«Даже в войну хотят „хлеба и зрелищ“» — как «резать» расходы и оставаться в ресурсе во время кризиса

«Мы перевели всех менеджеров только на процент от заказа - это снизило наши расходы на заработную плату на 20%», - рассказывает про антикризисные маневры основательница ивент-агентства «Инвент Продакшн» Елена Гаманович. Ее предпринимательскую историю мы уже публиковали (агентство было переименовано), а теперь рассказываем, как дифференциация бизнеса помогла ей не «поставить на паузу» всю работу. О том, как оптимизировать затраты в ивент-сфере, чтобы выжить в кризис, и что помогает держать себя в ресурсе в сложное время, читайте в нашем материале.

- В августе 2018 ситуация по всем направлениям в бизнесе у меня была такая: рентабельность по ивентам составляла около 20−30%, по корпоративам - 25−30%. По концертной деятельности разброс был намного больше: где-то 10%, а где-то, может быть, и 150%.

Я тогда с большими надеждами смотрела в будущее. И сейчас уверена, что не нужно бояться идти вперед. Даже если вам говорят «вы не справитесь, не сможете» - не верьте, слушайте свое сердце. В этой статье расскажу, как мы пережили пандемию и кризис. Надеюсь, наш опыт будет полезен.

Организация концертов «ушла на каникулы»

2020 год сильно все изменил в ивент-сфере. Без преувеличения можно сказать, что ивенторов испытывали на прочность, гибкость, мобильность и находчивость. Мы не были готовы к такому форс-мажору, как глобальные изменения в образе жизни людей всей планеты, и к тому, что наша сфера настолько пострадает.

Аналитики международного агентства EventMB, проводившие опрос участников рынка этой весной, констатировали:

• 32% компаний отложили свои мероприятия на неопределенный срок
• 36% агентств их отменили
• 32% решили перевести ивенты в онлайн.

При этом уже тогда 80% опрошенных участников рынка ожидали серьезного падения доходов, а 7% - закрытия бизнеса.

В Беларуси из-за антиковидных ограничений привоз артистов и организация концертов отменились на неопределенное время. Никто не понимал, что будет с пандемией дальше. Весной мы успели «вскочить в последний вагон» - 28 февраля в Беларуси зарегистрировали первый случай коронавируса, а у нас был запланирован концерт на 7 марта. Мы все же его провели, из 1300 проданных билетов сдали только 7. А уже через неделю у наших коллег были официальная отмена и перенос мероприятия.

В середине марта люди сами перестали ходить на концерты, а 8 апреля 2020 в Минске утвердили план дополнительных мероприятий по профилактике острых респираторных инфекций. Одной из его мер была отмена «выставок, презентаций, ярмарок и других массовых мероприятий».

Следующие полгода этот бизнес не приносил ничего - все артисты Беларуси и России сидели на больших каникулах дома. В сентябре 2020 года мы решили рискнуть и запустить новогодние утренники для детей на большой площадке. В итоге на 3 дня спектаклей пришло 80% от того количества, которое мы запланировали (а планировали изначально с учетом неполной загрузки зала). Мероприятие мы окупили, но сумма была вдвое меньше, чем в прошлые годы. Уже тогда осознавали - так, как было раньше, может уже и не быть.

«Большинство предпочло бы живой формат, а не экраны монитора». Корпоративные ивенты

2020 год был для меня самым неактивным за 8 лет работы в этой сфере. Крупные компании, с которыми мы сотрудничаем много лет, даже не проводили летние корпоративы и тимбилдинги. Эти деньги они тратили на маски и оплату медиков из частных клиник - те приезжали и брали у сотрудников тесты на COVID-19. Думаю, что руководители предусмотрительно уменьшали риски для здоровья своих сотрудников. Насколько мне известно, даже летом некоторые организации работали «на удаленке», чтобы избежать многочисленных контактов в офисе.

Четырем компаниям мы организовали новогодние корпоративы в онлайн-формате. Выглядит это приблизительно так: в студии находятся ведущий и кавер-бэнд, выступают приглашенные артисты. Сотрудники подключаются к мероприятию удаленно, все стараются одеться празднично. В это время кейтеринг доставляет каждому праздничный лайт-бокс. Для ИT-компаний хорошо «заходят» интеллектуальные игры типа «Мозгобойни».

