Налоги Владислав Кулецкий, фото: Павел Садовский, «Про бизнес» 31 января 2023

Как подготовиться к налоговой проверке: чек лист для владельцев бизнеса, руководителей и бухгалтеров

«Моя цель именно в том, чтобы рассказать вам, какую работу нужно провести в компании для исключения рисков при налоговых проверках», — заявила на конференции Tax Day председатель Ассоциации аудиторских организаций и директор аудиторской компании «БелАудитальянс» Елена Жугер. Эксперт объяснила логику проверок и дала полезные чек-листы для руководителей и бухгалтеров. Подробности — в статье «Про бизнес».

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПАРТНЕР КОНФЕРЕНЦИИ

БНБ-Банк уже более 30 лет работает на рынке банковских услуг. Сегодня отделения банка работают во всех регионах страны, а благодаря акценту на онлайн-обслуживание — и по всему миру.

В услугах для бизнеса БНБ-Банк фокусируется на индивидуальном сервисе с учётом ситуации на рынке и внимательном отношении к бизнес-задачам каждого клиента.

Команда банка ищет и находит оптимальные решения как для начинающих предпринимателей, так и для крупных корпораций, работающих на экспорт. Удобные зарплатные проекты и пакеты РКО, международные переводы и выгодный курс обмена валют, в том числе на онлайн-площадке, выгодные условия кредитования и гибкие формы финансирования — именно это отмечает бизнес, оценивая комфортную работу при поддержке БНБ-Банка.

Плюсы и минусы камеральных проверок

— Самое главное, что бизнес должен сегодня понимать, — налоговая стала цифровым ведомством. Система электронного декларирования, созданная в 2017 году, очень эффективно работает. И, по сути, всю информацию о деятельности компании налоговая инспекция видит удаленно. Эта цифровая трансформация с каждым годом усиливается. Думаю, что через 5 лет налоговая сможет пересчитать не только налог на добавленную стоимость, которую они уже с 2017 года мониторят, но еще и налог на прибыль. И ведомство будет это делать онлайн.

Основные проверки уже сейчас проводятся онлайн: камеральный контроль стал основной формой контроля. И налоговые органы теперь могут охватить большее количество плательщиков, чем при плановых и выездных проверках. В 2022 году вообще отменили все плановые налоговые проверки.

Чем отличается внеплановая проверка от плановой? Неплановая проверка проводится, если у налоговой инспекции уже есть определенные сведения о нарушении, — на основании приказа руководителя налоговой инспекции.И таких проверок в прошлом году было много.

На этап внеплановой проверки переходят в той ситуации, когда в рамках камерального контроля нарушения обосновать нельзя, но подозрения уже есть. И здесь, как ни странно, есть позитивные моменты для того, кого проверяют, ведь основная цель этих проверок — предотвращение нарушений, а не наказание за их совершение.

Но есть и существенный минус камерального контроля: проверки проводят не за текущий, а за прошлые периоды. Сейчас период камеральной проверки ограничен пятью годами.

Есть и еще один неурегулированный вопрос по камеральному контролю. Нигде четко не зафиксировано, какой объем документации могут требовать у проверяемого в рамках камерального контроля. Это проблема, когда в некоторых случаях требуют всю документацию. Предписание в рамках камерального контроля не выдают, а документацию требовать могут.

Этапы проведения проверок

В налоговом кодексе упомянуты только два этапа налоговой проверки в рамках камерального контроля — это предварительный и последующий. Но всегда есть также этап анализа, когда налоговая инспекция изучает деятельность субъектов хозяйствования, запрашивает информацию из Единого государственного реестра, из таможенных органов и других источников. Сюда же идут данные о зарплате, платежах в ФСЗН и так далее. У налоговых испекторов есть доступ к любой информации, поэтому данный этап проходит быстро, но он очень важен.

Вот полная структура проведения камеральной проверки:

Хочу вас предостеречь: во многих случаях налоговая инспекция совершенно не видит ваши реальные условия хозяйствования и не понимает, чем вы занимаетесь, какие у вас нюансы, особенности и так далее. Поэтому давать пояснения по запрашиваемой информации надо грамотно.

Приведу пример из моей практики.

Субплательщику пришло уведомление представить пояснение по тому вопросу, что для всех субъектов хозяйствования он продает товар по 1000 рублей, а в какой-то конкретной сделке этот товар продали по 500 рублей. Налоговая инспекция не видит условия сделки, она не видит условия договора.

На самом деле была такая ситуация: у товара истекал срок годности, и продать его за полцены было выгоднее, чем не продать. То есть мы экономили на утилизации товара и так деле. После того, когда налоговой инспекции были даны подробные разъяснения, представлены первичная документация, договора, акты, деловая переписка с контрагентом, представлена информация о сроках годности — и тогда все вопросы были бы сняты.

Особенности проведения проверок: как и к чему быть готовым

Налоговые проверки в последние годы совсем не те, что были раньше. Они сегодня основываются на совершенно новых способах и методах работы. Это в том числе опросы любых работников компании, ваших контагентов, покупателей и так делее. Изучается деловая переписка, в том числе в мессенджерах, чатах и прочем. Поэтому необходимо, чтобы вы были готовы к любым вопросам.

