Личный опыт «Про бизнес» 10 августа 2018

«Однажды конкурент украл ежедневник и парализовал мою работу». История ивент-агентства

Елена Гаманович начала свою карьеру с работы продавцом. Потом была и торговым представителем, и супервайзером. Но всегда знала, что у нее будет свой бизнес. А к идее пришла случайно: организовав свадьбу сестры, а потом и нескольких подруг, Елена поняла, что у нее это неплохо получается — и открыла собственное ивент-агентство Lucy. О сложностях, конкуренции и заработках в этой сфере — в нашем материале.

От продавца до организатора свадеб

Еще в школьные годы я была очень активной, любила быть инициатором идей и организатором. Где я бы ни находилась, я всегда была первой, за мной шли и другие. И всегда хотелось делать не так, как у всех.

После школы поступила на заочное отделение в Международный гуманитарно- экономический институт на юриста. Мне всегда хотелось иметь свои деньги, зарабатывать — поэтому одновременно устроилась в магазин продавцом. Проработав там полгода, я поняла, что это совершенно не мое: хотелось постоянно развиваться, а там такой возможности не было. Уже тогда я понимала, что я хочу работать на себя, а не «на дядю». Где и в какой отрасли — еще не знала. Но всегда представляла, что у меня есть свое дело, офис в центре города, автомобиль… Представляла и стремилась к этому.

Я уволилась из магазина и прошла собеседование в крупную, известную на рынке, коммерческую компанию торговым представителем. Была очень этому рада: туда без опыта не брали вообще, а мне было всего 18 лет!

Я продавала снековую продукцию, шоколадные батончики. Проработала там около 3 лет. Получила хороший опыт в продажах: нас постоянно обучали, в том числе в России. После этого случилось поработать еще и супервайзером в торговой компании.

А 6 лет назад была свадьба моей сестры и я решила заняться ее организацией — без навыков, но с большим желанием. В тот же год выходили замуж две мои подруги. Посмотрев на то, как я организовала свадьбу сестры, они попросили меня провести и их праздники. Я согласилась. Для них это был подарок, для меня — опыт. Тогда же я поняла, что от этого можно получать не только огромное удовольствие, но и доход.

Так в 2013 году я открыла праздничное агентство Lucy и начала заниматься организацией мероприятий. В этот год я потеряла маму, ее звали Людмила, — именно в ее честь я назвала агентство. Официально мы ООО «Ивент продакшн».

«Куда ты лезешь…»

Начала я с организации концертов. Когда открывалась, все люди с опытом в ивентах говорили: «Конкуренция большая, куда ты лезешь. Весь рынок уже занят, не будет у тебя клиентов». Но я была в себе уверена, открыла, и ни разу не пожалела о своем решении.

Поддержки не было, старалась все делать сама. И первое время случалось всякое. Например, пришлось столкнуться с недобросовестной конкуренцией. На меня буквально «натравляли» налоговых инспекторов, которые проверяли, все ли билеты проданы по накладным, выписаны ли все чеки.

А однажды конкурент, который тоже делал концерты, выкрал мой ежедневник с заднего сиденья моей машины. Хотел ознакомиться с моими записями и парализовать мне работу: понимал, что без этой информации я окажусь как без рук.

Там же было все по концертам и ивентам, записи и пометки по работе: сколько стоят артисты, какая у меня смета на концерт, какая дата и площадка. Но я это пережила и сейчас вспоминаю все это с улыбкой.

Был и печальный опыт работы с партнером. Как-то мы планировали делать совместно большой детский праздник. Я отвечала за продажи билетов, рекламу, а он — за сценарий и подготовку представления. За неделю до праздника я пришла на площадку и поняла, что у нас совершенно ничего не готово! А около 5000 билетов уже проданы! Я испытала огромный стресс и поняла, что больше никогда в жизни не буду ни с кем иметь дело. Быстро наняла другого режиссера, мы полностью поменяли программу и все прошло так, как хотелось.

Но с тех пор я считаю, что самый лучший вариант — брать ответственность только на себя и с себя же спрашивать.

Сейчас у нас несколько направлений — организация концертов и ивентов для B2B и B2C. Семь сотрудников: я директор, режиссер, менеджеры и промоутеры, бухгалтер и курьер. Мне важно, чтобы в команде были люди, которые не просто хотят зарабатывать, но у кого «горят глаза». Команду собирала 4 года, отсматривала множество людей на собеседовании. Сейчас со мной работают творческие люди, которым нравится то, чем они занимаются. Я могу доверить им мероприятие и знаю, что все пройдет как надо.

Организовать концерт — это «рулетка»

С самого начала я сама составляла список белорусских артистов, которых я хочу видеть на своих концертах, делала афиши и пускала в продажу у электронных операторов. Первой была площадка ДК МАЗ, и на концертах не было свободных мест (заполняемость зала — 1000 мест). Хотелось двигаться дальше, привозить других артистов, я вошла во вкус.

Сейчас у нас есть отдел, который занимается организацией концертов белорусских и зарубежных артистов, детских новогодних утренников. Они договариваются с площадками, артистами, продают билеты. Я все это контролирую, при необходимости езжу на переговоры.

Как мы формируем цену билета. Сначала мы считаем себестоимость: прописываем, сколько стоит сам артист, его райдер, звук, свет, аренда площадки, смета на рекламу. Если артистов несколько — считаем, сколько обойдется каждый. К полученной сумме прибавляем 20% (заработок агентства) — это и есть цена билета.

Организовывать концерты — это «рулетка». Когда ты заказываешь площадку и артиста, ты не знаешь, какой у тебя будет заработок, окупится все или нет. Но я люблю рисковать.

Мы уже сделали около 30 концертов, и все они были прибыльными.