Читайте также: Основателей «Мозгобойни» не раз кидали партнеры - и теперь они знают, как этого избежать

Конечно, большинство предпочло бы живой формат, а не экраны монитора. Поэтому онлайн-мероприятия короче по времени, контент более веселый и вовлекающий, а речи руководителей - краткие и душевные. К тому же нет танцев, перекуров, бесед «по душам» и фотосессий.

И все же часть компаний решила провести живые встречи на Новый год. Но так как многие рестораны не проводили корпоративы из-за соображений эпидемиологической безопасности, то мы организовывали несколько небольших корпоративов прямо в офисе. Ведущий, настольные игры, фуршет, развлекательные шоу - в этом году стоимость корпоративов была гораздо бюджетней, чем в прошлые годы. По примерным оценкам, наша рентабельность снизилась почти в 2 раза по сравнению с 2019 годом и зафиксировалась на уровне 15−20%.

В зависимости от формата и набора услуг организация корпоратива стоит $ 2000−4000. В этом году мы планируем «смешанные» корпоративны: в офлайн- и онлайн-формате одновременно. Это хорошее решение, потому что многие уже переболели коронавирусом или вакцинировались и горят желанием общаться в офлайне.

«Всех менеджеров перевели на процент от заказа». Оптимизация расходов

Так как доходов у нас в 2020 году почти не было, пришлось «резать» расходы:

• На аренду. Мы поменяли помещение на меньшее: с 40 до 20 м². В ситуации «короны» я поняла, что держать персонал в офисе и платить огромную аренду нет смысла. Сотрудники могут работать и переводить переговоры с заказчиками и подрядчиками дома. В итоге сократили расходы как минимум на 50%.
• На продвижение. По корпоративным ивентам отказались от размещения на площадках, которые рекламирует агентства. Хоть мы и сотрудничали 5 лет, но в 2020 году заказов оттуда не поступало, потому и решили отказаться от этого канала - это были постоянные расходы около $ 1000 в год. Сейчас тратим в месяц $ 150−200 на таргетированную рекламу в социальных сетях. А около 60% заказов - сарафанное радио и прежние клиенты.
• На оплату труда. Со мной работают 6 человек - бухгалтеры, менеджеры, администратор. Всех менеджеров перевели на процент от заказа - это снизило наши расходы на заработную плату на 20%. Для них это мотивация не просто получать зарплату, а самим формировать свой оклад.

Меняться сегодня приходится всем. Вполне возможно, что некоторые сотрудники подрабатывают где-то еще. Но меня пока устраивает формат «команды под проект».Я уже не один год работаю с проверенными люди. А когда для конкретного мероприятия мне понадобятся эксперты с глубокой специализацией, которых нет в моей команде, я их найду и приглашу.

«В мае-апреле свадеб мало - пост и нежелание "маяться"». О свадьбах в кризис

В свадебный бизнес мы зашли 4 года назад с опытом в корпоративных ивентах и организации концертов. За это время мы организовали около 50 свадеб, и с каждым годом их количество растет.

Вот мои наблюдения в этой сфере:

• Cамая дорогая свадьба, которую мы проводили, стоила $ 200 тысяч, бюджетная - $ 6 тысяч. В среднем по Минску организация свадьбы «под ключ» стоит $ 10 тысяч. Сюда будут входить площадка, еда, фуршет, ведущий, фотограф, оператор, декор, кавер-бэнд, образ невесты с платьем
• С пандемией стоимость организации не особо изменилась, просто люди стали рациональнее относиться ко всем расходам. Мы предлагаем 3 ценовых пакета - консультация, координация и организация. В первом случае даем советы, во втором - помогаем, в третьем - делаем все сами:) Стоит это от $ 130 до $ 360
• В среднем свадьбу планируют за полгода, но как-то мы организовывали свадьбу за 2 недели, это была очень напряженная работа. А самая длинная подготовка длилась полтора года
• С учетом пандемии снизилось количество гостей. Если раньше в среднем их было 55, то сейчас 35−40. Много интернациональных свадеб - как со стороны женихов, так и со стороны невест.

2020 год был високосным, к тому же наложилась пандемия, так что пары не слишком хотели сочетаться браком. Свадебный сезон-2021 активно раскручивается, несколько свадеб уже организовали в январе, хотя это довольно низкий сезон. В мае-апреле свадеб мало - пост и нежелание «маяться». Обычно лето и осень - высокий сезон в свадебном бизнесе. Клиенты приходят по рекомендациям от бывших заказчиков и по Instagram, на таргетированную рекламу по этому направлению тратим $ 100−150 в месяц.

