6 декабря
Международный конкурс «Выбор года» представляет победителей 2024 года!
Меньше чем за два года из фирмы с четырьмя специалистами и десятью заказчиками они выросли до более 50 сотрудников и 200 постоянных клиентов. Рецепт успеха простой: проектная команда, экспертное сопровождение и продуманное ПО. Соучредитель «Доставка24» Артем Старовойтов поделился с «Про бизнес» кейсом по автоматизации процессов в компании.
— ООО «Доставлено» появилось в мае 2020 года. Наш профиль — экспресс-доставка сборных грузов, почтовые отправления с возможностью наложенного платежа и доставка документов по всей Беларуси. Я инвестировал в компанию в 2021 году, и с тех пор мы развиваем ее под торговой маркой «Доставка24». К моему приходу фирма обслуживала немногим больше десятка заказчиков, располагала тремя авто, держала в штате три сотрудника на складе и четыре в офисе.
Конкуренция в доставке жесткая: борьба идет за каждую копейку на километр. Найти способ «сбросить» эту копейку, мягко говоря, непросто. Особенно при растущих ценах на топливо и небольших оборотах бизнеса. Но нам это удалось.
В компанию меня пригласили, чтобы глубже автоматизировать рабочие процессы. К моему приходу сотрудники уже использовали:
Как выглядел процесс
Клиенты оставляли заказы в таблице через Google Docs. Бывали ошибки: клиент мог изменить данные о заказе, но забывал предупредить, а машина уже была в пути. Сотрудники обрабатывали заказы из Excel-таблицы вручную и загружали в Infinium Logimus. Система формировала маршрутные листы, которые отправлялись в мобильное приложение водителям и на склад. Связи между бухгалтерской системой и системой построения маршрутов не было. После выполнения рейсов бухгалтер вела учет вручную.
Такого набора ПО недостаточно для эффективной работы компании, в которой логистика играет важную роль. Даже с большим числом людей мы не перешли бы на уровень выше, а скорее столкнулись бы с новыми ошибками и затратами. Процессы оставались разобщенными, нестандартизированными и, по большому счету, ручными:
Чтобы устранить проблемы, мы начали улучшать бизнес-процессы.
Первым делом продумали регламенты грузоперевозок и оказания услуг почтовой связи. В них прописали все о типах и габаритах грузов, графике работы, оформлении заявок, упаковке и маркировке отправлений и т.д.
Потом мы составили таймлайны для каждого бизнес-процесса. В первую очередь мы отрегулировали время подачи заказов и их обработки. Это решило проблему изменений в информации о заказе (клиент может захотеть поменять адрес, забрать не три товара, а два). Теперь доставка начинается только тогда, когда все предшествующие ей этапы завершились. Параллельно идущие процессы остаются только на складе.
Также мы создали инструкции для сотрудников: сначала общие для каждого подразделения ― транспортников, логистов, продавцов, бухгалтерии и склада, а потом детализировали для каждой должности.
Затем мы занялись автоматизацией и провели ее в несколько этапов:
На все это у нас ушел год. Но мы не остановились:
Для того чтобы все это наладить, мы заказали у команды Infinium Logimus бизнес-поддержку. Интеграторы учли специфику работы нашей компании и предложили комплексную услугу: предоставление доступа к софту, сопровождение его внедрения и внешний аудит.
Меня как топ-менеджера это научило не пытаться делать все самостоятельно — бывает полезно прибегнуть к помощи специалистов и воспользоваться адаптированными готовыми решениями.
Только после пристального внимания к автоматизации начались заметные изменения. Выяснилось, что старые сотрудники не готовы принимать новые процессы. Мы вынужденно сменили всех логистов и начальника транспортного отдела.
Чтобы адаптация оставшихся сотрудников проходила легче, я вел беседы с каждым из них:
Все-таки главное условие для роста бизнеса — желание исполнителей, заинтересованность в результатах. Многие сотрудники, которые остались с нами, выросли на своих позициях, т.к. их руководители не хотели принимать изменений и покинули фирму. Например, наш нынешний начальник отдела доставки раньше был экспедитором.
Полное внедрение новшеств заняло еще около года. Теперь логисты загружают задания в систему, вносят настройки — и за считанные минуты получают сформированные маршруты. Они могут отслеживать онлайн, есть ли возможность вписать в действующий рейс еще одну точку. Если да, то маршрут перестраивается автоматически, а курьеру приходит уведомление в приложении. Год назад такого мы даже не могли и представить.
Нам открылся сплошной автоматический контроль за действиями водителей. Приложение само отслеживает время их нахождения в каждой точке и все отклонения от графика.
Водители тоже в выигрыше: в их распоряжении удобная навигация, электронная отчетность и документооборот, фотофиксация брака товаров и накладных и другие полезности.
Находкой для коллег стал встроенный телеграм-бот, который настраивает уведомления по разным параметрам. В случае форс-мажора ответственный за клиента менеджер получает сообщение о возникшей проблеме с комментарием курьера.
Автоматизация принесла плоды. Система Infinium не только сократила время на построение маршрутов с учетом зон доставки, но и обеспечила управленческий учет. Руководство получило диагностическую аналитику всех этапов доставки, логисты — освобождение от некоторых операций, водители — мобильное приложение со множеством функций, клиенты — сервис для обратной связи с информацией о статусе заказа.
Теперь собственный автопарк «Доставка24» состоит из 10 автомобилей, а с учетом наемных в рейсы одновременно могут отправляться более 25 машин. В офисе, автопарке и на складском терминале задействовано полсотни человек. Все это обеспечивает нам широкое покрытие и короткие сроки доставки. Среднее количество заказов на один рейс повысилось на 10%.
Нам удалось «выиграть у самих себя»:
Важный момент, в котором нам помогает автоматизация, — регулярный контроль уровня сервиса, который говорит о том, насколько быстро и комфортно наши клиенты обслуживаются. Мы измеряем его еженедельно. Система дает точно сопоставить план заказов и его фактическое выполнение, а также отследить, по какой причине тот или иной заказ не был выполнен. Для себя мы установили, что значение ниже 95,5% — тревожное, от 95,5% до 96,5% — норма, от 96,6% до 98% — отличный результат, а выше 98% — просто космический. Мы держимся в норме в выше. Худший результат — 88% — был всего 1 раз.
В наших планах на 2023 год — освоение новых транспортных направлений в России и Казахстане, увеличение числа клиентов, штата и автопарка и более активная работа в сегменте доставки «день в день» по Минску.
6 декабря
Международный конкурс «Выбор года» представляет победителей 2024 года!
5 декабря
Форум «Инновационный шторм»: платформа для идей, технологий и предпринимательства
5 декабря
Импровизированный LOVE REPUBLIC HOTEL открыл свои двери, чтобы вместе с гостями отпраздновать официальное открытие в Беларуси
5 декабря
В Минске прошел Форум по управлению интернетом
3 декабря
Будущее глазами бэкенд-разработчиков. Регистрируйтесь на мероприятие о технологиях в электронной коммерции
2 декабря
РКО от Белагропромбанка – широкие возможности для бизнеса
2 декабря
5 топовых советов от спикеров бизнес-конференции «RACE. Кейсы, результаты, инсайты»
1 декабря
Путь к победе длиною в девять месяцев: Белагропромбанк подвел итоги Стартап-марафона 2024