А кто-то все еще тратит полдня на почте, отправляя акты — кейс по внедрению электронного документооборота

Многие компании переходят на документооборот в цифре и в облаке — это просто, удобно, оперативно. И позволяет экономить — как время сотрудников, затраченное на бумажную работу, так и финансы компании на почтовую пересылку. Маргарита Новосельцева, учредитель компаний «Райкири» и «Делай Свое Дело», рассказала, как ее компания решила перейти на электронный документооборот и что из этого получилось. А Роман Шпаковский, партнер международной юридической фирмы VILGERTS Legal&Tax, объяснил, как переработать договоры с контрагентами при переходе на «цифру».

Какую проблему выявили

— Мы занимаемся бухгалтерским сопровождением малого и среднего бизнеса и за месяц выставляем от 100 до 500 актов выполненных работ (5−25 актов в день). Как правило, каждый документ нужно распечатать в двух экземплярах и отправить клиенту с подписью и печатью. А это — более 100 писем или курьерских отправлений в месяц.

Отправить заказное письмо через Белпочту в среднем стоит 1,5−2 руб., а доставка документов курьером — еще дороже. При этом нужно учитывать время сотрудника, который печатает и готовит документы для отправки. Или время того же курьера, который упаковывает документы и заполняет конверты. Время — это деньги, т.е. заработная плата этих сотрудников.

А сколько времени сотрудника тратится на стояние в очередях на почте? В дни получения пенсий и оплаты коммунальных это может занять 2 часа. А пока работник почты наклеит на конверты все марки, прикрепит к каждому письму уведомление, взвесит и посчитает общую сумму, то это еще минимум один час. Добавьте к этому время на дорогу от офиса до почты и обратно. В итоге половину рабочего дня сотрудник посвящает почте, а мог бы за это время сделать много важных дел.

Большинство наших клиентов сталкивалось с такими же трудностями в работе. Выход увидели во внедрении электронного документооборота. Вопрос о сокращении денежных и временных расходов на выставление счетов и актов выполненных работ был поднят очень быстро.

Что сделали в первую очередь

В первую очередь определили наши критерии для внедрения электронного документооборота — это должно быть удобно в использовании, быстро и дешево:

• Все должно работать в пару кликов, без сложных комбинаций и большого количества программ
• Это должно быть удобно всем пользователям, независимо от того, где они находятся
• Затраты на внедрение должны быть минимальными

Глубже прорабатывая тему и этапы работ, мы также определили три блока вопросов, над которыми нужно было работать:

• Технические — как реализовать наши идеи
• Организационные — как донести все новшества до контрагентов
• Юридические — чтобы все наши документы имели законную силу и были признаны нашими проверяющими и контрагентами

Технические вопросы

Мы сократили список возможностей подписания документов со стороны исполнителя до двух вариантов, которые можно внедрить в нашей стране, и реализовали оба варианта: с ЭЦП (электронной цифровой подписью) и без ЭЦП — через факсимильное воспроизведение печати и подписи.

Расскажу как работают эти варианты.

1. Подписание документов без ЭЦП — через факсимильное воспроизведение печати и подписи:

• Определенная программа генерирует по шаблону документ в нужном вам формате (*.doc, *.docx, *.PDF, *.txt, *.rtf и т.д.)
• В документ вставляется шаблон картинки подписи и печати уполномоченного лица
• Далее документ отправляется на электронную почту клиента

Наша компания несколько лет назад отказалась от программ компании «1С» в пользу сервиса онлайн-бухгалтерии «Делай Дело», где реализована возможность отправки документов из программы на почту контрагента с факсимильными подписью и печатью. Мы даем клиентам бесплатный доступ к программе, и они сразу могут использовать этот способ, не потратив ни копейки, — достаточно загрузить скан подписи и печати в программу.

Звучит заманчиво? Но есть нюансы, о которых расскажу ниже.

2. Подписание документов с ЭЦП. Речь идет об использовании электронного документа (ЭД) — файла в электронном виде (*.doc, *.docx, *.PDF, *.txt, *.rtf и т.д.), который имеет электронную цифровую подпись. В 2016 году мы выступили инициаторами проработки компанией «Делай Дело» вариантов внедрения подписи документов с помощью ЭЦП. В результате решение было реализовано «Делай Дело» совместно с компаниями velcom и «Авест».

Мы ведем учет, используя облачный сервис — это дает возможность работы с любого компьютера в любом месте, где есть интернет. Поэтому искали удобный вариант с ЭЦП. Решение было найдено: услуга SimID (проект velcom и «Авест») подразумевает использование специальных sim-карт в качестве хранилищ сертификатов ЭЦП вместо традиционных флешек.

