отпуска и, нажимая кнопку, отправляет заявку своему начальнику. Потом эта заявка автоматически попадает ко мне, как к высшему начальству. Я также подписываю отпуск, нажимая в ответ кнопку «Одобрено».

Сам бюджет, его контроль, отслеживание и прогноз я оставляю за собой, но рутинные вещи ушли.

Перерывы и отпуск

Я работаю в Мегаплане двенадцатый год, из них 10 лет в должности генерального директора. Конечно, иногда у меня возникает ощущение рутины из-за некоторых однотипных задач, ведь я вынужден решать их из года в год, изо дня в день. Огорчаешься, когда что-то идет не так: клиенты мало платят и мы не выполняем план по выручке, уходит толковый сотрудник, которого ты ценил, а он втихаря нашел работу и даже не попрощался…

Справляться с эмоциональными спадами помогают 15-минутные перерывы, во время которых я выключаю телефон и устраиваю цифровой детокс. Последний год я практикую такие перерывы регулярно. Раньше отпуск или выходные для меня вообще не отличались от обычного рабочего дня: я буквально не мог оторвать взгляд от рабочего приложения.

Избавлению от рабочей зависимости отлично способствуют походы в горы, подальше от цивилизации и wi-fi. Красная Поляна, Саяны или Сорочаны отлично подойдут. Конечно, поездки не избавляют от мыслей о работе полностью, но позволяют освежить взгляд и посмотреть на задачи под новым углом.

Победить выгорание помогают новые амбициозные задачи, которые естественным образом подогревает интерес к работе. Например, в ноябре 2023 года мы сделали в Мегаплане рабочие пространства, полностью поменяли логику использования продукта. В принципе даже форс-мажоры, которых в наши дни немало, хорошо бодрят. Главное, правильно к ним относиться.

Спорт и хобби

Любому человеку нужна возможность полностью уйти из рабочего поля в зону, в которой можно переключить поток сознания на что-то совершенно иное. Для меня эти зоны — спорт и хобби. Я занимаюсь боксом и военно-исторической миниатюрой, попросту коллекционирую солдатиков.

На бокс хожу 3−4 раза в неделю, то есть с плотным графиком и тяжелыми тренировками. Там я точно полтора часа не думаю о работе. Это достаточно агрессивно-адреналиновый спорт, который не позволяет отвлекаться на посторонние вещи. Отвлекся — и ты уже в нокауте.

Второе мое хобби — спокойное и расслабленное, для него нужно время и большая подготовка. Я с детства занимаюсь военно-исторической миниатюрой. Когда ребенок увлекается игрой в солдатиков, то его родители думают, что он станет новым Суворовым. А ребенок просто склонен к систематизированию и сортировке баз данных и скорее станет экономистом или бухгалтером, как я. К 15 годам у меня была коллекция из почти 1000 фигурок: пластиковые, металлические, резиновые. Теперь — только оловянные.

Одни солдатики уже готовыми продаются, других надо самому раскрашивать. Но сначала собрать информацию, как выглядел в жизни персонаж, какой у него род войск, как выглядела амуниция, форма и оружие. Сначала грунтовка наносится, потом преобладающий цвет, нужно дать время высохнуть, потом следующий цвет, и в конце разбираешься с самыми мелкими деталями: пуговицами и звездами на фуражках. В это время ты и образовываешься (узнаешь исторические факты), и релаксируешь.

P. S.

Два настолько разных моих увлечения помогают мне держать баланс психической энергии. Хобби дает мне возможность отдохнуть и успокоиться, а спорт помогает поддерживать хорошую физическую форму, сохранять высокую скорость реакции на внешние факторы.

Так что пробуйте work-life интеграцию, если баланс не для вас. Она помогает и в бизнес погружаться, и увлекаться своими занятиями. По большому счету все то же самое, что и в привычной жизни. Просто вы перестаете загонять себя в рамки расписания, пытаясь найти время на себя и свои интересы между созвонами и задачами.