Чек-лист по подготовке к проверке для собственника и директора:

1. Инвентаризация активов и обязательств

Практика показывает, что инвентаризация — один из наиболее эффективных способов, который позволяет выявить ошибки. Проведите инвентаризацию имущества на всех объектах, где оно хранится. Сверьте его фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Помните, что многие проверки начинаются с инвентаризации на складах, в торговых точках и производственных помещениях.

Проведите сверку расчетов с контрагентами. Если есть расхождения в расчетах, уточните их причины и отразите в бухгалтерском и налоговом учете. Заодно, предупредите своих контрагентов о том, что к вам идет проверка, пусть и они будут готовы к встречным проверкам.

2. Внутренняя ревизия документации.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель организации. Согласно п. ст. 7 закона «О бухгалтерском учете и отчетности» руководитель организации обязан:

— организовать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также создать необходимые для этого условия;

— организовать хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности.

Таким образом, конечную ответственность за представление проверяющим документации и данных бухгалтерского учета несет директор.

Проверьте наличие всех первичных документов, подтверждающих приходные и расходные операции. Если что-то не оформлено или не подписано, устраните. Если документ утерян, есть время его восстановить. А если окажется, что в учете операция есть, а документов нет, то возможно следуют проанализировать ситуацию, выяснить причины и, при необходимости, внести изменения в бухгалтерский и налоговый учет.

Ответьте на вопрос: все ли документы относятся к деятельности вашей организации? Если у вас группа компаний, проследите, чтобы документация проверяемой компании не была смешана с документами других компаний, если проверка на вашей территории, то чтобы в бухгалтерии не хранилась документация других компаний.

И если в проверяемом периоде была смена главного бухгалтера, уточните, сохранилась ли электронная копия программы, в которой велся учет, распечатаны ли регистры. Если учет велся в ручную, сохранились ли книга, журналы и ведомости по учету основных показателей, на основе которых собирается выручка и затраты, книга покупок и др. документы.

3. Организация рабочего места для проверяющего.

При выездной проверке определите рабочее место для проверяющего. Желательно, чтобы это был отдельный кабинет, оборудованный только самым необходимым. Это стол, стул, стеллажи для папок.

В случае отсутствия отдельного кабинета, можно рассмотреть вопрос организации рабочего места в помещении вместе с другими сотрудниками, желательно бухгалтерии. Одновременно, назначьте ответственное лицо, которое будет осуществлять непосредственно работу с инспектором.

4. Инструктаж персонала.

При проведении проверки налоговики используют разные методы. Один из них, достаточно эффективный, метод опроса. До начала проверки следует провести беседу с работниками предприятия, которые могут попасть в круг опрашиваемых лиц. Как правило, это могут быть материально-ответственные лица, складские работники, водители, осуществляющие доставку товара и т.д. Акцентируйте внимание всех работников на том, что отвечать они должны на вопросы, касающиеся непосредственно их круга обязанностей. Наилучшим вариантом будет, если вы составите памятку для работников с алгоритмом действий при проверке.

5. Пригласите аудиторов.

Подготовка к налоговой проверке — налоговый аудит. Это то же самое, что и налоговая проверка, только в этом случае аудиторы стоят на защите ваших интересов. Основное внимание при налоговом аудите уделяется проверке правильности расчета и своевременности уплаты в бюджет налогов, пересматриваются затратные счета организации, проверяется обоснованность применения льгот, проверяются взаимодействия с нерезидентами РБ, уделяется внимание тем вопросам, на которые в первую очередь обращают внимание проверяющие.

Преимущества налогового аудита: сторонний критический взгляд на ситуацию; страхование ответственности — если при налоговой проверке выявлены нарушения, штрафы и пени платит страховая компания.

6. Подготовьтесь к неожиданностям.

К налоговой проверке надо подготовиться с финансовой стороны. Досрочно проведите расчеты за товар, аренду и другие неотложные нужды. Либо создайте резервный фонд на случай непредвиденных ситуаций.

Чек-лист по подготовке к проверке для главного бухгалтера:

Самостоятельный пересчет налогов.

Как правило, основные нарушения допускаются предприятиями при исчислении налога на добавленную стоимость и налога на прибыль. Поэтому, им следует уделить особое внимание.

— Налог на добавленную стоимость.

Пересчитайте налоговую базу. Проверьте наличие первичных документов, подтверждающих обоснованность применения ставок НДС. Сверьте данные бухгалтерского и налогового учета на соответствие. Если есть расхождения, выясните их причины. Помните, что во время проверки этим все равно придется заниматься.Проведите ревизию налоговых вычетов по НДС. Особенно важно это для организаций, имеющих льготы или организаций, применяющих различные ставки НДС. Помимо первичных документов, надо еще раз проверить распределение налоговых вычетов, сверить арифметику, данные бухгалтерского учета с налоговыми декларациями.
Обратите внимание на то, чтобы в учетной политике был прописан применяемый предприятием порядок распределения вычетов по НДС.

— Налог на прибыль.

При подготовке к проверке проведите анализ, все ли включенные в затраты суммы имеют документальное подтверждение, надлежащим ли образом оформлены первичные учетные документы, носят ли они производственный характер. Сделайте сверку взаимных расчетов с налоговой инспекцией в разрезе начисленных и уплаченных сумм налогов, проверьте камеральный контроль НДС. Если данные бухгалтерского учета не соответствуют данным налоговой инспекции, выясните причины и внесите изменения в бухгалтерский учет.