Мои выводы: какая бы ни была ситуация в стране, люди не перестанут жениться и рожать детей. Это концертный бизнес можно поставить на полгода «на паузу», а организация свадеб будет востребована и в пандемию, и в кризис.

2020 год был очень непредсказуемым, спонтанным и выматывающим. Требовалось много сил, энергии и идей, чтобы оставаться на плаву. Могу поделиться с вами секретами, откуда я беру силы и вдохновение.

«Стараюсь не использовать машину там, где можно прогуляться»: как оставаться в ресурсе

У меня двое детей, 4 и 1,5 года, с их воспитанием и по хозяйству мне помогает свекровь. Я каждый вечер планирую свой следующий день. Чтобы все успевать - вовлекаю детей в общие дела. Например, занятия спортом, обучение английским, беру старшего ребенка на концерты. Но в целом стараюсь отделять работу от личных дел, даже не публикую ни мужа, ни детей в соцсетях.

Очень ценю здоровый сон и стараюсь ложиться около 10−11 часов вечера - в это время организм лучше всего отдыхает, в коже вырабатывается коллаген (что важно для девушек 30+). Конечно, бывают исключения из графика - могу приехать со свадьбы и в 3 часа ночи. Зимой встаю в 8, летом - около 6 утра.

Чтобы оставаться в ресурсе, начинаю день с зарядки, медитаций и позитивных аффирмаций, это занимает 30 минут. Стараюсь выпивать не менее 1,5 л воды в день, добавляю в нее немного лимона - это важно для сохранения водно-солевого баланса в организме. Слежу за тем, чтобы в рационе присутствовали:

• Сок из ростков пшеницы. Он содержит витамины, микро- и макроэлементы, ферменты и аминокислоты, которые важны, например, для нервной системы и не только
• Омега-3-полиненасыщенные жирные кислоты (в виде капсул рыбьего жира) для поддержания здоровья сердечно-сосудистой системы
• Спирулина (зеленые водоросли) - содержит важные аминокислоты и богата витамином В12
• Прополис - для поднятия иммунитета.

Ежедневно прохожу около 7 километров, это занимает около 2 часов в день - человек по природе своей должен много двигаться. Стараюсь не использовать машину там, где можно прогуляться - например, сходить в магазин с детьми. Контролирую расстояние через фитнес-часы и приложение на телефоне.

«Если одно направление просядет, другие помогут удержать вас на плаву». Выводы про бизнес в кризис

Самое главное - это, конечно, ваш позитивный настрой. Сохраняйте его!

• Не бойтесь пробовать себя в чем-то новом, будьте гибкими, тестируйте разные форматы. Коронавирус показал, что именно в этот период люди активно раскрывают свой творческий потенциал
• Распределяйте направления - если одно просядет, то другие помогут удержать вас на плаву (именно так мы и сделали, сосредоточившись на свадебном бизнесе)
• Без оптимизации никуда: переводите сотрудников в формат занятости под проект и пользуйтесь, если нужно, услугами фрилансеров. И все же сохраняйте ядро команды.

В нынешних условиях заглядывать слишком далеко не вижу смысла - непонятно, как поведет себя вирус, будет ли «третья волна». Поэтому дольше, чем на полгода, не планирую. Избежать рисков в этой сфере невозможно, но я полагаюсь на свою интуицию, которая за 7 лет меня не подводила.

В марте 2021 мы провели сборный концерт белорусских артистов на 1500 зрителей, заполненность зала была около 70%. Есть ощущение, что люди соскучились по большим мероприятиям, даже в войну хотят «хлеба и зрелищ».

Несмотря на все сложности, мыслей закрыть бизнес у меня не было ни разу. Я получаю удовольствие от работы - это и мое хобби, и радость. К тому же вижу, что в 2021 году все активно налаживается - люди хотят ходить на мероприятия и веселиться, как раньше.

Читайте также

• «Шли таксовать и работали курьерами» - свадебный организатор призналась, как переживает кризис и планирует новый сезон
• Как служба кейтеринга пережила коронакризис: 7 эффективных шагов

• «Пережили посылы на… И стали маньяками e-mail'ов» - 10 жизненных советов, которые сделают ваши рассылки эффективными