Как устроена работа с ЭЦП на практике:

• Бухгалтер/менеджер в сервисе онлайн-бухгалтерии создает документ (акт/счет)
• Нажимает кнопку для отправки документа с ЭЦП и подписывает этот документ ЭЦП через сотовый телефон, т.е. получает электронный документ
• Письмо уходит клиенту в виде ЭД на указанную электронную почту

Необходимо отметить, что у контрагентов должна быть возможность проверки действительности подписи в ЭД. При отправке документа сразу же высылается инструкция, как контрагент может проверить ЭЦП, используя ключ ИМНС.

Как это работает для клиентов: они покупают специальную sim-карту velcom и получают сертификат, затем им предоставляется доступ к программе.

Такая автоматизация документооборота не требует больших затрат:

• Симка и сертификат — разовый платеж до 100 руб.
• Платеж за ЭЦП — платеж за дополнительный функционал и возможность работы 45 руб. в месяц
• Отправка СМС (за каждый документ в среднем) — 0,05 руб.

Организационные вопросы

В договоре четко прописан весь механизм документооборота, но часто договоры подписывает один человек, а документами (актами) занимается другой человек (бухгалтер).

Поэтому мы подготовили инструкцию-пояснение с самыми распространенными возможными ситуациями, которую высылали каждому клиенту.

В договоре прописали, что выдадим оригинал документа по первому требованию контрагента в рабочее время в офисе компании. Обращаются и приезжают в офис единицы.

Итоговые выводы. Как мы уже показали, при организации электронного документооборота можно обходиться достаточно простыми способами и при этом экономить много сил и времени. Все эти меры помогают наслаждаться скоростью работы и неплохо при этом сэкономить. Для этого достаточно:

• Подготовить информационное письмо, объясняющее новый способ работы для вручения несовременным контрагентам
• Перейти на бухгалтерский или управленческий софт, который позволяет отправлять акты прямо из системы в виде электронного документа или в виде документа в электронном виде с воспроизведением подписи и печати
• Обучить сотрудников и контролировать выставление документов только таким образом, чтобы не нарушалась системность работы
• Переработать договоры с контрагентами

Юридические вопросы

Что касается переработки договоров с контрагентами при переходе на электронный документооборот, то решить эти вопросы нам помогла юридическая компания, которая подготовила документы таким образом, чтобы они имели юридическую силу и с ними было удобно работать.

Комментарий юриста

В соглашении/договоре при использовании электронного документооборота необходимо предусмотреть:

1. Возможность использовать факсимильное воспроизведение печати и подписи (при необходимости). Примерная формулировка положения может быть такой:

«Стороны вправе подписывать соглашения/договоры/акты/счета/протоколы о согласовании порядка оплаты услуг с использованием факсимильного воспроизведения подписей руководителей и печатей сторон».

2. Обмен документами через электронную почту. Примерная формулировка положения следующая:

«Стороны подтверждают юридическую силу любых сообщений, переданных по электронной почте (иными способами, указанными в соглашении). При этом стороны признают, что получение и/или отправка писем, в т.ч. содержащих документы с использованием факсимильных печатей и подписей, с указанных в реквизитах соглашения/договора адресов является официальной перепиской сторон.

Стороны обеспечивают только уполномоченным соглашением лицам доступ к данным средствам коммуникации. Стороны согласились считать, что факт отправки документов с указанного в соглашении/договоре адреса (ящика) электронной почты позволяет достоверно установить, что документы исходят от соответствующей стороны».

3. Своевременная проверка электронного ящика. Примерная формулировка положения:

«Стороны обязуются осуществлять отправку уведомлений о доставке/открытии соответствующего письма и осуществлять ежедневный контроль, что является подтверждением того, что стороны открыли и прочли соответствующие письма в течение 24 часов с момента отправки такого уведомления».

4. Автоматическое принятие актов. Акты считаются автоматически принятыми, если в течение определенного срока сторона, получившая акт, не направила мотивированный отказ контрагенту. Это значительно упрощает работу сторон. Примерная формулировка положения может звучать так:

«При отсутствии мотивированных возражений, представленных в течение X дней с момента получения акта, услуги считаются принятыми в полном объеме. В случае уклонения от подписания акта, акт может быть подписан в одностороннем порядке по истечении периода для отправки возражений. Обе стороны в таком случае могут сделать отметку в акте об одностороннем подписании акта».

5. Изменение реквизитов. Это важный пункт при обороте документов через электронные средства коммуникации. Примерная формулировка положения:

«При изменении адреса (в т.ч. электронного), телефонных номеров, иных средств коммуникаций, банковских реквизитов одной из сторон, стороны обязуются в установленном порядке извещать друг друга о таких изменениях в трехдневный срок. В противном случае, сообщения, переданные по известному последнему адресу или телефону, считаются переданными надлежащим образом».

6. Конкретный формат документов, например, документы в формате .pdf.