Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник

Бизнес-тренер Виталий Дубовик рассказывает о доступных каждой компании техниках, позволяющих бороться с коллективными «пожирателями времени» и ускорить рабочие процессы.

– Во многих белорусских компаниях существует проблема с коллективным тайм-менеджментом. Из-за чего страдает продуктивность бизнеса и, как следствие, могут ухудшаться финансовые показатели.

Приведу пример неэффективного расходования времени в одной компании, которая мне знакома. В ней было так заведено, что обеды доставляли в офис. Каждый день повар готовил еду дома. Кто-то из сотрудников, чаще всего продавец (ведь продавец, по мнению руководства, вечно «в полях» и у него больше свободного времени, чем у офисных сотрудников), должен был ездить за поваром. После этого продавец ждал пока все пообедают, а затем вез повара обратно домой. На все уходило четыре часа – половина рабочего дня. А ведь именно продавец приносит деньги компании.

Расскажу про несколько техник, которые позволят эффективнее управлять рабочим временем коллектива.

1. Наведите порядок в совещаниях.

Совещания отнимают очень много времени. Чтобы не затягивать их и не превращать в балаган, следуйте простым рекомендациям:

• Высылайте всем участникам список планируемых к обсуждению вопросов еще до совещания. Таким образом люди смогут лучше подготовиться и не придется вводить их в курс дела.
• Проводите Skype-совещания. Дорога, гостиница (если компания имеет представительства в регионах) и прочие организационные моменты – это не просто денежные, но и временные затраты. Поэтому, если есть возможность, проводите совещания онлайн. Это быстрее и дешевле.
• До начала совещания введите правила группы. Например, «говорим по одному» или «выступает тот, кто поднял руку». Это нужно, чтобы не превращать совещание в балаган.
  Обязательно должен быть модератор, который будет следить, чтобы все правила выполнялись.

2. Введите понятие Red Line. Red Line – это срок, когда вы подводите промежуточные итоги проекта. Например, если проект нужно сдать 30 числа (Dead Line), то на 25 можно назначить Red Line. Собирается весь коллектив и анализирует, что уже сделано и сколько времени еще нужно. Условно говоря, если на окончание проекта нужно еще 15 часов, можно равномерно распределить их на 5 дней, а не пытаться сделать все в последний день.

3. Управляйте «обезьянками». «Обезьянки» –  задачи, которые лежат на коллегах или подчиненных, которые коллеги/подчиненные очень часто пытаются переложить на нас или друг на друга. Бывает, что продавец, договорившись о сделке, просит юриста составить договор. А тот занят. Может пройти несколько дней, пока документ будет составлен (продавец сам не умеет это делать) и утвержден всеми отделами. За это время конкурент может «пошевелиться» – и вы окажетесь без заказчика. Правильное решение в этой ситуации – юрист проводит тренинг для продавцов по составлению и заполнению договоров. Потратив всего лишь два часа, мы сможем научить продавцов составлять нужные бумаги. Глобальная экономия времени для компании.

Пример из моей практики, когда внутренняя бюрократия в компании лишает ее прибыли.

Работая в «полях» с торговым представителем, нам удалось узнать, что в городе открылся новый супермаркет, но торгового оборудования там еще нет. Директор супермаркета сказал: «Ребята! Кто успеет, тот и съест!». И показал проект договора с нашим конкурентом. Конкуренты возились более двух недель. Мы, ускорив все свои процессы, поставили оборудование уже к вечеру следующего дня. Отмечу, что это были B2B-продажи, которые обычно являются долгими.

4. Используйте принцип «трех гвоздей». Если какое-то решение откладывается более трех раз (перевешивается с гвоздя на гвоздь), то, скорее всего, его можно и не принимать. Значит оно не такое уж и приоритетное. Коллективу нужно решить, действительно ли проект нужно реализовывать и какую пользу он принесет компании. Возможно, затраты на его реализацию будут несоизмеримы с пользой.

Правда, использовать эту технику нужно с умом. Далеко не каждое мероприятие может быть отменено, даже если оно было отложено три раза. Тем более, если речь идет о приказах руководителя.

5. Общайтесь вживую. В своей практике как менеджера по продажам, так и корпоративного тренера, я наблюдал ситуацию, когда люди, сидя за одним столом, переписываются друг с другом электронными письмами. Вместо того, чтобы решить рабочие процессы в комнате для переговоров, они тратят время на написание писем. В этом случае живое общение позволило бы серьезно ускорить рабочие процессы.

6. Приучайте сотрудников к работе по расписанию. Например, установите правило, что документы вы подписываете 3 раза в неделю в определенно время. Сотрудники будут знать, когда именно нужно идти с бумагами на подпись и не будут тратить ни свое, ни ваше время впустую.

Однажды руководитель белорусского представительства одной иностранный компании, когда я отвлек его по пустяку, сказал: «Если ты тревожишь меня сейчас – это или пожар или крах всему бизнесу! Что случилось?». Это стало хорошим уроком.

7. Расставляйте приоритеты в проектах. В первую очередь решайте те задачи, которые приносят вашей компании деньги (важные и срочные). Не нужно распылять свое собственное и время сотрудников на несрочные и неважные проекты. Матрица Эйзенхауэра будет актуальна всегда.

О матрице Эйзенхауэра и правильной фокусировке сотрудников можно подробнее прочитать здесь.

8. Планируйте все с помощью Google Calendar или других подобных сервисов. Казалось бы, это банальный совет – но планировщиками часто незаслуженно пренебрегают. Прописывайте задачи сотрудникам. Тогда каждый работник сможет видеть их список, а вы, как руководитель, будете контролировать исполнение процессов в режиме онлайн. Выполненные задачи, например, можно помечать зеленым цветом. Таким образом, руководитель сможет получать наглядную информацию, что происходит в компании и с какой скоростью она работает.