Например, мы каждый год делаем эксклюзивный концерт Дмитрия Колдуна, сейчас готовим юбилейный концерт одной известной белорусской группы. Ежегодно проводим детские новогодние утренники, каждый год их посещают более 6000 детей.

«Адская кухня»

Что касается ивентов, то около 60% из них мы организуем для корпоративных клиентов.

У нас заказывают крупные мероприятия, открытия объектов, тимбилдинги. Чаще всего это крупные частные и государственные белорусские компании, но обращаются и представители среднего бизнеса. Сразу обговариваем задачи — если нужно командообразование, то предлагаем командообразующие игры; если это Family day, то будут задействованы дети. 95% клиентов обращаются к нам повторно.

Организуем и небольшие корпоративы, и довольно масштабные мероприятия. И сроки подготовки тоже могут быть разными.

Например, однажды заказчик из нефтяной сферы заказал у нас мероприятие на 150 человек за 2 недели.

Это был «кулинарный тимбилдинг», за основу которого была взята программа «Адская кухня», где участники готовят блюда под руководством шеф-повара. Нужно было выбрать площадку, организовать кейтеринг, столы, найти ведущего, договориться с селебрити, забрендировать передники и перчатки логотипом компании.

Мы организовали 10 команд по 15 человек, во главе каждой были известные люди (телеведущие, артисты, олимпийские призеры), руководил ими известный белорусский шеф-повар. Готовили интересные блюда — например, креветки с арбузом и козьим сыром. Для сотрудников компании это мероприятие было сюрпризом, все были в восторге.

Самый крупный корпоратив, который организовывали, был на 600 человек и длился 2 дня: крупная сеть магазинов отмечала день торговли. Проходило все за городом, ставили палатки, сцену, был ведущий, концертная программа, проводили командообразующий тимбилдинг.

Самое неприятное в нашей сфере — когда делаешь работу зря. Бывает так: поступает запрос на мероприятие, наш режиссер обрабатывает его, сценарист придумывает концепцию, мы высылаем, а в ответ получаем: «Спасибо, мы работаем с другой компанией». Просто многим нужно обязательно делать тендер, но при этом они прекрасно знают, что будут работать с другой, заранее выбранной компанией.

А мы тратим свое время, раскрываем идеи, которые потом могут использоваться бесплатно.

Уверена, не только наше агентство сталкивается с такими ситуациями.

Частные клиенты чаще всего заказывают свадьбы. Первую встречу с молодыми провожу я, слушаю их пожелания, видение. Показатель успешного результата для меня — когда в итоге невеста говорит, что это был самый лучший день в ее жизни, о таком она даже не могла мечтать.

Самая крупная свадьба, которую мы организовали, была на 120 человек. Свадьбы на 200 и более человек и чтобы гулять 2 дня — сейчас так уже не делают.

Также делаем выпускные. С этим запросом уже в сентябре к нам начинают обращаться родители. В итоге готовимся почти год — и за один день проводим до 7 школьных выпускных. Приходится набирать промоутеров, чтобы все контролировать.

Где мы находим клиентов

Самый эффективный канал привлечения клиентов для нас — мой Instagram. Я веду его довольно давно, с июля 2014 года. В самом начале и фото были так себе качества, и лайков было совсем мало. Но годы упорной работы сделали свое дело: сейчас там больше 7000 живых подписчиков, фото набирают 300 и более лайков. Вообще для нашей деятельности это самая лучшая соцсеть: у нас всегда много ярких фото, есть видеоконтент. Часто уже в комментариях люди пишут, что хотят заказать у нас ивент. Были случаи, что там же находили и участников мероприятий — люди сами предлагали нам идеи шоу для гостей.

Также мы представлены на нескольких тематических порталах, где есть информация о нас и отзывы. Это тоже неплохо работает. Часть клиентов приходят через сарафанное радио.

Конкурентов в сфере ивентов много и становится больше с каждым годом. Но для всех есть место — артистов много, площадок сейчас тоже.

Организатор мероприятий и свадеб — это уже профессия. Но это хорошо, что есть новички и они развиваются. Хотя, по моим наблюдениям, заказчик предпочитает обращаться к зарекомендовавшим себя на рынке компаниям.

Финансы

Несмотря на то, что у нас есть юрлицо, мы работаем по упрощенной системе — платим 5% от валовой выручки. 35−40% расходов идут на выплату зарплаты и оплату отпусков, 20% — расходы на аренду офиса в центре Минска, около 5% тратим на рекламу и продвижение.

Помощь в организации свадьбы стоит 1000 рублей ($ 500), организация корпоратива с хорошим ведущим и интересной программой — около 10 000 рублей ($ 5000). Проводим в месяц около 3 свадеб и от 3 до 5 корпоративов. Высокие сезоны для нас — лето и зима, меньше всего востребована весна.

Рентабельность по ивентам у нас составляет сегодня около 20−30%, по корпоративам — 25−30%. По концертной деятельности разброс больше: где-то 10%, а где-то может быть и 150%.

По моему опыту, начать заниматься бизнесом в ивент-сфере можно не имея особых средств — достаточно желания и опыта.

Молодая мама и лицо агентства

Я молодая мама, ребенку 1 год и 8 месяцев. И, конечно, cовмещать работу и воспитание ребенка нелегко. Но, используя навыки тайм-менеджмента, расписывая каждый день по минутам, у меня получается. Стараюсь проводить с ребенком максимально много времени, но и про себя не забываю. Ведь я лицо ивент-агентства — мне нужно всегда быть в форме. Свой день я начинаю с зарядки и свежевыжатого сока, стараюсь избегать негатива в общении. Занимаюсь спортом, правильно питаюсь, полтора года не ем мяса. Все это помогает быть счастливой, полной сил и эффективной в работе.